문서 워크플로우의 예술과 과학

새로운 문서의 유입과 저장까지, 체계적인 문서 워크플로우 시스템이 있으면 업무 생산성이 대폭 향상됩니다. Adobe Sign을 사용하여 검증된 툴과 비즈니스 프로세스를 사용하는 방법을 살펴보십시오.

문서 워크플로우를 설계 중인 사람

문서 워크플로우란?

문서 워크플로우는 조직에서 문서를 주고받는 과정을 관리하는 시스템입니다. 훌륭한 워크플로우(문서 관리 시스템과 같은 기술로 강화할 수 있음)는 조직 구성원 모두에게 가장 효율적인 업무 수행에 필요한 모든 문서에 액세스하고 제어 및 관리할 수 있는 권한을 보장해 줍니다.

하지만 워크플로우 프로세스를 개발하기 전에, 조직에 대한 실존적 질문을 해야 합니다.

 

 

워크플로우에 대한 중요한 질문

 

'누가, 무엇을, 언제, 어디에서, 왜'라는 질문을 통해 효율적인 문서 워크플로우를 만드는 데 필요한 것을 브레인스토밍할 수 있습니다. 다음 질문에 대한 답을 생각해보고 흐름도로 표현할 수 있습니다.

  • 조직 내에서 문서에 액세스해야하는 사람은 누구인가? 문서 이용 권한과 민감한 정보의 보안 사이의 균형을 어떻게 유지할 것인가? 관련 이해관계자에게 알림을 전송하는 기능이 있는가?

  • 문서 워크플로우에는 어떤 유형의 문서가 적합한가?
  • 새로운 문서가 워크플로우에 언제 들어오며, 워크플로우를 거치고 나가기까지 걸리는 시간은 얼마가 적당한가?

  • 문서를 어디에 저장할 것이며, 이 시스템을 어떻게 구성할 것인가? 메타데이터, 버전 제어, 혹은 기타 디지털 문서 제어 방법을 사용할 것인가?
  • 이런 방식으로 문서를 관리하는 이유는 무엇인가?

판매 계약서 템플릿을 예로 들어 설명해보겠습니다. 세일즈 팀은 판매 계약서의 다양한 버전을 비롯해 판매 계약서에 대한 액세스 제어가 필요합니다. 이 판매 계약서는 세일즈 팀원이 잠재적 판매 가능성을 포착하는 시점에 워크플로우에 들어오기 때문에, 어디에서나 해당 문서에 액세스할 수 있어야 합니다. Adobe Document Cloud에 문서를 보관하면, 세일즈 리드가 액세스 제어 권한을 유지하면서 세일즈 팀이 간편하게 사용하도록 관리할 수 있으므로 판매 가능성이 높을 때 바로 계약서를 작성할 수 있습니다.

 

너무 당연한 이야기지만, 문서 워크플로우를 기반으로 이 프로세스를 명확하게 확립하면 시간 소모적이고 번거로운 절차를 거치지 않고도 모든 팀원이 작업의 진행 상태를 파악할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 이 프로세스를 문서로 만들면 프로세스 자동화 발전의 척도인 KPI를 더욱 향상할 수 있습니다.

오픈된 사무실에서 일하는 직장 동료

효율적인 워크플로우 관리 단계

 

조직의 니즈를 파악한 다음에는 실제로 시스템을 설계하고 간소화해야 합니다. 모든 문서 워크플로우는 전송, 저장, 검색의 세 단계로 나눌 수 있습니다.

 

 

문서 자동 전송

 

워크플로우에 어떤 문서를 추가해야 할지 결정했다면, 모든 문서가 어디로 전송되는지 추적하는 문서 워크플로우를 만들어야 합니다. 예를 들어 채용 광고를 웹 사이트에 올렸다면, 구직자가 보낸 서류는 채용 관리자가 편리하고 안전하게 검토할 수 있는 비공개 공간에 전송되고 저장되어야 합니다.

 

자동화는 해당 프로세스 진행 속도를 단축하고 비효율성을 제거하는 방법입니다. 조직 내부로 들어오는 모든 전자 문서를 하나씩 훑어보면서 분류하는 것은 정말 지루한 작업입니다. 이런 일은 전적으로 파일 관리 담당자의 몫이었습니다. 하지만 레이블, 필터, 기타 자동화된 프로세스를 생성하면 이런 병목 단계를 손쉽게 없앨 수 있습니다. 예를 들어, 이메일 제목을 읽은 다음 검색하기 쉽도록 사전 정의된 폴더로 자동 전송하도록 설계된 필터를 사용하면 이 워크플로우를 빠르게 시작할 수 있습니다.

 

 

저장

 

‘모든 것은 자리를 차지한다’는 말은 만고의 진리입니다. 문서 저장도 마찬가지입니다. 전자 문서든 종이 문서든, 문제는 단순한 저장이 아니라, 문서를 스마트하게 저장하는 방법입니다.

 

Adobe Document Cloud와 같은 강력한 클라우드 스토리지 툴을 사용하면 전자 문서로 전환하기가 너무 쉬워서 정리할 필요 없이 저장하면 된다고 생각할지 모릅니다. 이런 생각은 문서 워크플로우를 망치는 지름길입니다. 특정 공간에 문서를 저장하는 논리를 확립하면, 팀원은 해당 문서를 검색할 때 이 논리를 뒤집어 생각하여 해당 문서를 찾게 됩니다. 그러므로 스토리지의 적절한 위치에 문서를 저장하는 것은 워크플로우 자동화의 필수 조건입니다.

 

스토리지에서 검색한 문서로 수행하려는 작업과 다양한 유형의 문서 및 파일을 더 효과적으로 저장하는 방법을 팀원과 논의해야 합니다. 이런 과정을 거치면 오류를 최소화한 자동화 프로세스를 만들 수 있습니다.

Acrobat Sign 내 프로젝트 예산 견적 예시

빠른 검색

 

문서 워크플로우의 성패는 문서 검색 시스템에 달려 있다고 해도 과언이 아닙니다. 여기서 말하는 검색이란 많은 복잡한 단계를 거치지 않고 문서에 액세스할 수 있는 것을 의미합니다. 예컨대 Microsoft Word에서는 프로젝트에 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 한 문서에 액세스하기 위해 몇 개의 폴더를 클릭해 여러 화면을 거쳐야 하거나, 특정 제안서가 필요할 때 바로 액세스할 수 없다면, 이는 검색 시스템을 손봐야 한다는 뜻입니다.

Acrobat Sign은 방대한 통합 기능, 사용이 간편한 대시보드, 성과 지표 등 다양한 툴을 제공합니다.

 

 

적합한 툴 사용

Acrobat Sign을 문서 관리 워크플로우의 핵심 솔루션으로 사용하면 공동 작업을 더욱 효율적으로 수행할 수 있습니다. Acrobat Sign은 미완료 작업에 대한 자동 알림 메시지 전달 등 문서 워크플로우를 한눈에 확인할 수 있는 툴을 제공하므로, 프로젝트 관리 및 승인 프로세스를 훨씬 수월하게 진행할 수 있습니다.

일반적인 통합 방식을 따르고 있으므로 SharePoint 등 모든 Microsoft 애플리케이션에서 협업할 수 있으며, Salesforce, Workday, ServiceNow 등의 서비스도 Acrobat Sign과 통합되어 있습니다.

문서 흐름을 측정, 자동화, 제어하는 대시보드가 필요하거나, 새로운 프로세스를 시작해야 하거나, 문서 워크플로우를 최적화해야 할 때에도 Acrobat Sign이 도움이 될 것입니다.

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