전자 문서로 더욱 간편해진 서류 작업

전자 문서가 어떻게 비즈니스 프로세스와 관리 시스템을 간소화하고, 안전하면서도 간편한 액세스를 제공하는지 살펴보세요.

전자 문서란?

전자 문서는 실제 인쇄물이나 그 사본을 대체하는 디지털 파일입니다. PDF와 같은 전자 문서는 팀이 같은 사무실에서 있든, 전 세계에 흩어져 있든, 그 어디에서나 간편하게 공유하고, 구성하고, 공동 작업을 할 수 있습니다. 모든 디바이스에서 문서를 확인, 검토, 서명하고, 문서의 진행 상태를 추적할 수 있으며, 안전하기까지 합니다.

전자 서명에 대해 더 알아보기

전자 문서의 장점

전자 문서를 사용하면 종이 문서로 할 수 있는 모든 일을 더욱 효율적으로 수행할 수 있습니다. 종이 문서는 사무실에서만 이용할 수 있지만, 전자 문서는 클라우드 스토리지에 저장되므로 언제 어디에서나 간편하게 액세스할 수 있습니다. 언제든 사용할 수 있고, 안전하고, 체계적인 전자 워크플로우는 비즈니스 프로세스를 간소화하고 기업의 수익성을 높여줍니다.

종이가 필요 없는 업무 환경으로 전환하면 비용과 물리적인 저장 공간이 절약되고, 문서가 수정될 때마다 재인쇄하는 추가 비용도 절약할 수 있습니다. 전자 문서를 사용하면 협업이 더욱 쉽고 원활해지며, 고객 서비스를 개선하고, 프로세스를 간소화하고, 비즈니스 수행 속도가 빨라집니다. 또한, 특정 단어, 문구, 세부 정보를 간단히 검색하여 필요한 내용을 바로 찾을 수 있으므로 시간도 절약됩니다.

PDF로 더욱 안전한 문서 관리

계약서, 송장, 구매 주문서, HR 양식, 신제품 출시 등의 기밀 전자 문서는 각종 위협을 차단하는 든든한 방화벽 뒤에 저장하여 안전하게 보호하고, 파일 손상에 대비하여 백업 파일을 만들 수도 있습니다. 전자서명 문서는 암호를 설정하여 보안을 더욱 강화할 수 있으므로, 계약서나 기밀 디지털 문서를 신속하게 처리해야 하는 경우에도 안전하게 보호됩니다.

전자 문서 유형

다음은 일반적인 전자 문서 유형의 예입니다.

01.

문서: 계약서, 제안서, 사용자 가이드와 원고 등 모든 Microsoft Word 문서나 텍스트 파일을 PDF로 변환하여 손쉽게 공유하고, 주석을 작성하고, 서명할 수 있습니다.

02.

프레젠테이션: 프레젠테이션 후 PowerPoint 파일과 기타 슬라이드 프레젠테이션을 PDF로 변환하여 전송할 수 있습니다. PDF 파일은 컴퓨터, 모바일 디바이스 등 어디에서나 간편하게 볼 수 있으므로 더 많은 이들이 쉽게 정보를 확인할 수 있습니다.

03.

스프레드시트: 숫자와 데이터는 스프레드시트에서 가장 잘 추적할 수 있습니다. 이러한 데이터를 읽기 쉬운 PDF로 변환하면 모든 크기의 화면에서 볼 수 있으므로, 많은 양의 정보를 안전하고 간편하게 공유할 수 있습니다.

04.

이미지: 이미지 파일을 PDF로 변환하여 보관이 쉬운 이미지와 사진들로 데이터베이스를 만들면 더욱 손쉽게 검색하고 공유할 수 있습니다.

Acrobat Sign으로 전자 문서 작성 및 서명

종이 문서 서명과 마찬가지의 법적 구속력을 가지는 전자 서명은 종이 문서 서명보다 훨씬 안전합니다. 누가, 언제, 어디에서 서명했는지를 추적할 수 있는 정보가 포함되어 있으며, 안전하게 보호되기 때문입니다. 계약서, 신청서, 신입사원 입사 서류, 기밀유지 계약서, 벤더 온보딩 서류, 제안 요청서, 변경 승인, 정부 복지 혜택 등록 양식 등 수기로 작성하는 모든 서명에 전자 서명을 도입할 수 있습니다. 편리하고 안전하며 비용까지 절감하는 전자 서명은 전자 문서의 가장 큰 장점입니다.

전자 문서로 업무를 성공으로 이끈 고객 사례

전자 문서와 Acrobat Sign을 사용하여 소중한 시간을 절약한 두 기업의 사례를 확인해 보세요.

Acxiom, 계약 상태 확인 및 등록 절차 간소화

미국의 데이터 마케팅 기업인 Acxiom은 전 세계 마케터에게 판매 및 마케팅 캠페인 전개에 필요한 데이터를 제공합니다. 데이터에 대한 수요가 지속적으로 증가하면서 회사 또한 꾸준히 성장해 왔습니다. Acxiom은 더욱 원활하고 신속한 문서 작성과 계약을 위해 몇 년 전부터 전자 서명 솔루션을 구현하여 사용하고 있습니다. 이 회사는 최근 Acrobat Sign을 모든 부서로 확대했습니다. Salesforce 팀은 Acrobat Sign을 이용하여 한 달에 약 200건의 클라이언트 변경 요청을 처리하고 있으며, 이 모든 기록은 Salesforce 내에 보관하고 있습니다.

한편, Acxiom의 HR 부서에서는 Acrobat Sign을 Workday에 통합하여 신입 사원 채용 프로세스를 간소화하고, 빠르게 업무에 투입하고 있습니다. 수석 HR 관리자인 Kathy Brand는 “계약 업무과 관련된 행정 업무가 간소화되면서 글로벌 인재를 확보하고, 직원의 니즈를 지원하는 데 더 많은 시간을 쓰게 되었습니다”라고 말합니다.

PGi, 더욱 신속하게 계약서 완료 및 수정

PGi는 협업 및 커뮤니케이션 솔루션을 제공하는 회사입니다. 컨퍼런스 전문 기업으로 출범한 회사가 비즈니스 커뮤니케이션 제공업체로 성장하기까지의 여정은 결코 녹록지 않았을 것입니다. 특히 전사적인 계약 관리 시스템이 없었다면 더욱 어려웠을 것입니다. 하지만 Salesforce와 Acrobat Sign을 통합하면서, PGi는 몇 주가 걸리던 계약 완료 시간을 평균 33시간으로 단축했습니다.

이러한 통합을 통해 PGi는 처음으로, 계약 완료까지의 모든 프로세스를 한눈에 확인할 수 있게 되었습니다. IT, CRM 운영 및 기술 책임자인 Cody Royster는 “Acrobat Sign과 Salesforce의 통합으로 분석을 통해 계약 프로세스의 문제를 파악하고, 워크플로우를 개선하여 해당 문제를 해결할 수 있었습니다”라고 말합니다.

PGi는 Acrobat Sign을 이용하여 계약서의 수정 사항을 승인하고, EU의 개인정보보호규정(GDPR)에 따라 유럽 고객의 동의를 확보하고 있습니다. 또한, 신입 사원을 비롯한 PGi의 모든 영업 사원은 Acrobat Sign으로 수수료 계약서와 수정된 수수료 조항에 서명하기 때문에, 자신의 성과가 어떻게 측정되고 그에 따라 어떤 보상을 받게 되는지 잘 알고 있습니다.

Acrobat Sign으로 전자 문서를 비즈니스 전략에 포함하기

기업은 어떤 상황에서도 비즈니스 중단을 최소화하고, 비즈니스 연속성을 유지하며 미래를 준비해야 합니다. 특히, 금융 서비스, 공공 기관, 의료 및 생명 과학 등 규제가 심한 업계일수록 더욱더 그러합니다. 많은 기업이 원격 근무로 빠르게 전환하면서 보안과 규정 준수의 중요성은 더욱 커지고 있습니다.

전자 서명을 쉽게 전송하고, 서명하고, 추적하는 워크플로우를 도입하면, 파트너로서 귀사의 이미지를 제고할 뿐 아니라, 고객 및 클라이언트와의 관계를 개선하고, 비용도 절감할 수 있습니다. 몇 번의 클릭으로 필요한 모든 문서에 전자 서명을 빠르게 추가해 보세요.

Acrobat Sign으로 서명 워크플로우 간소화