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유연한 조달 프로세스를 위한 6가지 전략
조달은 기업이 생산과 판매를 위해 재화를 획득하는 방법으로, 조달 프로세스가 체계적으로 구성되어야 재화와 용역의 흐름이 유지됩니다. 디지털 문서 프로세스를 도입하여 복잡한 소싱을 간소화하는 방법을 알아보세요.
조달 프로세스 요점 정리
- 조달은 기업의 재무 효율성을 높이는 방법입니다.
- 용역 조달에서 구매 결정에 이르는 조달 프로세스는 유연하고 간소해야 합니다.
- 조달은 전체 프로세스를 말하며, 재화 구매는 조달 프로세스의 한 단계입니다.
비즈니스를 움직이게 하는 조달
조달이란 기업이 최종 제품 생산에 필요한 장비, 원자재, 재화, 기타 품목을 탐색하고 획득하는 일을 말합니다. 일반적으로 조달 예산은 다음 3가지 주요 영역으로 나뉩니다.
직접비:
최종 제품을 위한 재화와 장비의 구매 비용
간접비:
최종 제품의 일부는 아니지만 일상 업무에 필요한 품목의 구매 비용(예: 사무용품)
용역비:
직원 채용, 소프트웨어 대여, 비즈니스에 필수인 기타 서비스 이용에 드는 비용
불안정한 공급망에서 효율적으로 조달하는 방법
만드는 제품의 복잡성에 관계없이, 비효율적인 조달 프로세스로는 비즈니스를 원활하게 이어갈 수 없습니다. 조달 흐름이 나쁘면 재화와 용역을 제때 확보하지 못해 고객 만족도가 떨어지게 됩니다. 더욱이 공급망 관리와 예측이 점점 더 어려워지고 있는 상황에서 기업은 비즈니스 규모에 상관없이 조달 프로세스를 명확히 파악하고 제대로 관리해야 합니다.
조달 업무 역량과 지식을 적절하게 활용하면 비즈니스를 개선하고, 고객과 새로운 관계를 형성하며 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다. 시작 방법은 다음과 같습니다.
원활한 조달 프로세스 전략
대부분의 조달 프로세스는 아래와 같이 진행됩니다.
- 먼저 필요한 재화와 용역을 파악하고, 예산을 계획합니다.
- 공급업체 목록을 작성하고, 계약 협상을 시작합니다.
- 구매 요청서, 구매 주문서, 구매 청구서를 작성하고 선택한 공급업체에 송장을 보냅니다.
- 배송이 진행됩니다.
- 이 프로세스가 다시 시작됩니다.
이 조달 수명주기를 개선하는 데 도움이 되는 참고 사례는 많지만, 다음 6가지 전략만으로도 충분합니다.
1. 프로세스 디지털화
기록 보관은 조달 프로세스의 필수 단계이며 평가와 검토 시 중요합니다.
조달 프로세스가 디지털화되어 있지 않다면 이를 최우선으로 해야 합니다. 디지털 기록 보관은 특히 새로운 공급업체를 추가하고 영수증, 송장, 기타 다른 주문 서류를 정기적으로 확인하는 데 도움이 됩니다.
산업 표준 조달 툴을 통해 비즈니스를 최신 상태로 유지하여 조달 전략을 업데이트하세요. 전자 조달 툴을 사용하고 있다면 사용 현황을 검토하여 개선할 부분을 확인할 수 있어야 합니다. 결정이 필요한 지점과 프로세스가 중단되는 지점에 개념 맵을 만들고 해결 방법을 브레인스토밍합니다.
2. 문서 프로세스 업그레이드 및 최적화
문서화는 조달 프로세스에 필수입니다. 문서 추적을 통해 불일치 문제를 해결할 뿐만 아니라, 팀 전체가 동일한 문서를 공유하고 비즈니스 니즈에 부응할 수 있습니다.
거래 목록 작성, 선호하는 공급업체 분류 등 무엇을 하든 문서 워크플로우는 반드시 필요합니다.
Adobe Acrobat Pro와 Acrobat Sign은 주요 조달 소프트웨어, CLM(계약 주기 관리) 툴, CRM(고객 관계 관리) 앱과 통합되어 있으므로 워크플로우가 원활해집니다. 변환, 스캔 등 일상적인 문서 작업을 할 때 Acrobat을 사용하면 Microsoft Office 포맷, PNG, JPG, 다른 이미지를 PDF로 유연하게 변환할 수 있습니다.
3. 정기적인 평가와 검토
취약점과 효율성을 정기적으로 평가하고 검토해야 합니다.
전달:
재화가 필요한 시점에 최적의 가격으로 조달되고, 이를 제때 사용하고 있는지, 낭비되거나 중단되고 있지는 않은지 검토합니다.
품질:
조달한 재화를 이용하여 생산한 최종 제품을 꼼꼼히 검사하여 조달이 적절하게 진행되고 있는지 정확하게 파악합니다. 제품의 품질이나 조달 주기가 갑자기 바뀌었다면 조달 프로세스에 변화가 있는 것은 아닌지 확인합니다.
직원:
조달한 품목을 이용하는 직원들의 반응을 확인하여 프로세스가 잘 진행되고 있는지 정확하게 측정합니다. 자재와 프로세스에 대한 불만에 귀 기울이면 개선 방향에 대한 통찰력을 얻게 됩니다.
4. 자동화 도입
결과적으로 조달은 기업의 수익 증대에 필요한 항목을 확보하는 행위입니다.
프로세스, 애플리케이션, 번거로운 수작업으로 인해 소중한 시간을 낭비하고 있다면 프로세스 자동화를 고려해야 합니다.
조달 프로세스가 중단되는 원인 중 하나는 서명을 기다리는 데 있습니다. Adobe Acrobat Sign을 사용하면 디지털 서명으로 대기 시간을 줄일 수 있습니다. 수신자에게 서명 요청과 승인을 정기적으로 알리기 위한 알림 설정도 가능합니다. 마감일을 깜박 잊어 넘기는 일이 없도록 만료일을 추가하세요.
5. 템플릿 라이브러리 구축
문서를 간편하게 작성하세요.
6. 조달 팀 구성
팀워크를 통해 프로세스를 원활하게 진행하세요.
팀이 체계적으로 구성되고 회사의 전폭적인 지원을 받는다면 급변하는 환경에 능동적으로 대응할 수 있습니다. 모든 이해 관계자의 역할을 명확하게 정의하고, 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 방법을 모색한다면, 비즈니스는 더욱 원활하게 운영되고 조달 프로세스의 효율성이 높아집니다. 조달 팀의 성과에 따라 공급업체와의 관계가 결정되므로 최선의 노력을 다해야 합니다. 그러나 10명 미만의 기업에서는 이러한 역할을 수행하기 어려울 수도 있습니다.
조달 프로세스에 관여하는 각 이해 관계자의 역할을 아는 것이 중요합니다.
구매 담당자:
공급업체 선택과 조달 주문을 담당합니다.
조달 담당자:
구매 담당자와 유사한 역할을 합니다. 다양한 공급업체와 직접 협상하고 소통하며, 많은 거래에서 구매 담당자의 대리인 역할을 합니다.
조달 관리자:
높은 수준의 의사 결정과 리더십으로 기업의 구매 또는 조달 부서를 총괄합니다.
애널리스트:
지출 활동을 추적하고, 모든 직원이 계약 종료를 이행하고 있는지 확인하고, 비효율성과 낭비를 파악하기 위해 프로세스 전체를 분석합니다.
Adobe 툴로 조달 프로세스 향상
조달 프로세스의 모든 단계에서 서명은 중요합니다. Adobe Acrobat Sign에서 계약을 시작해 보세요. Adobe Acrobat Sign을 사용하면 계약 및 조달 활동을 눈으로 확인하고, 전송하고, 관리하고, 추적할 수 있습니다. Adobe는 조달 프로세스를 위한 방대한 템플릿 라이브러리, 종합적인 튜토리얼 컬렉션, 효율성을 높이는 다양한 방법을 제공합니다. Acrobat Sign을 통해 조달 복잡한 활동을 개선하는 방법을 알아보세요.