Ketahui cara dokumen elektronik boleh memperkema proses perniagaan dan sistem pemfailan sambil memastikan akses mudah dan selamat kepada rakan kongsi anda.
Jadikan kerja menulis lebih mudah dengan e-dokumen.
Apakah e-dokumen?
Dokumen elektronik, atau e-dokumen, ialah fail digital yang menggantikan salinan fizikal atau cetakan.Dokumen elektronik, atau e-doc, adalah fail digital yang menggantikan salinan fizikal atau cetakan. E-dokumen, seperti PDF, lebih mudah untuk dikongsi, diatur, dan bekerjasama, sama ada pasukan berada di pejabat yang sama atau berselerak di seluruh dunia. E-dokumen adalah selamat, dan anda boleh melihat, menyemak dan menandatangani e-dokumen — dan menjejaki perkembangan e-dokumen — daripada mana-mana peranti.
Manfaat menggunakan dokumen elektronik.
Apa-apa sahaja kertas boleh buat, dokumen elektronik boleh buat lebih baik. Kertas kekal di premis di pejabat, sementara anda boleh mengakses e-dokumen pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja terima kasih kepada storan berasaskan awan. Aliran kerja elektronik yang teratur, sentiasa tersedia dan selamat ini akan memastikan proses perniagaan berjalan lancar dan membantu pendapatan syarikat anda.
Memilih tanpa kertas menjimatkan wang dan ruang simpanan fizikal, dan mengurangkan kos tambahan mencetak semula dokumen yang dikemas kini. Dokumen elektronik juga memudahkan kerjasama dan meningkatkan perkhidmatan pelanggan, membantu memperkemas proses dan mempercepatkan keupayaan anda untuk menjalankan perniagaan. Selain itu, anda boleh menjimatkan masa dengan mencari perkataan, frasa atau butiran tertentu dalam e-dokumen.
Cara PDF menjadikan pengurusan dokumen lebih selamat.
E-dokumen sulit seperti kontrak, invois, pesanan belian, borang HR, dan pelepasan boleh disimpan dan dilindungi di belakang tembok api dan disandarkan terhadap kemusnahan dan kerosakan fail. Dokumen yang telah ditandatangani secara elektronik ini boleh dikunci dengan kata laluan untuk meningkatkan keselamatan, walaupun apabila anda bergerak dengan pantas untuk memproses kontrak atauborang digital sulit.
Jenis dokumen elektronik.
Berikut ialah beberapa jenis e-dokumen yang paling biasa.
01.
Dokumen:Daripada kontrak dan cadangan kepada manuskrip dan panduan pengguna, anda boleh menukar mana-mana dokumen Microsoft Word ataufail teks ke dalam PDF yang mudah untuk dikongsi, dianotasi, atau ditandatangani.
02.
Pembentangan:Anda bolehmenukar fail PowerPointdan pembentangan slaid lain untuk dihantar sebagai sumber selepas anda membuat pembentangan. Fail ini boleh dilihat dengan mudah pada mana-mana komputer atau peranti mudah alih, menjadikan maklumat lebih mudah diakses oleh khalayak anda.
03.
Hamparan:Nombor dan data paling baik dijejaki dalam hamparan, dan dapat menukar dan memaparkan data tersebut dalam PDF yang mudah dibaca— yang boleh memuatkan mana-mana skrin — menjadikan lebih mudah untuk berkongsi maklumat yang padat dengan selamat.
04.
Imej:Dengan menukarfail imej menjadi PDF, anda boleh mencipta pangkalan data yang boleh dicari dan dikongsi untuk imej, foto, dan banyak lagi yang mudah disimpan.
Cara Acrobat Sign memudahkan anda mengisi dan menandatangani e-dokumen.
Tandatangan elektronik adalah sah di sisi undang-undang, memberikan kelebihan kepada e-dokumen dari segi penandatanganan dokumen. E-tandatangan jauh lebih selamat daripada tandatangan pada dokumen kertas tradisional. E-tandatangan mengandungi maklumat yang anda boleh kesan tentang siapa yang menandatangani dokumen, serta tempat dan masa mereka menandatangani dokumen tersebut. Anda boleh menggunakan e-tandatangan untuk menggantikan tandatangan bertulis tangan dalamkontrak, borang permohonan, borang suai tugas pekerja baharuperjanjian tanpa pendedahan dokumen suai tugas vendor, serta permintaan untuk cadangan, kebenaran perubahan, dan borang pendaftaran manfaat kerajaan. Mudah, lebih selamat, dan menjimatkan kos, e-tandatangan merupakan pakar bidang ganda tiga daripada e-dokumen.
Lihat kisah kejayaan e-dokumen ini.
Perniagaan ini menjimatkan masa yang berharga dengan dokumen elektronik dan Acrobat Sign.
Acxiom melihat status kontrak yang telus dan proses suai tugas yang dipercepat.
Acxiom menyediakan data kepada pemasar di seluruh dunia yang membolehkan mereka mencipta kempen jualan dan pemasaran yang disasarkan. Permintaan menjadi tinggi, dan syarikat berkembang. Bagi menjadikan pengalaman dokumen dan kontrak lebih lancar dan lebih cepat, Acxiom mula melaksanakan penyelesaian e-tandatangan sejak beberapa tahun yang lalu. Pelaksanaan itu begitu berjaya sehingga Acxiom telah bertukar kepada Acrobat Signdi semua jabatan. Pasukan Salesforce mengeluarkan kira-kira 200 permintaan perubahan pelanggan sebulan menggunakan Acrobat Sign, tetapi menyimpan semua rekod dalam Salesforce.
Sementara itu, HR di Acxiom menjalankan proses suai tugas bakat baharu lebih cepat dengan Acrobat Sign yang diintegrasikan ke dalam Workday. “Masa yang kami jimatkan untuk pentadbiran berkaitan kontrak telah dilaburkan semula dalam pengrekrutan global dan menyokong keperluan pekerja,” ujar Kathy Brand, pengurus kanan sumber manusia.
PGi menyelesaikan dan meminda kontrak dengan lebih cepat.
Berkembang daripada syarikat persidangan menjadi pembekal komunikasi perniagaan bukanlah sesuatu yang mudah, dan lebih sukar lagi tanpa sistem pengurusan kontrak seluruh perusahaan. Namun selepas mengamalkanpengintegrasian Acrobat Sign dengan Salesforce, PGi telah mengurangkan masa penyelesaian kontrak daripada beberapa minggu kepada 33 jam secara purata.
Pengintegrasian ini telah memberikan PGi kebolehlihatan buat kali pertama ke dalam proses penuh untuk menyelesaikan kontrak. “Pengintegrasian Acrobat Sign dan Salesforce membolehkan analisis yang menunjukkan kepada kita jurang dalam proses dan cara kita boleh menanganinya dengan meningkatkan aliran kerja kita,” ujar Cody Royster, pengarah IT, Bahagian Operasi & Teknologi CRM.
PGi menggunakan Acrobat Sign untuk meluluskan pindaan kontrak dan mendapatkan persetujuan pelanggan Eropah terhadap Peraturan Perlindungan Data Am Kesatuan Eropah (GDPR). Di samping itu, wakil jualan syarikat sentiasa tahu cara prestasi mereka diukur dan diberi ganjaran kerana kakitangan baharu dan sedia ada menandatangani pek komisen dan meminda terma komisen dengan Acrobat Sign.
Jadikan e-dokumen sebahagian daripada pelan strategik anda dengan Acrobat Sign.
Kini lebih daripada sebelumnya, syarikat anda perlu meminimumkan gangguan perniagaan dan mengekalkan kesinambungan perniagaan, semuanya sambil merancang untuk masa depan. Ini sangat penting untuk industri yang sangat dikawal selia seperti perkhidmatan kewangan dan kerajaan, serta penjagaan kesihatan dan sains hayat. Keselamatan dan pematuhan tidak pernah menjadi lebih penting, terutamanya apabila pekerja bergerak dengan pantas untuk bekerja dari jauh.
Hantar, tandatangan, dan jejak e-tandatangan dengan mudah, menjadikan perniagaan anda rakan kongsi yang lebih baik — meningkatkan hubungan pelanggan dan klien sambil menjimatkan wang anda. Menambah tandatangan elektronik dengan cepat kepada sebarang dokumen hanya dengan beberapa klik.
Anda mungkin juga berminat dengan...
Dapatkan tandatangan digital dengan Acrobat Sign.
Dapatkan butiran tentang cara yang selamat dan fleksibel untuk mendapatkan tandatangan dalam talian.
Aliran kerja kami lebih unggul.
Gunakan alat reka bentuk visual untuk mengautomatikkan setiap tugasan dalam aliran kerja dokumen dari awal hingga akhir.
Automatikkan penjejakan dokumen untuk memastikan kerja berjalan lancar.
Dapatkan pemberitahuan segera masa nyata apabila dokumen elektronik atau PDF dibuka dan ditandatangani.
Siarkan borang perniagaan anda dalam talian hanya dengan satu klik.
Tukar PDF dan dokumen menjadi borang dalam talian untuk pelbagai tujuan perniagaan.
Penuhi standard undang-undang dan pematuhan dengan Acrobat Sign.
Keperluan e-tandatangan
Urus perjanjian dan penuhi keperluan undang-undang dengan Acrobat Sign.
Ketahui lebih lanjut tentang memenuhi keperluan undang-undang
Kesahan e-Tandatangan
Acrobat Sign memenuhi standard undang-undang tertinggi di seluruh dunia.
Pematuhan tandatangan digital dan elektronik
Bergantung pada Acrobat Sign untuk kekal patuh — dari mana-mana sahaja.
Sudah bersedia untuk proses digital hujung ke hujung?
Tidak kira tempat anda berada dalam perjalanan anda, ambil langkah seterusnya dengan Adobe Document Cloud.