Zasady ochrony prywatności dotyczące kandydatów i obowiązujące podczas rekrutacji

Dane osobowe gromadzone przez Adobe

W ramach procesu rekrutacji i aplikowania Adobe gromadzi następujące kategorie danych osobowych:

• Informacje identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail i adres zamieszkania.
• Informacje demograficzne, w tym data urodzenia, płeć, podpis.
• Informacje administracyjne, zawodowe lub związane z zatrudnieniem: w tym życiorys lub CV, list motywacyjny, poprzednia praca lub służba wojskowa, szkolenia zawodowe, certyfikaty i rejestracje, umiejętności językowe, ścieżka edukacyjna i akademicka oraz kwalifikacje, transkrypcje ocen, informacje dostarczone na potrzeby weryfikacji przeszłości Kandydata (które mogą obejmować dane z publicznych mediów społecznościowych) oraz rezultaty tej weryfikacji, referencyjne informacje kontaktowe, preferencje dotyczące stanowiska, status pozwolenia na pracę (np. imigracja, pobyt stały i powiązane informacje), gotowość do przeprowadzki, informacje dotyczące podróży (takie jak numery programów lojalnościowych, daty i długość podróży; nazwy i lokalizacje hoteli; trasy podróży oraz odloty/odjazdy, przystanki i miejsca docelowe), pożądane wynagrodzenie, historia wynagrodzeń (jeśli jest to dozwolone przez prawo) oraz zainteresowania i aspiracje.
• Aktywność w Internecie i innych sieciach elektronicznych, informacje o urządzeniu i logowaniu się: w tym login i hasło, adres IP i informacje o przeglądarce, dzięki czemu użytkownik pozostaje zalogowany w serwisie Adobe Careers; rejestrowane są interakcje użytkownika z serwisem internetowym Adobe, zapisywane są jego preferencje i zmiany wprowadzone w aplikacji procesowej. Takie informacje są gromadzone za pośrednictwem plików cookies i tym podobnych technologii firmy Adobe i jej usługodawców lub przez serwery Adobe, gdy użytkownik jest zalogowany w serwisie.
• Dane geolokalizacyjne: w tym przybliżona lokalizacja na podstawie adresu IP.
• Informacje dźwiękowe, elektroniczne, wizualne lub tym podobne: w tym wizerunki twarzy i informacje głosowe, takie jak nagrania wideo lub głosowe oraz zdjęcia.
• Treści i korespondencja, w tym odpowiedzi na oceny, korespondencja związana z działaniami rekrutacyjnymi (np treść zarejestrowanej i przechowywanej korespondencji kandydata z Adobe realizowanej za pośrednictwem serwisu internetowego Adobe, funkcji czatu i innych kanałów) oraz wszelkie dokumenty lub inne pliki, które kandydat przekazuje Adobe w związku z procesem rekrutacji i składania aplikacji. Jeśli kandydat wyśle Adobe wiadomości e-mail lub inną korespondencję, Adobe może zbierać i zatrzymywać takie wiadomości).
• Wnioski wyciągnięte na podstawie wszelkich informacji określonych w tej sekcji w celu utworzenia profilu użytkownika odzwierciedlającego określone preferencje, cechy, tendencje psychologiczne, predyspozycje, zachowanie, postawy, inteligencję, zdolności i uzdolnienia.
• W przypadku Kandydatów w Kalifornii — cechy klasyfikacyjne ochrony na mocy prawa federalnego lub stanowego Stanów Zjednoczonych, zdefiniowane poniżej jako „informacje wrażliwe”.
• Informacje wrażliwe (w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez lokalne prawo lub dobrowolnie podane przez użytkownika), w tym:
  • dokumenty identyfikacyjne wydane przez instytucje administracji publicznej, takie jak dane prawa jazdy, stanowe lub krajowe informacje identyfikacyjne lub legitymacje studenckie;
  • login do konta w połączeniu z kodem zabezpieczającym lub kodem dostępu, hasłem lub poświadczeniami umożliwiającymi dostęp do konta;
  • pochodzenie rasowe lub etniczne;
  • informacje dotyczące zdrowia (np. informacje o niepełnosprawności) lub wyznania, takie jak informacje podane przez Kandydata w ramach prośby o specjalne udogodnienia;
  • informacje dotyczące życia seksualnego, orientacji seksualnej lub tożsamości płciowej;
  • wiek;
  • status żołnierza lub weterana.

Adobe pozyskuje również dane osobowe z innych źródeł. Są to m.in. następujące źródła:

• brokerzy danych, od których Adobe nabywa dane demograficzne w celu uzupełnienia danych zgromadzonych samodzielnie;
• aplikacje i usługi, z którymi Kandydat zdecydował się połączyć na platformach rekrutacyjnych Adobe lub które w inny sposób udostępniają informacje o użytkownikach innym podmiotom, takie jak LinkedIn Recruiter i inne sieci społecznościowe;
• usługodawcy, w tym dostawcy, z których usług Adobe korzysta w celu skutecznego identyfikowania najlepszych pracowników na każde stanowisko, biura podróży, dostawcy świadczący usługi weryfikacji przeszłości oraz dostawcy analiz i pomiarów serwisów internetowych;
• rekruterzy, osoby wskazane przez kandydata jako źródła referencji, a także partnerzy, z którymi Adobe współpracuje przy realizacji wspólnych akcji rekrutacyjnych;
• publicznie dostępne źródła lub inne dane w domenie publicznej.

Jeżeli Adobe wymaga podania danych osobowych w celu wypełnienia zobowiązań prawnych lub umownych, to podanie takich danych jest obowiązkowe. W przypadku niepodania tych danych firma Adobe nie będzie mogła przeprowadzić procesu rekrutacyjnego Kandydata ani wywiązać się z ciążących na niej zobowiązań. We wszystkich innych przypadkach podanie danych osobowych na prośbę Adobe jest opcjonalne.

Sposoby wykorzystania i zasady przechowywania danych osobowych przez Adobe

Firma Adobe gromadzi i przetwarza poszczególne kategorie danych osobowych opisanych powyżej w celu prowadzenia procesu rekrutacji i zatrudniania oraz zarządzania nim, w tym do celów kadrowych, operacyjnych i biznesowych, bezpieczeństwa i ochrony, a także na innych podstawach prawnych ujętych w niniejszych Zasadach i opisanych poniżej:

• Konieczność wynikająca z zawartej umowy, gdy jest to niezbędne w celu podjęcia działań, które Adobe musi wykonać przed zawarciem z kandydatem umowy o pracę (jeśli ma to zastosowanie) oraz zwrotem uzgodnionych kosztów poniesionych przez kandydata w procesie rekrutacji i składania aplikacji.
• Do celów, które leżą w uzasadnionym prawnie interesie Adobe (jeśli ma to zastosowanie), jak wyszczególniono poniżej, w tym:
  • podejmowanie świadomych decyzji dotyczących rekrutacji i ocenianie przydatność Kandydata w danej roli (co obejmuje weryfikację przeszłości zgodnie z lokalnymi przepisami prawa, o czym Adobe przekaże więcej informacji przed przeprowadzeniem tej procedury);
  • używanie zautomatyzowanych systemów w celu analizy informacji podanych przez Kandydata podczas aplikowania z użyciem takich technik, jak uczenie maszynowe, w celu wyboru i zatrzymania Kandydatów oraz udoskonalenia procesu rekrutacji i poprawy komfortu Kandydata (tam, gdzie nie jest konieczne uzyskanie zgody Kandydata);
  • pomiary, analizy, monitoring, ochrona i doskonalenie serwisów WWW, systemów, procesów i zasobów Adobe oraz zarządzanie nimi, w tym ochrona przed nieautoryzowanym dostępem i używaniem danych, urządzeń, systemów i infrastruktury Adobe; a także ochrona systemów i sieci Adobe przed włamaniami.
  • administracja, pomiary, analizy, monitoring, ochrona i rozbudowa kampusu, parkingów, budynków, przestrzeni biurowej, sal konferencyjnych, obiektów, usług gastronomicznych i kawiarnianych, m. in. administrowanie obłożeniem budynków, parkowaniem i transportem w obrębie kampusu oraz związany z tym monitoring; obsługa i monitorowanie fizycznych środków ochrony, takich jak telewizja przemysłowa, systemy kontroli wstępu oparte na kartach, rejestry odwiedzających; rejestrowanie pojazdów prywatnych oraz daty i godziny wyjazdu i wjazdu; systemy powiadamiania o zagrożeniach;
  • używanie plików cookie i podobnych technologii w serwisach internetowych i usługach Adobe w celu śledzenia wydajności i interakcji użytkownika z serwisem, wyciągania wniosków, zwalczania oszustw i realizacji innych uzasadnionych celów (chyba że odbywa się to na podstawie zgody użytkownika); firma Adobe i jej dostawcy ujawniają również zebrane lub wyprowadzone przez siebie dane innym dostawcom w podanych powyżej celach, zgodnie z opisem w paragrafie „Ujawnianie danych osobowych” poniżej;
  • w celu hostingu, administracji i przekazywania informacji dotyczących działań rekrutacyjnych Adobe, co może obejmować rejestrowanie i przechowywanie treści korespondencji kandydata z Adobe realizowanej za pośrednictwem serwisu internetowego Adobe, funkcji czatu, rozmów telefonicznych i innych kanałów;
  • w celu zapisania danych Kandydata na potrzeby przyszłych ofert pracy (o ile nie odbywa się to na podstawie zgody kandydata); w celu udzielania odpowiedzi na pytania Kandydata; w celu doskonalenia procesu rekrutacji Adobe i związanych z nim działań; a także w celu kontaktowania się z Kandydatem w sprawie przyszłych możliwości podjęcia pracy w Adobe.
• Zachowanie zgodności z wymaganiami prawnymi: Gdy jest to niezbędne w celu przestrzegania przepisów prawa właściwego i ochrony praw Adobe, a w szczególności w związku z roszczeniami prawnymi (co obejmuje także ujawnianie informacji w związku z postępowaniem sądowym lub prawnym). Jeśli kandydat pozytywnie przejdzie rekrutację, proces ten będzie obejmował sprawdzenie, czy ma prawo świadczenia pracy w kraju, w którym ubiega się o zatrudnienie w Adobe, a także zweryfikowanie poprawności informacji przekazanych przez kandydata w podaniu o pracę oraz wykonanie innych procedur weryfikacyjnych wymaganych lub dozwolonych przez prawo lokalne. Przed przeprowadzeniem takich procedur weryfikacji Adobe przekaże więcej informacji na ich temat.
• Zgoda: Jeśli wymaga tego obowiązujące prawo, Adobe wystąpi o zgodę Kandydata na gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych, jak wyjaśniono w serwisie internetowym Career Opportunities. Wyrażoną zgodę można w dowolnym momencie cofnąć. W krajach, w których obowiązujące prawo nie uznaje pojęcia „uzasadnionego interesu”, opisane powyżej działania związane z przetwarzaniem danych przez Adobe, przy których jako podstawę podano uzasadniony interes, będą odbywać się na podstawie zgody Kandydata.

Firma Adobe będzie przechowywać dane osobowe w czasie trwania procesu rekrutacji i aplikowania zgodnie z ciążącymi na niej zobowiązaniami prawnymi oraz tak długo po jego zakończeniu, dopóki będzie występować biznesowa lub prawna konieczność ich przechowywania. Po zakończeniu procesu rekrutacji i aplikowania Kandydaci, którzy nie podejmą pracy w Adobe, mogą zażądać, aby firma Adobe zaplanowała usunięcie ich danych osobowych. Niektóre informacje będą przechowywane w zakresie dozwolonym lub wymaganym przez prawo, na przykład w celu wypełnienia zobowiązań Adobe dotyczących przechowywania dokumentacji, które wynikają z obowiązującego prawa pracy lub innych przesłanek prawnych.

W przypadku kandydatów, którzy zostaną pracownikami Adobe, wszelkie dane osobowe zgromadzone przez Adobe w ramach procesu rekrutacji i aplikowania oraz pochodzące z innych źródeł (w tym usługi LinkedIn i weryfikacji przeszłości) zostaną włączone do akt pracownika i będą mogły zostać wykorzystane w późniejszym terminie w celu zarządzania stosunkiem pracy. Przechowywanie takich informacji będzie podlegać Zasadom ochrony prywatności pracowników firmy Adobe.

Ochrona danych osobowych

Adobe stosuje odpowiednie i uzasadnione środki techniczne, fizyczne i organizacyjne, mające chronić dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, przypadkową utratą lub zmianą bądź nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Ujawnianie danych osobowych

Firma Adobe ujawnia dane osobowe opisane w niniejszych Zasadach do własnych celów biznesowych następującym odbiorcom:

• Podmioty stowarzyszone i zależne. Firma Adobe ujawnia dane osobowe spółkom należącym do grupy Adobe, podmiotom stowarzyszonymi i wykonawcom Adobe w Stanach Zjednoczonych i innych krajach, w tym w krajach innych niż kraj zamieszkania użytkownika. Dane te będą przechowywane i przetwarzane ręcznie oraz elektronicznie za pośrednictwem globalnych systemów i narzędzi w określonych powyżej celach.
• Dostawcy Usług. Dane osobowe mogą być ujawniane firmom świadczącym na rzecz Adobe usługi wspomagające prowadzenie działalności przez przetwarzanie w imieniu Adobe danych osobowych Kandydatów w celach określonych w niniejszych Zasadach. Są to między innymi firmy oferujące usługi przechowywania danych i uczenia maszynowego, dostawcy technologii interakcji z użytkownikiem (w tym czatbotów, które mogą rejestrować i przechowywać korespondencję), dostawcy usług analitycznych, usług sprawdzania przeszłości kandydata, monitorowania oszustw i zapobiegania im, usług rekrutacji i usług informatycznych, operatorzy poczty elektronicznej i mediów społecznościowych, biura podróży i usługodawcy z sektora turystycznego.
• Dostawcy usług analitycznych. Dane osobowe mogą być ujawniane dostawcom usług analitycznych, którzy działają w imieniu Adobe w celu gromadzenia danych osobowych za pośrednictwem serwisu internetowego Adobe, co obejmuje identyfikatory i informacje o urządzeniu (takie jak identyfikatory plików cookie, identyfikatory urządzeń i adres IP), dane geolokalizacyjne, dane o użytkowaniu i wnioski powiązane z tymi danymi oraz wyprowadzone na ich podstawie.
• Transakcje korporacyjne. Adobe może również ujawniać i przekazywać dane osobowe w ramach transakcji korporacyjnych, takich jak fuzja, przeniesienie własności, zbycie lub sprzedaż całości lub części działalności lub aktywów.
• Na podstawie przepisów prawa i na wniosek organów ścigania. Firma Adobe będzie również uzyskiwać dostęp do danych osobowych, przekazywać je, ujawniać i przechowywać, jeśli uzna, że jest to konieczne w celu:
  • przestrzegania obowiązującego prawa lub udzielania odpowiedzi w ramach postępowania prawnego, w tym odpowiedzi na wnioski organów ścigania i innych organów administracji publicznej;
  • eksploatacji sieci i systemów Adobe oraz utrzymywania ich bezpieczeństwa, w tym wykrywania ataków na te sieci i systemy, zapobiegania im lub ich powstrzymywania;
  • ochrony praw lub majątku Adobe i innych osób, w tym egzekwowania postanowień umów, warunków i regulaminów Adobe;
  • podejmowania działań w nagłych okolicznościach, m.in. związanych z ochroną zdrowia lub bezpieczeństwa Kandydata, pracownika, przedstawiciela, klienta, użytkownika usług Adobe lub osoby postronnej.

Dane osobowe Kandydata mogą być również ujawniane na podstawie uzyskanej od niego zgody. Adobe może również ujawniać informacje pozbawione elementów umożliwiających identyfikację zgodnie z przepisami prawa właściwego.

Uprawnienia kandydata dotyczące prywatności

Kandydatowi mogą przysługiwać uprawnienia dotyczące jego danych osobowych, które wynikają z przepisów obowiązującego prawa, takie jak:

• prawo dostępu do danych osobowych, które go dotyczą;
• prawo żądania przekazania, skorygowania, usunięcia lub ograniczenia zakresu przetwarzania danych osobowych dotyczących Kandydata, a także prawo do zlecenia Adobe przekazania danych innemu podmiotowi;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania takich danych oraz żądania wyjaśnień dotyczących przetwarzania;
• prawo do wycofania udzielonej zgody (co pozostanie bez wpływu na legalność przetwarzania danych przed wycofaniem zgody);
• prawo do udzielenia instrukcji postępowania z danymi osobowymi Kandydata po jego śmierci.

Dodatkowe prawa Kandydatów z Kalifornii

Oprócz prawa dostępu, żądania korekty i usunięcia danych osobowych, które dotyczą Kandydata (jak opisano powyżej), Kandydat ma również prawo:

• wycofać zgodę na z „sprzedaż” lub „udostępnianie” danych osobowych zgodnie z definicją CCPA (California Consumer Privacy Act — ustawa stanu Kalifornia o ochronie prywatności konsumentów). Należy pamiętać, że Adobe nie „sprzedaje” ani nie „udostępnia” danych osobowych zgodnie z definicją zawartą w CCPA. Ponadto Adobe świadomie nie sprzedaje ani nie udostępnia danych osobowych osób nieletnich poniżej 16 roku życia;
• ograniczenia wykorzystywania i ujawniania przez Adobe wrażliwych danych osobowych w celu ustalenia cech osoby. Należy pamiętać, że Adobe wykorzystuje i ujawnia wrażliwe dane osobowe w ograniczonych celach dozwolonych na mocy ustawy CCPA, a nie w celu wnioskowania z nich cech Kandydata;
• do wyznaczenia upoważnionego agenta do wykonywania niektórych praw Kandydata; jednak ze względów bezpieczeństwa danych osobowych, taki upoważniony agent musi postępować zgodnie z tymi samymi procedurami uwierzytelniania, które są wymagane, jeśli Kandydat korzysta ze swoich praw osobiście, nie za pośrednictwem agenta; firma Adobe zweryfikuje wnioski składane za pośrednictwem upoważnionych agentów, aby zapewnić bezpieczeństwo konta Kandydata oraz zgodność z zasadami i procedurami Adobe;
• niedyskryminacji z powodu korzystania z praw określonych w ustawie CCPA;
• otrzymywania powiadomień o praktykach Adobe stosowanych w momencie zbierania danych osobowych lub przed ich zebraniem;
• do bezpłatnego i niepenalizowanego korzystania z praw opisanych w niniejszych Zasadach, przy czym Adobe może ograniczyć liczbę wniosków składanych przez Kandydata lub pobierać uzasadnione opłaty zgodnie z prawem.

Ponadto, aby umożliwić dostęp do określonych danych osobowych, ich korektę lub usunięcie, Adobe musi zweryfikować tożsamość Kandydata w stopniu wymaganym przez prawo. Adobe będzie weryfikować wnioski, prosząc Kandydata o przesłanie ich z adresu e-mail powiązanego z jego aplikacją o pracę lub wymagając podania innych informacji niezbędnych do umożliwienia weryfikacji jego tożsamości.

Kandydaci, którzy chcą skorzystać z tych praw, mają pytania lub chcieliby uzyskać dodatkowe informacje dotyczące ich danych osobowych, powinni zapoznać się z „Zasadami wyszukiwania kandydatów i składania ofert pracy” Adobe Inc. albo w dowolnym terminie skontaktować się z Centrum zasobów dla pracowników pod adresem ERC@adobe.com. Można się również zwrócić do lokalnego inspektora ochrony danych Adobe. Szczegółowe informacje na temat inspektorów ochrony danych w Adobe są dostępne pod adresem https://www.adobe.com/privacy/adobe-dpo.html.

Jeśli kandydat ma wątpliwości, które nie zostały tu rozstrzygnięte, może również wnieść skargę do właściwego urzędu oraz, tam gdzie ma to zastosowanie, skierować pozew sądowy zgodnie z przepisami obowiązującego prawa; firma Adobe zachęca jednak do uprzedniego kontaktu z nią w sprawie wszelkich pytań lub wątpliwości.

Przekazywanie danych osobowych

Niektóre kraje nie zezwalają na przekazywanie danych osobowych za granicę. Firma Adobe realizuje takie transfery zgodnie z obowiązującym prawem, co oznacza uzyskanie zgody, jeśli prawo tego wymaga. W przypadku przekazywania danych osobowych kandydata przez Adobe do kraju spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej lub Szwajcarii, który nie został objęty decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, Adobe będzie stosować się do instrumentów prawnych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, takich jak standardowe klauzule umowne, wiążące uregulowania korporacyjne, a także zgoda wyrażona przez kandydata. Tam, gdzie jest to wymagane przez inne kraje, Adobe może również stosować mechanizmy przekazywania danych specyficzne dla danego kraju, takie jak umowy standardowe.

Kandydaci z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Chin

Aplikujący i kandydaci z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, UE, EOG i Chin:

Jeśli wątpliwości nie zostaną rozstrzygnięte, Kandydat może również złożyć skargę w urzędzie odpowiedzialnym za ochronę danych w kraju będącym krajem zamieszkania, krajem świadczenia pracy lub krajem, w którym zdaniem Kandydata doszło do naruszenia praw o ochronie danych; firma Adobe zachęca jednak do uprzedniego kontaktu z nią w sprawie wszelkich pytań lub wątpliwości. Kandydaci z Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą znaleźć informacje kontaktowe urzędu ochrony danych w swoim kraju na następującej stronie: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.html.

Podmiot będący administratorem danych osobowych zbieranych, używanych i ujawnianych przez Adobe w ramach procesu rekrutacji i składania aplikacji zależy od kraju, rodzaju działalności rekrutacyjnej oraz lokalizacji stanowiska i jednostki zależnej Adobe, która prowadzi daną działalność rekrutacyjną lub oferuje stanowisko pracy. Są to następujące podmioty.