ทำให้งานเอกสารง่ายขึ้นด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ดูว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและระบบการจัดเก็บไฟล์ได้อย่างไร ในขณะที่รับรองการเข้าถึงอย่างง่ายดายและปลอดภัยให้กับพาร์ทเนอร์ของคุณ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ e-doc เป็นไฟล์ดิจิทัลที่ใช้แทนสำเนาจริงหรือสิ่งพิมพ์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่าง PDF นั้นง่ายต่อการแชร์ จัดระเบียบ และทำงานร่วมกันไม่ว่าทีมของคุณจะอยู่ในสำนักงานเดียวกันหรือกระจัดกระจายกันไปทั่วโลก โดยจะมีความปลอดภัย และคุณสามารถดู ตรวจสอบ เซ็นชื่อ และติดตามความคืบหน้าได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายฉบับบนอุปกรณ์มือถือ

ประโยชน์ของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

อะไรก็ตามที่กระดาษทำได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็ทำได้เช่นกัน ในขณะที่กระดาษคงอยู่ในสำนักงาน คุณสามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทุกที่ทุกเวลาด้วยที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ เวิร์กโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีการจัดระเบียบ พร้อมใช้งานเสมอ และปลอดภัยนี้จะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและช่วยให้ผลประกอบการของบริษัทของคุณดำเนินต่อไป

การเลิกใช้กระดาษช่วยประหยัดเงินและพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพ อีกทั้งยังลดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากการพิมพ์เอกสารที่มีการอัปเดตอีกครั้ง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและปรับปรุงการบริการลูกค้า อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงกระบวนการและเร่งความสามารถในการทำธุรกิจของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถประหยัดเวลาได้จากการค้นหาคำ วลี หรือรายละเอียดเฉพาะต่างๆ ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วิธีที่ PDF ทำให้การจัดการเอกสารปลอดภัยยิ่งขึ้น

ระบบจะจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นความลับ เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ แบบฟอร์ม HR และเอกสารการเปิดตัว และป้องกันไฟล์เหล่านี้ด้วยไฟร์วอลล์ อีกทั้งยังสำรองข้อมูลจากการถูกทำลายและป้องกันไฟล์เสียหายได้ เอกสารที่เซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้สามารถล็อกด้วยรหัสผ่านเพื่อเพิ่มความปลอดภัย แม้ว่าคุณจะดำเนินงานตามความเร็วของธุรกิจเพื่อดำเนินการตามสัญญาหรือแบบฟอร์มดิจิทัลที่เป็นความลับอย่างรวดเร็วอยู่ก็ตาม

ประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

นี่คือบางส่วนของประเภทเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พบบ่อยที่สุด

01.

เอกสาร:ตั้งแต่สัญญาและข้อเสนอไปจนถึงคู่มือผู้ใช้และต้นฉบับ คุณสามารถแปลงเอกสาร Microsoft Word ใดก็ได้ หรือไฟล์ข้อความให้เป็น PDF ที่ง่ายต่อการแบ่งปัน ใส่คำอธิบายประกอบ หรือเซ็นชื่อ

02.

การนำเสนอ:คุณสามารถแปลงไฟล์ PowerPoint และการนำเสนอสไลด์อื่นๆ เพื่อส่งเป็นแหล่งข้อมูลหลังจากที่คุณนำเสนอแล้วได้ ไฟล์เหล่านี้สามารถดูได้อย่างง่ายดายบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือใดก็ได้ ซึ่งยิ่งทำให้ผู้ชมสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น

03.

สเปรดชีต:การติดตามตัวเลขและข้อมูลจะทำได้ดีที่สุดในสเปรดชีต และความสามารถในการแปลงและแสดงข้อมูลนั้นใน PDF ที่อ่านง่าย และพอดีกับหน้าจอใดก็ได้ ทำให้การแบ่งปันข้อมูลที่หนาแน่นอย่างปลอดภัยเป็นเรื่องง่าย

04.

รูปภาพ:ด้วยการแปลงไฟล์รูปภาพเป็น PDF คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้และแชร์ต่อได้ของรูปภาพ รูปถ่ายหรือสิ่งอื่นๆ ที่ง่ายต่อการเก็บได้

วิธีที่ Acrobat Sign ช่วยให้กรอกและเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีผลผูกพันทางกฎหมาย จึงทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีข้อได้เปรียบในการเซ็นเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความปลอดภัยมากกว่าลายเซ็นบนเอกสารแบบกระดาษทั่วไป ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีข้อมูลที่คุณสามารถติดตามได้ว่าใครเป็นผู้เซ็นเอกสาร เซ็นที่ไหนและเมื่อใด คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แทนลายเซ็นที่เขียนด้วยมือใน สัญญา แบบฟอร์มใบสมัคร แบบฟอร์มแนะนำพนักงานใหม่ สัญญารักษาความลับ เอกสารการเตรียมความพร้อมของผู้ขายและ RFP รวมถึงคำขอข้อเสนอ การอนุมัติการเปลี่ยนแปลง และแบบฟอร์มการลงทะเบียนสวัสดิการของรัฐบาล ง่ายดาย ปลอดภัยกว่า และประหยัดค่าใช้จ่าย ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือองค์ประกอบสามประสานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ดูเรื่องราวความสำเร็จของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้

ธุรกิจเหล่านี้ประหยัดเวลาอันมีค่าด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และ Acrobat Sign

สถานะสัญญาที่โปร่งใสและการแนะนำพนักงานใหม่ที่รวดเร็วมากขึ้นของ Acxiom

Acxiom จัดหาข้อมูลกับนักการตลาดทั่วโลกที่ช่วยให้ลูกค้าสร้างแคมเปญการขายและการตลาดที่ตรงเป้าหมาย ความต้องการสูง และบริษัทก็เติบโตขึ้น Acxiom เริ่มใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เมื่อหลายปีก่อน เพื่อทำให้ประสบการณ์เอกสารและสัญญาราบรื่นและรวดเร็วขึ้น การที่ Acxiom เปลี่ยนไปใช้ Acrobat Signนั้นประสบความสำเร็จเป็นอย่างมากในทุกแผนก ทีมของ Salesforce จะออกคำขอเปลี่ยนแปลงลูกค้าประมาณ 200 รายการต่อเดือนโดยใช้ Acrobat Sign แต่จะเก็บบันทึกทั้งหมดไว้ใน Salesforce

ในขณะเดียวกัน HR ที่ Acxiom ก็ให้คำแนะนำกับบุคลากรใหม่ๆ ได้เร็วยิ่งขึ้นด้วย Acrobat Sign ที่ผสานการทำงานกับ Workday Kathy Brand ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายทรัพยากรบุคคลกล่าวว่า "เวลาที่เราประหยัดจากการบริหารงานที่เกี่ยวข้องกับสัญญานั้นกำลังถูกนำกลับมาใช้ในการสรรหาบุคลากรทั่วโลกและสนับสนุนความต้องการของพนักงาน"

PGi แก้ไขและทำให้สัญญาสมบูรณ์ได้เร็วขึ้น

การพัฒนาจากบริษัทจัดการประชุมไปสู่ผู้ให้บริการด้านการสื่อสารทางธุรกิจนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย และจะยากยิ่งขึ้นหากไม่มีระบบการจัดการสัญญาแบบทั่วทั้งองค์กร แต่หลังจากที่นำการผสานการทำงาน Acrobat Sign กับ Salesforceไปใช้ PGi ได้ลดระยะเวลาในการทำสัญญาจากหลายสัปดาห์เป็นเพียง 33 ชั่วโมงโดยเฉลี่ย

การผสานการทำงานมอบการมองเห็นให้ PGi ตั้งแต่ครั้งแรกของกระบวนการทำสัญญาเต็มรูปแบบ Cody Royster ผู้อำนวยการฝ่ายไอทีของ CRM Operations & Technology กล่าวว่า “การผสานการทำงานของ Acrobat Sign และ Salesforce ช่วยให้การวิเคราะห์ที่แสดงให้เราเห็นถึงช่องว่างในกระบวนการและวิธีที่เราสามารถจัดการกับปัญหาเหล่านี้โดยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของเรา”

PGi ใช้ Acrobat Sign เพื่ออนุมัติการแก้ไขสัญญาและขอรับความยินยอมจากลูกค้าในยุโรปตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) ของสหภาพยุโรป นอกจากนี้ ตัวแทนฝ่ายขายของบริษัทจะทราบเสมอถึงวิธีการวัดผลการปฏิบัติงานและให้รางวัล เนื่องจากบุคลากรใหม่และบุคลากรที่มีอยู่เซ็นชื่อในคอมมิชชันแพ็ค และเงื่อนไขค่าคอมมิชชันที่แก้ไขแล้วด้วย Acrobat Sign

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายฉบับบนอุปกรณ์มือถือและแท็บเล็ต

ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนหนึ่งของแผนกลยุทธ์ของคุณด้วย Acrobat Sign

ปัจจุบันบริษัทของคุณต้องลดการหยุดชะงักของธุรกิจให้เหลือน้อยที่สุดและรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ ในขณะเดียวกันก็วางแผนสำหรับอนาคตด้วย นี่คือสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น บริการทางการเงินและรัฐบาล ตลอดจนการดูแลสุขภาพและวิทยาศาสตร์เพื่อชีวิต การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานย้ายไปทำงานจากระยะไกลอย่างเร่งด่วน

ส่ง เซ็นชื่อ และติดตามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ธุรกิจของคุณเป็นพาร์ทเนอร์ที่ดียิ่งขึ้น ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้าและผู้ใช้บริการในขณะที่ประหยัดเงินไปด้วย เพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสารได้อย่างรวดเร็วได้เพียงไม่กี่คลิก

ทำงานอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย Acrobat Sign