ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลด้วยการนำ DPA ของคุณมาใช้

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูล

ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจหรือผู้ให้บริการประเภทใด ทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งขององค์กรคือข้อมูลผู้ใช้ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ที่กำลังพัฒนากลยุทธ์ที่ล้ำสมัยสามารถส่งมอบบริการ ทำการตลาด และมีโครงสร้างที่ดียิ่งขึ้นได้

ด้วยเหตุนี้ หากคุณหรือองค์กรของคุณจัดการข้อมูลผู้ใช้ การปกป้องข้อมูลดังกล่าวจากการละเมิดข้อมูลจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ องค์ประกอบหนึ่งในการรักษาความปลอดภัยให้ข้อมูลผู้ใช้คือข้อตกลงที่มีผลผูกพันทางกฎหมายซึ่งระบุแนวทาง สิทธิ์ และภาระผูกพันของผู้ควบคุมข้อมูล (กล่าวคือบุคคลหรือนิติบุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบข้อมูล) ในด้านการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและวิธีในการส่งต่อข้อมูลดังกล่าวให้กับบุคคลที่สาม โดยข้อตกลงนี้เรียกกันว่าข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลหรือ DPA

DPA คืออะไร

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (GDPR) ซึ่งเป็นกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยที่บังคับใช้ในรัฐสมาชิกของสหภาพยุโรป กำหนดให้องค์กรต่างๆ ต้องมี DPA แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่ได้อยู่ในสหภาพยุโรป แต่หากคุณทำธุรกิจกับพลเมืองของสหภาพยุโรป คุณจะต้องมี DPA

DPA มีเนื้อหาครอบคลุมการกำกับดูแลและการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะมาจากอีเมล การวิเคราะห์เว็บ หรือธุรกรรมอื่นๆ ข้อตกลงเหล่านี้ยังครอบคลุมถึงวิธีที่องค์กรของคุณจัดเก็บข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บในคลาวด์หรือพื้นที่เก็บข้อมูลจริง และวิธีในการปกป้องข้อมูลดังกล่าวอีกด้วย

DPA ที่ดีต้องมีคุณลักษณะอย่างไร

DPA คือข้อตกลงที่กำหนดว่าผู้ควบคุมข้อมูล (คุณ) สามารถทำอะไรและไม่สามารถทำอะไรกับข้อมูลได้ ส่วนสำคัญของแผนการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลไม่ใช่เพียงการสร้างความมั่นใจว่าคุณสามารถปกป้องและรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลได้เท่านั้น แต่คือการสร้างความมั่นใจว่าผู้ประมวลผลที่คุณทำงานด้วยสามารถปฏิบัติเช่นเดียวกันได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ประมวลผลการชำระเงินและข้อมูลที่จัดการธุรกรรมในร้านค้าออนไลน์ของคุณก็จำเป็นต้องมีมาตรการปกป้องข้อมูลที่เพียงพอ มิฉะนั้น คุณอาจต้องรับผิดแม้ว่าคุณจะมีหรือไม่มี DPA ก็ตาม

การปฏิบัติตาม GDPR และ DPA

เช่นเคย หากคุณอาศัยอยู่ในสหภาพยุโรป หรือหากคุณทำธุรกิจกับลูกค้าในสหภาพยุโรป คุณจะต้องมี DPA ที่เขียนขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้เป็นไปตาม GDPR ข้อตกลงนี้เกิดขึ้นจากการที่สหภาพยุโรปให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล โดยเฉพาะในเรื่องของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูล

สิ่งที่คุณต้องทำเมื่อเซ็นชื่อใน DPA

หากคุณกำลังเซ็น DPA กับผู้ประมวลผล คุณต้องใช้วิธีที่ปลอดภัยในการรวบรวมลายเซ็นและเข้ารหัส Acrobat Sign สามารถช่วยคุณรวบรวม จัดการ และส่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนอุปกรณ์ใดก็ได้

นอกจากนั้น องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการทำข้อตกลงกับผู้ประมวลผลทุกประเภทคือคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลจะปลอดภัยทั้งระหว่างการถ่ายโอนไปยังผู้ประมวลผลและหลังจากนั้น เพราะแม้ว่าการละเมิดข้อมูลจะเกิดขึ้นที่ฝั่งของผู้ประมวลผล แต่ผู้ควบคุมข้อมูลก็อาจเป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบได้เช่นกัน

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบถึงขอบเขตของข้อตกลงระหว่างคุณกับผู้ประมวลผล และตรวจสอบซ้ำเพื่อให้แน่ใจว่าคุณทราบถึงวิธีที่ผู้ประมวลผลจะใช้ข้อมูล

ทำให้การรักษาความปลอดภัยเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการเอกสาร

สิ่งที่สำคัญในการจัดการเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนคือความปลอดภัย ไม่ว่าข้อมูลในเอกสารจะมีความละเอียดอ่อนในระดับใด Acrobat Sign ก็สามารถช่วยในการจัดการเอกสาร การจัดการลายเซ็นในสัญญา และการปรับปรุงกระบวนการเซ็นชื่อโดยรวมได้

คุณจะต้องรวบรวมลายเซ็นจำนวนมาก โดยถือเป็นส่วนหนึ่งของการรักษาความปลอดภัยหรือกระบวนการปกป้องข้อมูล นิติบุคคลส่วนใหญ่ยอมรับข้อตกลงดิจิทัลที่ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น หากคุณนำกระบวนการเซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ผู้ที่เกี่ยวข้องจะสามารถเข้าถึงสัญญา ข้อตกลง และเอกสารอื่นๆ ได้จากทุกอุปกรณ์ในทุกเวลา ซึ่งจะทำให้กระบวนการด้านเอกสารของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Acrobat Sign มาพร้อมกับเอกสารแหล่งข้อมูล บทช่วยสอน และเทมเพลตมากมาย ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถเข้าถึงขั้นตอนการสร้างเอกสารได้ทุกขั้นตอน และคุณสามารถเริ่มได้ตอนนี้เลย