วิธีสร้างกระบวนการตรวจสอบสัญญาที่มีประสิทธิภาพ

ทำความเข้าใจกระบวนการตรวจสอบสัญญา

บริการทางธุรกิจ การจัดการจ้างงาน การซื้อจำนวนมาก และการดำเนินการอื่นๆ อีกมากนั้นจำเป็นต้องอาศัยสัญญาที่มีความถูกต้องและแม่นยำ กระบวนการตรวจสอบสัญญาจะช่วยคุณในจุดนี้ได้ ก่อนจะเซ็นสัญญา ทีมของคุณควรอ่านและทำความเข้าใจข้อความในแต่ละบรรทัดในสัญญาเพื่อให้แน่ใจว่าสัญญานั้นถูกต้องและเป็นธรรมเสียก่อน

ธุรกิจขนาดย่อมบางรายอาจต้องใช้บริการตรวจสอบสัญญาจากทนายความที่เชี่ยวชาญด้านนิติกรรมสัญญา ในขณะที่บางรายอาจอาศัยความสามารถของตนเองหรือฝ่ายกฎหมายของธุรกิจในการตรวจสอบสัญญาต่างๆ การตรวจสอบสัญญาอย่างถี่ถ้วนจะช่วยให้แน่ใจได้ว่าทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจที่ตรงกันและป้องกันปัญหาด้านกฎหมายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต นอกจากนี้ การทำงานร่วมกับทนายความด้านนิติกรรมสัญญายังช่วยให้แน่ใจว่าข้อตกลงทั้งหมดในสัญญานั้นชอบด้วยกฎหมายอีกด้วย

ประโยชน์ของการตรวจสอบสัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์

การดำเนินกระบวนการทำสัญญาแบบออนไลน์แทนการใช้กระดาษนั้นช่วยประหยัดเวลาได้ แม้จะเป็นขั้นตอนของการเซ็นชื่อ บริษัทก็สามารถประหยัดเวลาไปได้ถึง 1.3 ชม. โดยเฉลี่ยทุกครั้งที่บริษัทใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้หมึกและปากกา เมื่อถึงขั้นตอนของการตรวจสอบสัญญา กระบวนการดิจิทัลจะช่วยให้คุณสามารถแชร์เอกสารกับสมาชิกทุกคนในฝ่ายตรวจสอบได้โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสาร ส่งไปรษณีย์ หรือเดินทาง และด้วยการใช้โปรแกรม Acrobat Sign คุณจะสามารถตรวจสอบสถานะของสัญญาของคุณได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

ทำให้กระบวนการจัดการสัญญาของคุณเป็นดิจิทัล

พิจารณาที่จะใช้บริการทางกฎหมายในการตรวจสอบสัญญา

แม้ว่าทุกคนจะสามารถตรวจสอบสัญญาได้ แต่ทนายความที่ให้บริการตรวจสอบสัญญานั้นจะมีความเชี่ยวชาญในเรื่องของการสร้าง ทบทวน และตรวจสอบสัญญา การทำงานร่วมกับสำนักงานกฎหมายหรือฝ่ายกฎหมายจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจทำความเข้าใจสัญญาและเอกสารทางกฎหมายได้ดียิ่งขึ้นก่อนที่จะตัดสินใจเซ็นเอกสารเหล่านั้นหรือส่งไปให้อีกฝ่ายหนึ่งเซ็น นอกจากนี้ กระบวนการตรวจสอบทางกฎหมายยังช่วยให้ทีมของคุณทราบว่าควรทำอะไรเมื่อเกิดการละเมิดสัญญาหรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่สามารถดำเนินการตามแนวทางที่ระบุไว้ในสัญญาได้อีกด้วย

นอกจากคำแนะนำทางกฎหมายแล้ว ทนายความที่ให้บริการตรวจสอบสัญญายังสามารถช่วยในการเจรจาสัญญาใหม่เพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของลูกความได้ด้วยเช่นกัน โดยทนายความบางคนอาจเรียกเก็บค่าตอบแทนการทำงานด้านสัญญาเป็นรายชั่วโมง บางคนอาจเรียกเก็บในอัตราแบบเหมาจ่าย ทั้งนี้จำนวนค่าตอบแทนนั้นอาจเปลี่ยนแปลงไปตามความซับซ้อนของสัญญา

ประเภทของสัญญาที่พบได้ทั่วไป

กระบวนการตรวจสอบสัญญาที่มีประสิทธิภาพนั้นจะเป็นประโยชน์ต่อการทำสัญญาหลายประเภท สัญญาจ้างงานเป็นสัญญาที่สำคัญต่อการเริ่มต้นงานใหม่ หากบริษัทของคุณมีการจ้างงานบ่อยครั้ง การทำให้สัญญาเป็นธรรมและชอบด้วยกฎหมายนั้นถือเป็นสิ่งที่สำคัญ สัญญาจ้างงานบางฉบับก็มีความซับซ้อนมากกว่าฉบับอื่น ตัวอย่างเช่น สัญญาจ้างงานของแพทย์มีความซับซ้อนเนื่องจากอาชีพด้านการดูแลสุขภาพนั้นมีข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามจำนวนมาก การตรวจสอบสัญญาจากทั้งสองฝ่ายก่อนการเซ็นสัญญาจึงเป็นสิ่งที่ควรทำ

ธุรกิจทุกขนาดมักใช้สัญญาซื้อขายและสัญญาให้บริการเพื่อการซื้อหรือขายทรัพย์สิน เวลา และความชำนาญ คุณควรตรวจสอบสัญญาใหม่ทุกฉบับที่ทีมของคุณสร้างหรือได้รับอย่างถี่ถ้วนก่อนที่จะเซ็นสัญญานั้น ไม่ว่าจะเป็นสัญญาการซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ไปจนถึงอุปกรณ์สำนักงาน หรือสัญญาให้บริการด้านไอทีไปจนถึงการโฆษณา

ดำเนินการตามรายการตรวจสอบสัญญา

การจ้างฝ่ายกฎหมายนั้นอาจมีค่าใช้จ่ายที่สูงอย่างไม่น่าสมเหตุผลเท่าใดนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำสัญญาครั้งเดียวสำหรับกรณีต่างๆ เช่น การเริ่มงานใหม่ การเช่ารถยนต์ หรือการสมัครใช้บริการที่ยิมใหม่ หากคุณกำลังตรวจสอบสัญญาโดยไม่มีทนายความ ให้คุณลองอ่านรายการข้างล่างนี้ รายการตรวจสอบนี้ระบุถึงสิ่งต่างๆ ที่คุณควรมองหาเมื่อคุณอ่านเอกสารแต่ละฉบับ หากมีส่วนใดที่ดูไม่ปกติ โปรดขอให้มีการแก้ไขหรือเจรจาในส่วนนั้นใหม่อีกครั้ง

• ข้อตกลงในสัญญาและผู้เกี่ยวข้องในสัญญาตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าแต่ละฝ่ายจะได้รับผลิตภัณฑ์หรือบริการใด ใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และวิธีการชำระเงินเป็นอย่างไร
  

• ช่องว่างหรือส่วนที่ยังไม่สมบูรณ์หลายบริษัทใช้เทมเพลตสัญญาในการจัดทำเอกสารข้อตกลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าในสัญญาไม่มีช่องว่างหรือข้อมูลใดๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง
  

• ข้อความในสัญญาต้องชัดเจนและเข้าใจได้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความในสัญญานั้นตรงไปตรงมาและไม่มีข้อความใดที่อาจเปลี่ยนแปลงไปตามการตีความของผู้ใดผู้หนึ่ง

• การสิ้นสุดและการต่ออายุสัญญาทำความเข้าใจว่าสัญญาจะมีผลบังคับใช้จนถึงเมื่อใด การต่ออายุสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติหรือไม่ และช่วงเวลาในการเลือกไม่ต่อสัญญาคือเมื่อใด

• การจัดการความเสี่ยงมองหาข้อกำหนดว่าด้วยการชดใช้ค่าเสียหายหรือข้อกำหนดว่าด้วยการละเว้นให้ไม่ต้องรับผิด ซึ่งกำหนดให้ต้องชดเชย (ชดใช้ค่าเสียหาย) แก่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในกรณีที่เกิดเหตุอันตราย อุบัติเหตุ หรือความเสียหายต่อทรัพย์สิน

• เอกสารอ้างอิงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการแนบเอกสารอ้างอิงทั้งหมดที่จำเป็นอย่างครบถ้วนแล้ว

• ข้อตกลงว่าด้วยการผิดสัญญาและการเยียวยาตรวจสอบผลที่จะเกิดขึ้นหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่ทำตามข้อตกลงและมีการละเมิดสัญญา การเยียวยาคือการชำระเงินหรือให้บริการ ซึ่งต้องดำเนินการในฐานะบทลงโทษเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่สามารถปฏิบัติตามสัญญาได้

• กำหนดเวลาและวันสำคัญตรวจสอบวันสำคัญทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นวันที่ต้องชำระเงิน ช่วงเวลาในการต่ออายุสัญญา ช่วงเวลาในการยกเลิกสัญญา และอื่นๆ

• การแถลงข้อความจริงและการรับประกันการแถลงข้อความจริงคือการให้ข้อเท็จจริงที่สามารถโน้มน้าวให้ฝ่ายหนึ่งทำสัญญาได้ การรับประกันเป็นการรับรองว่าการแถลงข้อความจริงดังกล่าวนั้นถูกต้อง หากไม่เป็นเช่นนั้น จะต้องมีการชดเชย ซ่อมแซม หรือทดแทนเกิดขึ้น

• สิทธิ์และความรับผิดชอบตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าแต่ละฝ่ายได้รับสิทธิ์ใดบ้างและมีภาระผูกพันใดที่แต่ละฝ่ายต้องปฏิบัติตาม

• ทรัพย์สินทางปัญญาและการรักษาความลับตรวจสอบว่าผู้ใดเป็นผู้มีสิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญาที่อาจสร้างสรรค์ขึ้นโดยเกี่ยวเนื่องกับสัญญา รวมทั้งตรวจสอบข้อตกลงว่าด้วยการรักษาความลับใดๆ ที่คุ้มครองความลับทางการค้าบางประการ คุณอาจพบสัญญาห้ามทำการค้าแข่งกับนายจ้างหรือสัญญาห้ามชักชวนพนักงานไปทำงานกับคู่แข่งในสัญญาจ้างงานที่ห้ามพนักงานทำงานร่วมกับบริษัทคู่แข่งหรือบริษัทของลูกค้าในอนาคต โดยทนายความสามารถตรวจสอบได้ว่าสัญญาเหล่านี้ชอบด้วยกฎหมายหรือไม่

• การระงับข้อพิพาทตรวจสอบให้แน่ใจว่าสัญญาได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าทั้งสองฝ่ายจะจัดการข้อพิพาทที่เกิดขึ้นอย่างไร

คำแนะนำในการตรวจสอบสัญญาอย่างถูกต้อง

เผื่อเวลาให้เพียงพอสำหรับการตรวจสอบสัญญาแต่ละฉบับอย่างละเอียด อย่าตรวจสอบด้วยตนเองเพียงเท่านั้น ให้ผู้อื่นช่วยตรวจสอบสัญญาด้วย ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนที่คุณไว้ใจหรือฝ่ายกฎหมาย หากธุรกิจของคุณต้องทำสัญญาเป็นประจำ คุณควรจัดทำระบบในการตรวจสอบสัญญา ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนในการร่าง ตรวจสอบ ทบทวน และเซ็นสัญญา หมั่นตรวจสอบสัญญาเก่าๆ เป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่าสัญญาเหล่านั้นยังคงถูกต้อง

สร้างหรือตรวจสอบสัญญาด้วย Acrobat Sign

เปลี่ยนกระบวนการร่าง การตรวจสอบสัญญา รวมถึงการเซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นแบบออนไลน์ด้วย Acrobat Sign เพื่อประหยัดเงินและเวลา การเลิกใช้กระดาษจะช่วยให้คุณและลูกค้าทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดายยิ่งขึ้น ผู้รับสัญญาสามารถเรียกดูและเซ็นชื่อได้ในทุกอุปกรณ์โดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Acrobat Sign หรือ Adobe Acrobat

ทำงานกับทีมของคุณได้จากทุกที่

ไม่ว่าลูกค้าของคุณจะอยู่ที่ใด คุณก็สามารถแลกเปลี่ยนเอกสาร แสดงความคิดเห็น และแลกเปลี่ยนลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ในทันที โดยไม่ต้องรอเอกสารทางไปรษณีย์ ไม่ต้องกลัวว่าเอกสารจะหาย หรือกังวลเรื่องการเปลี่ยนเขตเวลา เมื่อคุณแชร์สัญญาด้วย Acrobat Sign คุณจะเห็นข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสถานะของสัญญา

สร้างและแก้ไขสัญญา

ใช้ Adobe Acrobat เพื่อดำเนินการแก้ไขสัญญาที่จำเป็นหลังจากที่ทำการตรวจสอบสัญญา สร้างหรือแก้ไขเอกสาร PDF ได้อย่างง่ายดาย หรือสร้างเทมเพลตสัญญาเพื่อให้การร่างสัญญาครั้งต่อไปสะดวกยิ่งขึ้น

ตรวจสอบสัญญาร่วมกันได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็น ทำเครื่องหมาย และไฮไลต์เพื่อให้ผู้อื่นเห็นในทันทีได้อย่างง่ายดาย ซึ่งทำให้กระบวนการตรวจสอบสัญญาดำเนินไปอย่างไม่ยุ่งยาก เพียงเพิ่มความเห็นสำหรับการแก้ไขหรือการทบทวนที่แนะนำ แล้วส่งสัญญาร่างสุดท้ายกลับไปเพื่อให้ทีมตรวจสอบ

แชร์อย่างปลอดภัย

เมื่อสัญญาของคุณได้รับการตรวจสอบแล้วและพร้อมที่จะส่ง คุณสามารถส่งสัญญาเพื่อรับการเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีจาก Acrobat Sign หรือ Acrobat โดยใช้อีเมลของผู้รับ หากสัญญามีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน คุณสามารถปกป้องไฟล์ PDF ด้วยรหัสผ่านและควบคุมระดับสิทธิ์อนุญาตเพื่อกำหนดผู้ที่สามารถอ่าน แก้ไข หรือพิมพ์ไฟล์ดังกล่าวได้

ด้วยเครื่องมือที่มีใน Acrobat และ Acrobat Sign คุณจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการปรับปรุงการจัดการและกระบวนการตรวจสอบสัญญา ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เขียนหรือรับสัญญา การตรวจสอบสัญญาที่ผ่านการวางแผนมาอย่างดีจะช่วยให้คุณทำธุรกิจด้วยสัญญาที่ถูกต้อง เป็นธรรม และชอบด้วยกฎหมาย

เริ่มต้นใช้งาน Acrobat Sign