了解文件工作流程的藝術和科學

從導入到儲存,採用流暢的文件工作流程系統,可望大幅提升生產力。歡迎了解如何藉助於 Adobe Acrobat Sign 之力,使用各項經實證的工具和業務流程。

一名商務人士正在處理文件工作流程配置

什麼是文件工作流程?

文件工作流程是一種管理系統,旨在管理文件於組織中流通方式。良好的工作流程 (可透過文件管理系統等技術強化) 能確保您本人、您的員工以及同事能存取、控制和管理所有所需文件,並以最高效率運作。

不過,在著手開發工作流程之前,您必須先了解幾個存在於組織的問題。

 

 

提出關於工作流程的重要問題

 

正如寫作的金科玉律一樣,詢問何人、何事、何時、何地及為何等問題,經有助於腦力激盪,以找出可靠的文件工作流程。請詢問自己這些問題,並將其列於流程圖中:

  • 組織中的哪些對象需要存取文件?如何在授權與機密資訊安全性間取得平衡?是否會傳送通知,以提醒利益相關者?

  • 哪些類型的文件適合運用在工作流程中?
  • 新文件將於會進入工作流程?又需多久才能完成整個流程?

  • 文件將儲存在何處?如何整理該系統?是否會使用中繼資料、版本控制或其他數位文件控制方法?
  • 為何要對特定文件採取設些步驟?

 

假設您有一份銷售合約範本。銷售團隊需要對這些合約進行存取控制,當中可能包含各種變體與版本。當銷售團隊成員需要使用其中一份合約來進行潛在銷售時,合約就會進入工作流程,必須能在任何地方存取。如果將文件儲存在 Adobe Document Cloud,銷售主管就能維持存取控制,同時讓銷售團隊方便存取。成員也能打鐵趁熱,藉此快速建立合約。

 

雖然一切看似顯而易見,但使用文件工作流程 (或許在文件中) 釐清程序,將有助於確保所有人都具有共識,且無需將時間浪費在繁文縟節上。此外,將所有內容記錄下來,也可協助開發 KPI (關鍵效能指標),藉此評估程序自動化的進度。

同事在開放式辦公室中工作

可靠的工作流程管理步驟

 

了解組織需求後,即可開始著手設計與簡化系統。請將文件工作流程分為三個部分:導入、儲存和擷取。

 

 

自動化與導入文件

 

一旦評估好需要新增至工作流程的項目,即可建立文件工作流程,以追蹤每份文件的去向。舉例來說,您有一個職缺,求職者送來的文件應分類到方便、安全且隱密的地點,好讓招募經理可進行審閱。

 

自動化是加快程序且解決效率不彰的辦法之一。分類與篩選組織收取的每份電子文件,是一項枯燥乏味的作業。過去,這會交由歸檔專員代勞,但現在,只要建立標籤、篩選器和其他自動化程序來為您導入文件,就可突破瓶頸。例如,您可透過篩選器讀取電子郵件標題,並自動將其分類到預先定義的資料夾,以方便尋找,如此就能快速啟動您的工作流程。

 

 

加以儲存

 

事實證明:任何事物都會佔用空間。儲存文件也不例外。無論您正在處理電子或紙本文件,其中一項最大挑戰在於:您不只要儲存文件,還要透過智慧型方式加以儲存。

 

使用像 Adobe Document Cloud 這樣的強大雲端儲存工具,就能透過極其簡單的方式邁向無紙化,這樣一來,您就有可能只顧著儲存檔案,卻不加以整理。這正是文件工作流程的大忌。如果能建立一套原則,藉此將文件儲存在特定位置,您的團隊成員就能反推此一邏輯,進而在需要時找到所需文件。將文件存放在儲存空間中的適當位置,正是工作流程自動化的重要關鍵。

 

請與您的團隊一同找出將文件從儲存空間取出後該進行什麼動作,以及如何更妥善地儲存不同類型的文件和檔案。此舉將有助於建立自動化程序,以避免出錯。

Adobe Acrobat Sign 中的專案估算範例

快速擷取

 

文件工作流程的效益,端視其擷取系統而定。此一情況下的擷取,意味著不需經由太多複雜步驟就能存取文件。如果您正在使用 Microsoft Word,請判斷存取專案所需文件的難易度。您是否需瀏覽數個資料夾和存取畫面?在您需要的時候,提案是否可供使用?若非如此,您的擷取系統可能需要做出調整。

 

Adobe Acrobat Sign 可提供整合豐富功能且易於使用的儀表板、績效指標和其他項目。

 

 

取得適當工具

 

只要使用 Adobe Acrobat Sign 做為文件管理工作流程的關鍵,您就能更輕鬆地進行共同作業。 Adobe Acrobat Sign 提供完善的文件工作流程架構,包含未完成工作的自動警示,能更輕鬆地進行專案管理和核准程序。

       

整合已包含在標準功能中,因此,您可以跨越所有 Microsoft 應用程式 (包含 SharePoint) 中進行共同作業。舉凡 Salesforce、Workday 和 ServiceNow 等其他服務,也能與 Adobe Acrobat Sign 進行整合。

       

不管您需要使用儀表板量測、自動化和控制文件流程;啟動新程序;或只是想將文件工作流程最佳化,Adobe Acrobat Sign 都可提供工具來助您一臂之力

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