從導入到儲存，採用流暢的文件工作流程系統，可望大幅提升生產力。歡迎了解如何藉助於 Adobe Acrobat Sign 之力，使用各項經實證的工具和業務流程。
了解文件工作流程的藝術和科學
什麼是文件工作流程？
文件工作流程是一種管理系統，旨在管理文件於組織中流通方式。良好的工作流程 (可透過文件管理系統等技術強化) 能確保您本人、您的員工以及同事能存取、控制和管理所有所需文件，並以最高效率運作。
- 組織中的哪些對象需要存取文件？如何在授權與機密資訊安全性間取得平衡？是否會傳送通知，以提醒利益相關者？
- 哪些類型的文件適合運用在工作流程中？
- 新文件將於會進入工作流程？又需多久才能完成整個流程？
- 文件將儲存在何處？如何整理該系統？是否會使用中繼資料、版本控制或其他數位文件控制方法？
- 為何要對特定文件採取設些步驟？
假設您有一份銷售合約範本。銷售團隊需要對這些合約進行存取控制，當中可能包含各種變體與版本。當銷售團隊成員需要使用其中一份合約來進行潛在銷售時，合約就會進入工作流程，必須能在任何地方存取。如果將文件儲存在 Adobe Document Cloud，銷售主管就能維持存取控制，同時讓銷售團隊方便存取。成員也能打鐵趁熱，藉此快速建立合約。
雖然一切看似顯而易見，但使用文件工作流程 (或許在文件中) 釐清程序，將有助於確保所有人都具有共識，且無需將時間浪費在繁文縟節上。此外，將所有內容記錄下來，也可協助開發 KPI (關鍵效能指標)，藉此評估程序自動化的進度。
可靠的工作流程管理步驟
了解組織需求後，即可開始著手設計與簡化系統。請將文件工作流程分為三個部分：導入、儲存和擷取。
自動化與導入文件
一旦評估好需要新增至工作流程的項目，即可建立文件工作流程，以追蹤每份文件的去向。舉例來說，您有一個職缺，求職者送來的文件應分類到方便、安全且隱密的地點，好讓招募經理可進行審閱。
自動化是加快程序且解決效率不彰的辦法之一。分類與篩選組織收取的每份電子文件，是一項枯燥乏味的作業。過去，這會交由歸檔專員代勞，但現在，只要建立標籤、篩選器和其他自動化程序來為您導入文件，就可突破瓶頸。例如，您可透過篩選器讀取電子郵件標題，並自動將其分類到預先定義的資料夾，以方便尋找，如此就能快速啟動您的工作流程。
加以儲存
事實證明：任何事物都會佔用空間。儲存文件也不例外。無論您正在處理電子或紙本文件，其中一項最大挑戰在於：您不只要儲存文件，還要透過智慧型方式加以儲存。
使用像 Adobe Document Cloud 這樣的強大雲端儲存工具，就能透過極其簡單的方式邁向無紙化，這樣一來，您就有可能只顧著儲存檔案，卻不加以整理。這正是文件工作流程的大忌。如果能建立一套原則，藉此將文件儲存在特定位置，您的團隊成員就能反推此一邏輯，進而在需要時找到所需文件。將文件存放在儲存空間中的適當位置，正是工作流程自動化的重要關鍵。
請與您的團隊一同找出將文件從儲存空間取出後該進行什麼動作，以及如何更妥善地儲存不同類型的文件和檔案。此舉將有助於建立自動化程序，以避免出錯。
快速擷取
文件工作流程的效益，端視其擷取系統而定。此一情況下的擷取，意味著不需經由太多複雜步驟就能存取文件。如果您正在使用 Microsoft Word，請判斷存取專案所需文件的難易度。您是否需瀏覽數個資料夾和存取畫面？在您需要的時候，提案是否可供使用？若非如此，您的擷取系統可能需要做出調整。
Adobe Acrobat Sign 可提供整合豐富功能且易於使用的儀表板、績效指標和其他項目。
取得適當工具
只要使用 Adobe Acrobat Sign 做為文件管理工作流程的關鍵，您就能更輕鬆地進行共同作業。 Adobe Acrobat Sign 提供完善的文件工作流程架構，包含未完成工作的自動警示，能更輕鬆地進行專案管理和核准程序。
整合已包含在標準功能中，因此，您可以跨越所有 Microsoft 應用程式 (包含 SharePoint) 中進行共同作業。舉凡 Salesforce、Workday 和 ServiceNow 等其他服務，也能與 Adobe Acrobat Sign 進行整合。
不管您需要使用儀表板量測、自動化和控制文件流程；啟動新程序；或只是想將文件工作流程最佳化，Adobe Acrobat Sign 都可提供工具來助您一臂之力。
