推動人力資源部門無紙化的眾多優點

無紙化辦公室不僅有利環保,也可提高您的獲利。歡迎探索人力資源表單數位化如何節省時間和金錢,並保護環境。

同事們坐在一起討論業務無紙化的優缺點。

將文書作業無紙化

 

改採無紙化業務雖無法消除職場中的各種混亂情況,但將企業記錄由紙本檔案轉為數位文件,則能減輕許多行政工作負擔,並帶來不少預期外的成本節約。

 

 

什麼是業務無紙化?

 

業務無紙化並不表示辦公室的紙張將因此絕跡。對某些業務程序而言,紙本文件仍有其必要性,而有些小型企業可能基於 HIPAA 或其他規範,需要保留特定重要文件的紙本。

       

無紙化辦公室只會盡可能減少紙本工作流程,並竭盡所能使用電子文件。若在企業的人力資源部門中運用這些原則,勢必可發現:一連串的細微改變,可望帶來顯著的結果。

數位員工手冊範例

如何將人力資源流程數位化

 

您可以透過許多方式,將人力資源部門的日常工作數位化,例如:

 

 

線上申請追蹤

 

使用線上應用程式入口網站取代收集紙本履歷與求職申請,即可維護便於搜尋的求職者資料庫。這也表示:您不需依照各州的規範或聯邦規範,將佔空間的紙本申請書建檔,並留存一年。

 

 

電子簽名

 

重要文件可透過電子簽名進行線上簽署,大幅減少報到流程期間產生的廢紙。

 

       

網路調查

 

徵求員工意見反應時,相較於列印表單,採用免費線上投票與調查可更快速、更安全地收集資料。

 

       

將紙本檔案數位化

 

江實體檔案數位化需耗費大量的時間,但花在文件掃描上的每一小時,都可為您的員工省下更多時間,讓他們無需翻找檔案櫃以找出所需資訊。

 

       

數位文件管理系統

 

將企業文件轉換成數位檔案後,文件管理系統可協助您井然有序地整理檔案,以方便有權限檢視的員工存取。

 

 

無紙化系統的優點

 

無紙化檔案系統雖有許多讓企業主躍躍欲試之處,但其最大優點,莫過於可節省成本。舉凡紙張、碳粉匣,以及影印機與傳真機維護等列印相關費用,都能因此大幅縮減,在某些情況下,甚至可自預算中全數刪除。

       

若將檔案數位化,企業就不需使用寶貴的專用辦公室空間來儲存檔案,而且仍可符合文件留存規定。這也表示,辦公室員工可花費較少時間搜尋歸檔錯誤,或存放在異地不便之處的紙本文件。

       

最後且最重要的一點,就是無紙化系統可減少產生的廢紙量,繼而大幅降低企業的碳足跡。

使用 Adobe Acrobat Sign 為數位專案估算簽名

Adobe Acrobat Sign 如何協助您邁向無紙化

 

Adobe Acrobat Sign 強大的工具組,可讓人力資源部門透過前所未有的簡單方式邁向無紙化。

       

 

追蹤簽名

 

採用數位簽名,即表示員工和廠商不需啟動印表機,就能流暢地簽署及送回文件。拜簽名追蹤之賜,您可以即時看到哪些人已完成簽署,哪些人則需傳送後續追蹤電子郵件。

       

 

安全性設定

 

Adobe Acrobat Sign 備有強大的存取控制功能 (包括密碼保護和雙重驗證),可安全地保存機密文件,確保只有經授權的員工能檢視私人資訊。

       

 

整合

 

無論 Outlook、Dropbox、Workday 或 ServiceNow,Adobe Acrobat Sign 都能與人力資源部門使用的任何企業軟體完美整合。

       

 

嵌入式表單

 

建立可簽署的文件或表單,並直接將其嵌入至網頁,讓員工無需離開應用程式,就能加以檢視與互動。

       

 

自動化

 

Adobe Acrobat Sign 能讓組織內所有人建立智慧型文件,可透過特定順序自行寄送電子郵件給收件者、逐步引導收件者完成簽名程序,並在重要部分未填寫完全時自動發送提醒。

       

無紙化對地球環境大有幫助。拜數位文件的出色效率之賜,人力資源部門也能更加順暢地進行運作。

       

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