推動人力資源部門無紙化的眾多優點

如何將人力資源流程數位化

您可以透過許多方式，將人力資源部門的日常工作數位化，例如：

線上申請追蹤

使用線上應用程式入口網站取代收集紙本履歷與求職申請，即可維護便於搜尋的求職者資料庫。這也表示：您不需依照各州的規範或聯邦規範，將佔空間的紙本申請書建檔，並留存一年。

電子簽名

重要文件可透過電子簽名進行線上簽署，大幅減少報到流程期間產生的廢紙。

網路調查

徵求員工意見反應時，相較於列印表單，採用免費線上投票與調查可更快速、更安全地收集資料。

將紙本檔案數位化

江實體檔案數位化需耗費大量的時間，但花在文件掃描上的每一小時，都可為您的員工省下更多時間，讓他們無需翻找檔案櫃以找出所需資訊。

數位文件管理系統

將企業文件轉換成數位檔案後，文件管理系統可協助您井然有序地整理檔案，以方便有權限檢視的員工存取。

無紙化系統的優點

無紙化檔案系統雖有許多讓企業主躍躍欲試之處，但其最大優點，莫過於可節省成本。舉凡紙張、碳粉匣，以及影印機與傳真機維護等列印相關費用，都能因此大幅縮減，在某些情況下，甚至可自預算中全數刪除。

若將檔案數位化，企業就不需使用寶貴的專用辦公室空間來儲存檔案，而且仍可符合文件留存規定。這也表示，辦公室員工可花費較少時間搜尋歸檔錯誤，或存放在異地不便之處的紙本文件。

最後且最重要的一點，就是無紙化系統可減少產生的廢紙量，繼而大幅降低企業的碳足跡。

Adobe Acrobat Sign 如何協助您邁向無紙化

Adobe Acrobat Sign 強大的工具組，可讓人力資源部門透過前所未有的簡單方式邁向無紙化。

追蹤簽名

採用數位簽名，即表示員工和廠商不需啟動印表機，就能流暢地簽署及送回文件。拜簽名追蹤之賜，您可以即時看到哪些人已完成簽署，哪些人則需傳送後續追蹤電子郵件。

安全性設定

Adobe Acrobat Sign 備有強大的存取控制功能 (包括密碼保護和雙重驗證)，可安全地保存機密文件，確保只有經授權的員工能檢視私人資訊。

整合

無論 Outlook、Dropbox、Workday 或 ServiceNow，Adobe Acrobat Sign 都能與人力資源部門使用的任何企業軟體完美整合。

嵌入式表單

建立可簽署的文件或表單，並直接將其嵌入至網頁，讓員工無需離開應用程式，就能加以檢視與互動。

自動化

Adobe Acrobat Sign 能讓組織內所有人建立智慧型文件，可透過特定順序自行寄送電子郵件給收件者、逐步引導收件者完成簽名程序，並在重要部分未填寫完全時自動發送提醒。

無紙化對地球環境大有幫助。拜數位文件的出色效率之賜，人力資源部門也能更加順暢地進行運作。

了解 Adobe Acrobat Sign 如何為您的組織帶來無與倫比的效率