兩名小型企業負責人正在查看採購文件,以簡化採購流程

ACROBAT SIGN

提高採購流程彈性的 6 大步驟

企業需透過採購流程取得生產或銷售用的商品,而規劃完善的採購流程,則可確保商品和服務順暢流通。了解如何使用數位文件流程簡化您的採購作業。     

建立採購合作夥伴關係的快速指南

  • 採購合作夥伴關係為提升企業財務效率的最佳方法之一。 
  • 從服務採購到購買決策,都需透過面面俱到的簡化流程,為採購打下良好根基。      
  • 採購和購買有何不同?採購代表整體流程;商品購買則為其中一個步驟。      

採購可持續推動業務發展

採購流程旨在探索和取得設備、原料、商品,以及其他可用以製作企業成品的項目。一般而言,採購預算可劃分為以下三大領域:

直接:

直接購買與產品相關的商品和機器。

間接:

這些項目都可輔助日常的業務運作,但與您生產的產品無關。辦公用品就是一例。 

服務:

服務包括人員編制、軟體租賃,以及企業必備的其他服務。 

詳盡的採購管理可以適時滿足業務所需。畢竟,許多企業紛紛發現:在不穩定的供應鏈下,勢必得仰賴穩健的採購流程,才能取得備援和備案。     

在不穩定的供應鏈下,效率十足地進行採購

無論您製作何種產品 (簡單或複雜皆然),效率不彰和成本膨脹都有可能造成不必要的障礙,導致採購流程難以建立。如果採購流程未臻完善,即有可能導致商品與服務未能準時交付,並讓客戶滿意度因而下滑。除此之外,隨著供應鏈管理和預測難度不斷攀升,無論企業規模為何,都需掌握和管理採購作業。 

       

不過,若能運用適當的採購技能和知識,您就可望改善企業運作、建立嶄新關係,並提高旗下每位客戶的滿意度。建議您從下方步驟開始著手。             

企業負責人正在堆滿新購入用品的倉庫中查看送貨文件

讓採購流程更臻完善的相關步驟

多數採購流程都會依循相似的流程:

  • 首先,必須識別所需的商品和服務,並為其建立預算。
  • 接著,則要整理一份供應商清單,並開始進行合約協商。 
  • 隨後,還需建立購買要求、採購單,或是採購申請書,並將發票傳送給所選廠商。 
  • 之後,則進入交貨階段。 
  • 最後,整體流程將從頭來過。

在這個採購生命週期中,您可以採用許多最佳做法來改善整體流程,不過,建議您從以下六個步驟開始著手。 

企業負責人正在堆滿新購入用品的倉庫中查看送貨文件

1. 邁向數位化

保存記錄為採購流程中不可或缺的階段,也是評估和審查作業的重要關鍵之一。 

如果您尚未將這項流程數位化,現在正是開始著手的最佳時機。透過數位方式保存記錄,可協助您定期核對收據、發票和其他訂購文件,在新增供應商時,更是格外實用。

 

建議於企業中採用符合業界標準的最新採購工具,藉此更新您的採購策略。如果您已採用電子採購工具,請務必稽核現行的使用情況,以了解有待改善之處。您可以製作概念圖,於當中列出需要做出決策的時間點和流程的分解過程,並透過腦力激盪來做出修正。

2. 將您的文件流程予以升級和最佳化

文件為採購作業的必要環節之一 — 書面記錄為解決各種差異的重要依據,也可確保整個團隊保有一致的共識,並滿足業務所需。

無論要建立交易目錄,或是列舉偏好的廠商,有助於達成目標的文件工作流程將扮演著關鍵要角。

 

Adobe Acrobat Pro 和 Acrobat Sign 能與熱門的採購軟體、CLM (合約生命週期管理) 工具和 CRM (客戶關係管理) 應用程式進行整合,確保您自始至終享有清晰分明的工作流程。針對轉換和掃描等日常文件工作,Acrobat 也可發揮彈性,將 Microsoft Office 格式、PNG、JPG 和其他影像轉換為 PDF。 

讓您完成工作,無論您身在何處。

Acrobat 標誌

Adobe Acrobat Pro

在筆記型電腦上顯示供應商合約,並於上方疊加 Acrobat Sign 工具和圖示的模擬畫面

3. 定期進行評估和檢閱

所有流程都需透過定期評估來找出弱點和效率不彰,如此才能確實符合需求。 

這項作業對採購而言更是格外重要,畢竟,採購流程為企業的主要資金運用途徑之一,當中浪費的每一塊錢,都是重要的企業成本。正因如此,請定期評估自身流程的成效:

交付:

採購的商品是否在所需的時間交付,而且價格最具競爭力?您是否能及時加以運用?過程中是否有發生損耗或停擺?

品質:

密切關注企業生產的成品,可協助您深入掌握採購流程是否得宜。如果產品品質或採購週期時間突然發生變化,請務必捫心自問:此一變化是否源自於採購流程中的變動?

人員:

與負責使用所採購項目的對象進行溝通,為評估流程運作情況的絕佳方法。請仔細留意有關材料和流程的抱怨,這些內容有助於了解有待改善之處。 

一位人員站在會議桌的最前方,負責主持與公司採購流程相關的業務會議

4. 擁抱自動化

採購的重點在於讓企業取得所需的項目,繼而創造利潤。 

如果您必須花費大量的時間處理流程、應用程式和繁瑣的工作,或許該試著將流程自動化。 

    

等候簽名是造成採購作業發生延誤的常見原因之一。Adobe Acrobat Sign 可透過數位簽名縮短等候時間。您甚至可以設定提醒,以定期通知收件人有簽名要求和核准作業正等候處理。另外也能新增到期日,以確保流程如期完成,避免因人為錯誤錯過重要期限。

5. 建立範本資料庫

您可以輕鬆避免一再進行重複工作的問題。

只要使用範本,就能透過簡單無比的方式,重複建立既有採購合作夥伴關係的相關文件。無論使用預先建立的範本或自行建立範本,Acrobat Pro 都能提供多項工具來協助您修改範本,進而滿足合作夥伴關係的具體需求。

6. 成立採購團隊

團隊合作有助於讓整體流程順暢運行。 

井井有條且獲得支援的團隊,可在步調快速的環境中化身一大利器。促成成功業務和有效採購流程的關鍵要素之一,在於定義每個利益相關者的角色,並透過各種方式來支援對方發揮所長,以利做出更明智的決策。您的團隊有助於界定您的供應商關係,因此,請務必確保每位成員都能全力以赴。但請注意,如果組織成員不到十人,可能不會配置此處所提到的多數角色。

 

在建立團隊時,請務必了解每個角色的職責所在。下方列出了採購團隊中的常見角色:

採購人員:

負責挑選廠商和建立採購單。

採購專員:

許多時候,這個角色就如同採購人員一樣,需要直接與不同的廠商進行協調及溝通,並在許多交易中擔任採購人員的代理人。 

採購經理:

負責管理和掌管企業中的購買或採購部門,會著重在高層決策和領導等層面。 

分析師:

負責追蹤支出活動、確保各方能履行各自的合約內容,並分析整體流程是否有效率不彰和損耗等情況。       

使用 Adobe 工具打造更出色的採購流程

無論您負責採購流程中的哪一項作業,勢必少不了簽名。您可以透過 Adobe Acrobat Sign 展開合約生命週期,在安全的位置檢視、傳送、管理和追蹤合約和採購活動。如果您才剛開始接觸採購流程,也能存取龐大的範本資料庫、全方位的教學系列,並透過數百種方式提升整體效率。您可以進一步了解 Adobe Acrobat Sign 如何協助您提升採購流程。

Acrobat 標誌

使用 Adobe Acrobat Pro 完成更多工作