深入了解遠端報到，並簡化您的人力資源程序

遠端工作為人力資源部門帶來許多挑戰。歡迎運用這些工具，完成新團隊成員的報到程序。

踏出成功的第一步

每當有新成員加入組織，您就需提供明確的員工報到體驗，以確保不會造成工作干擾，並讓新團隊成員快速有效率地融入職場。

若要達成上述目的，最佳的執行方式為何？遠端報到的重點，在於如何讓遠端工作的新進員工快速輕鬆地融入公司。報到通常會帶領員工熟悉企業文化、政策與期望，好讓新進員工能快速進入狀況，並成為有效且有貢獻的團隊成員。此外，若能妥善執行，也有助於建立關係。

若您是招募經理、人力資源專業人員，或是招募人員，掌握遠端工作環境下的報到程序，是您邁向成功的重要關鍵。此外，了解背後的原因也十分重要。

良好的報到作業應包含哪些要素？

良好的報到計劃會帶領新進員工進行下列事宜：

在到職第一天，介紹並協助他們了解自身的職責
針對他們即將使用的平台與工作環境提供訓練課程
說明企業文化、政策與規定
向所屬團隊介紹新進員工，並協助他們融入
安排定期的關心與關懷措施，讓人力資源部門有機會解答對方的問題

進行遠端員工報到的最重要目的，就是讓新進員工能有效融入工作生態體系。了解預期工作內容，並對其感到自在的員工，通常工作表現較出色，且更具效率。這種員工也長期留任，如果簡化的報到手續讓他們感受到大家的善意，情況更是明顯。

為何人力資源部門要改採遠端報到作業？

許多人力資源部門會基於種種原因，改為施行遠端報到作業。雖然許多公司最初是為了因應 COVID-19 疫情而採取此一模式，但遠端工作也帶來不少實際的優點 (更出色的工作與生活平衡、生產力提高，以及其他更多優勢)。將面對面與虛擬報到搭配運用的綜合做法，也可發揮效益。

現在，員工可以從任何地方工作，而此一靈活性也為人力資源部門帶來嶄新挑戰。遠端工作可減少人力與雇用成本，但此一情況也衍生新的人力資源程序需求：不僅要有效進行溝通，還需全方位滿足員工所需。現行情況可能不允許面對面會議，但人力資源專業人員也無法親自攜帶紙本表格登門造訪，正因如此，勢必需要尋求新的做法，才能讓員工順利融入企業環境。

新的報到方式

遠端報到程序可提供多項重要優勢，並創造員工接觸點。從人力資源的角度來看，遠端報到程序可讓企業雇用其他州的員工、進行遠端人才招募，並加快訓練速度。不過，Zoom 和其他視訊會議服務，則經常帶來諸多挑戰。而您需要建立一個完善的程序，才能讓問題迎刃而解。

此一嶄新報到程序會涵蓋電子簽名與數位文件。有了電子簽名，您就能加快員工報到與簽署程序，同時節省墨水和列印成本。

事實上，使用電子簽名的人力資源部門，其雇用速度可達不使用電子簽名之競爭對手的四倍。此外，在取得員工簽名時，無需尋求 IT 部門協助的機率也提高了 50%。如此一來，就能更有效率地配置資源，進而節省成本。

定義程序

遠端人力資源報到程序可分為以下幾個步驟：

1.

新進員工收到錄取通知，您請對方前往公司的人力資源平台存取文書作業，包含 W-9、銀行資訊、員工手冊和其他必要文件。

2.

員工參加遠端到職訓練 (為報到計畫的一部分)，當中涵蓋歡迎會及員工福利簡介。

3.

員工主管視需要來回應並完成文書作業 (所有文件都需取得受 Adobe Acrobat Sign 支援的簽名)。

4.

員工主管向新進員工介紹其工作內容和其他職涯發展機會。

5.

人力資源部門在第一週結束後進行員工後續追蹤，以了解員工在公司的適應狀況。

使用 Adobe Acrobat Sign 取得適當的技術

無論組織需要的表單類型為何，Adobe Acrobat Sign 都能在新的在家工作常態下提供多項強大功能，讓背景調查表單、權利協議、錄取通知、NDA 及員工手冊完全無紙化。若需取得簽名，Adobe Acrobat Sign 也提供強大的簽名收集、追蹤與提醒功能。

問題和解決方案

Adobe Acrobat Sign 不只提供簽名功能，還備有不斷擴充的範本集，能讓您坐擁豐富的文件庫，進而在展開新招募活動時，快速重新利用。Adobe Acrobat Sign 可在要求簽名的電子郵件中自訂標誌、標語和歡迎訊息。此外，您也能運用品牌和後續步驟資訊，著手自訂您的確認頁面。

系統會針對簽名程序的每個階段提供狀態更新，包含確認接收、開啟狀態、文件是否已提交，以及各個程序階段的時間戳記。不僅能即時掌握文件狀態，還可進行進階加密，藉此確保 Adobe Acrobat Sign 能集中滿足所有簽名需求。此外，當中也整合數十款人力資源平台和其他軟體，可透過行動裝置存取文件並加以管理。

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