踏出成功的第一步
每當有新成員加入組織，您就需提供明確的員工報到體驗，以確保不會造成工作干擾，並讓新團隊成員快速有效率地融入職場。
若要達成上述目的，最佳的執行方式為何?遠端報到的重點，在於如何讓遠端工作的新進員工快速輕鬆地融入公司。報到通常會帶領員工熟悉企業文化、政策與期望，好讓新進員工能快速進入狀況，並成為有效且有貢獻的團隊成員。此外，若能妥善執行，也有助於建立關係。
若您是招募經理、人力資源專業人員，或是招募人員，掌握遠端工作環境下的報到程序，是您邁向成功的重要關鍵。此外，瞭解背後的原因也十分重要。
良好的報到作業應包含哪些要素?
良好的報到計劃會帶領新進員工進行下列事宜：
- 在到職第一天，向其介紹並協助其全面瞭解自身的職責
- 針對他們即將使用的平台與工作環境提供訓練課程
- 說明企業文化、政策與規定
- 向所屬團隊介紹新進員工，並協助他們融入
- 安排定期的關心與關懷措施，讓人力資源部門有機會解答對方的問題
遠端員工報到的最重要目的，就是讓新進員工能有效融入工作生態體系。瞭解預期工作內容，並對其感到自在的員工，通常工作表現較出色，且更具效率。這種員工會長期留任，若簡化的報到手續讓其感受到大家的善意，尤其會如此。
為何人力資源部門要改採遠端報到作業?
許多人力資源部門會基於種種原因，改為施行遠端報到作業。雖然許多公司最初是為了因應 COVID-19 疫情而採取此一模式，但遠端工作也帶來不少實際的優點 (更出色的工作與生活平衡、生產力提高，以及其他更多優勢)。將面對面與虛擬報到搭配運用的綜合做法，也可發揮效益。
現在，員工可以從任何地方工作，而此一靈活性也為人力資源部門帶來嶄新挑戰。遠端工作可減少人力與雇用成本，但此一情況也衍生新的人力資源程序需求：不僅要有效溝通，還需全方位滿足員工所需。現行情況可能不允許面對面會議，但人力資源專業人員也無法親自攜帶紙本表格登門造訪，正因如此，勢必需要尋求新的做法，才能讓員工順利融入企業環境。
新的報到方式
遠端報到程序可提供多項重要優勢，並創造員工接觸點。從人力資源的角度來看，遠端報到程序可讓企業雇用其他州的員工、進行遠端人才招募，並加快訓練速度。不過，Zoom 和其他視訊會議服務，則經常帶來諸多挑戰。而您需要建立一個完善的程序，才能讓問題迎刃而解。
此一嶄新報到程序會涵蓋電子簽名與數位文件。有了電子簽名，您就能加快員工報到與簽署程序，同時節省墨水和列印成本。
事實上，使用電子簽名的人力資源部門，其雇用速度可達不使用電子簽名之競爭對手的四倍。此外，在取得員工簽名時，無需尋求 IT 部門協助的機率也提高了 50%。如此可實現更高效的資源配置，這意味著節省資金。
定義程序
遠端人力資源報到程序可分為以下幾個步驟：
1.
新進員工收到錄取通知，您請對方前往公司的人力資源平台存取文書作業，包含 W-9、銀行資訊、員工手冊和其他必要文件。
2.
員工參加遠端到職訓練 (為報到計劃的一部分)，當中涵蓋歡迎會及員工福利簡介。
3.
員工主管視需要提供回應並完成文書作業 (所有文件都需取得受 Acrobat Sign 支援的簽名)。
4.
員工主管向新進員工介紹其工作內容和其他職涯發展機會。
5.
人力資源部門在第一週結束後開始員工後續追蹤，以瞭解員工在公司的適應狀況。
使用 Acrobat Sign 取得適當的技術
不論組織需要哪種類型的表單，Acrobat Sign 在新的在家工作常態下都是強大的工具。讓背景調查表單、權利協議、錄取通知、NDA (保密合約) 及員工手冊完全無紙化。此外，若需要收集簽名，Acrobat Sign 可提供強大的簽名收集、追蹤與提醒功能。
問題和解決方案
Acrobat Sign 能提供的不只是簽名，還備有不斷擴充的範本集，能讓您坐擁豐富的文件庫，進而在展開新招募活動時，快速重新利用。Acrobat Sign 支援在要求簽名的電子郵件中使用自訂標誌、標語和歡迎訊息。此外，您也能運用品牌和後續步驟資訊，著手自訂您的確認頁面。
系統會針對簽名程序的每個階段提供狀態更新，包含確認接收、開啟狀態、文件是否已提交，以及各個程序階段的時間戳記。不僅能即時掌握文件狀態，還可進行進階加密，藉此確保 Acrobat Sign 能集中滿足所有簽名需求。此外，它還與數十款人力資源平台及其他軟體整合，您可以在行動裝置上存取文件並進行管理。
若有興趣瞭解 Acrobat Sign 能為遠端員工提供哪些協助，我們準備了許多資源和案例研究供您探索，以協助您瞭解數位人力資源轉型能為貴組織帶來哪些優勢。歡迎做好準備，一同搶搭數位簽名浪潮。
