遠端工作為人力資源部門帶來許多挑戰。歡迎運用這些工具,完成新團隊成員的報到程序。
遠端工作為人力資源部門帶來許多挑戰。歡迎運用這些工具,完成新團隊成員的報到程序。
每當有新成員加入組織,您就需提供明確的員工報到體驗,以確保不會造成工作干擾,並讓新團隊成員快速有效率地融入職場。
若要達成上述目的,最佳的執行方式為何?遠端報到的重點,在於如何讓遠端工作的新進員工快速輕鬆地融入公司。報到通常會帶領員工熟悉企業文化、政策與期望,好讓新進員工能快速進入狀況,並成為有效且有貢獻的團隊成員。此外,若能妥善執行,也有助於建立關係。
若您是招募經理、人力資源專業人員,或是招募人員,掌握遠端工作環境下的報到程序,是您邁向成功的重要關鍵。此外,了解背後的原因也十分重要。
進行遠端員工報到的最重要目的,就是讓新進員工能有效融入工作生態體系。了解預期工作內容,並對其感到自在的員工,通常工作表現較出色,且更具效率。這種員工也長期留任,如果簡化的報到手續讓他們感受到大家的善意,情況更是明顯。
許多人力資源部門會基於種種原因,改為施行遠端報到作業。雖然許多公司最初是為了因應 COVID-19 疫情而採取此一模式,但遠端工作也帶來不少實際的優點 (更出色的工作與生活平衡、生產力提高,以及其他更多優勢)。將面對面與虛擬報到搭配運用的綜合做法,也可發揮效益。
現在,員工可以從任何地方工作,而此一靈活性也為人力資源部門帶來嶄新挑戰。遠端工作可減少人力與雇用成本,但此一情況也衍生新的人力資源程序需求:不僅要有效進行溝通,還需全方位滿足員工所需。現行情況可能不允許面對面會議,但人力資源專業人員也無法親自攜帶紙本表格登門造訪,正因如此,勢必需要尋求新的做法,才能讓員工順利融入企業環境。
遠端報到程序可提供多項重要優勢,並創造員工接觸點。從人力資源的角度來看,遠端報到程序可讓企業雇用其他州的員工、進行遠端人才招募,並加快訓練速度。不過,Zoom 和其他視訊會議服務,則經常帶來諸多挑戰。而您需要建立一個完善的程序,才能讓問題迎刃而解。
此一嶄新報到程序會涵蓋電子簽名與數位文件。有了電子簽名,您就能加快員工報到與簽署程序,同時節省墨水和列印成本。
事實上,使用電子簽名的人力資源部門,其雇用速度可達不使用電子簽名之競爭對手的四倍。此外,在取得員工簽名時,無需尋求 IT 部門協助的機率也提高了 50%。如此一來,就能更有效率地配置資源,進而節省成本。
遠端人力資源報到程序可分為以下幾個步驟:
新進員工收到錄取通知,您請對方前往公司的人力資源平台存取文書作業,包含 W-9、銀行資訊、員工手冊和其他必要文件。
員工參加遠端到職訓練 (為報到計畫的一部分),當中涵蓋歡迎會及員工福利簡介。
員工主管視需要來回應並完成文書作業 (所有文件都需取得受 Adobe Acrobat Sign 支援的簽名)。
員工主管向新進員工介紹其工作內容和其他職涯發展機會。
人力資源部門在第一週結束後進行員工後續追蹤,以了解員工在公司的適應狀況。
無論組織需要的表單類型為何,Adobe Acrobat Sign 都能在新的在家工作常態下提供多項強大功能,讓背景調查表單、權利協議、錄取通知、NDA 及員工手冊完全無紙化。若需取得簽名,Adobe Acrobat Sign 也提供強大的簽名收集、追蹤與提醒功能。
Adobe Acrobat Sign 不只提供簽名功能,還備有不斷擴充的範本集,能讓您坐擁豐富的文件庫,進而在展開新招募活動時,快速重新利用。Adobe Acrobat Sign 可在要求簽名的電子郵件中自訂標誌、標語和歡迎訊息。此外,您也能運用品牌和後續步驟資訊,著手自訂您的確認頁面。
系統會針對簽名程序的每個階段提供狀態更新,包含確認接收、開啟狀態、文件是否已提交,以及各個程序階段的時間戳記。不僅能即時掌握文件狀態,還可進行進階加密,藉此確保 Adobe Acrobat Sign 能集中滿足所有簽名需求。此外,當中也整合數十款人力資源平台和其他軟體,可透過行動裝置存取文件並加以管理。
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