Tìm hiểu xem tài liệu điện tử có thể hợp lý hóa quy trình kinh doanh và hệ thống hồ sơ trong khi vẫn đảm bảo quyền truy cập đơn giản và an toàn cho đối tác của bạn như thế nào.
Giải quyết thủ tục giấy tờ dễ dàng hơn với tài liệu điện tử.
Tài liệu điện tử là gì?
Tài liệu điện tử, hay e-doc, là một tệp kỹ thuật số thay thế cho một bản sao hoặc bản in vật lý. Giống như PDF, tài liệu điện tử dễ chia sẻ, sắp xếp và cộng tác hơn, dù các nhóm ở trong cùng một văn phòng hay ở rải rác trên toàn cầu. Chúng được bảo mật và bạn có thể xem, xem lại và ký tên lên đó — cũng như theo dõi tiến trình — từ mọi thiết bị.
Các lợi ích của việc sử dụng tài liệu điện tử.
Tài liệu giấy có thể làm được gì thì tài liệu điện tử có thể làm tốt hơn. Giấy vẫn nằm ở văn phòng, trong khi bạn có thể truy cập tài liệu điện tử bất cứ lúc nào và từ bất cứ đâu nhờ lưu trữ trên nền đám mây. Quy trình làm việc điện tử có tổ chức, luôn sẵn có và an toàn này sẽ giúp quy trình kinh doanh diễn ra liên tục và giúp ích cho lợi nhuận của công ty bạn.
Việc loại bỏ giấy tờ giúp tiết kiệm tiền và diện tích lưu trữ, đồng thời giảm chi phí mất thêm từ việc in lại tài liệu cập nhật. Tài liệu điện tử cũng giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng, giúp hợp lý hóa quy trình và tăng tốc khả năng kinh doanh. Ngoài ra, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tìm kiếm từ, cụm từ hoặc chi tiết cụ thể trong tài liệu điện tử.
Cách PDF giúp quản lý tài liệu an toàn hơn.
Các tài liệu điện tử bảo mật như hợp đồng, hóa đơn, đơn hàng, biểu mẫu nhân sự và cung cấp thông tin có thể được lưu trữ và bảo vệ sau tường lửa, đồng thời được sao lưu chống tiêu hủy và hỏng tệp. Các tài liệu được ký điện tử này có thể được khóa bằng mật khẩu để tăng tính bảo mật, ngay cả khi bạn đang nỗ lực làm việc để xử lý nhanh hợp đồng hoặc biểu mẫu kỹ thuật số bảo mật.
Các loại tài liệu điện tử.
Dưới đây là một vài loại tài liệu điện tử phổ biến nhất.
01.
Tài liệu: Từ hợp đồng và đề xuất đến hướng dẫn sử dụng và bản thảo, bạn có thể chuyển đổi bất kỳ tài liệu Microsoft Word hoặc tệp văn bản nào thành PDF để dễ dàng chia sẻ, chú thích hoặc ký tên.
02.
Trình chiếu: Bạn có thể chuyển đổi tệp PowerPoint và các trình chiếu slide khác để gửi làm tài nguyên sau khi trình chiếu. Bạn có thể dễ dàng xem các tệp này trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào, giúp đối tượng của bạn dễ tiếp cận thông tin hơn.
03.
Bảng tính: Số liệu và dữ liệu được theo dõi tốt nhất trong bảng tính và có thể chuyển đổi và hiển thị dữ liệu đó qua tệp PDF dễ đọc — có thể vừa với bất kỳ màn hình nào — giúp việc chia sẻ thông tin cô đọng một cách an toàn được dễ hơn.
04.
Hình ảnh: Bằng cách chuyển đổi tệp hình ảnh sang PDF, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu hình ảnh, ảnh, v.v. dễ lưu trữ, tìm kiếm được và chia sẻ được.
Cách Acrobat Sign giúp bạn dễ dàng điền và ký vào tài liệu điện tử.
Chữ ký điện tử có tính ràng buộc pháp lý, tạo lợi thế cho tài liệu điện tử khi ký văn bản. Chữ ký điện tử an toàn hơn nhiều so với chữ ký trên tài liệu giấy truyền thống. Chữ ký điện tử chứa thông tin mà bạn có thể theo dõi về người đã ký tài liệu cũng như thời gian, địa điểm ký. Bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử để thay chữ ký viết tay trong hợp đồng, đơn đăng ký, biểu mẫu giới thiệu tuyển dụng mới, thỏa thuận không tiết lộ, tài liệu giới thiệu nhà cung cấp, cũng như hồ sơ mời thầu, cho phép thay đổi và biểu mẫu đăng ký phúc lợi của chính phủ. Với đặc điểm dễ dàng, an toàn hơn và tiết kiệm chi phí, chữ ký điện tử là ưu điểm thứ ba của tài liệu điện tử.
Xem các câu chuyện thành công sau đây về tài liệu điện tử.
Các doanh nghiệp này đã tiết kiệm thời gian quý báu bằng tài liệu điện tử và Acrobat Sign.
Acxiom nhận thấy tình trạng hợp đồng thể hiện minh bạch và quá trình giới thiệu diễn ra nhanh chóng.
Acxiom cung cấp dữ liệu cho các nhà tiếp thị trên toàn thế giới, cho phép họ lập chiến dịch tiếp thị và bán hàng nhắm mục tiêu. Nhu cầu cao và công ty ngày càng phát triển. Để trải nghiệm với tài liệu và hợp đồng được trơn tru và nhanh hơn, Acxiom đã bắt đầu triển khai giải pháp chữ ký điện tử từ vài năm trước. Nhờ thành công này mà Acxiom đã chuyển sang triển khai Acrobat Sign ở tất cả các phòng ban. Đội ngũ Salesforce đưa ra khoảng 200 yêu cầu thay đổi khách hàng mỗi tháng bằng Acrobat Sign, nhưng vẫn giữ tất cả hồ sơ trong Salesforce.
Trong khi đó, bộ phận nhân sự tại Acxiom giới thiệu nhân tài mới nhanh hơn sau khi tích hợp Acrobat Sign vào Workday. Kathy Brand, giám đốc nhân sự cấp cao cho biết: “Thời gian chúng tôi tiết kiệm được trong công tác hành chính liên quan đến hợp đồng được tái đầu tư vào công tác tuyển dụng toàn cầu và hỗ trợ nhu cầu của nhân viên”.
PGi hoàn thành và sửa đổi hợp đồng nhanh hơn.
Phát triển từ một công ty tổ chức hội nghị thành một nhà cung cấp dịch vụ truyền thông cho doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, thậm chí còn khó hơn nếu không có hệ thống quản lý hợp đồng trên toàn doanh nghiệp. Nhưng sau khi áp dụng tích hợp Acrobat Sign với Salesforce, PGi đã giảm thời gian hoàn thành hợp đồng từ vài tuần xuống còn trung bình 33 giờ.
Việc tích hợp đã cho phép PGi lần đầu tiên nắm được toàn bộ quá trình hoàn thành hợp đồng. "Tích hợp Acrobat Sign và Salesforce giúp chúng tôi phân tích để thấy được những lỗ hổng trong quy trình và cách chúng tôi có thể giải quyết chúng bằng việc cải thiện quy trình làm việc của mình," Cody Royster, Giám đốc CNTT, Nghiệp vụ CRM và Công nghệ cho biết.
PGi sử dụng Acrobat Sign để phê duyệt các sửa đổi hợp đồng và lấy chấp thuận từ khách hàng Châu Âu đối với Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu (GDPR). Ngoài ra, đại diện bán hàng của công ty luôn biết hiệu suất của họ được đo lường và khen thưởng như thế nào do nhân sự mới và hiện tại đều ký thỏa thuận về gói hoa hồng và điều khoản hoa hồng sửa đổi với Acrobat Sign.
Biến tài liệu điện tử thành một phần trong kế hoạch chiến lược của bạn bằng Acrobat Sign.
Hơn bao giờ hết, công ty của bạn cần hạn chế gián đoạn trong kinh doanh và duy trì hoạt động liên tục trong quá trình lập kế hoạch cho tương lai. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành chịu quản lý nghiêm ngặt như dịch vụ tài chính và chính phủ, cũng như chăm sóc sức khỏe và khoa học sự sống. Vấn đề bảo mật và tuân thủ chưa bao giờ quan trọng hơn thế, nhất là khi nhân viên đang có xu hướng chuyển sang hình thức làm việc từ xa.
Gửi, ký và theo dõi chữ ký điện tử một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp của bạn trở thành đối tác tốt hơn — cải thiện quan hệ với khách hàng và người mua, đồng thời tiết kiệm chi phí. Nhanh chóng thêm chữ ký điện tử vào bất kỳ tài liệu nào chỉ sau vài cú nhấp chuột.
Bạn cũng có thể quan tâm đến…
Lấy chữ ký số bằng Acrobat Sign.
Nhận thông tin chi tiết về cách an toàn, linh hoạt để có được chữ ký trực tuyến.
Chúng tôi có quy trình vượt trội.
Sử dụng các công cụ thiết kế trực quan để tự động hóa mọi tác vụ trong quy trình với tài liệu từ đầu đến cuối.
Tự động hóa theo dõi tài liệu để giữ cho công việc diễn ra suôn sẻ.
Nhận thông báo thời gian thực tức thì ngay khi mở và ký tài liệu điện tử hoặc PDF.
Đăng trực tuyến các biểu mẫu doanh nghiệp của bạn chỉ với một cú nhấp chuột.
Biến PDF và các tài liệu thành các biểu mẫu trực tuyến phục vụ nhiều mục đích công việc.
Đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý và tuân thủ với Acrobat Sign.
Yêu cầu về chữ ký điện tử
Quản lý thỏa thuận và đáp ứng yêu cầu của pháp luật với Acrobat Sign.
Tính hợp pháp của chữ ký điện tử
Acrobat Sign đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý cao nhất trên toàn cầu.
Tuân thủ chữ ký điện tử và số
Sẵn sàng cho các quá trình từ đầu đến cuối?
Bất kể bạn đang ở đâu trong hành trình của mình, hãy thực hiện bước tiếp theo với Adobe Document Cloud.