O que um modelo de ordem de serviço deve incluir?

Uma mulher cria um modelo de ordem de serviço com o Adobe Acrobat.

Comunique os detalhes do trabalho como um especialista com estas orientações para modelos de ordem de serviço.

Você provavelmente já conhece bem as ordens de serviço se trabalha com empreiteiros. Porém, mesmo que não trabalhe com colaboradores externos, algumas empresas utilizam ordens de serviço internamente para delegar tarefas.

De qualquer forma, uma ordem de serviço é um documento que registra os detalhes do trabalho e, às vezes, serve como um contrato. Portanto, é essencial que ela esteja correta. Um modelo de ordem de serviço é uma das melhores maneiras de padronizar todo esse processo. Veja como fazer isso.

O que é um formulário de ordem de serviço?

Você talvez não saiba ao certo o que é um formulário de ordem de serviço. Uma ordem de serviço é o mesmo que um pedido de trabalho ou um tíquete de serviço ou de trabalho. Uma empresa geralmente utiliza esse documento quando contrata uma organização externa para realizar uma tarefa. Ele detalha o trabalho esperado e os custos associados, e às vezes, funciona como uma nota fiscal. Ele é muito mais detalhado que um pedido de compra. O objetivo principal de uma ordem de serviço é esclarecer as expectativas do trabalho para a parte responsável.

Tipos de formulários de ordem de serviço.

Existem inúmeros tipos de formulários de ordem de serviço, já que você pode usá-los em praticamente qualquer situação em que outra empresa ou até mesmo outro departamento precisa assumir algum trabalho. Alguns dos tipos mais comuns que você pode usar ao contratar fornecedores externos ou empreiteiros incluem ordens de inspeção, manutenção, reparo de veículos e paisagismo. Dependendo do porte da empresa, ela pode emitir internamente ordens de serviço de TI, design gráfico, impressão e serviços jurídicos.

Campos essenciais de um modelo de ordem de serviço.

O modelo de ordem de serviço precisa detalhar as informações sobre a tarefa a ser realizada. Quanto mais informações a ordem tiver, melhor será para todas as partes. Primeiro, pense em todos os detalhes que precisa para o trabalho, incluindo:

Informações da empresa
Prazos
Descrição do trabalho
Detalhes do faturamento e do envio
Custo por unidade e custo total
Linha para assinaturas eletrônicas

O segredo é pensar em um projeto típico e incluir tudo o que precisa para começar (e terminar) o trabalho. É melhor criar o documento primeiro no Microsoft Word para facilitar a edição. Você pode converter o documento do Word para PDF. Depois, você poderá compartilhar facilmente o modelo de ordem de serviço PDF.

Como organizar o modelo de ordem de serviço.

Quando a lista de campos estiver pronta, é hora de montar o modelo. Adicione todos os campos a um documento e organize-os da maneira que melhor atende às suas necessidades. Pode ser uma boa ideia destacar melhor as informações prioritárias no modelo de ordem de serviço. Não se esqueça de deixar um espaço para cada campo para que você ou seus fornecedores possam preenchê-los facilmente.

Dicas para criar um formato de ordem de serviço profissional.

Seja ao trabalhar com um fornecedor ou com equipes internas, é recomendável que o formato da sua ordem de serviço transmita profissionalismo. Um formulário profissional dará mais peso ao seu pedido. Veja algumas dicas para criar um modelo de ordem de serviço profissional:

Personalize o formulário com o logotipo e as cores da sua empresa.
Garanta que as caixas ou espaços sejam grandes o suficiente para serem preenchidos de maneira organizada.
Facilite a leitura das informações do formulário.
Tenha cuidado ao usar linhas verticais para dividir seções.
Se não for imprimir o formulário, envie-o como um PDF.