Como digitalizar e organizar recibos para a declaração de impostos.

Saiba como digitalizar recibos e organizá-los para a próxima temporada de declaração de impostos.

Guardar recibos para fins fiscais é importante tanto para pessoas físicas quanto para donos de empresas. É essencial aprender a digitalizar recibos, pois eles são a única maneira de comprovar os gastos que você declarou como deduções fiscais.

Recibos físicos costumam desbotar com o tempo, por isso, a digitalização é a melhor forma de organizá-los. Veja tudo que você precisa saber sobre a digitalização e a organização de recibos para fins fiscais.

Preciso guardar recibos em papel?

Os órgãos fiscais recomendam guardar os recibos por pelo menos três anos, mas não há exigências legais referente ao formato deles (físico ou digital). Geralmente, é uma boa ideia manter a versão física de documentos oficiais de negócios, notas fiscais e registros de vendas ou compras grandes, pois representam uma parte significativa das deduções declaradas. No entanto, a decisão de manter um recibo físico ou digital é totalmente sua.

Como digitalizar recibos e organizá-los para fins fiscais.

Usar um scanner ou um aplicativo de digitalização de fotos, como o Adobe Scan, para digitalizar os recibos em papel facilita o acesso e o compartilhamento, principalmente quando você os salva como PDFs.

A maioria dos varejistas online oferece a opção de salvar as confirmações de pedidos como PDFs ou enviar uma cópia digital do recibo por email, que você pode baixar e salvar como arquivo PDF. No entanto, se você salvar os emails em outros formatos, poderá usar um software de edição de PDF como o Adobe Acrobat para converter os emails em PDFs.

Se um varejista fornecer um recibo físico, você pode digitalizá-lo facilmente com seu celular ou computador e transformá-lo em um recibo digital.

Como digitalizar recibos em um iPhone.

Para digitalizar um recibo usando um iPhone, primeiro baixe um aplicativo como o Adobe Scan que pode usar a câmera do telefone para criar arquivos PDF. Depois, faça o seguinte:

1. Coloque o recibo em uma superfície plana sem muitas cores.
2. Abra o aplicativo de digitalização.
3. Posicione a câmera para incluir todas as bordas do documento e confirme se a câmera está focando o documento para que fique claro e fácil de ler.
4. Capture a imagem e siga as etapas no aplicativo para nomear e salvar a digitalização.

Como digitalizar recibos em um Android.

O processo de digitalização de recibos no Android é bem parecido com o do iPhone. Primeiro, baixe um aplicativo de digitalização confiável como o Adobe Scan e siga estas etapas:

1. Coloque o recibo em uma superfície plana sem muitas cores.
2. Abra o aplicativo de digitalização e posicione sua câmera de maneira paralela ao recibo. A câmera deve estar focando corretamente para que a digitalização fique clara.
3. Tire a foto e, em seguida, use o aplicativo para ajustar a área digitalizada e cortar outras áreas conforme necessário.
4. Siga as instruções na tela para nomear, salvar e compartilhar a digitalização.

Como digitalizar um recibo em um computador.

Se você tiver um scanner ou uma impressora com capacidade de digitalização, siga estas etapas:

1. Coloque o recibo virado para baixo no scanner. O documento deve estar plano, sem amassados ou dobras que possam ocultar informações e dificultar a leitura do recibo.
2. Feche a tampa para manter o recibo no lugar e criar um fundo sólido para a digitalização.
3. Siga as instruções do dispositivo para iniciar a digitalização.
4. Após a digitalização, o arquivo será salvo em um dispositivo de armazenamento que você pode remover e conectar ao computador para baixá-lo. Ou, se o dispositivo de digitalização tiver Wi-Fi, envie o arquivo diretamente para seu email ou computador.
5. No computador, visualize o recibo digitalizado para garantir que todas as informações relevantes sejam facilmente legíveis, nomeie o arquivo e mova-o para o local apropriado para armazenamento.

Melhores práticas: como organizar recibos para a declaração de impostos.

Existem muitas ideias diferentes para organizar recibos para fins fiscais. O melhor método depende inteiramente do que faz mais sentido para você e ajuda a localizar rapidamente os recibos quando necessário. Confira algumas práticas recomendadas para a organização de recibos fiscais.

Mesclar os recibos em um só arquivo.

É uma boa ideia manter recibos relacionados juntos. Em vez de armazenar vários arquivos PDF em uma pasta, você pode mesclá-los em um só arquivo PDF. Assim, você reduz a bagunça de arquivos e encontra seus recibos mais rapidamente. Para mesclar vários recibos em um arquivo:

1. Abra o Acrobat.
2. Selecione Ferramentas > Combinar arquivos.
3. Escolha os arquivos que deseja combinar e determine a ordem deles.
4. Clique em Mesclar arquivos para baixar o PDF combinado.
5. Dê um nome ao arquivo e salve-o no local adequado.

Você também pode usar os serviços online do Adobe Acrobat para mesclar PDFs.

Comprimir os PDFs de recibos.

Em algum momento durante a preparação para a declaração de impostos, você provavelmente precisará compartilhar seus recibos com um contador ou as autoridades fiscais. Enviar PDFs grandes é difícil e pode levar tempo, já que muitos emails limitam o tamanho dos arquivos enviados como anexos. Comprimir os arquivos PDF facilita muito o compartilhamento.

Você pode usar a ferramenta Otimizar PDF do Acrobat ou os serviços online do Acrobat para comprimir arquivos PDF:

1. Abra o aplicativo.
2. Selecione o arquivo (ou os arquivos) PDF que deseja comprimir.
3. Após a seleção, o Acrobat compactará automaticamente o arquivo e reduzirá seu tamanho.
4. Baixe o arquivo compactado e compartilhe-o da maneira que preferir.

Fazer backup dos arquivos de recibos.

Depois de digitalizar e mesclar seus recibos, salve-os em pelo menos dois locais para garantir que não os perderá.

Após digitalizar os recibos:

1. Baixe e salve o recibo em um disco rígido físico, como o seu computador ou um disco rígido externo.
2. Salve uma segunda cópia do recibo na plataforma de armazenamento de arquivos online que preferir.

Por quanto tempo devo guardar os recibos?

A maioria dos especialistas fiscais concorda que é necessário guardar os recibos por pelo menos três anos. As auditorias e os órgãos fiscais geralmente abrangem apenas três anos de dados por vez. Esse período pode variar, dependendo do tipo de recibo. Por exemplo, em casos de declaração incorreta ou alegação de prejuízo, é recomendável guardar os recibos por sete anos.

Quais recibos guardar para fins fiscais.

Os tipos exatos de recibos variam dependendo do tipo de declaração de impostos: pessoal ou empresarial. Em geral, é uma boa ideia guardar:

• Documentos de suporte da empresa
• Registros empregatícios
• Despesas médicas
• Despesas relacionadas a viagens
• Outros recibos relacionados a deduções

Quais recibos devo guardar para a declaração de impostos pessoal?

Uma boa regra para manter registros pessoais é guardar todos os recibos relacionados às deduções que você planeja solicitar, o que pode incluir:

• Despesas médicas, especialmente se tiverem sido pagas com dinheiro ainda não declarado
• Registros financeiros (por exemplo, extratos bancários e faturas de cartão de crédito)
• Registros de doações para a caridade
• Despesas domésticas
• Cuidados de crianças
• Despesas com educação

Quais recibos devo guardar para a declaração de impostos empresarial?

Você deve guardar os recibos de qualquer operação e despesa relacionada a empresas, incluindo:

• Recibos brutos (notas fiscais, declaração de compra, venda ou aluguel de imóvel, comprovantes de renda, etc.)
• Recibos de compra (cheques cancelados, faturas de cartão de crédito, etc.)
• Despesas empresariais (viagens, presentes, entretenimento, etc.)
• Transações de ativos (custos com melhorias, declarações de fechamento de imóveis, etc.)
• Registros empregatícios (registros de folhas de pagamento, registros de gorjetas, benefícios extras, etc.)

Mais recursos para organizar e digitalizar documentos.

Depois de digitalizar e organizar seus recibos para fins fiscais, ainda há muito mais que você pode fazer. Confira estes recursos:

• Descubra como digitalizar PDFs no iPhone.
• Saiba como digitalizar várias páginas em um PDF.
• Aprenda a digitalizar livros para PDFs.
• Além de digitalizar recibos, descubra a importância da sustentabilidade empresarial.

Confira mais formas de trabalhar com PDFs online. Saiba tudo o que você pode fazer com o Acrobat para converter, assinar e compartilhar documentos fiscais e outros PDFs.