O que são arquivos de planilha e como utilizá-los
Os arquivos de planilha são utilizados para organizar dados em tabelas, permitindo cálculos, gráficos e análises. Formatos como XLS, XLSX e ODS são amplamente usados por softwares como Excel e LibreOffice. Entenda as diferenças entre os tipos de arquivo e descubra como otimizá-los em suas tarefas diárias.
O que é um arquivo de planilha?
Arquivos de planilha são arquivos digitais que organizam informações de maneira tabular, ou seja, os dados são dispostos em células distribuídas por linhas e colunas. Embora diferentes tipos de arquivos de planilha sejam mais conhecidos por armazenar e analisar dados numéricos, esses arquivos podem também conter texto, imagens e outros tipos de mídia.
Além disso, as planilhas podem ser utilizadas para monitorar dados, criar gráficos e realizar operações matemáticas, facilitando a geração de relatórios detalhados. É possível aplicar fórmulas para criar bancos de dados complexos.
Desenvolvidas em 1979, com o lançamento do VisiCalc para o Apple 2, as planilhas se tornaram ferramentas essenciais em diversas indústrias e setores. De fato, determinadas extensões de arquivos de planilha são amplamente adotadas como padrão para o gerenciamento de dados em empresas de diferentes segmentos.
Para que os arquivos de planilha são usados?
Com base em sistemas de banco de dados que incluem várias planilhas (também chamadas de folhas de cálculo), esse tipo de arquivo tem uma vasta gama de aplicações em diferentes setores.
Alguns exemplos comuns de seu uso são:
- Armazenamento de informações pessoais para gestão de recursos humanos
- Gerenciamento de dados financeiros, tanto pessoais quanto empresariais
- Monitoramento e equilíbrio de contas e recibos de uma organização
- Análise de inventário e controle de fornecimento de produtos
- Representação dos dados armazenados por meio de gráficos e relatórios avançados, facilitando a exibição
- Desenvolvimento e aplicação de fórmulas para processar os dados armazenados e gerar insights mais detalhados.
Os formatos de planilha têm uma vasta gama de aplicações, que vão desde a organização de suprimentos em pequenas lojas de alimentos até o gerenciamento de dados complexos e manifestos em grandes empresas financeiras e comerciais. É por isso que os arquivos de planilha continuam sendo uma das ferramentas mais essenciais na computação.
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Saiba mais sobre arquivos de planilha.
Há diversos tipos de arquivos de planilha, cada um com características e funcionalidades específicas:
- .XLS. O formato original do Microsoft Excel tem sido um padrão de planilha há muitos anos. Ele oferece uma ampla gama de funções para processar dados, incluindo tabelas dinâmicas, integração de fórmulas e gráficos visuais.
- .XLSX. Lançado com o Microsoft Office 2007, o XLSX é a evolução do formato XLS. Ele trouxe uma variedade de novas atualizações e compatibilidade com a nuvem para o Excel.
- .ODS. As planilhas OpenDocument (ODS) são um formato de planilha de código aberto, desenvolvido pela Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Com design independente de plataforma, o ODS é amplamente utilizado para editar e abrir planilhas em diversos tipos de hardware, mantendo a formatação original.
- .IMP. O formato de planilha Improv divide os dados em três visualizações diferentes, em uma tentativa de tornar a interpretação, edição e transformação desses dados o mais simples possível.
Outras extensões incluem:
- .CSV: um arquivo de valores separados por vírgula é uma extensão de arquivo de planilha baseada no formato de arquivo de texto. A simplicidade e alta compatibilidade de leitura o tornam muito popular.
- .GSHEET: o Google Sheets, um novato no universo das planilhas, é o formato oficial de arquivo de planilha do pacote de escritório do Google, que é um sistema de software online.
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Vantagens e desvantagens dos arquivos de planilha.
As planilhas desempenharam um papel fundamental no aumento da popularidade e da importância da computação, tanto no âmbito pessoal quanto empresarial. No entanto, como qualquer outro software, elas também têm vantagens e desvantagens.
Vantagens.
- Disponibilidade em uma ampla gama de sistemas. Com o desenvolvimento de formatos como OpenDocument, além do suporte multiplataforma do Google Sheets e do Excel, as planilhas podem ser acessadas de diversos dispositivos e sistemas operacionais, incluindo Linux, Android e iOS.
- Baixa barreira e alto potencial. Planilhas são uma ferramenta incrivelmente útil para aprender, sem dificuldades técnicas para quem deseja apenas inserir dados. No entanto, elas também oferecem um vasto potencial para usuários avançados, com funções complexas e scripts que permitem realizar análises de dados detalhadas.
- Eficiência. As planilhas são extremamente eficazes para armazenar grandes volumes de dados e processá-los rapidamente, gerando insights detalhados e relatórios de alta qualidade.
- Colaborativas. As planilhas facilitam a colaboração entre equipes, permitindo o trabalho e a colaboração em análises de dados e outros projetos. Com o desenvolvimento da computação em nuvem e a capacidade de usar diversas planilhas integradas com diferentes categorias de dados em um único banco de dados, essas ferramentas se tornaram ideais para o trabalho colaborativo em ambientes empresariais.
Desvantagens.
- Velocidade e armazenamento. À medida que as planilhas crescem em tamanho e as organizações armazenam grandes volumes de dados, elas podem ocupar muito espaço, especialmente quando são mais complexas e incluem muita mídia. Elas também podem começar a apresentar atrasos e lentidão ao abrir ou processar dados.
- Inflexibilidade. As planilhas podem ser consideradas relativamente inflexíveis no que diz respeito às opções de design. Softwares como o Microsoft Word, por exemplo, agora permitem inserir tabelas de planilhas independentes e executar certas funções diretamente no programa, fazendo com que as planilhas se tornem uma ferramenta de nicho.
- Erros de dados. Um dos principais problemas das planilhas é a possibilidade de erros nos resultados. Em razão da complexidade das fórmulas e da grande quantidade de dados processados, pode ser difícil identificar e corrigir erros na análise de dados conduzida no software.
Como converter formatos de planilha em PDF.
Diversos tipos de arquivos podem ser convertidos em PDF, um formato seguro e amplamente compartilhável, usando a ferramenta de conversão de PDF online gratuita da Adobe.
Também é fácil converter um documento XLS ou XLSX usando a ferramenta de conversão Excel para PDF.
O processo é simples:
- Selecione o arquivo desejado no seu dispositivo ou arraste e solte-o na área indicada
- Aguarde a ferramenta converter a planilha para o formato PDF em poucos segundos
- Salve ou compartilhe o PDF como desejar.
Caso o formato de planilha escolhido não seja compatível com a ferramenta em seu formato atual, você pode convertê-la em um formato compatível primeiro, antes de usar a ferramenta online gratuita.
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Perguntas frequentes sobre arquivos de planilha.
Qual é um exemplo de extensão de arquivo de planilha?
Tipos de arquivo como .XLSX, .XLS e .ODS são exemplos comuns de extensões de arquivos de planilha, amplamente usados para abrir e armazenar dados em diversos dispositivos. Cada extensão de arquivo de planilha tem as próprias vantagens e desvantagens, por isso é recomendável pesquisar qual ferramenta atende melhor às suas necessidades específicas.
É possível converter PDF em Excel?
Sim. Como os documentos PDF são um formato de documento popular e amplamente usado, a conversão para formatos de planilha, como o Microsoft Excel, é simples. A Adobe oferece guias e ferramentas simples, sem a necessidade de usar aplicativos de terceiros. Saiba como converter PDF em Excel com o Adobe Acrobat hoje mesmo.
.XLS é o mesmo que Excel?
O formato .XLS foi o formato original usado pelo Excel até o lançamento do Microsoft Office 2007. Embora ainda seja parte do conjunto de ferramentas da Microsoft, .XLS é agora considerado uma extensão ultrapassada. O formato atual do Excel é identificado pela extensão .XLSX.
Preciso pagar para acessar arquivos de planilha da Microsoft?
Não. Embora o conjunto de ferramentas da Microsoft seja um programa pago, você pode acessar arquivos .XLSX com softwares gratuitos, como o Google Sheets, OpenOffice ou Excel Viewer.
Qual é o arquivo de planilha mais básico?
O tipo de arquivo de planilha .CSV é amplamente considerado o formato de planilha mais básico. Ele é baseado em arquivo de texto simples, o que facilita sua leitura tanto por pessoas quanto por máquinas. No entanto, o .CSV tem limitações: ele só pode conter uma planilha por arquivo e não oferece muitos recursos.
Quais programas podem acessar formatos de planilha?
Há vários programas que você pode usar para acessar formatos de planilha, Incluindo:
- Microsoft Excel
- Planilhas Google
- Numbers da Apple
- LibreOffice
- Quip
Cada programa deve gerenciar diversos arquivos de planilha e oferecer funções distintas.