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Formular W9: Was es ist und wie man es ausfüllt (Guide 2026)
Erfahrt, was das Formular W-9 ist und warum es für die Steuererklärung so wichtig ist.
Was ist ein W9-Formular?
Das IRS-Formular W-9, auch als W9 bekannt, ist eines von vielen Steuerdokumenten, die der IRS (Internal Revenue Service) benötigt, um die Steuern von Vertragsarbeitnehmenden für ein bestimmtes Steuerjahr korrekt zu berechnen. Das W9 ist eine formelle Anfrage nach Informationen über die von euch bezahlten Auftragnehmenden – und vor allem ein Vertrag mit diesen, dass ihr keine Einkommensteuer von ihrer Vergütung einbehaltet. Auftragnehmende sind selbst für die Versteuerung dieses Einkommens verantwortlich.
Das W-9-Formular besteht aus zwei Teilen. Abschnitt I enthält Identifikationsdaten der Person, die von euch Zahlungen erhält, z. B. Name, Adresse, Steuerinformationen und etwaige Ausnahmen. Abschnitt II enthält die Zertifizierung – also die Unterschrift der Person, die von euch Zahlungen erhält. Hier wird bestätigt, dass die Angaben korrekt sind. Das W9-Formular wird auch als „Request for Taxpayer Identification Number and Certification“ bezeichnet, doch üblicherweise wird die Abkürzung verwendet.
Nach den geltenden US-Datenschutzgesetzen dürfen im Formular W9 erhobene Informationen ausschließlich für Auftragszwecke verwendet werden.
In der Regel werdet ihr gebeten, ein W‑9 auszufüllen, wenn Folgendes gilt:
- Freiberuflich tätig, selbstständige Auftragnehmerin bzw. selbstständiger Auftragnehmer oder Gig-Worker*in
- Anbieter oder Dienstleister
- Eine Single-Member LLC, Partnership oder Corporation, die Dienstleistungen anbietet
- Ein Unternehmen, das bestimmte meldepflichtige Zahlungen erhält (Miete, Tantiemen, Preisgelder usw.)
Wann wird das Formular W9 verwendet?
Die Angaben aus dem Formular W9 werden in der Regel zur Erstellung eines 1099-Formulars genutzt, das die Einkünfte einer Arbeitskraft sowie die vom Unternehmen geleisteten Steuerzahlungen ausweist. Unternehmen sind jedoch nicht verpflichtet, Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern zu zahlen oder Einkommensteuer auf Zahlungen an Arbeitskräfte (häufig selbstständige Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer sowie freiberuflich Beschäftigte) einzubehalten, sofern die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Person ist nicht beim Unternehmen angestellt.
- Die Vergütung im Laufe des Jahres beträgt mindestens 600 $.
- Die Zahlung wurde vom Unternehmen geleistet.
Unternehmen speichern ausgefüllte W-9-Formulare sicher und übermitteln dem IRS am Jahresende, wie viel sie jeder Arbeitskraft gezahlt haben. Anhand der gemeldeten Daten ermittelt der IRS, wer auf diese Einkünfte Steuern entrichten muss.
Da ein W9-Formular persönliche Identifikationsdaten enthält, lässt es sich auch für weitere Arten von Berichten verwenden, darunter:
- Erlöse aus Immobilientransaktionen
- Hypotheken- oder Bankzinsen
- Schuldenstornierungen
- Zinsen auf Studienkredite
- Übertragung von Unternehmenspartnerschaften
- IRA-Beiträge
- Das W9-Formular ist für US-Bürgerinnen und -Bürger erforderlich, die als Nicht-Angestellte mehr als 600 $ pro Jahr verdienen. Erhalten Unternehmen kein ausgefülltes W-9, können sie bei künftigen Zahlungen Steuern einbehalten.
- Personen ohne US-amerikanische Staatsbürgerschaft oder ohne Wohnsitz in den USA müssen anstelle des Formular W-9 ein Formular W-8 verwenden.
So füllt ihr ein IRS W9-Formular aus (Schritt-für-Schritt‑Anleitung).
Bevor ihr die Angaben aus einem W-9 einreicht, solltet ihr sicherstellen, dass eure Auftragnehmerin bzw. euer Auftragnehmer alle relevanten Felder vollständig ausgefüllt hat.
Zeile 1. Name der Person, die Zahlungen von euch erhält. Hier ist der vollständige amtliche Name einzutragen. Er muss mit dem Namen auf der Einkommensteuererklärung der Person übereinstimmen, die Zahlungen erhält.
Zeile 2. Firmenname (falls abweichend von Zeile 1). Bei einem Unternehmen muss dieser Name mit dem in den Gründungsdokumenten der juristischen Person eingetragenen Namen übereinstimmen – es sei denn, es handelt sich um eine Einzelperson/ein Einzelunternehmen oder eine Single-Member LLC (vom IRS auch als „disregarded entity“ bezeichnet).
Zeile 3. Steuerliche Einstufung der Person, die Zahlungen erhält. Diese Angabe gibt Auskunft darüber, wie die Person, die Zahlungen erhält, ihre Steuern für diese Einkünfte abführt. Sie wählt das zutreffende Kästchen für eine der folgenden Kategorien aus:
- Einzelperson/Einzelunternehmen oder Single-Member LLC
- C-Corporation
- S-Corporation
- Partnership
- Trust/Estate
- Limited Liability Company (LLC)
- sonstiges
Zeile 4. Ausnahmecodes. Die meisten Personen lassen dieses Feld frei. Bestimmte juristische Personen können einen Ausnahmecode eintragen, wenn sie von der ersatzweisen Quellensteuer befreit sind. In der Regel wird diese Zeile nur für bestimmte Unternehmen oder juristische Personen ausgefüllt und gilt nicht für Einzelpersonen. Falls zutreffend, listet die W9-Anleitung die befreiten Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfänger, Codes und Zahlungsarten auf, die für jeden Code anzuwenden sind.
Zeilen 5–6. Postanschrift der Person, die Zahlungen erhält. Gebt hier die vollständige Postanschrift an, einschließlich Straße, Ort, Bundesstaat und Postleitzahl. An diese Adresse wird das 1099-Formular versandt.
Teil I. Steueridentifikationsnummer (TIN) der Person, die Zahlungen erhält. Für US-Bürgerinnen und US-Bürger, die als Einzelperson oder Einzelunternehmen tätig sind, entspricht diese Nummer in der Regel der Sozialversicherungsnummer (SSN). Für andere juristische Personen und Unternehmen wird die TIN durch die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) ersetzt, die mit dem jeweiligen Firmennamen verknüpft ist. Im Ausland wohnhafte Personen müssen eine spezielle individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) beantragen.
Teil II. Zertifizierung und Unterschrift der Person, die Zahlungen erhält. Eine Unterschrift in dieser Zeile bestätigt, dass die Person, die Zahlungen erhält, alle behördlich geforderten Angaben gelesen und geprüft hat. Diese Zeile kann handschriftlich oder per E-Signatur unterzeichnet werden.
Kostenloses W-9-Formular herunterladen.
Sendet Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern ein digitales Formular W‑9, um das Onboarding und die Steuer-Compliance zu vereinfachen. Adobe Acrobat bietet kostenlose, ausfüllbare W‑9-Muster sowie weitere wichtige IRS-Formulare wie das Formular W‑4 und das Formular I‑9.
Weitere IRS-Steuerformulare, die ihr möglicherweise benötigt.
Andere Arten von Steuerformularen dienen dazu, dem IRS zu melden, an wen Zahlungen geleistet wurden, in welcher Höhe und wie viel davon einbehalten wurde.
Formular 1099-MISC.
Unternehmen nutzen W-9-Formulare, um am Jahresende das Formular 1099-MISC zu generieren.
- Das Formular 1099 gibt die Gesamtsumme der an eine auftragnehmende Person gezahlten Vergütung außerhalb eines Arbeitsverhältnisses an.
- MISC steht für sonstige Einkünfte, die Freiberuflerinnen und Freiberufler oder Selbstständige erzielen. Dazu zählen beispielsweise Mieteinnahmen, Gesundheits- oder Arztkostenerstattungen, Tantiemen sowie Preisgelder und Auszeichnungen.
Neben der Vergütung freier Mitarbeitender werden 1099-Formulare auch genutzt, um dem IRS weitere Einkünfte zu melden. Dazu können beispielsweise Zinsen auf einem Bankkonto bei einem Finanzinstitut, der Erlass von Schulden oder Erlöse aus Immobilientransaktionen und Hypothekenzinsen gehören.
Formular W-4.
Dieses Formular erfüllt denselben Zweck wie das Formular W-9, gilt jedoch für fest angestellte Beschäftigte. Im Unterschied zum W-9 legt das W-4 fest, welche Steuern im Namen der Mitarbeitenden abgeführt werden. Alle neuen Mitarbeitenden müssen dieses Formular unterzeichnen, um ihre Steuersituation – etwa Steuerbefreiungen und den Status – zu bestätigen, damit der korrekte Einbehaltungsbetrag ermittelt werden kann.
Formular W-2.
Das W-2 entspricht in seiner Funktion dem 1099-MISC, bezieht sich jedoch auf Beschäftigte mit W-4. Wie das 1099 ist auch dieses Formular Teil der Angaben, die euer Unternehmen gegenüber den Behörden machen muss. Das W-2 weist aus, wie viel den jeweiligen Mitarbeitenden in diesem Jahr ausgezahlt wurde und wie viel für Steuern, Medicare und die Sozialversicherung einbehalten wurde. Das Formular W-2 wird an die Mitarbeitenden sowie die Sozialversicherungsbehörde übermittelt, die es anschließend an den IRS weiterleitet.
Häufig gestellte Fragen zum IRS W9-Formular.
Muss ich als Freelancerin oder Freelancer ein W-9 ausfüllen?
Das W-9-Formular ist für selbstständig tätige Personen wie Freelancer*innen, unabhängige Auftragnehmer*innen sowie Berater*innen. Es gehört zum normalen Geschäftsbetrieb – jedes Unternehmen, mit dem ihr zusammengearbeitet habt, kann dieses Formular von euch anfordern.
Dieses Formular ist auszufüllen, wenn ihr im Laufe eines Kalenderjahres mehr als 600 $ verdient habt, ohne angestellt beschäftigt zu sein. Habt ihr in einem Jahr für mehrere Unternehmen gearbeitet, ist für jedes ein eigenes Formular W-9 erforderlich. Außerdem müsst ihr ein neues W-9 einreichen, wenn sich euer Name, euer Firmenname, eure Adresse oder eure Steuer-ID-Nummer ändert.
Wer kein W9-Formular einreicht, muss mit Konsequenzen rechnen – beispielsweise damit, dass das Unternehmen Steuern direkt von der Vergütung einbehält.
Was ist ein W-9 für ein Unternehmen?
W-9- vs. 1099-Steuerformulare: Was ist der Unterschied?
Wie fülle ich als LLC ein W-9 aus?
Als LLC macht ihr auf dem W-9 grundsätzlich dieselben Angaben wie Einzel-Auftragnehmende – mit zwei Ausnahmen:
- Wenn ihr im Steuerklassifizierungsfeld des Formulars als sogenannte „disregarded entity“ besteuert werdet (siehe Definition oben), wählt bitte das Feld „individual/sole proprietor“ aus – nicht das Feld für „limited liability company“. Bei einer LLC mit mehreren Eigentümerinnen und Eigentümern gilt automatisch die Besteuerung als Partnership. In diesem Fall wählt das LLC-Feld und tragt den Buchstaben „P“ für Partnership ein.
- Gebt statt einer persönlichen TIN eure EIN (Employer Identification Number) ein. Diese Steuernummer funktioniert für Unternehmen ähnlich wie eine Sozialversicherungsnummer (SSN) und ist verpflichtend, wenn das Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt, steuerpflichtig ist oder als Corporation tätig ist. Eine EIN erhaltet ihr beim IRS – online, telefonisch oder per Post.
Muss das W‑9 jedes Jahr neu eingereicht werden?
Ist es sicher, ein W‑9 digital zu versenden?
W9-Formulare mit Adobe Acrobat erfassen.
Die digitale Verwaltung von W‑9s spart Zeit und minimiert Fehler. Adobe Acrobat bietet Folgendes:
- W‑9-Formulare gleichzeitig an mehrere Empfängerinnen und Empfänger senden
- Elektronische Signaturen erfassen
- Dokumentenstatus in Echtzeit verfolgen
- Ausgefüllte Formulare sicher in Adobe Document Cloud speichern
- Papieraufwand reduzieren und Compliance verbessern
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