Was ist eine CSV-Datei?

CSV-Dateien: Anwendung.

CSV-Dateien können von den meisten Text- oder Datenbankprogrammen wie Excel exportiert und ausgelesen werden. Das macht sie besonders beliebt zum Austausch von universell auslesbaren Datensätzen. Sprich: Zahlen und Text aus einer CSV-Datei können einfach in ein anderes Programm verschoben und dort weiter bearbeitet werden. So kannst du beispielsweise deine Kontakte aus Google in eine CSV-Datei exportieren, um sie dann in Outlook zu importieren.

Das CSV-Format findet häufig privat Anwendung, wenn einfache Listen- oder Tabellendaten wie Adress- oder To-do-Listen auf unterschiedlichen Systemen angezeigt und bearbeitet werden sollen.

Doch auch im Bereich Buchhaltung ist das CSV-Format sehr beliebt. Mithilfe von CSV-Dateien können große Datenmengen ausgetauscht werden, die mitunter Angaben über die Kund*innen eines Unternehmens, dessen Produkte und Abrechnungen enthalten. Das ist insofern praktisch, als dass nicht alle Mitarbeitenden Zugang zu den Buchhaltungsprogrammen brauchen, sondern die Programme die Daten stattdessen einfach in CSV-Dateien ausgeben. CSV-Dateien werden dabei auch häufig als Sicherungskopie genutzt.

Gleichzeitig lassen sich Transaktionen über Banken und andere Kreditinstitute mithilfe einer sorgfältig aufbereiteten CSV-Datei in andere Programme einspielen, sodass CSV-Dateien auch in der Finanzabwicklung Einsatz finden.

Vorteile von CSV-Dateien.

Im Gegensatz zu Excel können CSV-Dateien plattform- und -softwareunabhängig geöffnet und verarbeitet werden. Auch bereits bestehende Datenbanken können Inhalte aus CSV-Dateien vielfach importieren und lesen. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn verschiedene Datenquellen zu einem einzigen Datenbestand zusammengeführt werden sollen – oder mit anderen Worten: es erforderlich ist, mehrere CSV-Dateien zusammenzuführen.

CSV-Dateien können zudem eine große Menge an Daten abbilden wie Produktdaten, Kundendaten oder finanzielle Statistiken.

Nachteile von CSV-Dateien.

Aufgrund des relativ simplen Aufbaus und der einfachen Syntax eignet sich das CSV-Format eher für einfache Datensätze. Dadurch können komplexer strukturierte Daten oft nur unzureichend oder gar nicht mit dem CSV-Format verarbeitet werden.

Ein weiterer Nachteil ist die fehlende Standardisierung des CSV-Formats. Dadurch kann es unter Umständen zu fehlerhafter Darstellung der Inhalte bei inkompatibler Software kommen. Zudem kann das CSV-Format keine Formatierungen speichern.

Wie kann ich eine CSV-Datei erstellen?

Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, die durch Kommata getrennte Informationen enthält. Um eine CSV-Datei zu erstellen, stehen dir mehrere Möglichkeiten offen. Wir stellen dir ein paar davon vor.

Eine CSV-Datei mit dem Text-Editor erstellen.

Wenn du eine CSV-Datei mit dem Text-Editor erstellen möchtest, musst du folgende Schritte befolgen:

1. Öffne den Text-Editor.
2. Gib die Daten ein, die du speichern möchtest. Jede Zeile stellt eine Tabellenzeile da, die einzelnen Informationen trennst du entweder mit Kommata oder Semikolon. Achte jedoch darauf, dass du einheitliche Trennzeichen verwendest.
3. Gehe im Text-Editor auf “Datei” > “Speichern unter”.
4. Gib deiner Datei einen Namen und füge am Ende des Dateinamens das Kürzel .csv hinzu. Fertig.

Das Programm Excel ist eine gute Möglichkeit, CSV-Dateien zu erstellen.

Eine CSV-Datei mit Excel erstellen.

Es ist auch möglich, eine CSV-Datei in Excel zu erstellen. Anstatt deine Informationen durch Kommata voneinander zu trennen, fügst du sie in Excel in die einzelnen Zellen ein. Und so geht’s:

1. Starte Excel.
2. Gib deine Daten in die Tabelle ein – je eine Information pro Zelle.
3. Klicke auf “Datei” > “Speichern unter” und wähle dann CSV aus.
4. Benenne deine Datei und klicke auf “Speichern”. Die Informationen aus Excel werden dir nun als CSV-Datei ausgegeben.

CSV-Dateien in Excel importieren

Es geht aber auch umgekehrt. In manchen Fällen lohnt es sich, eine CSV-Datei in Excel zu importieren. Wir zeigen dir, wie es geht:

1. Starte Excel und gehe auf “Daten”.
2. Wähle “Importieren” aus. Jetzt kannst du den Dateityp auswählen, den du importieren möchtest. Neben CSV-Dateien lassen sich so auch HTML-Dateien und Textdateien importieren.
3. Wähle die CSV-Datei aus, die du importieren möchtest. In Excel öffnet sich ein Vorschaufenster, der Textkonvertierungs-Assistent. Hier kannst du einstellen, wie deine Daten aus der CSV-Datei ausgegeben werden sollen.
4. Nachdem du die Einstellungen festgelegt hast, klicke auf “Fertig stellen”.
5. Excel fragt dich dann, ob die Daten in einem vorhandenen oder einem neuen Blatt eingefügt werden sollen. Wenn du deine Auswahl getroffen hast, gehe auf “Importieren”. Nun kannst du deine Daten in Excel weiter bearbeiten.

Eine CSV-Datei mit Google Sheets herunterladen.

Google Sheets bzw. Google Tabellen hat nicht so viele Funktionen wie Excel, ist aber gerade für das gemeinschaftliche Arbeiten sehr beliebt. Außerdem werden die Dateien von Google automatisch gespeichert. Wir zeigen dir, wie du mit Google Tabellen eine CSV-Datei herunterladen kannst.

1. Öffne ein leeres Tabellenblatt.
2. Gib deine Daten ein, die du speichern möchtest. Jede Zelle sollte eine Information (value) enthalten.
3. Um deine Google Tabelle als CSV-Datei herunterzuladen, gehe auf “Datei” > “Herunterladen”.
4. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du verschiedene Optionen auswählen kannst. Wähle “Kommagetrennte Werte (CSV)” aus.
5. Deine Tabelle wird automatisch als CSV-Datei heruntergeladen.

Google Sheets ist eine weitere Option, CSV-Dateien zu erstellen.

Eine CSV-Datei mit OpenOffice / LibreOffice erstellen.

Inzwischen schätzen viele Windows-Nutzer*innen die kostenlosen Alternativen zu Microsoft Office. Auch mit OpenOffice und LibreOffice lassen sich problemlos CSV-Dateien erstellen. Für beide Programme gelten die gleichen Schritte:

1. Öffne das Tabellenprogramm “Calc”.
2. Fülle die Tabelle mit deinen Daten. Auch hier gilt: eine Information pro Zelle.
3. Wenn du deine Daten fertig eingetragen hast, gehe auf “Datei” > “Speichern unter”.
4. Benenne deine Datei und wähle das richtige Format: “Text CSV (.csv)”. Deine Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert.

CSV in PDF umwandeln.

Wenn du eine CSV-Datei mit mehreren Personen teilen möchtest, kann es sich empfehlen, diese zuvor in ein PDF zu konvertieren. Eine PDF-Datei bringt für die digitale Zusammenarbeit mehrere Vorteile mit sich. Falls du Informationen teilen möchtest, diese aber nicht verändert werden sollen, kannst du eine PDF-Datei mit einem Passwort schützen. Außerdem behält das PDF das Layout der Originaldatei bei und kann auf nahezu allen Geräten und Betriebssystemen geöffnet werden.

Um eine CSV-Datei in ein PDF umzuwandeln, benötigst du Adobe Acrobat Pro. Und so geht’s:

1. Gehe zum Speicherort deiner Datei und wähle deine CSV-Datei über Rechtsklick aus.
2. Gehe dann auf “In Adobe PDF konvertieren”.
3. Stelle sicher, dass du als neues Dateiformat .pdf ausgewählt hast, wähle einen (neuen) Speicherort für das PDF und vergib einen Dateinamen.
4. Klicke auf “Speichern”. Fertig.

Du siehst, eine CSV-Datei bringt viele Vorteile mit sich. So können sie beispielsweise mit jedem Text-Editor geöffnet und bearbeitet werden. Außerdem finden sie auch im beruflichen Kontext wie in der Buchhaltung oder der Finanzabwicklung Anwendung.