Papierloses Arbeiten mit Acrobat: so gelingt's.

Der Umstieg auf komplett digitale Prozesse und Workflows ist je nach Größe des Unternehmens und Menge der Dokumente mit einem gewissen Arbeitsaufwand verbunden. Eine gute Planung und Vorbereitung sind daher essentiell. Welche Informationen und Dokumententypen werden aktuell erfasst, verarbeitet und verwaltet? Welche Arbeitsabläufe sind bereits digitalisiert, und wo besteht Optimierungspotential?

Mit Adobe Acrobat kannst du Dokumentenprozesse digitalisieren und somit die Arbeitsweise, Transaktionen und die Kommunikation mit Mitarbeiter*innen und Kund*innen optimieren.

Neben einer vorausschauenden Planung sind ebenso rechtliche Vorgaben zu beachten, die bei der Aufbewahrung und Archivierung von digitalen Dokumenten eingehalten werden müssen. So unterliegen bestimmte Dokumente aus handels- und steuerrechtlichen Gründen zum Beispiel einer sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungen
• Steuerbescheide
• Jahresabschlüsse
• Bilanzen
• Handelsbücher
• Korrespondenzen
• Verträge

Detaillierte Informationen zur Aufbewahrungspflicht und zu weiteren rechtlichen Anforderungen des digitalen Dokumentenmanagementsystems erhältst du in unseren Artikeln „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?“ und „Revisionssichere Archivierung“.

Erfahre im nächsten Abschnitt, welche Schritte für den Umstieg auf papierlose Prozesse nötig sind und welche Aspekte du für dein Unternehmen und die Aufbewahrung von Dokumenten beachten musst.

Das Wichtigste beim Digitalisieren der Dokumente ist das Scangerät. Wenn es um eine große Menge zu digitalisierender Unterlagen geht, lohnt es sich, in einen guten  Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu investieren. Damit musst du nicht jedes Schriftstück einzeln einlegen und einscannen. Stattdessen kannst du direkt einen ganzen Papierstapel auf einmal digitalisieren. Im Idealfall verfügt der Scanner zusätzlich über eine automatische Erkennungsfunktion, die Rechnungen, Visitenkarten oder Fotos im richtigen Format abspeichert.

Möchtest du auf schnellem Weg oder unterwegs ein Dokument digitalisieren, helfen dir Apps wie Adobe Scan. Mit ihr kannst du Dokumente ganz einfach mit deinem Smartphone einscannen. Adobe Scan wandelt die Texte außerdem in durchsuchbare und editierbare PDF-Dateien um. Briefe in Papierform, Visitenkarten und Formulare sind somit schnell in dein Dokumentenmanagementsystem eingepflegt.

Die zentrale Voraussetzung für ein papierloses Office ist ein gut funktionierendes digitales Dokumentenmanagement. Darunter versteht man die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfasst eingehende Schriftstücke automatisch und speichert sie sicher und schnell auffindbar in einer Cloud oder auf lokalen Servern. Auch digitalisierte Versionen deiner Papierdokumente sollest du in das DMS übertragen, um alles an einem zentralen Ort zu haben.

Ein solches System kann zum Beispiel Dateien automatisch katalogisieren und eine leichte Suche nach Schlagworten oder Metadaten ermöglichen. Mit einem DMS wie Adobe Document Cloud und Komplettlösungen wie Adobe Acrobat und Acrobat Sign kannst du beispielsweise Freigabeprozesse mit elektronischen Unterschriften effizienter gestalten und Aufträge, Verträge sowie andere PDF-Dateien von unterwegs prüfen.

Bei der Umstellung auf ein DMS ist es wichtig, Mitarbeiter*innen zur Nutzung des Systems und den Vorteilen des digitalen Büros zu schulen. So können sie den digitalen Wandel im Unternehmen aktiv mitgestalten. Als Leitfaden in der Mitarbeiter*innen-Kommunikation helfen dir folgende Punkte:

• Vermittle die Ziele und Vorteile der Transformation.
• Gib einen Überblick über die neuen Systeme und Tools.
• Führe praktische Schulungen durch.
• Lege Verantwortlichkeiten fest.
• Führe eventuell unterstützende Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation ein.
• Biete laufende Unterstützung und Ressourcen an.

Auch das Feedback der Mitarbeiter*innen solltest du in die Prozessgestaltung zu jedem Zeitpunkt unbedingt einbeziehen. Sie kommen mit der Dokumentenverwaltung jeden Tag in Berührung und können dir wichtige Prozesseinblicke geben.

Bei der Umstellung von Papierdokumenten auf eine digitale Arbeitsumgebung spielt natürlich auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Um die Sicherheit und den Schutz digitaler Daten zu gewährleisten, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden.

• Datensicherheitsrichtlinien: Im ersten Schritt solltest du Datensicherheitsrichtlinien aufstellen, die den Umgang mit digitalen Informationen und deren Schutz regeln. Dazu zählen die Verwaltung von Passwörtern, Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und sichere Verfahren zur gemeinsamen Nutzung von Dateien.
• Schulungen für Mitarbeiter*innen: Biete Schulungen für Mitarbeiter*innen an, um sie über Risiken von Datenschutzverletzungen, Phishing-Angriffen und Malware aufzuklären und wie sie Bedrohungen erkennen und darauf reagieren können.
• Verschlüsselung: Achte bei der Wahl der DMS-Lösung auf Aspekte wie zuverlässige Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Mechanismen zur Benutzerauthentifizierung. Behalte regelmäßige Software-Updates im Blick, um deine Dateien vor Sicherheitslücken zu schützen.
• Sicherungskopien: Erstelle regelmäßig Sicherungskopien, um das Risiko eines Datenverlusts durch Hardwarefehler, Cyberangriffe oder versehentliches Löschen zu verringern.
• Aufbewahrungspflicht: Beachte gesetzliche Vorgaben wie die Aufbewahrungspflicht für Dokumente, wenn es um die Entsorgung von Daten geht, und lege klare Richtlinien dafür fest. Darunter fällt auch die Einhaltung geltender Datenschutzbedingungen wie der DSGVO oder branchenspezifische Anforderungen.

Damit du dir sicher sein kannst, dass deine Datensicherheitsrichtlinien eingehalten werden, solltest du erwägen, entsprechende Systeme zur Überwachung und Erkennung von unbefugtem Zugriff oder Datenverletzungen einzuführen. Gleichzeitig solltest du Protokolle für die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle einführen, um diese umgehend zu beheben und den möglichen Schaden zu minimieren. Auch dazu solltest du deine Mitarbeiter*innen regelmäßig schulen. Erfahre mehr über Sicherheit und Compliance von Adobe Document Cloud.

Bevor du alte Unterlagen entsorgst, solltest du zunächst prüfen, ob alle Dokumente in Papierform digitalisiert abliegen und für deine Mitarbeiter*innen im DMS schnell und leicht zu finden sind. Sind die Dokumente in eine sinnvolle Ordnerstruktur eingeordnet und archiviert? Mitarbeiter*innen sollten die Dokumente nach Schlagworten finden können und Zugriff auf das DMS haben.

Beachte außerdem die Datensicherheitsrichtlinien und Aufbewahrungspflichten. Informiere dich vor der Entsorgung von Unterlagen, ob du verpflichtet bist, bestimmte Dokumente in Papierform aufzubewahren, wie zum Beispiel Jahresabschlüsse oder Eröffnungsbilanzen.

Hast du alle wichtigen Aspekte überprüft, kannst du deine Dokumente entsorgen und in eine papierlose Zukunft mit deinem Unternehmen starten.

Vor allem am Anfang des Umstiegs auf papierlose Arbeitsprozesse ist es wichtig, frühzeitig Probleme zu erkennen. Daher empfiehlt es sich, aufmerksam zu notieren, wie das papierlose Arbeiten mit dem DMS deine Workflows und Prozesse verändert. Bei der Auswertung deiner Arbeitsabläufe können dir folgende Fragestellungen helfen:

• Wurde die Umstellung innerhalb des definierten Zeitrahmens erreicht?
• Wie zufrieden sind die Mitarbeiter*innen mit der neuen Lösung?
• Hat die Digitalisierung Prozesse effizienter gestaltet?

Vor allem, wenn du erst einen Teilbereich auf papierloses Arbeiten umgestellt hast, können dir die Erkenntnisse daraus helfen, die noch ausstehenden Digitalisierungsprozesse effizienter umzusetzen. Aber auch langfristig solltest du die Workflows im Blick behalten, um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.