Papierloses Büro: So gelingt dir die digitale Transformation.

Egal ob Großraumbüro oder Home-Office: Trotz Digitalisierung arbeitet in Deutschland noch immer eine große Anzahl an Unternehmen, Behörden, Organisationen und Selbstständigen viel und regelmäßig mit dem Medium Papier. Nur etwa jede dritte Firma kann bereits größtenteils darauf verzichten. Dabei hat ein komplett papierloses Büro etliche Vorteile. Neben einem offensichtlich nachhaltigeren Umgang mit der Umwelt hat eine konsequent umgesetzte Digitalisierung von Arbeitsprozessen unter anderem geringere Kosten, effizientere Workflows und mehr Datenschutz zur Folge. Du fragst dich, wie du dem Papier im Arbeitsalltag den Rücken kehren kannst? In diesem Artikel erklären wir dir, wie du den Umstieg in die digitale Welt meisterst.  

Mehrere Personen hantieren hektisch mit Papierdokumenten und Ordnern. Direkt daneben eine einzelne Person, die entspannt am Laptop digitale Dokumente organisiert. 

Was ist ein papierloses Büro?  

 

Von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Personalakten und persönlichen Notizen: Im papierlosen Büro liegen sämtliche Unterlagen ausschließlich in digitaler Form vor. Damit soll unübersichtlicher Zettelwirtschaft, verlegten Dokumenten und der zeitaufwendigen Suche nach der richtigen Akte ein Ende gemacht werden. Neben Effizienzsteigerung und optimierten Workflows sind auch Nachhaltigkeit, sprich, ein schonenderer Umgang mit natürlichen Ressourcen, ein immer wichtiger werdender Beweggrund. Doch zu den Vorteilen gleich mehr.

 

Der Umstieg auf komplett papierloses Arbeiten kann im Prinzip in jedem Unternehmen oder jeder Organisation sinnvoll sein. Bei größeren Firmen findet er in der Regel im Rahmen einer übergreifenden Digitalisierungsstrategie statt. Auch Freelancer*innen und Selbstständige setzen immer stärker auf papierlose Prozesse. Für sie ist oft die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens ein ausschlaggebender Faktor. 

 

Eine zentrale Voraussetzung des papierlosen Büros ist ein gut funktionierendes digitales Dokumentenmanagement. Darunter versteht man die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Es bringt schließlich nichts, wenn du deine Unterlagen statt in verstaubten Aktenschränken in unübersichtlichen Ordnerstrukturen auf deinem Computer verwaltest. Sinnvoll ist daher ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das unter anderem eingehende Schriftstücke automatisch erfasst und sie entweder in einer Cloud oder auf lokalen Servern sicher und schnell auffindbar speichert. 

 

Vorteile des papierlosen Büros.

 

Komplett auf Papier zu verzichten hat zahlreiche Vorteile. Schauen wir uns deshalb im Detail an, wie du als Unternehmen, Start-up oder Freelancer*in ganz konkret von der Digitalisierung deiner Arbeitsprozesse profitierst und wie dich ein DMS wie Adobe Acrobat dabei unterstützt. 

 

Weniger Ausgaben. 

 

Starten wir mit einem offensichtlichen Fakt: Jeden Monat neues Papier und neue Druckertinte zu kaufen, kann auf Dauer teuer werden. Gerade große Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden sparen daher bares Geld, wenn sie auf ein papierloses Büro umsteigen. Auch Ausgaben für kostspielige Stellflächen für die Lagerung von Unterlagen oder Investitionen in Aktenschränke entfallen. Finanzielle Einsparungen entstehen auf lange Sicht ebenfalls dadurch, dass sich viele Prozesse im papierlosen Büro schneller und damit effektiver gestalten lassen, womit wir auch direkt beim nächsten Punkt wären. 

 

Mehr Effizienz. 

 

Wer Zuhause schon einmal ein wichtiges Schriftstück verlegt hat oder sich im Büro durch Regale mit Hunderten von Akten wühlen musste, weiß, dass die Suche nach Papierdokumenten mitunter immens viel Zeit kosten kann. Mit einem DMS gehören solche Szenarien der Vergangenheit an: Über die intelligente Suchfunktion lassen sich Dateien in wenigen Sekunden ganz einfach über bestimmte Schlagworte oder die Metadaten finden. So kannst du den Zugriff auf Dokumente und Informationen deutlich verbessern und damit Prozesse beschleunigen. 

 

Auch das manuelle Sichten eingehender Schriftstücke wie Rechnungen oder Angebote kann viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen. Viele DMS sind bereits in der Lage diese Dateien automatisch zu erfassen, zu kategorisieren und entsprechend abzulegen. So lassen sich mühsame und zeitaufwendige Arbeitsschritte vermeiden und Kapazitäten für wertschöpfendere Tätigkeiten schaffen.   

 

Ein weiterer Vorteil des papierlosen Büros auf der Basis von Dokumentenmanagementsystemen wie Acrobat: Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Auch dies beschleunigt Prozesse und hilft zudem dabei, Fehlerquellen zu vermeiden, da durch die automatische Aktualisierung von Änderungen ausgeschlossen wird, dass versehentlich parallel an unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments gearbeitet wird.  

 

Mehr Flexibilität. 

 

Sind alle benötigten Unterlagen digitalisiert und in einer Cloud verfügbar, lässt sich problemlos von jedem Ort aus arbeiten. Bist du als Freelancer*in zum Beispiel häufig auf Reisen oder als Außendienstmitarbeiter*in oft auf Kundenterminen, hast du mit einem DMS wie Acrobat immer und überall Zugriff auf deine Dokumente – egal ob du gerade im Zug sitzt oder einfach in einem Café um die Ecke. Selbst rechtsverbindliche Unterschriften können inzwischen ganz leicht überall digital erledigt werden – zum Beispiel mit Anwendungen wie Acrobat Sign

 

Die Flexibilität des papierlosen Büros erleichtert somit auch das Arbeiten von Zuhause aus enorm. Seit der Corona-Pandemie ist das Home Office in vielen Branchen zur Normalität geworden, weshalb es für Unternehmen inzwischen fast schon zur Pflicht geworden ist, den Mitarbeitenden das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus zu ermöglichen. Und damit alle Beschäftigten auch in den eigenen vier Wänden produktiv sein können, sollten möglichst alle Prozesse digitalisiert und alle notwendigen Unterlagen ortsunabhängig – zum Beispiel über eine Cloud-Anwendung – verfügbar sein. 

 

Mehr Platz. 

 

Ein Umstieg auf komplett digitales Arbeiten spart nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Platz: Große Aktenschränke, sperrige Regalsysteme oder Drucker und Kopierer sind im papierlosen Büro nicht mehr notwendig. Je nach Größe des Unternehmens kann durch den Verzicht auf Papier jede Menge Fläche frei werden – Fläche, die dann wiederum für andere Zwecke genutzt werden kann. Doch auch für die einzelnen Mitarbeitenden ebenso für Selbstständige und Beschäftigte im Home Office ist es befreiend, wenn sich auf dem Schreibtisch nicht mehr die Papierstapel türmen und der halbe Bildschirm mit Notizzetteln zugeklebt ist. 

Vergleich zweier Arbeitsweisen: Links sitzt eine Person am Schreibtisch vor einem riesigen Papierstapel. Rechts sitzt eine Person an einem aufgeräumten Schreibtisch vor einem Computer.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil des papierlosen Büros: Digitalisierte Prozesse sparen jede Menge Platz. 

Mehr Datenschutz. 

 

Vor allem in Deutschland herrscht noch immer eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Archivierungsmethoden. Die Sorge: Vor allem in der Cloud können Daten schneller in falsche Hände geraten oder verloren gehen. Die Befürchtung ist jedoch unbegründet. Tatsächlich ist die digitale Speicherung inzwischen sogar häufig sicherer, als wenn Dokumente lediglich in Papierform archiviert sind. Viele Anbieter cloudbasierter Anwendungen wie Adobe Document Cloud speichern Daten nämlich parallel auf mehreren Servern gleichzeitig, wodurch ein Verlust so gut wie ausgeschlossen wird. Zudem lassen sich digitale Dateien inzwischen auch ganz einfach vor dem Zugriff Unbefugter schützen – zum Beispiel mit Passwörtern, Zugriffsberechtigungen oder dem Schwärzen von Textpassagen in Dokumenten. 

 

Mehr Nachhaltigkeit. 

 

Abholzung ganzer Wälder, ein hoher Wasserverbrauch und die Verunreinigung der Umwelt durch Chemikalien – keine Frage: Die Papierherstellung verbraucht viele natürliche Ressourcen und schadet der Natur. Trotzdem werden in Deutschland jedes Jahr noch immer knapp 19 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Ein großer Teil davon geht auf das Konto von Unternehmen, Organisationen und Verwaltungen. Grund genug, wo es geht auf Papier zu verzichten und stärker die Umwelt zu schonen. Am Ende trägt ein Umstieg auf das papierlose Büro so auch zu einem besseren Image von Unternehmen und Organisationen bei. In einer Welt, in der Umwelt- und Klimaschutz immer wichtiger werden, kann ein nachhaltiges Arbeiten im Zweifelsfall sogar einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. 

Ein Papierstapel, der digitalisiert wird um den Verzicht auf Papier zu symbolisieren.

Auf Papier zu verzichten heißt Ressourcen zu schonen und umweltfreundlich zu wirtschaften. 

Die Vorteile: Fazit. 

 

Von einer effizienteren Arbeitsweise über mehr Flexibilität und besseren Datenschutz bis hin zu einer positiven Außenwahrnehmung aufgrund eines nachhaltigeren Umgangs mit natürlichen Ressourcen: Das papierlose Büro bringt sowohl für Unternehmen als auch für Selbstständige zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Insbesondere im Kontext einer immer stärker digitalisierten Welt wird der Umstieg auf komplett digitalisierte Prozesse und Workflows daher früher oder später unvermeidbar. 

 

Wer seine Wettbewerbsfähigkeit behalten und auch in Zukunft mit Mitbewerber*innen mithalten will, hat also zahlreiche gute Gründe das papierlose Büro anzustreben. Dabei ist es jedoch ratsam, sich ebenfalls mit den Herausforderungen eines solchen Umstiegs zu beschäftigen, um etwaige Fallstricke im Vorfeld zu vermeiden und das Potenzial von digitalen Prozessen voll auszuschöpfen.     

 

Herausforderungen beim Umstieg auf papierloses Arbeiten.

 

Bei all den Vorteilen, die das papierlose Büro mit sich bringt, sollte auch erwähnt werden, dass ein Umstieg auf komplett digitale Prozesse und Workflows je nach Größe des Unternehmens und Menge der Dokumente mit einem gewissen Arbeitsaufwand verbunden ist und es etwas Zeit dauern kann, bis alles reibungslos funktioniert. Gute Planung und Vorbereitung sind daher essenziell.

 

Findet der Umstieg in einem Unternehmen statt, in dem die Beschäftigten noch viel und regelmäßig mit Papier arbeiten, kann es mitunter auch Vorbehalte in der Belegschaft gegen die neue Arbeitsweise geben. Führungskräfte sollten die Vorzüge deshalb klar und deutlich kommunizieren und die Mitarbeitenden gut auf den anstehenden Wandel vorbereiten.  

 

Eine weitere Schwierigkeit beim Umstieg sind rechtliche Vorgaben, die bei der Aufbewahrung und Archivierung von digitalen Dokumenten eingehalten werden müssen. So unterliegen bestimmte Dokumente aus handels- und steuerrechtlichen Gründen zum Beispiel einer sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören unter anderem:  

 

  • Rechnungen

  • Steuerbescheide

  • Jahresabschlüsse

  • Bilanzen 

  • Handelsbücher 

  • Korrespondenzen 

  • Verträge

 

Detailliertere Informationen zur Aufbewahrungspflicht und zu weiteren rechtlichen Anforderungen des digitalen Dokumentenmanagementsystems erhältst du in unseren Artikeln „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?“ und „Revisionssichere Archivierung“

 

In 5 Schritten zum papierlosen Büro.

 

Schauen wir uns nun genauer an, wie du deine Geschäftsprozesse und Workflows effektiv digitalisieren kannst, um langfristig auf Papier zu verzichten. Egal, ob du freiberuflich tätig bist oder ein Unternehmen mit mehreren Angestellten im Großraumbüro leitest: die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du bei der Umstellung vorgehen kannst und worauf du dabei achten solltest.

Eine Frau sitzt vor einem Laptop und arbeitet mit Dokumenten, die vorher digitalisiert wurden.

Ein Umstieg auf das papierlose Büro bringt einen gewissen Arbeitsaufwand mit sich. Eine gute Planung ist daher entscheidend.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung. 

 

Bevor es ans eigentliche Digitalisieren geht, ist es wichtig einen Plan aufzusetzen. Je mehr Unterlagen du oder dein Unternehmen im Arbeitsalltag verwaltet und je mehr Menschen an den Prozessen beteiligt sind, desto mehr Zeit solltest du für diese Phase einplanen. Zuallererst solltest du dabei eine Analyse des Status Quo erstellen und dafür ein paar grundsätzliche Fragen klären, wie zum Beispiel: 

 

  • Wie werden Informationen aktuell erfasst und verwaltet? 

  • Wo werden Dokumente gespeichert?  

  • Welche Dokumententypen werden aktuell verarbeitet?

  • Welche Arbeitsabläufe sind aktuell bereits digitalisiert, welche noch nicht? 

 

Diese und ähnliche Fragen helfen dir dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Vielleicht wäre es in Zukunft zum Beispiel sinnvoller, eingehende Rechnungen direkt automatisch mit einem DMS zu indexieren oder Unterschriftenprozesse zeitsparend mit Anwendungen wie Acrobat Sign zu ermöglichen. Darauf aufbauend kannst du dann einen konkreten Plan entwerfen. Erstelle dafür zum Beispiel eine Liste der einzuscannenden Unterlagen und prüfe hier auch direkt, welche Dokumente du anschließend entsorgen kannst und welche du zur Sicherheit noch aufbewahren willst. Außerdem solltest du entscheiden, ob sich alle Arbeits- und Unternehmensbereiche gleichzeitig vom Papier verabschieden sollen oder ob du den Umstieg eventuell erst in einer Abteilung oder in einem Teilbereich deines Business testest.  

 

Je nach Branche, Unternehmensgröße und eigenen Ansprüchen kann der Fahrplan für den Umstieg auf das papierlose Büro dann natürlich stark variieren. Damit mitten im Prozess jedoch keine plötzlichen Probleme auftauchen und der Übergang möglichst effizient abläuft, solltest du die folgenden grundlegenden Punkte berücksichtigen: 

 

  • Definiere einen Zeitraum für den Umstieg.

  • Wähle die Hardware aus, die du zum Digitalisieren benötigst (mehr dazu in Schritt 2).

  • Wähle die Software aus, mit der du arbeiten möchtest (mehr dazu in Schritt 3).

  • Lege Verantwortliche fest, die den Prozess managen. 

 

Schritt 2: Die Digitalisierung.

 

Bist du dir im Klaren darüber, wie du vorgehen willst, kannst du mit dem Digitalisieren der Dokumente beginnen. Das Wichtigste hierbei ist das Scangerät. Gerade wenn es um eine große Menge an zu digitalisierenden Unterlagen geht, lohnt es sich, in einen guten Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu investieren. Mit diesem Feature musst du nämlich nicht jedes Schriftstück einzeln einlegen und einscannen. Stattdessen kannst du direkt einen ganzen Papierstapel auf einmal digitalisieren. So sparst du jede Menge Zeit und Nerven. Neben einem automatischen Einzug sollte der Scanner im Idealfall ebenfalls über eine automatische Erkennungsfunktion verfügen, die gewährleistet, dass zum Beispiel Rechnungen, Visitenkarten oder Fotos direkt im richtigen Format abgespeichert werden.  

 

Ist die Menge an einzuscannenden Dokumenten überschaubar, kannst du auch eine Smartphone App wie Adobe Scan benutzen. Damit digitalisierst du nicht nur Schriftstücke, sondern wandelst sie auch direkt in durchsuchbare und editierbare PDF-Dateien um. Dokumente mit der App zu scannen, kann aber auch im laufenden Betrieb sinnvoll sein, denn auch nach dem Umstieg erreichen dich eventuell immer noch Dokumente in Papierform (z. B. herkömmliche Briefe), die du dann bequem mit deinem Handy digitalisieren kannst. Auch wenn du unterwegs bist und zum Beispiel Visitenkarten, Formulare, Whiteboards oder Quittungen schnell und einfach einscannen willst, ist ein Smartphone oder Tablet mit entsprechender App eine gute Wahl. 

 

Gut zu wissen: Bei einigen Dokumenten wie Rechnungen, Bilanzen, Geschäftsbriefen oder Verträgen musst du beim Digitalisieren und Archivieren einige rechtliche Vorgaben wie etwa die Grundsätze zur Revisionssicherheit berücksichtigen. Informiere dich deshalb vorher über deine rechtlichen Pflichten, bevor du Unterlagen scannst und anschließend entsorgst.  

 

Schritt 3: Prozesse mit einem DMS neu gestalten.  

 

Direkt nach dem Einscannen solltest du die digitalisierten Versionen deiner Dokumente in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übertragen und dort speichern. Zwar kannst du deine Unterlagen theoretisch auch ohne entsprechende Software digital managen und verwalten. In der Praxis ist das jedoch viel weniger effektiv als mit einem DMS. Denn: Ein solches System kann zum Beispiel Dateien automatisch katalogisieren, eine leichte Suche nach Schlagworten oder Metadaten ermöglichen, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten erleichtern oder Revisionssicherheit bieten.  

Visualisierung einer Cloud, in der verschiedene digitale Dokumente gespeichert sind.

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist der Schlüssel, um effizientes Arbeiten im papierlosen Büro zu ermöglichen.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme wie Acrobat sind ein wesentliches Kernelement des papierlosen Büros und essenziell, wenn du Workflows optimieren willst: Egal ob du Dokumente über die Cloud schneller für Teammitglieder verfügbar machst oder Freigabeprozesse mit elektronischen Unterschriften beschleunigst – ein DMS ist der Schlüssel, damit papierloses Arbeiten effizient funktioniert. Zwar benötigt entsprechende Software anfangs eventuell etwas Zeit, damit alle Beteiligten sie sicher und zuverlässig nutzen. Langfristig zahlt sich der Umstieg jedoch aus. Mitunter kann es sich auch lohnen, Schulungen zur richtigen Verwendung des DMS durchzuführen. 

 

Schritt 4: Entsorgung alter Unterlagen.

 

Sind alle Dokumente eingescannt und sicher in deinem DMS abgespeichert, kannst du die Originale in Papierform entsorgen. Trenne dich in diesem Schritt von unnötigem Ballast und schaffe Platz im Büro. Hast du vorher geklärt, welche Dokumente in Papierform du endgültig entsorgen kannst und welche du noch für eine gewisse Zeit im Original behalten solltest, kannst du dich nun ganz entspannt damit beschäftigen, was du mit all dem neu gewonnen Platz anstellen willst – und sei es nur ein frei gewordener Schreibtisch.   

 

Schritt 5: Dokumentation und Kontrolle. 

 

Ist der Umzug in die digitale Welt vollbracht, steht noch ein letzter wichtiger Schritt an: Dokumentiere im Arbeitsalltag – vor allem am Anfang – aufmerksam, wie das papierlose Arbeiten mit dem DMS deine Workflows und Prozesse verändert. So kannst du etwaige Probleme frühzeitig erkennen und schnell beheben. 

 

Folgende Fragen können dir bei der Auswertung als Leitfaden dienen: 

 

  • Wurde die Umstellung innerhalb des definierten Zeitrahmens erreicht oder wurde zu knapp kalkuliert? Falls die Zeit nicht ausgereicht hat: Woran hat es gelegen?  

  • Hat die Digitalisierung Prozesse effizienter gestaltet? Können bestimmte Arbeitsschritte zum Beispiel schneller erledigt werden? Sind Dokumente nun leichter zu finden?

  • Wie zufrieden sind die beteiligten Mitarbeitenden mit der neuen Lösung? Kommen sie mit dem System zurecht oder ist eventuell noch eine Schulung notwendig?

  • Kann nach dem Umstieg komplett auf Papier verzichtet werden? Falls nicht: Wo kommt es noch zum Einsatz und wie lässt sich auch hier in Zukunft digital arbeiten? 

  • Können im papierlosen Büro im Vergleich zu früher Überstunden reduziert werden?  

 

Vor allem wenn du erst einen Teilbereich deines Unternehmens digitalisiert hast oder der Umstieg auf papierloses Arbeiten zunächst in einer einzelnen Abteilung getestet wurde, können dir die Erkenntnisse einer solchen Auswertung dabei helfen, die noch ausstehenden Digitalisierungsprozesse noch effizienter zu gestalten.   

 

Aber auch langfristig solltest du dein papierloses Büro im Blick behalten und bei Bedarf immer wieder kontrollieren, ob das digitale Arbeiten weiterhin so funktioniert, wie du es dir vorstellst oder ob Prozesse und Workflows eventuell weiterentwickelt werden müssen. 

 

Ein papierloses Büro Zuhause einführen.

 

Wie bereits erwähnt macht die Digitalisierung von Arbeitsprozessen nicht nur in Großraumbüros und Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitenden Sinn, sondern auch für Einzelpersonen wie Selbstständige oder Freelancer*innen, die überwiegend von Zuhause aus arbeiten. Egal ob du freiberuflich als Architektin tätig bist und regelmäßig Entwürfe gemeinsam mit Auftraggeber*innen abstimmen musst oder ein kleines Start-up aufziehst und den Überblick über deine Rechnungen, Angebote und Aufträge behalten willst – ein papierloses Büro auf Basis eines DMS ist die ideale Lösung. 

 

Und selbst im privaten Bereich kann es überaus sinnvoll sein, sich vom Medium Papier zu verabschieden. Denn immerhin ermöglicht dir ein DMS auch eine bessere Organisation von persönlichen Dokumenten wie etwa Steuererklärungen, Bewerbungen, Mietverträgen, Belegen, Versicherungsunterlagen, Zeugnissen oder Urkunden. 

 

Willst du für private Zwecke oder als Freelancer*in ein DMS für den Umstieg auf digitales Dokumentenmanagement nutzen, wähle am besten ein cloudbasiertes System. Der Grund: Bei dieser Lösung nutzt du die entsprechende Software als Dienstleistung und benötigst im Prinzip nichts weiter außer einem Endgerät (Laptop, PC, Smartphone oder Tablet) mit Internetzugang. Alle Dateien werden dabei in der Cloud des Anbieters gespeichert, weshalb du weder in ein komplexes IT-System (wie einen eigenen Server) investieren, noch dich um Konfiguration oder Wartung der Technik kümmern musst. Durch die Speicherung in der Cloud bist du zudem enorm flexibel und kannst überall, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät auf deine Dateien zugreifen. 

 

Das passende DMS für das papierlose Büro.

 

Wie wir bereits gesehen haben, ist ein Dokumentenmanagementsystem enorm wichtig, um das Papierchaos im Home Office oder im Großraumbüro zu bekämpfen. Hier haben wir deshalb noch einmal die wichtigsten Features von DMS für dich zusammengefasst:  

 

  • Automatische Erfassung, Katalogisierung und Archivierung von Unterlagen

  • Ortsunabhängiges Arbeiten durch Speicherung von Dateien in der Cloud 

  • Einfache Suche nach Dokumenten über Metadaten oder Schlagworte

  • Gemeinsames Arbeiten am selben Dokument 

  • Revisionssichere Archivierung wichtiger Unterlagen

  • Datenschutz durch Speicherung auf mehreren Servern und Zugriffsrechte

  • Elektronische und rechtsverbindliche Unterschriften 

 

Tipps für die Ordnerstruktur im papierlosen Büro.

 

Um im Arbeitsalltag produktiv arbeiten zu können, solltest du dir eine sinnvolle Ordnerstruktur für dein DMS überlegen. Damit sorgst du dafür, dass alle benötigten Informationen und Dateien schnell und einfach abgelegt und auch wieder gefunden werden können. 

 

Je nach Branche und Unternehmensgröße kann das System mitunter stark variieren. Doch in den meisten Fällen empfiehlt sich ganz allgemein eine klassische Struktur bestehend aus Haupt- und Unterordnern. So könntest du zum Beispiel Hauptordner für Kund*innen, Lieferant*innen, Marketing, Personal und Finanzen anlegen. Letzterer könnte dann untergliedert sein in Unterordner für Rechnungen, Bilanzen, Steuerbescheide oder Jahresabschlüsse, wobei diese Ordner wiederum weitere Unterordner, zum Beispiel für einzelne Jahre, enthalten könnten. Achte dabei jedoch darauf, auch nicht zu viele verschiedene Unterordner anzulegen. Ist die Struktur zu kleinteilig, kann das die Orientierung genauso erschweren, als wenn zu viele Dateien in einem einzigen Ordner liegen.

Eine Person erstellt am Laptop eine digitale Ordnerstruktur.

Neben einer gut organisierten Ordnerstruktur ist auch eine sinnvolle Benennung der Dateien wichtig, damit du im papierlosen Büro schnell findest, wonach du suchst.

Neben der Struktur selbst spielt auch die Benennung der Dateien eine wichtige Rolle. Zwar ermöglichen es viele Dokumentenmanagementsysteme mittlerweile auch, Dokumente über Metadaten wie das Ablegedatum zu finden. Um es dir selbst einfacher zu machen, solltest du aber dennoch auf eine sinnvolle und kohärente Benennung deiner Dateien achten. Zum Beispiel könntest du Rechnungen immer nach dem Schema „Rechnungsnummer-Kunde-Datum.pdf“ benennen. Auf diese Weise findest du die Dokumente, die du suchst, in wenigen Sekunden.   

 

Häufig gestellte Fragen. 

 

Wie funktioniert ein papierloses Büro? 

 

Unter dem Begriff „papierloses Büro“ versteht man, dass alle für die Arbeit relevanten Unterlagen (z.B. Rechnungen, Verträge, Angebote oder Präsentationen) größtenteils in digitaler Form vorliegen und bei fast allen Prozessen auf das Medium Papier verzichtet wird. Das papierlose Büro kann sowohl von großen Unternehmen mit mehreren Hundert Mitarbeitenden als auch von einzelnen Personen wie Freelancer*innen und Selbstständigen eingeführt werden. Grundlage ist ein gut funktionierendes digitales Dokumentenmanagement, sprich: die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. 

 

Warum sollte ich papierlos arbeiten?

 

Die Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse und Workflows hat zahlreiche Vorteile. In erster Linie sparst du durch einen Verzicht auf Papier Kosten, da Ausgaben für Druckerpapier, Druckertinte und Kopierer wegfallen. Nutzt du für die tägliche Arbeit ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), kannst du im papierlosen Büro Prozesse außerdem effizienter gestalten, zum Beispiel, indem Dateien schneller gefunden werden oder Mitarbeitende von überall aus und mit jedem Endgerät auf Dokumente zugreifen können. Zuletzt schont ein konsequenter Umstieg auf papierloses Arbeiten schließlich auch die Umwelt, da die Papierherstellung viele natürliche Ressourcen wie Wasser und Holz benötigt. 

 

Wie führe ich ein papierloses Büro ein?

 

Willst du auf (komplett) papierloses Arbeiten umsteigen, musst du zunächst einmal all deine Dokumente digitalisieren. Geht es dabei um große Mengen an Unterlagen, solltest du dir einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug anschaffen, mit dem du mehrere Papiere ganz leicht auf einmal digitalisieren kannst. Alternativ kannst du zum Scannen auch Apps wie Adobe Scan benutzen. Diese Lösung empfiehlt sich auch, wenn du oft unterwegs bist und zum Beispiel Formulare oder Whiteboards schnell und bequem mit deinem Smartphone digitalisieren willst. Um all deine verschiedenen Dateien im Arbeitsalltag zu verwalten, benötigst du außerdem eine entsprechende Software, also ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).  

 

Welche Software kann ich für das papierlose Büro benutzen?

 

In den meisten Fällen empfiehlt sich heutzutage ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt darin, dass du keine komplexe IT-Infrastruktur brauchst, sondern lediglich ein Endgerät mit Internetzugang. Die Software nutzt du dann als Dienstleistung. Alle deine Dateien werden dabei in der Cloud des Anbieters gespeichert. So musst du dich nicht um Konfiguration und Wartung der Technik kümmern und bist zudem enorm flexibel, denn: Sind deine Dokumente nicht lokal auf eigenen Servern gespeichert, sondern in der Cloud, hast du orts- und geräteunabhängig Zugriff auf sie und kannst entsprechend von überall aus mit ihnen arbeiten. 

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