Wie du mit einem Monatskalender deine Teamarbeit effizient planst
Struktur und Zeit sind oft stark miteinander verbunden. Ohne die richtige Struktur verbringen wir Zeit mit unwichtigen Aufgaben. Das kann dazu führen, dass wir Deadlines oder Termine vergessen. Eine unübersichtliche Ordnung der Aufgaben, Termine und Tätigkeiten ist oft auch ein Grund, dass wir das Gleichgewicht aus Arbeit und Privatleben schnell aus den Augen verlieren. Mit einem Monatskalender kann man jedoch längere Projekte und wichtige Termine sehr einfach visualisieren und so seine Zeit besser managen.
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Einführung
Die Vorteile des Monatskalenders
Die meisten von uns sind mit Kalendern und Planern aufgewachsen. In der Schule war das Hausaufgabenheft der erste Wochenkalender, an den wir uns gewöhnt und mit dem wir unsere Zeit und Aufgaben strukturiert haben.
In der Arbeitswelt können wir einen Monatsplaner vielfältig nutzen. Zunächst mal ist es wichtig, alle Termine und Meetings im Kalender einzutragen, um die eigene Zeit optimal zu planen. Gutes Kalendermanagement bringt aber auch Nutzen für andere: Im täglichen Job ist es hilfreich, wenn man mit einem Blick erkennt, wann Team-Mitglieder arbeiten, wann sie Urlaub haben, wann sie vielleicht im Home Office sind und welche Termine anstehen. So weiß man zum Beispiel, warum eventuell eine Mail noch nicht beantwortet wurde, anstatt eine weitere zu schicken.
Kalender sind nicht nur ein wichtiger Schritt zum pro-aktiven Arbeiten. Auch im Privatleben ist es von Vorteil, einen Überblick über alle Events des Monats zu haben. Egal, ob es Geburtstage von lieben Menschen sind oder Aktivitäten, die man langfristig geplant hat – ein Blick auf den Monatskalender und man weiß, worauf man sich freuen kann und auch, an welchen Tagen man noch Zeit für weitere Pläne hat.
Organisation und Prioritäten
Die meisten von uns nutzen Kalender, um zum Beispiel Geburtstage und Arzttermine einzutragen. Der Kalender kann jedoch noch viel mehr und ist besonders bei der Arbeit eines der wichtigsten Tools.
Der Mensch arbeitet am besten in Gewohnheiten. Jeder hat seinen eigenen Rhythmus und die Zeit, in der er sich am besten konzentrieren kann. Dabei ist es egal, ob dies direkt morgens ist oder am Nachmittag – diese Fokus-Zeit sollte man sich im Kalender blockieren und so sich selber und anderen zeigen, dass man in dieser Zeit konzentriert arbeiten möchte.
Eine weitere Möglichkeit, um seinen Monatskalender effizient zu nutzen, ist es, einzustellen wann und wo man arbeitet. Das beginnt bei der Arbeitszeit und dem Vermerk, ob man im Büro oder zu Hause arbeitet und geht bis zu dem Punkt, wo man seine Mittagspausen und Termine einträgt. Farbcodierungen können dabei sehr hilfreich sein, einen Überblick zu verschaffen. So kann man auch ähnliche Aufgaben erkennen und diese bündeln. Anstatt vormittags und nachmittags zweimal Zeit für Gesprächsvorbereitung mit Kunden zu blockieren, kann man dies in einem größeren Slot zusammenfassen, sodass die Konzentration bleibt. Das Gehirn muss nicht mehr zwischen Aufgaben wechseln und so kann man effizienter arbeiten.
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Wochen planen mit dem Monatskalender
Wer seine Zeit richtig strukturieren will, muss seinen Kalender übersichtlich gestalten. Dabei gibt es verschiedene Ansätze, von den Sachen die angezeigt werden bis hin wie sie angezeigt werden. Zunächst sollte man sich überlegen, welche Details im Monatskalender angezeigt werden sollen. Während im Wochenkalender einzelne Aufgaben und tägliche To-Do’s angezeigt werden, ist der Monatskalender wie eine Zusammenfassung zu verstehen. Das sollte in einem Monatskalender stehen:
- Wichtige Termine und Meetings
- Deadlines für Projekte
- Anfang und Zwischenziele
- Urlaub
- Tage, an denen man nicht im Büro ist
Bei dem Design sollte man sich an eine klare Struktur halten. Farbcodierungen helfen, den Monatskalender zum Ausdrucken übersichtlich zu gestalten. So kann man jeden Tag, den man im Home Office in einer bestimmten Farbe gestalten oder auch Deadlines eindeutig markieren, damit man nicht den Überblick verliert und sich schnell zurecht findet.
Aufgaben im Team effektiv planen
Wer ein Team mit einem Monatsplaner organisieren möchte, sollte bei Projekten auf Gantt Charts zurückgreifen. Hier werden die einzelnen Aufgaben im Projekt in Zeitstrahlen ausgedrückt, die durchaus auch simultan ablaufen können. Man erkennt, welche Aufgaben aufeinander aufbauen und kann sehr einfach die individuellen Teammitglieder den Aufgaben zuordnen. Damit kann man übersichtlich darstellen, welche Aufgaben wichtig sind, um die Deadline einzuhalten und auf einen Blick feststellen, ob man auf dem richtigen Kurs ist oder ob weitere Ressourcen benötigt werden für bestimmte Aufgaben.
Häufig gestellte Fragen
Wie strukturiere ich den Monatskalender für mein Team?
Der Monatskalender für ein Team lässt sich wie der persönliche Kalender strukturieren. Wichtig sind hierbei jedoch gemeinsame Termine und Projekte.
Welche Aufgaben gehören in den Monatskalender?
In den Monatskalender sollte man nicht die täglichen To-Do’s eintragen, sondern Projekte, Deadlines und wichtige Termine. Der Monatskalender bietet dabei eine bessere Übersicht als der Wochenkalender.
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