20 Geschäftsbriefe, Beispiele und Tipps.

Mit einem gut strukturierten Geschäftsbrief kannst du eine Reihe strategischer Ziele für dein Projekt oder dein Unternehmen erreichen. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du geschäftliche Schreiben professionell gestaltest und verschiedene Arten von Geschäftskorrespondenz verfasst.

Überblick

Was alle guten Geschäftsbriefe gemeinsam haben.

Laut Bill Birchard vom Harvard Business Review sorgen die besten Geschäftsbriefe für einen „Aha-Moment“ bei der Leserschaft.

Indem du eine gut formulierte Erzählung immer wieder durch „plötzliche Einsichten“ ergänzt, kannst du das Interesse deiner Leserschaft wecken und sie neugierig darauf machen, was als Nächstes kommt. Erfolgreiche Beispiele für Geschäftskorrespondenz weisen oft gemeinsame Kernmerkmale und Kompetenzen auf. Die Verwendung bewährter Formeln und Vorlagen zur Strukturierung der Informationen ist zwar wichtig, aber nur ein Teil des Ganzen. Ein durchdachtes Tempo und eine klare Sprache sind ebenfalls entscheidend für einen gut geschriebenen Geschäftsbrief.

Beachte die folgenden Tipps, wenn du deine Vorlagen für Geschäftskorrespondenz erstellst und deine Ziele festlegst. Damit kannst du Geschäftsbriefe verfassen, die deine Leserschaft als aufschlussreich und überzeugend empfinden.

Mache dich mit deinem Geschäft und deiner Zielgruppe vertraut.

Sammle zunächst Beispiele für Angebote aus deiner Branche oder von deiner Konkurrenz. So stellst du sicher, dass dein Angebot den Standards und der Vorgehensweise deiner Branche entspricht. Bedenke jedoch, dass du zwar für geschäftliche Zwecke schreibst, dein Schreiben aber dennoch für eine bestimmte Leserschaft bestimmt ist. Nimm dir deshalb Zeit, um deren Erfahrungen, Erwartungen und Bedürfnisse zu recherchieren und nachzuvollziehen.

Dein geschäftliches Ziel sollte darüber bestimmen, wie du deine Leserschaft ansprichst und dein Schreiben verfasst. Es ist das „Warum“ sowohl für dich als auch für deine Zielgruppe. Stelle dir zu Beginn deines Geschäftsbriefes immer folgende Fragen:

• Was ist dein Ziel?
• Was ist erforderlich, um das Problem zu lösen?
• Wie unterstützt das Projekt die Geschäftsstrategie?

Klarheit ist entscheidend, Kontext ist König.

Du greifst vielleicht automatisch auf „Business-Sprache“ zurück, um bei der Kommunikation mit einem Geschäftspublikum Autorität auszustrahlen. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen gutem technischen Schreiben und der übermäßigen Verwendung von Fachjargon.

Deine Leserschaft ist oft technisch versiert und will einen klaren Zusammenhang sehen, wie dein Angebot oder Geschäftsbrief zur Erreichung ihrer Ziele beiträgt. Führungskräfte holen oft den Rat von technischen Expertinnen oder Experten ein, bevor sie eine Entscheidung treffen. Dein Whitepaper wird von Fachleuten gelesen. Es sollte daher faktenbasiert und ausreichend detailliert sein. Dein Geschäftsbrief sollte technisch versierten Fachleuten detaillierte und faktenbasierte Informationen liefern, um sie bei ihrer Entscheidung zu unterstützen.

Du musst allerdings „einen Mittelweg zwischen allgemeinen Geschäftsideen und praktischen technischen Details finden“. Dein Geschäftsbrief sollte für entscheidungsbefugte Personen wie Führungskräfte oder Abteilungsleiterinnen und -leiter verständlich sein. Diese haben zwar ein gutes allgemeines Verständnis für die fachlichen Aspekte ihres Geschäfts, sind aber vielleicht nicht mit allen technischen Details vertraut.

Für die Leserschaft deines Schreibens ist vor allem der Kontext wichtig. Während der gesamten Leseerfahrung sollte sie nicht nur wissen, „was“ du vorschlägst, sondern auch „warum und wie“ dein Vorschlag ihnen bei ihren übergeordneten Strategien und Zielen hilft. Befolge diese Tipps, um deine Argumente in einem leicht verständlichen Geschäftsbrief mit angemessenem Kontext zu präsentieren:

• Fasse dich kurz und beschränke dich auf das Wesentliche.
• Gestalte dein Schreiben interessant, klar und prägnant.
• Vermeide Spekulationen und Fachjargon.
• Beschreibe deine Zukunftsvision.
• Zeige den Mehrwert und die Vorteile des Projekts für das Unternehmen auf.
• Achte auf einen einheitlichen Stil und gute Lesbarkeit.

Übersichtliche und zweckmäßige Gestaltung.

Ein Geschäftsbrief kann Fotos, Diagramme und Infografiken enthalten. Wichtig ist aber, dass all diese Elemente der Information dienen und nicht nur den Inhalt des Textes illustrieren. Die Gestaltung eines Geschäftsbriefes sollte übersichtlich und professionell sein, ohne überflüssige Elemente.

Er sollte auch zweckmäßig sein, schließlich willst du deine Kompetenz demonstrieren und das Vertrauen deiner Geschäftspartnerinnen und -partner gewinnen. Dein Geschäftsbrief sollte immer als leicht zugängliche und herunterladbare PDF-Datei verfügbar sein. Die einzelnen Abschnitte eines Geschäftsbriefes variieren je nach deinen geschäftlichen Anforderungen und deinem Ansatz. In jedem Fall muss dein Schreiben jedoch leicht lesbar und für die Leserschaft problemlos verständlich sein.

Erzähle deine Geschichte.

Achte darauf, deinen Geschäftsbrief in einer aktiven Sprache zu formulieren sowie kurze und knappe Sätze zu verwenden. Laut dem Harvard Business Review gelten „die meisten Regeln, die du in der Schule gelernt hast, nach wie vor: „Show, don’t tell“ (Zeigen statt berichten) oder „Aktiv formulieren“. Dein Text sollte klar und deine Vorschläge leicht verständlich sein. Vermeide also übertriebene, ausführlich beschreibende Sprache oder zu viele Adjektive. Der Fluss deines Geschäftsbriefes – also die Erzählung, durch die du deine Leserschaft führst – muss sich ihre Aufmerksamkeit sichern können.

Im Harvard Business Review heißt es dazu:

„Geschichten in seine Kommunikation einfließen zu lassen, kann sich wirklich auszahlen. In einer Studie befasste sich Melissa Lynne Murphy von der University of Texas mit Crowdfunding-Kampagnen für Unternehmen. Sie fand heraus, dass Befragte einen positiveren Eindruck von den Pitches hatten, die detailreichere Erzählungen enthielten: Sie bescheinigten den Unternehmerinnen und Unternehmern eine höhere Glaubwürdigkeit und den Unternehmen mehr Legitimität. Die Teilnehmenden zeigten auch eine höhere Bereitschaft, in die Projekte zu investieren und Informationen darüber weiterzugeben. Daraus lässt sich folgern: Keine Geschichten, keine erfolgreiche Finanzierung.“

Komme auf den Punkt.

Sowohl am Anfang als auch am Ende deines Geschäftsbriefes sollte deine Leserschaft wissen, warum sie ihn liest und welchen Nutzen sie davon hat. Vergiss beim Verfassen von Geschäftskorrespondenz nie, was deine Leserschaft am meisten wissen will: Worum es eigentlich geht.

Wenn du einen Vorschlag machst, lass sie genau wissen, was du vorschlägst oder anbietest und welche Optionen sie haben. Überlege dir verschiedene Antworten und Lösungen für die Bedürfnisse deiner Leserschaft, damit sie auf der Grundlage deines Geschäftsbriefes fundierte und selbstbestimmte Entscheidungen treffen kann.

Erstklassige Beispiele für Geschäftsbriefe und professionelle Schreiben.

Unterschiedliche Strategien und Ziele erfordern verschiedene Ansätze für das Verfassen deiner Geschäftskorrespondenz. Die verschiedenen Arten von Geschäftsbriefen unten stellen einige der gängigen Beispiele für professionelle Schreiben dar.

Executive Summary.

Eine Executive Summary beginnt mit einer prägnanten Zusammenfassung des Gegenstands deines Geschäftsbriefes oder Angebots. Sie sollte die wichtigsten Punkte und Kernaussagen deines Schreibens enthalten. Der Inhalt dieser Zusammenfassung sollte stets verständlich und auch für ein nicht fachkundiges Publikum zugänglich sein.

Als Teil eines längeren oder komplexeren Geschäftsbriefes ist diese Zusammenfassung oft der erste Abschnitt, wird aber als Letztes verfasst. Sie fasst den gesamten Geschäftsbrief kurz und übersichtlich zusammen und vermittelt der Leserschaft wichtige Informationen und den gesamten Sachverhalt.

Verkaufsbrief.

Ein Verkaufsbrief ist eine der einfachsten und effektivsten Formen des Direktmarketings. Diese Art von Geschäftsschreiben ist in vielen Branchen und Unternehmen zu finden und spielt eine wichtige Rolle in der geschäftlichen Kommunikation zwischen Unternehmen und ihrer (potenziellen) Kundschaft. Der Verkaufsbrief dient dazu, dein Unternehmen oder dein Produkt vorzustellen.

Verkaufsbriefe sind in der Regel einseitig und halten sich an strenge Formatierungsregeln, um sie so prägnant und zugänglich wie möglich zu gestalten. Zu den üblichen Bestandteilen eines Verkaufsbriefes gehören:

• Briefkopf oder Absender. Beginne mit deinem Briefkopf oder, falls du keinen hast, mit deiner Anschrift.
• Datum.
• Adressat. Adressiere dein Schreiben an eine bestimmte Person. Verwende die passende Anrede, z. B. „Herr“ oder „Frau“. Gegebenenfalls kannst du auch den richtigen Titel verwenden, zum Beispiel „Dr.“.
• Anrede. Verwende die persönliche Anrede und den Nachnamen der Empfängerin oder des Empfängers („Sehr geehrter Herr Schwarz“). Wenn du dir über das Geschlecht nicht sicher bist, verwende den vollständigen Namen („Guten Tag Sarah Schmitz“). Bei Berufsbezeichnungen verwende die korrekte Bezeichnung und den Nachnamen („Sehr geehrter Dr. Müller“). Wenn du die Person persönlich kennst, kannst du den Vornamen verwenden („Hallo Thomas“).
• Hauptteil. Achte darauf, dass dein Schreiben kurz und knapp gehalten ist.
• Schlussformel. Wiederhole deinen wichtigsten Punkt und bedanke dich bei der Person für ihre Aufmerksamkeit. Schließe mit einer respektvollen Grußformel in einer neuen Zeile, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von deiner Unterschrift und deinem Namen in Druckbuchstaben.
• Beilagen oder Anhänge. Ob bei einem Schreiben in Papierform oder einer digitalen Nachricht: Liste alle beiliegenden Dokumente oder angehängten Dateien auf.

Angebotsanfrage.

Wenn du für ein Projekt ein Unternehmen oder eine Auftragnehmerin oder einen Auftragnehmer beauftragen möchtest, musst du eine Angebotsanfrage erstellen.

Eine gute Angebotsanfrage sollte wichtige Informationen zu den konkreten Anforderungen deines Unternehmensprojekts enthalten. Deine Angebotsanfrage sollte potenziellen Auftragnehmerinnen und -nehmern als Übersicht dienen und ihnen einen guten Eindruck vom Umfang des Projekts vermitteln, damit sie ein aussagekräftiges Angebot erstellen können.

Sie sollte folgende wichtige Punkte umfassen:

• eine Vorstellung deines Unternehmens und Hintergrundinformationen zu deinem Projekt
• die Projektziele und den Umfang der erforderlichen Dienstleistungen
• eine Frist für die Einreichung von Angeboten
• einen Zeitplan für die Auswahl des erfolgreichen Angebots
• welche konkreten Elemente das Angebot enthalten sollte
• alle besonderen Herausforderungen, die die Auftragnehmerinnen oder -nehmer lösen sollen
• dein geschätztes Budget für das Projekt

Whitepaper.

Ein Whitepaper ist ein in vielen Branchen verwendetes „überzeugendes Dokument, das einem Geschäftspublikum mit Beweisen, Fakten und Argumenten ein bestimmtes Thema oder Problem näherbringt“. Es motiviert die Zielgruppe (wie potenzielle Kundinnen und Kunden, Spenderinnen und Spender oder Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner), eine Herausforderung oder ein Problem auf die im Whitepaper empfohlene Weise anzugehen oder bei der Analyse des behandelten Themas zu einer bestimmten Schlussfolgerung zu gelangen. Whitepaper werden in der Regel zu Beginn oder in der Mitte einer Projekt- oder Geschäftsphase bereitgestellt und umfassen üblicherweise 3.000 bis 5.000 Wörter.

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