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Cómo hacer un memorándum en 5 pasos (con una plantilla gratis)
Aprende a redactar un memorándum eficaz para lograr una comunicación llamativa.
Mantén a tus equipos coordinados con una comunicación clara. El memorándum es un recurso valioso para transmitir información interna de forma eficaz.
Cualquiera que haya trabajado en un entorno profesional seguramente habrá recibido alguna vez un memorándum de otra persona de la organización. Si eres tú quien tiene que encargarse de publicar una actualización interna, aquí te explicamos paso a paso el sencillo proceso para crear un memorándum.
¿Qué es un memorándum?
Un memorándum o memorando es un mensaje interno conciso que se utiliza principalmente por escrito en entornos profesionales. A diferencia del correo electrónico, una forma de comunicación más informal dirigida a una o varias personas, los memorándums se consideran correspondencia oficial de la empresa. Sin embargo, son menos formales que las cartas, que suelen ir dirigidas a un público externo.
Los memorándums también son útiles para compartir información de actualidad en instituciones sin ánimo de lucro, organizaciones comunitarias u organismos gubernamentales. Son una herramienta de gran valor para las operaciones de la empresa, ya que facilitan una comunicación clara y eficiente en toda la organización.
El objetivo de un memorándum es transmitir un mensaje de forma concisa. Debe explicar qué está ocurriendo y por qué, así como las acciones que se requieren.
Motivos para redactar un memorándum
Los memorándums abordan una gran variedad de temas, por eso las empresas suelen recurrir a una plantilla fácil de adaptar y personalizar. Sirven para compartir información o dar respuesta a un problema, así como para recabar comentarios sobre los servicios, programas o proyectos de la empresa.
Otros usos habituales de los memorándums son estos:
- Cambios de personal
- Próximos eventos y reuniones
- Cambios en políticas o procesos
- Anuncios de productos o marketing
- Actualizaciones financieras
- Noticias generales de la empresa
Sea cual sea el motivo, te mostramos cómo redactar un memorándum que cumpla su objetivo.
Cómo hacer un memorándum en 5 pasos
Los memorándums deben mantener un tono profesional y cortés, independientemente del asunto que traten. Céntrate en presentar información objetiva y en detallar los pasos a seguir. Prescinde de los emoticonos, ya que no son apropiados en la comunicación empresarial formal. Redacta el memorándum de forma concisa, clara y fácil de entender, incluyendo solo los detalles más relevantes.
- Redacta un encabezado claro y conciso
El encabezado indica el tipo de memorándum que estás redactando. Aunque envíes el contenido del memorándum por correo electrónico, debes incluir el encabezado en la parte superior, ya que define claramente a quién va dirigida la nota y quién la ha enviado.
El encabezado debe seguir este formato:
Para: las personas destinatarias del memorándum, como Todo el personal o el nombre de un departamento
De: tu nombre y cargo
Fecha: la fecha de envío del memorándum
Asunto: el tema del memorándum
El asunto debe ser lo más específico posible. Por ejemplo, en lugar de “Novedades de personal”, cambia el asunto por “Ascenso de Steve Davis, vicepresidente de marketing”. - Explica tu propósito en la introducción
Como introducción al memorándum, incluye un resumen de la situación, el problema o el asunto en cuestión. Este párrafo recoge el objetivo del memorándum y transmite la información más importante. - Proporciona detalles relevantes para contextualizar
Proporciona el contexto y detalles adicionales sobre el motivo por el que se envía el memorándum. Cada tipo de memorándum tiene una estructura de contexto recomendada.
La sección de contexto del memorándum puede variar ligeramente en función de su propósito, desde anuncios generales y problemas empresariales hasta actualizaciones de procesos, estado de proyectos o eventos. Sin embargo, por lo general, incluirá lo siguiente:
Contexto o comentarios sobre la situación
Detalles que respalden el problema (cómo se descubrió el problema, pruebas adicionales, etc.)
Soluciones o medidas propuestas
Fechas y plazos
Resumen del comportamiento o la situación anteriores
Resumen del nuevo comportamiento o situación
Decisiones tomadas y motivos por los que se han tomado
Otros puntos clave - Determina una llamada a la acción
Al elaborar un memorándum, uno de los pasos más importantes es definir la tarea o llamada a la acción. Según el tipo de comunicado, incluye una llamada a la acción adecuada para las personas destinatarias e invítalas a:
Ponerse en contacto si tienen preguntas
Hablar con su responsable ante cualquier duda
Revisar los adjuntos o visitar un sitio web
Completar una tarea asignada antes de una fecha límite
Participar o colaborar de forma voluntaria en un evento
Permanecer a la espera de información adicional
Si no se requiere ninguna acción directa, incluye una invitación de seguimiento en la conclusión. - Cierra con una conclusión cordial
Piensa en cómo afectará el memorándum a tu público y redacta un cierre amable y positivo. Si buscas ejemplos de memorándums, comprobarás que las conclusiones suelen:
Ofrecer felicitaciones
Agradecer el apoyo o la paciencia de las personas destinatarias (según corresponda)
Recordar las opciones de contacto o aportación de comentarios indicadas en la llamada a la acción
Invitar a las personas destinatarias a estar atentas a próximas novedades
El memorándum no requiere firma, ya que los datos de la persona remitente ya figuran en el encabezado.
Plantilla de memorándum gratis con 6 ejemplos
Si no sabes bien cómo redactar un memorándum sin un modelo de referencia, aquí tienes una plantilla general, así como 6 ejemplos para ayudarte a empezar. A continuación, se presenta un ejemplo de cada tipo, desde una plantilla de memorándum empresarial hasta una plantilla específica para eventos. Puedes utilizar la plantilla como guía y adaptarla según las necesidades de cada proyecto.
Memorándums generales
Ejemplo de memorándum general: cambio de fecha de evaluación del rendimiento
Para: todo el equipo
De: Jeffrey Jensen, director ejecutivo
Fecha: 15 de diciembre de 2023
Asunto: cambios en la fecha de evaluación de rendimiento de 2024
A partir del 1 de enero de 2024, las evaluaciones de rendimiento se realizarán en febrero en lugar de en marzo.
Este cambio de fecha se ha realizado para que todos los aspectos de nuestro presupuesto de personal se ajusten al primer trimestre del ejercicio. No obstante, no se han introducido cambios adicionales en el proceso de evaluación de rendimiento.
El equipo de responsables de departamento distribuirán los materiales estándar para la preparación de las evaluaciones de rendimiento y el calendario de dichas evaluaciones durante la primera semana de enero. Todos los aumentos salariales del personal se aplicarán antes del 29 de marzo de 2024.
Gracias por vuestro compromiso continuo. Os deseo unas felices fiestas. Esperamos poder celebrar vuestros logros profesionales y conocer vuestros objetivos para el nuevo año.
Ejemplo de memorándum general: aviso de una infracción de seguridad del software
Para: departamento de finanzas
De: Jeffrey Jensen, director ejecutivo
Fecha: 4 de octubre de 2023
Asunto: reciente infracción de seguridad y cambios en los permisos de software
A raíz de una reciente infracción de seguridad, se han modificado los permisos de acceso a nuestros sistemas financieros.
La infracción de seguridad se produjo como consecuencia de un cambio en nuestro sistema de cortafuegos. Detectamos la situación ayer y hemos trabajado de forma exhaustiva con nuestro departamento de TI para identificar la causa. Mientras se resuelve la situación, hemos modificado todos los permisos de acceso a los sistemas financieros. En la actualidad, solo el equipo directivo sénior y el equipo de dirección ejecutiva tienen acceso a estos sistemas.
Si necesitas acceso inmediato a estos sistemas, ponte en contacto con James Smith, quien le proporcionará los informes solicitados con la mayor brevedad posible.
Pedimos disculpas por las molestias temporales que esto pueda ocasionar mientras continuamos con la investigación. Facilitaré más información en cuanto nuestro personal la tenga disponible.
Memorándum de proyecto
Ejemplo de memorándum de proyecto: retraso en el lanzamiento del producto
Para: todo el equipo
De: Henry Bittenger, director de producto
Fecha: 12 de septiembre de 2023
Asunto: retraso en el lanzamiento del producto ABC hasta principios de 2024
Debido a las pruebas con consumidores y a cuestiones técnicas de ingeniería pendientes, el lanzamiento del producto ABC se ha retrasado desde la fecha original del 20 de octubre hasta principios de 2024.
Las pruebas con consumidores constituyen una parte importante de nuestra estrategia de lanzamiento al mercado. Si las pruebas resultan positivas, retrasamos el lanzamiento de nuestro producto al público en general. Además, nuestro equipo de ingeniería sigue analizando algunos comportamientos pendientes que también deben resolverse.
Comunicaremos la nueva fecha de lanzamiento en cuanto las pruebas adicionales y los comentarios recibidos sean favorables.
Gracias por vuestra paciencia.
Memorándum de comentarios
Ejemplo de memorándum de comentarios: programa de prestaciones de la empresa
Para: todo el personal
De: Jennifer Benson, responsable de RR. HH.
Fecha: 16 de agosto de 2023
Asunto: comentarios sobre el programa de prestaciones de la empresa para 2024
Como parte del equipo directivo de la empresa, nos gustaría conocer vuestra opinión sobre nuestro actual programa de prestaciones.
Este programa debe renovarse a finales de año. Definiremos nuestro programa para 2024 siguiendo este calendario:
- 16-30 de agosto: recopilación de comentarios del personal
- 5-15 de septiembre: evaluación de los comentarios del personal
- 18-29 de septiembre: análisis de carencias del programa e investigación de necesidades
- 2-27 de octubre: organización de grupos de debate con el personal
- 1-22 de noviembre: definición final de la oferta del plan
- 27 de noviembre: presentación del nuevo programa junto con las opciones de inscripción abierta
Completas la encuesta sobre prestaciones de 2023 adjunta antes del viernes 1 de septiembre.
Asimismo, si deseáis participar en un grupo de debate, indicadlo en el apartado correspondiente de la encuesta sobre prestaciones.
¡Gracias por vuestra participación en la mejora de nuestro programa de prestaciones!
Adjunto: encuesta sobre prestaciones de 2023
Memorándums de evento
Ejemplo de memorándum de evento: jornada de servicio a la comunidad
Para: todas las personas voluntarias
De: Julia Jensen, coordinadora de comunidad
Fecha: 28 de agosto de 2023
Asunto: actividad de la jornada de servicio del 9 de septiembre
Nuestra jornada anual de servicio a la comunidad se celebrará el sábado 9 de septiembre en el parque municipal de Jordanville.
Hemos coordinado este evento con el centro comunitario de Jordanville durante los últimos meses y nos hemos comprometido a llevar a cabo varios proyectos de mantenimiento.
Ayudadnos a apoyar a nuestra comunidad asistiendo a este evento:
- Reunirse en el pabellón del Parque Municipal de Jordanville a las 9 de la mañana.
- Todos los miembros de la comunidad, de cualquier edad, son bienvenidos.
- Se proporcionarán todas las herramientas y los materiales necesarios.
- Llevad ropa que no os importe ensuciar.
¡Gracias por vuestro interés y participación!
Ejemplo de memorándum de evento: cumbre anual
Para: todo el personal
De: Andrea Anderson, gerente comercial
Fecha: 6 de febrero de 2024
Asunto: fecha y agenda de la cumbre anual 2024
Nuestra cumbre anual se celebrará en el Springdale Convention Center el 17 de mayo de 2024.
Esta cumbre reúne a las mentes más brillantes del mundo del marketing y supone una oportunidad para participar en talleres junto a personas y compañeros con ideas afines.
El programa general es el siguiente:
- 8:00. Registro
- 9:00. Discurso inaugural
- 10:30. Talleres
- 12:00. Almuerzo
- 13:30. Talleres
- 15:00. Talleres
- 17:00. Cena
- 19:00. Hora feliz y oportunidad para hacer contactos
En las próximas semanas, se publicarán más detalles sobre los talleres y ponentes principales.
Tal como se indica en nuestro sitio web, el plazo de inscripción anticipada se abrirá el lunes 12 de febrero y se cerrará el viernes 1 de marzo.
Consejos profesionales para hacer un memorándum
Redactar un memorándum eficaz es una habilidad esencial para una comunicación clara y profesional dentro de una organización. Un memorándum bien redactado garantiza que el mensaje se entienda y se pueda poner en práctica. Sin embargo, redactar un memorándum que sea conciso, profesional y efectivo puede resultar complicado. Estos consejos profesionales para redactar un memorándum pueden ayudarte a optimizar tu comunicación, evitar errores habituales y transmitir tu mensaje con claridad y seguridad.
Define el propósito
Determina por qué es necesario redactar el memorándum. Tener claro el objetivo te ayudará a estructurar el contenido de forma adecuada. El propósito del memorándum debe ser breve y directo.
No obstante, cualquier asunto puede plasmarse en un memorándum si resulta relevante para la organización y está destinado a ser un documento oficial de la compañía.
Identifica a las personas destinatarias
Define quién recibirá el memorándum. Al redactarlo, utiliza un lenguaje claro y sencillo que todo el mundo pueda entender: evita términos complejos, siglas o abreviaturas. Cuida también la gramática y prescinde de emoticonos o expresiones informales.
Elabora un esquema del memorándum
Tanto si utilizas una plantilla de memorándum como si empiezas desde cero, elaborar un esquema del memorándum es un paso fundamental para garantizar que su estructura sea clara y lógica. Un esquema típico incluye secciones clave como el encabezado, la introducción, la exposición de los hechos, el análisis y la conclusión, que ayudan a organizar el contenido y a exponer el mensaje de forma eficaz. Empezar con un esquema bien definido te permitirá centrarte en el objetivo del memorándum y mantener la claridad y la fluidez a lo largo de todo el texto.
Ajusta el diseño y el formato
Si el contenido supera una página, revisa el mensaje y elimina lo que no sea imprescindible. Si necesitas adjuntar un folleto, documento u otro elemento para aclarar el mensaje, puedes hacer referencia al adjunto en la sección de detalles del contenido del memorándum.
Formato y diseño del memorándum
Los memorándums deben ser documentos de una sola página con unos pocos párrafos. El formato de los memorándums empresariales sigue una estructura determinada; una regla habitual es que se escriban a interlineado sencillo y alineados a la izquierda.
Según la extensión de la sección de contexto adicional, puedes utilizar viñetas para separar las ideas y facilitar la lectura del contenido.
Los memorándums, que tradicionalmente se imprimían en papel y se colgaban en los tablones de anuncios de las oficinas, siguen utilizándose, a pesar del descenso de los medios impresos. En el mundo actual, en el que cada vez más personas teletrabajan, el contenido de un memorándum puede incluirse fácilmente en el cuerpo de un correo electrónico; nunca debe enviarse como archivo adjunto.
Además, el diseño de los memorándums no tiene por qué ser aburrido. Incorpora la identidad corporativa de tu empresa u organización en el memorándum. También puedes adaptar el estilo del memorándum al tipo de documento, por ejemplo, al crear un memorándum para una próxima fiesta de la empresa.
Preguntas frecuentes sobre memorándums
¿Cuáles son las 5 partes de un memorándum?
Los componentes básicos de un memorándum son estas cinco secciones:
- Título
- Introducción
- Detalles
- Llamada a la acción
- Conclusión
¿Cuál es el formato de un memorándum?
Los memorándums son documentos de una página con párrafos a interlineado simple. Deben ser concisos y transmitir la información de forma rápida y directa. Dado que las personas destinatarias suelen leerlos por encima, utiliza subencabezados y listas con viñetas para facilitar la lectura.
Los memorándums son documentos de una página con párrafos a interlineado simple. Deben ser concisos y transmitir la información de forma rápida y directa. Dado que las personas destinatarias suelen leerlos por encima, utiliza subencabezados y listas con viñetas para facilitar la lectura.
¿Hay alguna plantilla de memorándum en Word?
Para acceder a las plantillas de Microsoft Word, abre un documento nuevo y busca el tipo de plantilla “Memorando” o “Memo”. Tras personalizar tu memorándum, puedes utilizar la herramienta Word a PDF de Adobe Acrobat para exportarlo a formato PDF.
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Tabla con una plantilla de memorando
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