Facturas, contratos, expedientes de personal… A pesar de la digitalización, muchos procesos del mundo laboral del siglo XXI siguen siendo analógicos y en papel. Especialmente en España, donde las empresas, organizaciones y autónomos suelen ser reacios a la conversión completa digital de sus documentos y a la gestión documental electrónica. La razón que suelen dar es que supone una carga de trabajo demasiado elevada. Sin embargo, a largo plazo, el cambio a la digitalización documental tiene muchas ventajas, desde la eficacia de los flujos de trabajo hasta la protección de los datos y el ahorro de costes, pasando por un uso sostenible de los recursos. En este artículo te explicamos cómo puedes digitalizar tú mismo los documentos, qué ventajas te ofrece trabajar sin papel y qué software puedes utilizar para escanear y digitalizar documentos.
Casi resulta una obviedad decir que España está a la cola a nivel internacional en lo que respecta a la digitalización. Aunque el DNI electrónico ya es normativo en otros países, en España sigue siendo habitual que las oficinas públicas aún soliciten la presentación de los documentos en papel. También hay muchas empresas que rehúyen el cambio completo de documentación en papel a digital. Sobre todo, por la incertidumbre, la falta de conocimientos y el miedo a tener demasiado trabajo.
Ya sean facturas, informes anuales o expedientes de personal, digitalizar documentos en papel ofrece muchas ventajas.
Veamos con más detalle lo que supone la digitalización de documentos en el contexto laboral. En términos muy generales, este avance significa que todos los documentos importantes para el trabajo se convertirán a un formato digital a través de un escáner y luego se almacenarán en un servidor o en una nube. Este proceso puede implicar documentos muy diferentes, entre otros: actas, recibos, facturas, contratos informes anuales, expedientes de personal u ofertas. Todo el proceso puede dividirse en tres pasos:
Todos los documentos cómodamente en un mismo lugar: en una oficina digitalizada no volverás a perder la pista de tus documentos.
Es cierto que la digitalización, el archivado y el registro de los documentos también pueden realizarse sin necesidad de un sistema de gestión documental. Sin embargo, las tareas asociadas a ello pueden llevar mucho tiempo sin un software, dependiendo de la cantidad de documentos. Por lo tanto, un SGD basado en la nube, como Acrobat, es una herramienta que resulta muy útil en la mayoría de los casos para digitalizar documentos en papel. Especialmente con este software, la digitalización ofrece a las empresas y a los autónomos todo tipo de ventajas en su trabajo diario. Entre las más importantes están::
Se acabó el caos de papeles. Las personas que digitalizan sus documentos también contribuyen a un entorno de trabajo ordenado.
Dicho brevemente: la digitalización de documentos ahorra tiempo y personal, hace que los flujos de trabajo sean más eficaces y flexibles, permite una mejor protección de los datos, es más rentable a largo plazo y, por cierto, también protege el medio ambiente. Puedes obtener más información sobre las ventajas de un SGD en la oficina digitalizada en nuestro artículo «Qué es un sistema de gestión documental».
Para garantizar la seguridad jurídica a la hora de digitalizar documentos tales como contratos, facturas o expedientes de personal, hay que tener en cuenta los GoBD (principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). En pocas palabras, los GoBD estipulan que los documentos empresariales digitalizados deben archivarse de forma comprensible y segura.
Aquí te resumimos algunos de sus requisitos más importantes. Si quieres profundizar en el asunto, también puedes consultar estos principios en el sitio web del Ministerio de Hacienda español.
En primer lugar, los documentos deben digitalizarse rápidamente tras su elaboración o recepción, a ser posible en un plazo de diez días. Asegúrate de que los datos y la información de los documentos se capturen de forma legible. Además, no te olvides de que debes registrar en un libro de orden organizativo qué documentos se escanean y, si fuera necesario, comprobar que el archivo digitalizado coincida con el original.
El orden es la máxima prioridad a la hora de archivar. Esto significa que la bandeja debe organizarse de forma comprensible, lógica y sistemática. Los auditores/as deben ser capaces de encontrar documentos individuales en el sistema de forma rápida y sencilla, preferiblemente utilizando la búsqueda de texto completo. Además, los escaneos de determinados documentos, como los registros contables, tienen que archivarse de forma que la copia digital coincida con la imagen del original.
Ten en cuenta que existen determinados documentos, como los comprobantes, los balances o los informes anuales, que ya no deben modificarse posteriormente. Si modificas documentos escritos, debes hacer una copia del original y registrar los cambios en la copia de forma perceptible.
A propósito: al digitalizar, también debes observar la obligación de conservación, así como los requisitos del RGPD. Puedes encontrar más información al respecto en nuestro artículo «Qué es el sistema de gestión documental».
Si decides pasarte a la oficina digitalizada, sería bueno que te hicieras con un sistema de gestión documental (SGD) como Acrobat. Se trata de un software que te ayuda en diversas actividades de gestión de documentos, ya sea la captura de documentos entrantes, la edición conjunta de documentos o los procesos de aprobación y las firmas electrónicas. Si solo se trata de escanear, una aplicación para teléfonos inteligentes también puede ser útil. Algunos SGD ya tienen integradas estas aplicaciones. Acrobat, por ejemplo, tiene su propia aplicación de escaneo, Adobe Scan, incluida en la suscripción. Digitalizar documentos de esta manera con un teléfono móvil puede tener muchas ventajas..
¿Estás reunido con un cliente y quieres escanear rápidamente un formulario de pedido o una tarjeta de visita? ¿O digitalizar fácilmente un documento que te llegó por carta? O tal vez hayas recibido un contrato en papel y necesites corregir rápidamente un error tipográfico. Adobe Scan es perfecto para todas estas tareas, porque esta aplicación te permite escanear fácilmente un documento en papel con el móvil y luego procesarlo como archivo PDF.
La aplicación te ofrece varios modos de captura con detección automática de bordes para que toda la información se recoja de forma nítida y legible. Adobe Scan resulta especialmente práctico porque corrige automáticamente la perspectiva del documento e incluso captura documentos escritos a mano, asistido por inteligencia artificial. La aplicación también elimina los reflejos y las sombras que dificultan la legibilidad.
Con aplicaciones como Adobe Scan, también podrás convertir fácilmente documentos escritos a mano en documentos digitales editables.
También podrás convertir fácilmente documentos que hayas fotografiado o digitalizado con un escáner convencional en un archivo PDF. Este vídeo te muestra la mejor manera de hacerlo: :
Interesante: una característica especial de Acrobat a la hora de digitalizar documentos en papel es el software de reconocimiento automático de texto basado en OCR (reconocimiento óptico de caracteres), ya que con esta herramienta es muy fácil ajustar el texto, tipo de letra, color y tamaño, así como las imágenes y los gráficos de forma individual en el documento..
Para crear copias virtuales de documentos en papel, primero tienes que escanearlos. También puedes fotografiar los documentos. En cualquier caso, tendrás que convertir el escaneado o la fotografía en un archivo PDF para su posible edición y archivo. Con Adobe Scan, también puedes escanear documentos en papel directamente con tu móvil y convertirlos en un archivo PDF.
Porque eliminar la documentación en papel ofrece a las empresas, organizaciones y autónomos una ventaja competitiva y permite crear flujos de trabajo más eficientes, evitar costes y ahorrar tiempo a largo plazo. Además, una oficina digitalizada protege los recursos y, por lo tanto, es más respetuosa con el medio ambiente.
A la hora de digitalizar documentos en papel, deben tenerse en cuenta los GoBD ((principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos). Esto incluye, entre otras cosas, archivar los documentos escaneados de forma comprensible y sistemática en formato digital, guardarlos protegidos de falsificaciones y registrar los cambios de forma rastreable.