Digitalizar documentos de forma simplificada
Facturas, contratos, expedientes de personal… A pesar de la digitalización, muchos procesos del mundo laboral del siglo XXI siguen siendo analógicos y en papel. Especialmente en España, donde las empresas, organizaciones y autónomos suelen ser reacios a la conversión completa digital de sus documentos y a la gestión documental electrónica. La razón que suelen dar es que supone una carga de trabajo demasiado elevada. Sin embargo, a largo plazo, el cambio a la digitalización documental tiene muchas ventajas, desde la eficacia de los flujos de trabajo hasta la protección de los datos y el ahorro de costes, pasando por un uso sostenible de los recursos. En este artículo te explicamos cómo puedes digitalizar tú mismo los documentos, qué ventajas te ofrece trabajar sin papel y qué software puedes utilizar para escanear y digitalizar documentos.
Temas a tratar:
- En qué consiste la digitalización de documentos.
- Las ventajas de la oficina digitalizada.
- Digitalización conforme a los GoBD: qué tienes que tener en cuenta.
- Qué aplicación necesito para digitalizar documentos.
- Digitalizar documentos con el móvil.
- Convierte documentos escaneados o fotografiados en archivos PDF.
- Preguntas más frecuentes.
En qué consiste la digitalización de documentos.
Casi resulta una obviedad decir que España está a la cola a nivel internacional en lo que respecta a la digitalización. Aunque el DNI electrónico ya es normativo en otros países, en España sigue siendo habitual que las oficinas públicas aún soliciten la presentación de los documentos en papel. También hay muchas empresas que rehúyen el cambio completo de documentación en papel a digital. Sobre todo, por la incertidumbre, la falta de conocimientos y el miedo a tener demasiado trabajo.
Digitalización documental en 3 pasos.
- El primer paso es escanear los documentos. Lo ideal es utilizar un dispositivo con alimentador automático. El escáner también debe ser capaz de enviar los archivos a un ordenador portátil o de mesa. De forma alternativa, podrás escanear los documentos con tu smartphone. Si necesitas digitalizar una gran cantidad de documentos, también puede ser de ayuda contratar a un proveedor de servicios externo.
- Una vez que los documentos escaneados estén en tu ordenador es posible que tengas que editar los archivos. Por ejemplo, puede que necesites recortarlos, convertirlos en archivos PDF o introducir metadatos. Dado que estas tareas pueden ser pesadas y requieren mucho tiempo para hacerlas manualmente, es una buena idea utilizar un sistema de gestión de documentos (SGD) como Adobe Acrobat, que reconoce automáticamente los documentos y los convierte al formato correcto.
- Por último, hay que guardar y almacenar los documentos escaneados y convertidos, ya sea en un servidor o en una nube. Esto también puede hacerlo un SGD de forma automática. Si no dispones del software adecuado, tendrás que archivar manualmente los distintos archivos en el lugar correcto y asegurarte de que esto no cree una estructura de carpetas confusa que te impida volver a encontrar los documentos.
Las ventajas de la oficina digitalizada.
Es cierto que la digitalización, el archivado y el registro de los documentos también pueden realizarse sin necesidad de un sistema de gestión documental. Sin embargo, las tareas asociadas a ello pueden llevar mucho tiempo sin un software, dependiendo de la cantidad de documentos. Por lo tanto, un SGD basado en la nube, como Acrobat, es una herramienta que resulta muy útil en la mayoría de los casos para digitalizar documentos en papel. Especialmente con este software, la digitalización ofrece a las empresas y a los autónomos todo tipo de ventajas en su trabajo diario. Entre las más importantes están::
- Mejor acceso a los documentos: en lugar de tener que rebuscar en las estanterías de archivos o en los archivadores, con un SGD encontrarás los documentos digitalizados en pocos segundos utilizando la función de búsqueda. Además, al almacenar los archivos en la nube, podrás acceder a ellos independientemente del dispositivo o la ubicación. Algo muy práctico que ahorra mucho tiempo a largo plazo.
- Colaboración más eficaz: como los documentos digitalizados se actualizan automáticamente al interactuar con el SGD en la nube, todos los participantes siempre están al mismo nivel. Esto evita que varias personas trabajen accidentalmente en diferentes versiones de un documento. Además, los documentos digitales pueden enviarse entre individuos, equipos o departamentos con mucha más rapidez.
- Captura automática: gracias al reconocimiento automático de textos del software de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR), este es capaz de capturar, indexar y archivar los documentos digitalizados en fracciones de segundo. Un buen SGD puede incluso asignar archivos directamente a las personas responsables, lo cual no solo supone un ahorro de tiempo, sino también de personal.
- Más seguridad: a diferencia de los documentos en papel, los documentos digitalizados en la nube no se pierden. Tampoco se queman ni amarillean, ni acaban accidentalmente en la basura.
- Mayor protección de datos: los documentos digitalizados pueden protegerse contra el acceso de terceros de muchas maneras diferentes, mediante cortafuegos, contraseñas, cifrado o restricciones de acceso, por ejemplo.
- Más sostenibilidad: el papel es un recurso valioso cuya producción requiere mucha agua y favorece la deforestación. Al digitalizar los procesos de trabajo y prescindir del soporte en papel, las empresas y los particulares pueden contribuir en gran medida a cuidar más del medio ambiente en el día a día de la oficina.
Digitalización conforme a los GoBD: qué tienes que tener en cuenta.
Para garantizar la seguridad jurídica a la hora de digitalizar documentos tales como contratos, facturas o expedientes de personal, hay que tener en cuenta los GoBD (principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a los datos). En pocas palabras, los GoBD estipulan que los documentos empresariales digitalizados deben archivarse de forma comprensible y segura.
Aquí te resumimos algunos de sus requisitos más importantes. Si quieres profundizar en el asunto, también puedes consultar estos principios en el sitio web del Ministerio de Hacienda español.
Proceso de escaneo.
En primer lugar, los documentos deben digitalizarse rápidamente tras su elaboración o recepción, a ser posible en un plazo de diez días. Asegúrate de que los datos y la información de los documentos se capturen de forma legible. Además, no te olvides de que debes registrar en un libro de orden organizativo qué documentos se escanean y, si fuera necesario, comprobar que el archivo digitalizado coincida con el original.
Bandeja.
El orden es la máxima prioridad a la hora de archivar. Esto significa que la bandeja debe organizarse de forma comprensible, lógica y sistemática. Los auditores/as deben ser capaces de encontrar documentos individuales en el sistema de forma rápida y sencilla, preferiblemente utilizando la búsqueda de texto completo. Además, los escaneos de determinados documentos, como los registros contables, tienen que archivarse de forma que la copia digital coincida con la imagen del original.
Protección contra una falsificación.
Ten en cuenta que existen determinados documentos, como los comprobantes, los balances o los informes anuales, que ya no deben modificarse posteriormente. Si modificas documentos escritos, debes hacer una copia del original y registrar los cambios en la copia de forma perceptible.
A propósito: al digitalizar, también debes observar la obligación de conservación, así como los requisitos del RGPD. Puedes encontrar más información al respecto en nuestro artículo «Qué es el sistema de gestión documental».
Qué aplicación necesito para digitalizar documentos
Si decides pasarte a la oficina digitalizada, sería bueno que te hicieras con un sistema de gestión documental (SGD) como Acrobat. Se trata de un software que te ayuda en diversas actividades de gestión de documentos, ya sea la captura de documentos entrantes, la edición conjunta de documentos o los procesos de aprobación y las firmas electrónicas. Si solo se trata de escanear, una a plicación para teléfonos inteligentes también puede ser útil. Algunos SGD ya tienen integradas estas aplicaciones. Acrobat, por ejemplo, tiene su propia aplicación de escaneo, Adobe Scan, incluida en la suscripción. Digitalizar documentos de esta manera con un teléfono móvil puede tener muchas ventajas..
Digitalizar documentos con el móvil.
¿Estás reunido con un cliente y quieres escanear rápidamente un formulario de pedido o una tarjeta de visita? ¿O digitalizar fácilmente un documento que te llegó por carta? O tal vez hayas recibido un contrato en papel y necesites corregir rápidamente un error tipográfico. Adobe Scan es perfecto para todas estas tareas, porque esta aplicación te permite escanear fácilmente un documento en papel con el móvil y luego procesarlo como archivo PDF.
La aplicación te ofrece varios modos de captura con detección automática de bordes para que toda la información se recoja de forma nítida y legible. Adobe Scan resulta especialmente práctico porque corrige automáticamente la perspectiva del documento e incluso captura documentos escritos a mano, asistido por inteligencia artificial. La aplicación también elimina los reflejos y las sombras que dificultan la legibilidad.
Digitalizar un documento en 5 pasos con Adobe Scan.
- Abre Adobe Scan en tu móvil o tableta.
- Escanea el documento con tu cámara integrada.
- Pasa tu dedo por la pantalla táctil para ajustar fácilmente los bordes del documento.
- Elimina la suciedad o las manchas del papel con la herramienta «Limpiar».
- Ponle un nombre al documento escaneado y guárdalo como archivo PDF. Ya puedes abrir el documento en Acrobat y hacer cambios allí si fuera necesario.
Convertir documentos escaneados o fotografiados en archivos PDF.
También podrás convertir fácilmente documentos que hayas fotografiado o digitalizado con un escáner convencional en un archivo PDF. Este vídeo te muestra la mejor manera de hacerlo:
Interesante: una característica especial de Acrobat a la hora de digitalizar documentos en papel es el software de reconocimiento automático de texto basado en OCR (reconocimiento óptico de caracteres), ya que con esta herramienta es muy fácil ajustar el texto, tipo de letra, color y tamaño, así como las imágenes y los gráficos de forma individual en el documento..
Preguntas más frecuentes.
¿Cómo puedo digitalizar documentos?
Para crear copias virtuales de documentos en papel, primero tienes que escanearlos. También puedes fotografiar los documentos. En cualquier caso, tendrás que convertir el escaneado o la fotografía en un archivo PDF para su posible edición y archivo. Con Adobe Scan, también puedes escanear documentos en papel directamente con tu móvil y convertirlos en un archivo PDF.
¿Por qué debería escanear documentos?
Porque eliminar la documentación en papel ofrece a las empresas, organizaciones y autónomos una ventaja competitiva y permite crear flujos de trabajo más eficientes, evitar costes y ahorrar tiempo a largo plazo. Además, una oficina digitalizada protege los recursos y, por lo tanto, es más respetuosa con el medio ambiente.
¿Cómo archivar correctamente los documentos?
A la hora de digitalizar documentos en papel, deben tenerse en cuenta los GoBD ((principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos). Esto incluye, entre otras cosas, archivar los documentos escaneados de forma comprensible y sistemática en formato digital, guardarlos protegidos de falsificaciones y registrar los cambios de forma rastreable.
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