Una de las principales áreas para la IA en la gestión documental es la clasificación de documentos. Ya sea una nómina, un albarán, un apercibimiento o un pedido, los DMS actuales son capaces de reconocer automáticamente el tipo de documento entrante y asignar cada tipo de documento directamente a los empleados correspondientes. Así, gracias a la IA, los pasos de trabajo que antes llevaban varias horas pueden completarse en unos minutos. Más información sobre el potencial de la gestión documental basada en la IA en nuestro artículo «Transformación digital con el software de gestión documental»
Gestión documental móvil.
Cada vez son más las personas que utilizan los teléfonos inteligentes, aparte de los ordenadores en su trabajo diario, para consultar su correo electrónico de camino a la oficina o revisar un proyecto de oferta. Las soluciones de software que permiten la gestión móvil de documentos, como la aplicación Acrobat Reader, son ideales para estas situaciones.
Con la aplicación podrás leer, rellenar y firmar documentos sobre la marcha con tu smartphone. Especialmente práctico resulta el modo líquido. Esta función sirve para que las secciones individuales de un documento sean fáciles de leer incluso en la vista del móvil. Las aplicaciones como Acrobat Reader marcan la diferencia, sobre todo cuando hay que hacer las cosas rápidamente y no se está sentado frente al ordenador.
Preguntas más frecuentes.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la administración y el archivo de documentos digitales con ayuda de bases de datos, lo que permite un manejo más eficiente de los documentos en la oficina digitalizada, desde el archivo de contratos importantes hasta el trabajo conjunto entre dispositivos, sin importar la ubicación de los textos.
¿Quién necesita la gestión documental?
La gestión documental puede aplicarse en muchos ámbitos y sectores industriales diferentes. Resulta especialmente útil cuando los textos deben crearlos, acordarlos y aprobarlos varias personas y allá donde haya que gestionar y archivar documentos dentro de una empresa. Algunos ejemplos de áreas de aplicación son: Contabilidad, comunicación de oficina, recursos humanos, marketing, ciencia, servicios financieros, ingeniería, archivo y tareas de carácter oficial.
¿Qué se entiende por DMS?
DMS es la abreviatura de sistema de gestión documental. Se trata de aplicaciones de software que permiten la gestión documental, como Adobe Document Cloud.
¿Por qué es útil la gestión documental?
La gestión documental garantiza un manejo fluido de los documentos digitales, optimizando así los procesos de trabajo. Entre sus ventajas, cabe destacar el registro y catálogo automático de documentos entrantes, la posibilidad de que varias personas editen y comenten los documentos al mismo tiempo, además de actualizar cambios de texto en tiempo real y registrarlos para que todos los vean, y simplificar los procesos de aprobación y permitir que los documentos se firmen electrónicamente..