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Les dessous des accords de confidentialité efficaces
Découvrez comment protéger vos informations sensibles et vos données commerciales de toute divulgation non autorisée.
Qu’est-ce qu’un accord de confidentialité ?
Un accord de confidentialité est un contrat juridiquement contraignant dans lequel les parties s’engagent à ne pas divulguer certaines informations spécifiques ou privées en dehors du cadre de l’accord. Ces informations peuvent être échangées entre des partenaires commerciaux, des employeurs et des membres du personnel ou des sous-traitants, ou des entreprises et leur clientèle. Elles peuvent se présenter sous forme écrite, graphique, orale ou électronique. L’accord de non-divulgation est un type d’accord de confidentialité très courant qui protège la partie divulgatrice tout en lui donnant la possibilité de stipuler une clause pénale si la partie destinataire partage les informations protégées. Il existe cependant d’autres types d’accords.
Comment définir précisément une information confidentielle ?
La définition d’une information confidentielle est large et comprend tout ce que la partie divulgatrice (celle qui partage l’information) ne veut pas exposer au public ou à la concurrence.
- Informations techniques : il s’agit de secrets commerciaux, d’inventions, de logiciels, de codes source, de dessins, de formules ou de données.
- Informations financières : les business plans et les stratégies commerciales, les états financiers, les informations exclusives et les analyses peuvent être considérés comme des informations financières confidentielles.
- Informations liées à l’emploi : toute information acquise par un employé ou une employée dans le cadre de ses fonctions peut entrer dans cette catégorie. Outre la confidentialité des secrets commerciaux, des recherches sur les nouveaux produits et d’autres informations exclusives, les effectifs doivent préserver l’identité des clientes et des clients et leurs informations personnelles.
Quels sont les différents types d’accords de confidentialité ?
Différents types d’accords de confidentialité vous permettent de protéger les informations de votre société.
L’accord de confidentialité unilatéral
Il s’agit d’un accord à sens unique dans lequel une partie s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par la partie divulgatrice.
L’accord de confidentialité bilatéral
Il s’agit d’un accord mutuel qui contraint chaque partie à garder les secrets de l’autre.
L’accord de secret
Il est difficile de commercialiser une invention sans aide, d’autant que l’approbation des demandes de brevet peut prendre des années. Avec un accord de secret, un inventeur ou une inventeuse peut préserver la confidentialité de sa propriété intellectuelle tout en la partageant avec des membres du personnel ou des spécialistes du conseil.
L’accord de non-divulgation
Il existe trois grands types d’accords de non-divulgation :
- Standard : il permet de protéger les secrets commerciaux, la propriété intellectuelle ou d’autres informations sensibles.
- Personnel : il permet de s’assurer que les effectifs ne partagent pas d’informations professionnelles en dehors de l’entreprise. Vous pouvez inclure une clause de non-concurrence pour empêcher qu’une personne ne débauche de la clientèle à son départ de l’entreprise.
- Entretien : il permet de protéger les entreprises contre les fuites d’informations sensibles pouvant être échangées avec des candidates et des candidats lors d’entretiens d’embauche.
Quelles mentions inclure dans un accord de confidentialité ?
Comme toujours en matière de droit, il est préférable de solliciter l’avis d’un membre du barreau spécialisé dans le droit des contrats avant de finaliser une relation commerciale. De plus, un accord de confidentialité est régi, à l’instar des autres contrats, par des règles formelles. Outre les noms et adresses des parties contractantes, il doit inclure les informations suivantes :
- Objet de l’accord : expliquez pourquoi vous partagez ces informations.
- Nature des informations divulguées : précisez bien le sujet et ce qui est exactement inclus dans l’accord. Couvre-t-il la propriété intellectuelle, les informations commerciales, les données client, le code informatique ou les informations fiscales ?
- Exclusions : notez les informations qui ne sont pas couvertes par cet accord. Certaines peuvent déjà être connues du public ou légalement acquises par la partie destinataire auprès d’une autre source.
- Obligations de la partie réceptrice : de nombreux accords exigent que la partie destinataire prenne des précautions raisonnables contre la divulgation. Ils peuvent autoriser la divulgation une fois que la partie destinataire a obtenu le consentement écrit de la partie divulgatrice. Vous pouvez également exiger de la partie destinataire qu’elle ne partage les informations qu’avec des personnes ayant également signé un accord de confidentialité.
- Sanctions en cas de divulgation : expliquez les risques encourus si la partie destinataire ne respecte pas l’accord. Vous pouvez exiger la restitution des informations, prévoir une action en justice et, dans certains cas, saisir certains éléments à caractère confidentiel.
- Durée de l’obligation : définissez le terme de l’accord, à l’issue d’une période précise ou lorsque la relation confidentielle prend fin.
Comment gagner en efficacité avec des accords électroniques ?
Découvrez les atouts de la dématérialisation des accords pour votre entreprise. L’entreprise agricole allemande KWS SAAT SE a décidé d’utiliser Adobe Acrobat Pro et Acrobat Sign pour accélérer ses processus administratifs en commençant par digitaliser ses accords de confidentialité. « Les solutions documentaires digitales d'Adobe nous aident à maîtriser chacune des étapes de notre parcours vers le zéro papier. Le gain d’efficacité potentiel est tout simplement énorme », déclare Jens Hittmeyer, Head of Corporate Information Technology chez KWS SAAT SE.
Premier producteur mondial d’enzymes, Novozymes a adopté la solution de signature électronique d’Adobe pour fluidifier son processus de création de contrats. Son service juridique signe environ 300 contrats par an dans le monde entier et tous doivent recevoir l’approbation de plusieurs signataires. Grâce à Acrobat Sign, l’entreprise a pu réduire de plus de 93 % le temps nécessaire à la signature d’un contrat.
Passez au digital avec Adobe Acrobat Pro et la signature électronique pour gagner du temps et diminuer les coûts de l’entreprise. La création d’un modèle d’accord de confidentialité est particulièrement simple. Après l’avoir soumis à votre cabinet juridique, convertissez le document Microsoft Word en PDF et ajoutez des champs à remplir et à signer par les destinataires. Envoyez-le pour signature et suivez l’avancement du processus de validation. La rédaction d’accords de confidentialité qui nécessitait auparavant plusieurs jours ne prend plus que quelques minutes.
