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Apprenez à rédiger un mémo en cinq étapes à l’aide d’un template gratuit.
Découvrez comment faire une note de service percutante afin d’attirer l’attention des destinataires.
Qu’est-ce qu’un mémo ?
Abréviation de « mémorandum », le mémo est un message interne concis, utilisé principalement dans le cadre professionnel. Contrairement à un e-mail, qui est une forme de communication plus informelle adressée à une ou plusieurs personnes, les mémos constituent une correspondance officielle au sein de l’entreprise. Ils restent toutefois moins formels que la lettre, généralement destinée à un public externe.
Les mémos peuvent également servir à diffuser des informations en temps utile au sein d’organisations à but non lucratif, d’associations ou d’organismes publics. Elles constituent un outil précieux pour les activités opérationnelles, en assurant une communication claire et efficace à tous les niveaux d’une organisation.
Le mémo a pour vocation de transmettre un message de façon concise. Il doit expliquer ce qui se passe et pourquoi, en précisant les actions requises, le cas échéant.
Motifs de rédaction d’un mémo
Les mémos abordent une grande variété de sujets, ce qui explique que les entreprises s’appuient généralement sur un modèle de note de service facile à adapter et à personnaliser. Ils permettent de partager des informations ou de traiter un problème, mais aussi de recueillir des commentaires sur les services, les programmes ou les projets de l’entreprise.
Voici d’autres cas d’usage des mémos :
- Changements de personnel
- Évènements et réunions à venir
- Modifications de politiques ou de processus
- Annonces produit ou marketing
- Informations financières
- Actualité de l’entreprise
Quel qu’en soit le motif, voici comment rédiger une note de service efficace.
Rédaction d’une note de service en cinq étapes
La note de service doit toujours adopter un ton professionnel et courtois, quel que soit le sujet traité. Concentrez-vous sur des informations factuelles et des étapes concrètes à suivre. Évitez les emojis, peu adaptés aux communications professionnelles formelles. Veillez à ce que la note soit concise, claire et accessible, en n’y incluant que des détails véritablement pertinents.
- Rédigez un en-tête percutant.
L’en-tête définit le type de mémo que vous rédigez. Même lorsque vous diffusez votre note par e-mail, veillez à inclure l’en-tête en haut du document, car il identifie clairement les destinataires et l’expéditeur ou l’expéditrice.
L’en-tête doit respecter le format suivant :
À — Audience du mémo ; par exemple : Ensemble du personnel ou nom d’un service
De — Votre nom et l’intitulé de votre poste
Date — Date de diffusion du mémo
Objet — Sujet du mémo
La ligne d’objet doit être aussi précise que possible. Par exemple, plutôt que « Mise à jour concernant le personnel », optez pour « Promotion de Steve Davis, vice-président marketing ». - Exposez l’objet du mémo dans l’introduction.
L’introduction présente un résumé de la situation, du problème ou de l’enjeu abordé. Ce paragraphe constitue le cœur de la note et doit fournir les informations les plus importantes. - Apportez le contexte nécessaire.
Précisez le contexte et les informations complémentaires qui justifient l’envoi de la note de service. Chaque type de mémo suit une structure de contexte adaptée.
La partie contextuelle peut varier selon la finalité de la note : annonces d’ordre général, problématiques métier, nouvelles procédures, état d’avancement d’un projet ou évènements. Elle comprend généralement les éléments suivants :
Contexte ou commentaires sur la situation
Détails complémentaires sur le problème (comment il a été identifié, preuves supplémentaires, etc.)
Solutions ou actions proposées
Dates et calendrier
Résumé d’une situation ou de comportements antérieurs
Résumé d’une situation ou de comportements récents
Décisions prises et motivation de ces décisions
Autres points clés - Formulez un appel à l’action.
Lorsque vous apprenez à rédiger une note de service, l’un des éléments les plus déterminants est l’énoncé de la tâche, ou appel à l’action. Selon le type de mémo, rédigez un appel à l’action adapté à vos destinataires et invitez-les à :
vous contacter pour toute question ;
s’adresser à leur responsable en cas de problème ;
consulter les pièces jointes ou visiter un site web ;
réaliser une tâche assignée avant une échéance précise ;
participer à une rencontre ou se porter volontaire pour un évènement ;
patienter dans l’attente d’informations complémentaires.
Si aucune action directe n’est demandée aux destinataires, invitez-les à rester en contact dans votre conclusion. - Concluez par une remarque courtoise.
Pensez à l’impact de votre note sur ses destinataires et profitez de ce paragraphe pour conclure avec bienveillance. Si vous consultez des exemples de mémos, vous constaterez que les conclusions servent généralement à :
adresser des félicitations ;
remercier les destinataires pour leur soutien ou leur patience, selon la situation ;
rappeler les possibilités de commentaire ou de contact mentionnées dans la partie Appel à l’action ;
inviter les destinataires à rester au fait des dernières informations.
Une note de service ne nécessite pas de signature, car les coordonnées de l’expéditeur ou de l’expéditrice figurent déjà dans l’en-tête.
Modèle de note de service gratuit et six exemples de mémos
Rédiger un mémo sans exemple peut s’avérer délicat. Vous trouverez ici un template général et six exemples pour vous lancer. Chaque type de note y est représenté, de la note de service à l’annonce d’un évènement. Utilisez le template comme base et adaptez-le selon vos projets.
Note de service générale
Exemple de note de service générale – Modification de la date des entretiens d’évaluation
À : Ensemble du personnel
De : Geoffroy Jansen, PDG
Date : 15 décembre 2023
Objet : Modifications de la date des entretiens d’évaluation 2024
À compter du 1er janvier 2024, les entretiens d’évaluation auront lieu en février et non plus en mars.
Ce changement de date vise à regrouper tous les aspects de notre budget RH au premier trimestre. Le processus d’évaluation, quant à lui, reste inchangé.
Les responsables de service distribueront les documents de préparation aux entretiens d’évaluation standards ainsi que le calendrier des entretiens au cours de la première semaine de janvier. Toutes les augmentations de salaire seront appliquées au plus tard le 29 mars 2024.
Je vous remercie pour votre engagement constant et vous souhaite de joyeuses fêtes. Nous avons hâte de célébrer vos réussites professionnelles et de découvrir vos objectifs pour l’année à venir.
Exemple de note de service générale – Notification d’une faille de sécurité
À : Service financier
De : Geoffroy Jansen, PDG
Date : 4 octobre 2023
Objet : Faille de sécurité récente et modification des droits d’accès aux logiciels
Suite à une récente faille de sécurité, nous avons revu les droits d’accès à nos systèmes financiers.
Cette faille de sécurité est survenue dans le cadre d’une modification apportée à notre système de pare-feu. Dès la découverte de la situation hier, nous avons collaboré étroitement avec notre service informatique pour en identifier la cause. Dans l’attente d’une résolution, toutes les autorisations d’accès aux systèmes financiers ont été revues. Seuls les directeurs et directrices senior ainsi que l’équipe de direction disposent actuellement d’un accès à ces systèmes.
Si vous avez besoin d’un accès immédiat à ces systèmes, veuillez contacter Jade Simonnet, qui transmettra les rapports demandés dans les meilleurs délais.
Nous vous prions de nous excuser pour la gêne occasionnée pendant la durée de notre enquête. Dès que nos équipes disposeront de nouvelles informations, nous vous en ferons part sans tarder.
Note de projet
Exemple de note de projet – Report de lancement d’un produit
À : Ensemble du personnel
De : Henri Taittinger, chef de produit
Date : 12 septembre 2023
Objet : Report du lancement du produit ABC à début 2024
Compte tenu des résultats des tests client et de problèmes techniques en suspens, le lancement du produit ABC, initialement prévu le 20 octobre, a été reporté au début de l’année 2024.
Les tests clients constituent un pilier central de notre stratégie de mise sur le marché. Lorsqu’ils révèlent des points à améliorer, nous préférons retarder le lancement grand public afin de garantir la meilleure expérience possible. Par ailleurs, notre équipe d’ingénierie examine encore certains comportements qui nécessitent une attention particulière.
Nous annoncerons une nouvelle date de lancement dès que les tests complémentaires et les retours obtenus seront concluants.
Nous vous remercions de votre patience.
Note de retour d’expérience
Exemple de note de retour d’expérience – Programme d’avantages sociaux de l’entreprise
À : Ensemble du personnel
De : Jennifer Berthon, responsable RH
Date : 16 août 2023
Objet : Retours sur le programme d’avantages sociaux 2024
La direction de l’entreprise aimerait avoir votre avis sur le programme d’avantages sociaux actuel.
Notre programme d’avantages sociaux arrive à échéance en fin d’année. Celui de 2024 sera établi selon le calendrier suivant :
- 16-30 août — Recueil des retours du personnel
- 5-15 septembre — Analyse des retours du personnel
- 18-29 septembre — Évaluation des lacunes du programme et des besoins à couvrir
- 2-27 octobre — Tenue de groupes de discussion avec le personnel
- 1-22 novembre — Finalisation des offres du plan
- 27 novembre — Présentation du nouveau programme et ouverture des inscriptions
Merci de bien vouloir compléter l’enquête sur les avantages sociaux 2023 ci-jointe d’ici le vendredi 1er septembre.
Si vous souhaitez participer à un groupe de discussion, veuillez le préciser dans l’enquête sur les avantages sociaux.
Merci de votre contribution à l’amélioration de notre programme d’avantages sociaux !
Pièce jointe : Enquête sur les avantages sociaux 2023
Note d’évènement
Exemple de note d’évènement – Journée d’action solidaire
À : Ensemble des bénévoles
De : Julia Jansen, coordinatrice communautaire
Date : 28 août 2023
Objet : Journée d’action solidaire du 9 septembre
Notre journée d’action solidaire annuelle se tiendra le samedi 9 septembre au parc municipal de Joinville.
Cet évènement a été organisé en collaboration avec le centre d’action sociale de Joinville au cours des derniers mois, et nous avons prévu de mener à bien plusieurs projets d’entretien.
Participez à cet évènement pour nous aider à soutenir notre action :
- Rendez-vous au pavillon du parc municipal de Joinville à 9 h.
- Tous les membres de l’association, quel que soit leur âge, sont les bienvenus.
- Tous les outils et fournitures nécessaires seront mis à disposition.
- Prévoyez des vêtements adaptés aux travaux d’extérieur.
Merci de votre intérêt et de votre participation !
Exemple de note d’évènement – Sommet annuel
À : Ensemble du personnel
De : Andréa Aubry, directrice commerciale
Date : 6 février 2024
Objet : Date et programme du sommet annuel 2024
Le sommet annuel se tiendra au Palais des Congrès de Saint-Malo le 17 mai 2024.
Ce sommet réunit les esprits les plus brillants du marketing et offre l’occasion d’animer des ateliers avec des collègues et d’autres personnes partageant la même approche.
Voici le programme :
- 8 h 00 – Accueil
- 9 h 00 – Discours d’ouverture
- 10 h 30 – Ateliers
- 12 h 00 – Déjeuner
- 13 h 30 – Ateliers
- 15 h 00 – Ateliers
- 17 h 00 – Dîner
- 19 h 00 – Cocktail et réseautage
Le détail des ateliers ainsi que les informations sur l’intervenant principal seront communiqués dans les prochaines semaines.
Comme indiqué sur notre site web, les inscriptions à tarif préférentiel ouvriront le lundi 12 février et se clôtureront le vendredi 1er mars.
Conseils de pros pour rédiger un mémo
Savoir rédiger une note de service efficace est une compétence indispensable pour une communication claire et professionnelle au sein d’une organisation. Un mémo correctement formulé garantit que le message est compris et peut être mis en application. Il peut toutefois s’avérer difficile de trouver le juste équilibre entre concision, professionnalisme et impact. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à structurer vos communications, à éviter les erreurs courantes et à transmettre votre message avec clarté et assurance.
Définition de l’objectif
Identifiez la raison pour laquelle cette note de service doit être rédigée. L’objectif permet de préciser le contexte du mémo, et doit donc être formulé de manière brève et directe.
Tout sujet jugé important pour l’organisation peut faire l’objet d’une note interne, dès lors qu’il doit faire office de document de référence au sein de l’entreprise.
Identification de l’audience
Déterminez les destinataires de la note de service. Lors de sa rédaction, privilégiez un langage clair et accessible à tous, et évitez les termes trop techniques, les acronymes et les abréviations. Veillez également à respecter les règles grammaticales et à ne pas recourir aux emojis ni au langage familier.
Structure du mémo
Que vous partiez d’un modèle de note de service ou d’une page blanche, il est essentiel de structurer votre note pour garantir clarté et cohérence. Un plan type comprend au minimum les sections suivantes : en-tête, introduction, exposé des faits, discussion et conclusion, autant d’éléments qui organisent le contenu et guident les destinataires tout au long du message. En définissant une structure solide dès le départ, vous ne perdez pas de vue l’objectif de la note et gardez un fil conducteur clair du début à la fin.
Finalisation du contenu
Si le contenu dépasse une page, réévaluez votre message et supprimez les informations non essentielles. Si une pièce jointe, comme un flyer ou tout autre document, s’avère nécessaire pour apporter des précisions, mentionnez-la dans le paragraphe des détails.
Mise en forme définitive
Une note de service doit tenir sur une page et ne comporter que quelques paragraphes. Le format d’un mémo professionnel obéit à des règles précises, dont les plus courantes sont l’interligne simple et l’alignement à gauche.
Si la partie apportant un contexte supplémentaire est longue, optez pour des puces afin de bien séparer les idées et de rendre le contenu plus lisible.
Longtemps diffusées sous forme de documents imprimés fixés sur les panneaux d’affichage des bureaux, les notes de service restent d’actualité malgré le recul du format papier. À l’heure où le télétravail s’est généralisé, le contenu d’un mémo peut facilement être inséré dans le corps d’un e-mail. En revanche, il ne doit jamais être envoyé comme pièce jointe.
Une note de service ne doit pas pour autant être ennuyeuse. Intégrez le branding de votre entreprise ou organisation pour lui donner une identité visuelle forte. Vous pouvez aussi adapter le style des mémos à leur objet, par exemple en créant une note originale pour annoncer une prochaine soirée d’entreprise.
Foire aux questions (FAQ)
Quelles sont les cinq parties d’une note de service ?
Voici les composantes essentiels d’un mémo :
- Titre
- Introduction
- Détails
- Appel à l’action
- Conclusion
Un mémo tient sur une page, avec des paragraphes à interligne simple. Ces notes doivent aller à l’essentiel pour transmettre l’information rapidement. Les destinataires les parcourant en diagonale, servez-vous de sous-titres et de listes à puces pour en faciliter la lecture.
Existe-t-il un modèle de mémo dans Word ?
Des modèles de notes de service sont disponibles dans Microsoft Word en ouvrant un nouveau document et en recherchant le type de modèle Mémo. Une fois la note personnalisée, vous pouvez vous servir de l’outil Word en PDF d’Adobe Acrobat pour l’exporter au format PDF.
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