ACROBAT | 6 MINUTES DE LECTURE
Découvrez l’utilité de PowerPoint ainsi que des conseils pour créer une présentation.
Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur le format PPT, y compris ses avantages et ses inconvénients.
PowerPoint ou PPT est une application de présentation développée par Microsoft. Cet outil de design aide les utilisateurs et les utilisatrices à communiquer une idée précise, que ce soit dans un cadre professionnel, universitaire ou privé. Grâce à cette application polyvalente, il n’a jamais été aussi simple de créer des présentations multimédias attrayantes et captivantes.
Apprenez à utiliser les fonctionnalités essentielles de ce programme pour tirer le meilleur parti des fichiers PPT.
Qu’est-ce qu’un fichier PPT ?
Vous avez déjà cherché « PPT signification » dans votre navigateur ? Cette abréviation désigne le programme PowerPoint, inclus dans la suite Microsoft Office aux côtés de Microsoft Word et Excel. Mais qu’est-ce que PowerPoint, exactement ? C’est une application de présentation intuitive qui intègre des outils de design graphique et diverses fonctionnalités de diaporama. Les utilisateurs et les utilisatrices peuvent s’en servir pour concevoir de magnifiques présentations alliant visuels percutants, textes efficaces et données à l’appui de leur message.
Le format PPT est utilisé dans les établissements scolaires, les entreprises et les associations, ainsi que dans le cadre privé, pour créer des présentations multimédias efficaces. Chaque nouvelle mise à jour du programme apporte des fonctionnalités toujours plus orientées design, à la fois créatives, interactives et personnalisables, afin de répondre aux besoins des utilisateurs et des utilisatrices, qui ont à leur disposition un éventail d’outils (images, textes, animations, clips audio et autres objets digitaux).
PowerPoint permet également à plusieurs personnes de créer et de rédiger conjointement des fichiers de manière simultanée. Que ce soit hors ligne ou en ligne, collègues et pairs peuvent travailler ensemble ou séparément sur un même fichier PPT pour renforcer la collaboration. Dès lors que plusieurs utilisateurs et utilisatrices disposent de l’autorisation d’intervenir dans le même fichier, la présentation PowerPoint peut être facilement mise à jour à tout moment et en tout lieu. De plus, il est possible de convertir un fichier PowerPoint en PDF, ce qui garantit la même mise en forme sur différents appareils et systèmes d’exploitation.
Création, ouverture et modification d’un fichier PPT
La création d’une présentation PowerPoint est une tâche simple et intuitive à la portée de la quasi-totalité des utilisateurs et des utilisatrices. Le programme propose des modèles, des fonctionnalités de design faciles à prendre en main et de nombreux outils pratiques.
Pour créer un fichier PPT, ouvrez PowerPoint dans la suite Microsoft Office, puis sélectionnez Nouvelle présentation. Rédigez ensuite votre texte sur la diapositive ou ajoutez des animations et des éléments graphiques. Pour insérer des diapositives supplémentaires, cliquez sur Nouvelle diapositive.
Avant tout, pensez à enregistrer et à nommer votre présentation. Pour activer l’enregistrement automatique, cliquez sur Fichier > Options > Enregistrement et cochez l’option Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes. Une fois l’intervalle souhaité défini, le programme sauvegarde vos modifications en conséquence.
Cette application offre également des outils de création visuelle remarquables pour sublimer une présentation ordinaire. Explorez les différents thèmes de conception en affichant l’aperçu correspondant et choisissez les couleurs qui vous conviennent le mieux parmi les variantes proposées. Les thèmes associent des palettes harmonieuses, des polices soigneusement choisies et des effets spéciaux pour un résultat visuellement saisissant. Le thème doit mettre en valeur vos graphiques, tableaux et données afin de capter immédiatement l’attention de votre audience.
Vous ne savez pas par où commencer ? Inspirez-vous de l’un des modèles fournis, déjà mis en forme et prêts à l’emploi. Et si vos idées de présentation PPT se trouvent dans un PDF, Adobe Acrobat peut se charger de convertir ce PDF en PowerPoint. Inutile de tout réécrire ou de repartir de zéro.
PowerPoint comporte également un onglet Insertion très pratique, qui permet d’agrémenter vos diapositives de divers éléments graphiques, (images, formes, etc.). Vous pouvez sélectionner des images depuis la bibliothèque ou rechercher des illustrations telles que des icônes, des graphiques ou des formes. Une fois la boîte de dialogue ouverte, parcourez les images et les illustrations disponibles, puis suivez les invites pour les insérer.
Conseil : vous cherchez un outil PowerPoint spécifique ? Servez-vous du champ Rechercher en haut du fichier PPT pour accéder aux commandes créatives de votre choix, ou renseignez-vous sur le Web.
Avantages et inconvénients des fichiers PPT
PowerPoint est un outil de design complet qui présente des avantages et des inconvénients selon la façon dont vous prévoyez de l’utiliser.
Polyvalence
PowerPoint est un outil polyvalent qui s’adapte à tous les contextes, tant universitaire ou professionnel que privé. Compatible avec de nombreux secteurs (finance, divertissement, technologie, vie associative, etc.), c’est devenu une application incontournable dans presque tous les environnements de travail.
Outils de design
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités de design, PowerPoint permet aux utilisateurs et aux utilisatrices d’enrichir leurs présentations à l’aide de graphiques, d’images, de clips audio et des animations, en complément du texte. Ces éléments graphiques renforcent le message en mettant en scène une histoire plus complète. PowerPoint excelle également pour illustrer des tendances à la hausse ou à la baisse, qu’il s’agisse de l’évolution des ventes, des résultats scolaires ou des collectes de fonds.
Bien plus que des présentations
Au-delà de la création de présentations, PowerPoint permet de concevoir des propositions commerciales, des storyboards ou encore des maquettes d’interface d’utilisation.
Détournement de l’attention
Avec ses nombreux outils et fonctionnalités, PowerPoint peut parfois vous inciter à intégrer trop d’éléments graphiques. Pensez à restreindre le nombre d’animations, de transitions et d’effets sonores pour ne pas détourner l’attention du message clé de votre présentation.
Risque d’incohérence entre les appareils
Bien que PowerPoint soit compatible avec plusieurs systèmes d’exploitation, le programme fonctionne de manière optimale sous Windows. Il existe donc une légère possibilité qu’un élément graphique avancé ne s’affiche pas correctement sur un autre système d’exploitation. Pour garantir la cohérence entre les appareils, envisagez de convertir le fichier PPT en PDF, que vous pourrez protéger au besoin par un mot de passe.
Fichiers volumineux
Les fichiers PowerPoint peuvent rapidement devenir très lourds s’ils intègrent de nombreux éléments audio, visuels et graphiques rassemblant un volume de données considérable, d’où un risque de lenteur ou de décalage.
Différence entre les formats PPT et PPTX
L’application de présentation PowerPoint a été développée par Microsoft et prend en charge les extensions de fichier .PPT et .PPTX. Le format PPT est le format d’origine, lancé par Microsoft en 1987, qui fonctionne avec les systèmes d’exploitation Microsoft Windows et Mac.
Conçu pour pallier les problèmes fréquemment liés à la taille des fichiers PowerPoint, le format PPTX repose sur une structure XML avec compression ZIP de façon à réduire au maximum le poids des données. Lancé en 2007, PPTX est compatible avec les versions antérieures de PowerPoint. Bien que les deux formats intègrent les fonctionnalités standard de PowerPoint, PPTX s’impose comme le meilleur choix pour créer des présentations riches et détaillées.
Vous rencontrerez également les formats de fichier .PPS et .PPSX, qui empêchent toute modification par les personnes ayant le rôle de lecteur, mais leur permettent d’interagir avec le contenu de la présentation. Disponibles en mode lecture seule, ces fichiers lancent et font défiler la présentation automatiquement dès leur ouverture.
Foire aux questions (FAQ)
À quoi sert un fichier PPT ?
L’application de présentation PowerPoint offre une grande polyvalence et s’adapte à de nombreux usages et contextes.
Dans le domaine éducatif, PowerPoint permet au personnel enseignant d’animer des cours en présentiel comme à distance. La communauté étudiante y a également souvent recours pour réaliser les devoirs scolaires. En milieu universitaire comme dans le monde professionnel, savoir citer un fichier PPT est essentiel pour étayer ses recherches.
Dans le monde professionnel ou en entreprise, les fichiers PowerPoint facilitent la formation, la communication des rapports commerciaux et la transmission des connaissances opérationnelles internes. Les services marketing peuvent s’appuyer sur des graphes et des tableaux pour présenter les données de vente et de génération de leads. Dans l’entrepreneuriat, c’est également un outil de choix pour soumettre une proposition commerciale ou présenter des supports de vente à la clientèle.
PowerPoint est un outil intuitif accessible à tous et à toutes, qui présente donc également un intérêt dans le cadre privé. Les utilisateurs et les utilisatrices peuvent créer un album avec leurs photos de famille, concevoir un portfolio digital ou encore préparer un itinéraire de voyage. La tendance récente des « soirées PowerPoint » consiste à demander à chaque invité ou invitée de préparer et de partager une présentation PowerPoint sur un sujet original et divertissant de son choix.
Par où commencer ma présentation PPT ?
Plusieurs approches s’offrent à vous pour débuter votre présentation PowerPoint : vous pouvez partir d’une accroche visuelle saisissante, d’une question appelant à la réflexion ou d’une introduction du présentateur ou de la présentatrice. Pensez à donner un titre clair à votre diaporama, à mentionner le nom du présentateur ou de la présentatrice et à insérer une image pertinente pour capter l’attention. Pour susciter la curiosité et éveiller l’intérêt de l’audience, misez sur une anecdote surprenante, un témoignage personnel ou une question du type « et si… ». Avant tout, l’important est de connaître votre public pour choisir la meilleure façon de l’accrocher dès les premières secondes.
Qu’utilisait-on pour réaliser des présentations avant PowerPoint ?
PowerPoint est l’évolution digitale du projecteur traditionnel nécessitant le chargement de diapositives physiques dans un carrousel afin qu’elles soient projetées sur un écran, formant ainsi un diaporama. Chaque diapositive devait alors être créée manuellement. Grâce à l’application PowerPoint de Microsoft, il est désormais possible de créer et de modifier les diapositives directement sur un ordinateur.
Quels éléments peut-on insérer dans une diapositive PowerPoint ?
PowerPoint regorge d’outils de design et de fonctionnalités permettant d’enrichir vos présentations. Vous pouvez y intégrer des images clipart, des vidéos, des clips audio, des tableaux, des graphes, des photos et des diagrammes. Il est également possible d’animer le texte ou les images pour capter l’attention du public et rendre le diaporama plus interactif, ou encore d’ajouter des transitions percutantes ou fluides au changement de diapositive.
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