Comment enregistrer des e-mails au format PDF depuis Outlook

Que vous soyez employé du bureau, chef d’entreprise ou que vous occupiez tout autre poste qui nécessite un ordinateur, il peut s’avérer utile de savoir comment enregistrer des e-mails depuis Outlook au format PDF. Cette compétence peut non seulement vous permettre de réduire les tâches administratives superflues, mais aussi d’améliorer la qualité de votre travail.

Pour découvrir comment enregistrer des e-mails Outlook au format PDF, lisez notre guide pratique.

Sommaire :

En bref : Télécharger des e-mails Outlook au format PDF.

Enregistrer des e-mails Outlook au format PDF est une tâche facile à accomplir, en trois étapes clés.

Identifiez votre e-mail. Dans votre messagerie, ouvrez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF.
Sélectionnez l’option Imprimer. Appuyez sur control + P sur Windows ou command + P sur Mac pour imprimer.
C’est presque terminé. Lorsque la fenêtre d’impression s’affiche, changez la destination du document dans le menu déroulant permettant de sélectionner l’imprimante à gauche, pour ne pas sélectionner votre imprimante locale mais l’option Imprimer en PDF. Si vous ouvrez votre e-mail depuis un navigateur, le menu déroulant peut se trouver à droite. Puis cliquez sur l’icône bleue Enregistrer ou Imprimer pour enregistrer votre e-mail sur un ordinateur de bureau ou portable.

Pour approfondir : Comment enregistrer des e-mails Outlook au format PDF.

Comment enregistrer des e-mails Outlook au format PDF avec notre guide, étape par étape.

1. Ouvrez votre messagerie sur outlook.com. Identifiez l’e-mail que vous souhaitez enregistrer au format PDF et cliquez, avec le bouton gauche de la souris, sur ce dernier.

2. Ouvrez votre e-mail, appuyez sur control + P pour Windows ou command + P pour Mac afin d’ouvrir le Menu d'impression. Vous pouvez choisir de cliquer à la place sur les trois points dans le coin supérieur gauche si vous utilisez Outlook sur un navigateur web.

3. Un menu déroulant s’affiche, avec une série d’options à sélectionner, si vous cliquez sur les trois points. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur Imprimer.

4. Sélectionnez l’icône Imprimer dans le coin supérieur gauche du menu déroulant.

5. S’affiche ensuite le Menu d’impression. Vous remarquez un menu déroulant avec les noms des imprimantes connectées.

6. Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur ce menu déroulant pour changer la destination, de votre imprimante locale vers l'option Enregistrer en PDF. Puis cliquez sur imprimer.

7. Une boîte de dialogue s’affiche sur votre ordinateur, comme indiqué ci-dessous, vous permettant de sélectionner où enregistrer votre nouveau PDF et de le renommer. Sélectionnez Adobe Acrobat Document (*.pdf) dans le menu déroulant Enregistrer sous, s'il n’est pas déjà sélectionné.

8. Cliquez sur Enregistrer, localisez votre document sur votre ordinateur et ouvrez-le avec Adobe Acrobat pour vérifier qu’il a été enregistré correctement.

Les avantages à convertir des e-mails Outlook au format PDF.

Voici les trois principaux avantages à enregistrer vos e-mails Outlook au format PDF.

L’organisation. Il est plus facile de stocker et d’archiver des informations importantes en interne et avec vos clients. Vous évitez ainsi la recherche d’informations dans des conversations archivées ou la suppression malencontreuse d’e-mails essentiels.
Le professionnalisme. Adobe Acrobat vous aide à visionner vos documents PDF et à les éditer. Après avoir converti vos e-mails au format PDF, vous pourrez les intégrer à d’autres documents, les modifier, les annoter et même les signer. Si vous échangez avec des clients, les documents PDF avec une présentation soignée sont signe de professionnalisme.
Une accessibilité continue. Vous savez maintenant comment enregistrer vos e-mails depuis Outlook au format PDF, pour les stocker sur votre ordinateur de bureau ou portable, ou même sur votre appareil mobile. Envoyez-les tout simplement par e-mail sur votre smartphone ou tablette, et téléchargez-les ou transférez-les via une connexion filaire. Peu importe votre localisation, vous pourrez toujours accéder à vos documents clés, même sans connexion Wi-Fi ou réseau.

Foire aux questions.

Vous avez des questions non abordées dans notre guide pratique ? Visitez notre rubrique FAQ.

Puis-je télécharger des e-mails au format PDF sur d’autres plateformes ?

La plupart des fournisseurs de messagerie offrent la possibilité aux utilisateurs de télécharger des e-mails en PDF. Les étapes peuvent varier d'un fournisseur à l'autre, mais le principe reste le même. Découvrez comment enregistrer des e-mails au format PDF depuis Gmail.

Puis-je télécharger plusieurs e-mails au format PDF ?

Vous pouvez télécharger plusieurs e-mails au format PDF, mais vous devrez les télécharger un par un. Une fois tous vos e-mails téléchargés, vous pouvez les fusionner en un seul PDF en utilisant Adobe Acrobat.

Puis-je télécharger mes e-mails Outlook sur Mac ?

Les étapes sont identiques pour Windows et pour Mac. Suivez nos conseils étape par étape et vous pourrez télécharger vos-emails au format PDF en toute facilité.