一名醫師在患者要用 Adobe Acrobat Sign 簽名前向其逐條說明隱私權規範文件

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您的企業是否需要發出隱私權規範通知?

無論您是醫療照護提供者,或您要為自家員工提供醫療照護,您都必須學習如何告知與資訊保護有關的事項。

隱私權規範通知包含什麼內容?

  • 隱私權規範通知 (NPP) 是一份聲明,內容說明您將如何保護患者醫療資料。
  • 美國聯邦法律規定,NPP 必須在每位患者的第一次到診前寄出。
  • NPP 必須說明,哪些人可以存取患者的資料,以及當患者發現自己的隱私權被侵犯時應如何提出申訴。

什麼是隱私權規範通知?

美國國會在 1996 年通過醫療保險流通與責任法案 (HIPAA),這份聯邦法律嚴格規定醫療照護作業應如何處理與儲存電子醫療記錄。根據 HIPAA 隱私權規定,醫療照護提供者與其他受這項法律影響的組織機構 (被稱為適用機構) 必須準備和發出給患者的隱私權規範通知 (NPP),通知患者其受保護醫療資訊 (PHI) 將會如何使用與共用。

 

在患者共用其醫療資訊前,NPP 知會其資訊受到的保護方式,可保障患者的隱私權。這個方式讓患者有機會選擇要求其 PHI 揭露的相關限制,或者選擇將醫療業務轉到其他機構。而且這個方式能確保醫療照護服務提供者負起責任維護事先明文規定隱私權標準。

     

如果您的企業是適用機構,則您必須在患者第一次到診前以信函或電子方式向患者寄發 NPP。當患者告知已收到 NPP 之後,您必須依照規定保存這些寄件記錄,並在收到索取申請時提供。        

兩名醫療從業人員在病人看診間的空檔在電腦工作站輸入報告
一名醫師正在使用平板電腦的 Adobe Acrobat Sign 查看隱私權規範通知

哪些人需要隱私權規範通知?

所有醫療和牙科服務提供者都必須向每個患者發出 NPP,並且在其診間或官方網站上公開 NPP。其他負責處理患者醫療資訊的醫療相關企業也必須發出 NPP,例如下面這類公司:

 

  • 醫療保險公司
  • 健康維護組織 (HMO)
  • 小型執業,例如治療師和人生教練
  • 雇主贊助的醫療計畫
  • 與上述任一組織相關聯的企業 (例如醫療記帳、IT 支援或文件清除服務)  

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隱私權規範通知中應該包含哪些資訊?

為了合乎 HIPAA 的規範,您的隱私權規範通知必須包括幾種重要資訊。

1. 標題

所有 NPP 的頁首都必須明載下列文字聲明:「本通知內容說明關於您的醫療資訊將如何使用與揭露,以及您可以透過哪些方法存取這項資訊。請仔細閱讀。」

2. 使用與揭露

您要在這裡說明您會與哪些人共用患者的資訊,以及您是否會先取得患者的授權再進行共用。下面列出您可以直接揭露患者資訊,而不用先取得患者許可的組織與個人:

 

  • 與患者所接受照護相關或付款的家庭成員
  • 指定的個人代表
  • 驗屍官、醫療檢驗人員和喪葬禮儀師
  • 其他醫療照護組織
  • 在刑事偵查期間詢問或提出傳票要求資訊的執法官員

       

尤其是敏感性資訊,例如心理治療記錄,一定要事先取得患者授權同意後才能釋出。此外,您也必須取得患者明確許可同意,才能將其個人醫療資訊出售或釋出用於行銷,儘管這種情況應該不常發生。

3. 患者權利資訊

您的 NPP 必須包括患者享有權利的聲明,其中包括:

 

  • 要求限制對其 PHI 之特定使用和揭露的權利
  • 隱密接受其 PHI 的權利
  • 檢查與複印其 PHI 的權利
  • 依據法律允許條件進行修改其 PHI 的權利
  • 獲得其 PHI 揭露說明的權利
  • 索取後可取得紙本 NPP 的權利
  • 在患者發現其權利受到侵犯時,向適用機構與美國衛生及公共服務部 (HHS) 提出申訴的權利

4. 適用機構責任

在這一節當中,您必須說明貴組織必須依法採取哪些措施來保護個人的醫療記錄,其中包括:

 

  • 說明貴組織的法律責任與隱私權規範
  • 說明您將會於資料發生洩漏時通知受影響的個人
  • 說明貴組織依法必須遵守本通知條款規定

5. 聯絡資訊

在此節提供貴組織隱私保護專員,或是任何有資格回答貴公司隱私權規範相關問題之員工的姓名、職稱和電話號碼。

6. 生效日期

您的 NPP 生效的日期。

一名患者使用平板電腦,在使用 Adobe Acrobat Sign 簽名前查看隱私權規範通知

電子簽名如何簡化您的 NPP 程序

電子簽名程式可讓您每次將隱私權通知寄送給客戶時,能夠輕鬆進行寄送、儲存和管理作業。

 

如果您的企業是適用機構,那您勢必得寄出大量 NPP。使用 Acrobat Pro,您可以建立重複使用的 NPP 模板並放入所有法定資訊,接著再針對每份複本進行個人化調整後,寄出給患者,取得其簽名。

       

使用 Acrobat 製作的智慧型文件會自動追蹤和管理工作流程,每份 NPP 在寄出後被開啟、檢閱和簽名時您都會收到通知。這種文件可以讓您輕鬆追蹤哪些人已經知悉同意貴組織的隱私權規範,而哪些人仍需要一點推力才會完成紙本作業。而且這種文件可以讓客戶隨時從幾乎任何一種裝置,免費進行安全簽名。

       

確保個人機密醫療資訊獲得安全保護非常重要。妥善撰寫的隱私權規範通知可讓您的患者放心自己的資料受到妥善處理。

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