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Come scrivere un promemoria in 5 passi (con un modello gratuito)
Scopri come creare un memo efficace per comunicare in modo chiaro e coinvolgente.
Cos’è un memo?
Abbreviazione di memorandum, un memo è una comunicazione interna concisa, utilizzata principalmente in ambito professionale. A differenza di un’e-mail, una forma di comunicazione più informale rivolta a uno o più destinatari, il memo è considerato una nota di servizio ufficiale dell’azienda. Tuttavia, è meno formale di una lettera, che in genere è destinata a un pubblico esterno.
I memo possono essere usati anche per condividere informazioni aggiornate in organizzazioni non profit, associazioni locali o enti pubblici. Sono uno strumento prezioso per le attività operative aziendali, poiché garantiscono una comunicazione chiara ed efficiente all’interno di un’organizzazione.
Lo scopo di un memo è comunicare un messaggio in modo diretto e sintetico: deve spiegare cosa sta accadendo e perché, indicando anche le eventuali azioni da intraprendere.
Motivi per scrivere un memo
I memo possono riguardare diversi argomenti, motivo per cui le aziende utilizzano spesso modelli facilmente adattabili e personalizzabili. Un memo può fornire informazioni, segnalare un problema oppure richiedere feedback su servizi, programmi o progetti aziendali.
Altri ambiti di utilizzo dei memo includono:
- Cambiamenti di personale
- Eventi e riunioni in programma
- Modifiche a policy o procedure
- Comunicazioni relative a prodotti o iniziative di marketing
- Aggiornamenti finanziari
- Aggiornamenti aziendali generali
Qualunque sia lo scopo, vediamo come scrivere una nota di servizio per comunicare in modo chiaro ed efficace.
Come scrivere un memo in 5 passi
Il memo deve mantenere sempre un tono professionale e cortese, indipendentemente dall’argomento trattato. Concentrati sulla presentazione di informazioni oggettive e azioni concrete da intraprendere. Evita le emoji, poco adatte a una comunicazione interna aziendale formale. Mantieni il testo conciso, chiaro e comprensibile, includendo solo i dettagli più rilevanti.
- Scrivi un’intestazione efficace.
L’intestazione indica il tipo di memo che stai scrivendo. Anche se il contenuto verrà distribuito via e-mail, è comunque opportuno inserire l’intestazione nella parte superiore del documento, perché chiarisce in modo immediato a chi è destinato il memo e da chi è inviato.
L’intestazione deve rispettare il seguente formato:
A: destinatari del memo, ad esempio Tutto il personale o il nome di un reparto
Da: nome e qualifica del mittente
Data: data di distribuzione del memo
Oggetto: argomento del memo
L’oggetto deve essere il più specifico possibile. Ad esempio, invece di “Aggiornamento sul personale”, è meglio utilizzare “Promozione di Mario Rossi, Vicepresidente marketing”. - Spiega lo scopo del memo nell’introduzione.
Nell’introduzione della nota interna, riassumi la situazione, il problema o la questione da affrontare. Questo paragrafo definisce lo scopo del memo e racchiude le informazioni più importanti. - Fornisci il contesto e i dettagli pertinenti.
Fornisci il contesto e ulteriori dettagli sul motivo per cui il memo viene inviato. Ogni tipologia di nota interna presenta una struttura suggerita.
La sezione dedicata al contesto può variare leggermente in base allo scopo del memorandum, che si tratti di comunicazioni generali, problemi aziendali, aggiornamenti di procedure, stato di avanzamento di progetti o eventi. Tuttavia, in genere, include i seguenti elementi:
Contesto o feedback sulla situazione
Dettagli a supporto del problema (come è stato individuato, prove aggiuntive e così via)
Soluzioni o azioni proposte
Date e tempistiche
Riepilogo della situazione o del comportamento precedente
Riepilogo della nuova situazione o del nuovo comportamento
Decisioni adottate e relative motivazioni
Altri punti chiave - Definisci un invito all’azione.
Quando si impara a scrivere un memo, uno dei passaggi più importanti è l’indicazione dell’attività richiesta o dell’invito all’azione. In base al tipo di nota interna, crea una call to action adeguata per le persone destinatarie e invitale a:
Contattarti per eventuali domande
Rivolgersi al proprio o alla propria responsabile per qualsiasi dubbio
Consultare gli allegati o visitare un sito web
Completare un compito assegnato entro una determinata scadenza
Partecipare a un evento o aderire volontariamente a un’iniziativa
Attendere ulteriori informazioni
Se le persone che ricevono la comunicazione interna non devono compiere alcuna azione diretta, inserisci nelle conclusioni un invito a seguire gli sviluppi futuri. - Concludi con una nota cordiale.
Pensa all’impatto che il memo avrà su chi lo riceverà e usa questo paragrafo per creare una conclusione cortese. Se cerchi qualche esempio di memo, noterai che le conclusioni di solito:
Esprimono congratulazioni
Ringraziano per il supporto o la pazienza (a seconda della situazione)
Ribadiscono le modalità di contatto o di feedback indicate nella sezione della call to action
Invitano ad attendere ulteriori informazioni
Il memo non richiede una firma, poiché i dati del mittente sono già riportati nell’intestazione.
Template memo gratuito + 6 esempi
Se non sai da dove iniziare per scrivere una nota interna, ecco un modello di memo generico e 6 esempi pratici che possono esserti utili come punto di partenza. Di seguito trovi un esempio per ogni tipologia di memo, dalla nota di servizio aziendale al modello per un evento specifico. Puoi utilizzarli come riferimento e personalizzarli in base alle esigenze dei tuoi progetti.
Memo generico
Esempio di memo generico: modifica della data della valutazione delle prestazioni
A: Tutti i membri del team
Da: Giorgio Giusti, CEO
Data: 15 dicembre 2023
Oggetto: Modifica della data della valutazione delle prestazioni 2024
A partire dall’1 gennaio 2024, le valutazioni delle prestazioni si terranno a febbraio anziché a marzo.
Questo cambiamento è stato introdotto per allineare tutti gli aspetti del budget del personale entro il primo trimestre dell’anno. Il processo di valutazione delle prestazioni rimane comunque invariato.
I responsabili di reparto distribuiranno il materiale standard per la preparazione alla valutazione delle prestazioni e il relativo calendario nella prima settimana di gennaio. Tutti gli aumenti salariali del personale saranno applicati entro il 29 marzo 2024.
Grazie per il vostro costante impegno. Colgo l’occasione per porgere a tutte e tutti voi i migliori auguri di buone feste e un meritato riposo. Non vediamo l’ora di celebrare i vostri traguardi professionali e di conoscere i vostri obiettivi per il prossimo anno.
Esempio di memo generale: comunicazione di violazione della sicurezza informatica
A: Reparto finanziario
Da: Giorgio Giusti, CEO
Data: 4 ottobre 2023
Oggetto: Recente violazione della sicurezza informatica e modifiche alle autorizzazioni software
A seguito di una recente violazione della sicurezza informatica, abbiamo aggiornato le autorizzazioni di accesso ai nostri sistemi finanziari.
La violazione della sicurezza è avvenuta in seguito a una modifica al sistema firewall. La situazione è emersa ieri e stiamo collaborando con il team IT per identificarne la causa. In attesa che il problema venga risolto, sono state aggiornate tutte le autorizzazioni di accesso ai sistemi finanziari. Al momento, l’accesso a tali sistemi è consentito esclusivamente alla dirigenza senior e al team della direzione esecutiva.
Chiunque avesse bisogno di un accesso immediato a questi sistemi può contattare Marco Lombardi, che provvederà a fornire i report richiesti nel più breve tempo possibile.
In attesa della conclusione delle verifiche in corso, ci scusiamo per il temporaneo disagio. Seguiranno aggiornamenti non appena disponibili.
Memo di progetto
Esempio di memo di progetto: rinvio del lancio del prodotto
A: Tutti i membri del team
Da: Enrico Bettini, Product Manager
Data: 12 settembre 2023
Oggetto: Rinvio del lancio del prodotto ABC a inizio 2024
A seguito dei test sui consumatori e di alcune criticità tecniche, il lancio del prodotto ABC è stato posticipato dalla data inizialmente prevista del 20 ottobre all’inizio del 2024.
I test sui consumatori rappresentano un passaggio fondamentale della nostra strategia go-to-market. Se tali test possono fornire indicazioni utili, riteniamo opportuno posticipare il lancio al pubblico. Inoltre, il team di ingegneria sta ancora esaminando alcune problematiche da risolvere.
Comunicheremo la nuova data di lancio non appena ulteriori test e feedback ci consentiranno di procedere.
Grazie per la pazienza.
Memo di feedback
Esempio di memo di feedback: programma di benefit aziendali
A: Tutto il personale
Da: Ginevra Benedetti, Responsabile HR
Data: 16 agosto 2023
Oggetto: Feedback per il programma di benefit aziendali 2024
La direzione aziendale desidera raccogliere il vostro feedback in merito all’attuale programma di benefit.
L’attuale programma di benefit è in scadenza a fine anno e verrà sottoposto a una revisione. Il programma per il 2024 verrà definito secondo il seguente calendario:
- 16-30 agosto: raccolta del feedback del personale
- 5-15 settembre: valutazione del feedback del personale
- 18–29 settembre: valutazione delle lacune del programma e analisi delle esigenze
- 2-27 ottobre: organizzazione di focus group con il personale
- 1-22 novembre: definizione finale delle offerte del programma
- 27 novembre: presentazione del nuovo programma e delle relative opzioni di adesione
Vi invitiamo a completare il sondaggio allegato sui benefit 2023 entro venerdì 1 settembre.
Se vi interessa partecipare a un focus group, vi chiediamo di indicarlo nell’apposita sezione del sondaggio sui benefit.
Grazie per il vostro contributo al miglioramento del nostro programma di benefit!
Allegato: sondaggio sui benefit 2023
Memo per un evento
Esempio di memo per un evento: giornata di volontariato
A: Volontari e volontarie
Da: Giulia Gentili, Coordinatrice delle attività per la collettività
Data: 28 agosto 2023
Oggetto: Giornata di volontariato del 9 settembre
La nostra giornata annuale di volontariato si terrà sabato 9 settembre presso il Parco urbano di Boscochiaro.
Negli ultimi mesi abbiamo coordinato questo evento con il centro civico di Boscochiaro e ci siamo impegnati a realizzare diversi interventi di manutenzione.
Per questo evento a favore della collettività, contiamo sulla vostra numerosa partecipazione:
- Ritrovo al padiglione del Parco urbano di Boscochiaro alle ore 9:00.
- L’iniziativa è aperta a chiunque, senza limiti di età.
- Tutti gli strumenti e i materiali necessari saranno forniti in loco.
- Si consiglia di indossare abiti comodi che possano sporcarsi durante l’attività.
Grazie per l’interesse e la partecipazione!
Esempio di memo per un evento: summit annuale
A: Tutto il personale
Da: Andrea Andreola, Business Manager
Data: 6 febbraio 2024
Oggetto: Data e programma del summit annuale 2024
Il summit annuale si terrà al Centro congressi di Castelverde il 17 maggio 2024.
Questo evento riunisce le menti più brillanti del settore marketing e rappresenta un’occasione per confrontarsi, collaborare e sviluppare idee insieme a professionisti e professioniste che condividono interessi e obiettivi comuni.
Di seguito è riportato il programma generale dell’evento:
- 8:00 - Registrazione
- 9:00 - Intervento di apertura
- 10:30 - Workshop
- 12:00 - Pranzo
- 13:30 - Workshop
- 15:00 - Workshop
- 18:00 - Cena
- 19:00 - Aperitivo e networking
I dettagli dei workshop e le informazioni sul relatore principale saranno disponibili nelle prossime settimane.
Come indicato sul nostro sito web, le iscrizioni anticipate apriranno lunedì 12 febbraio e chiuderanno venerdì 1 marzo.
Suggerimenti per scrivere memo efficaci
Saper scrivere un memo efficace è una competenza fondamentale per comunicare in modo chiaro e professionale all’interno di un’organizzazione. Una nota di servizio ben strutturata garantisce che il messaggio venga compreso e tradotto in azioni concrete. Tuttavia, creare un testo conciso, professionale e incisivo può essere complesso. Alcuni suggerimenti pratici possono aiutarti a ottimizzare la comunicazione interna, evitare gli errori più comuni e trasmettere il messaggio con chiarezza e sicurezza.
Definisci lo scopo
Stabilisci il motivo per cui è necessario scrivere il memo. Comprendere lo scopo ti aiuterà a strutturare il contenuto in modo mirato. La finalità del memo deve essere espressa in modo breve e diretto.
Qualsiasi argomento può essere trattato in un memo, purché sia rilevante per l’organizzazione e il documento sia destinato a essere consultato come comunicazione ufficiale aziendale.
Identifica il pubblico
Stabilisci chi riceverà il memo. Durante la stesura, utilizza un linguaggio chiaro e conciso, comprensibile a tutte le persone che lo leggeranno: evita termini complessi, acronimi o abbreviazioni. Presta attenzione alla grammatica ed evita emoji o espressioni informali.
Imposta il memo
Che tu scelga di partire da un template memo o crearne uno da zero, definire la struttura della nota di servizio è un passaggio fondamentale per garantire che il contenuto sia chiaro e organizzato in modo logico. Una struttura tipica comprende sezioni chiave come l’intestazione, l’introduzione, l’esposizione dei fatti, l’analisi e la conclusione, che aiutano a organizzare il contenuto in modo efficace e guidano chi legge, facilitando la comprensione del messaggio. Partire da una struttura solida consente di mantenere il focus sullo scopo del memo e garantire chiarezza e coerenza dall’inizio alla fine.
Rifinisci la struttura grafica e la formattazione
Se il contenuto supera una pagina, prova a semplificare il messaggio eliminando le informazioni non indispensabili. Se hai bisogno di allegare un volantino, un documento o altro materiale di supporto, puoi indicare la presenza dell’allegato nella sezione del memo dedicata ai dettagli.
Approfondimento: formattazione e struttura grafica del memo
I memo dovrebbero essere documenti di una sola pagina, articolati in pochi paragrafi. Il formato del memorandum aziendale presenta una struttura ben definita, e una regola generalmente condivisa è quella di utilizzare un’interlinea singola e l’allineamento del testo a sinistra.
A seconda della lunghezza della sezione dedicata al contesto aggiuntivo, usa elenchi puntati per separare le idee e facilitare la lettura.
Nati come comunicazioni cartacee affisse alle bacheche degli uffici, i memo sono ancora oggi ampiamente utilizzati, nonostante il progressivo abbandono della carta stampata. Con la diffusione del lavoro da remoto, il contenuto di un memo può essere facilmente inserito nel corpo di un’e-mail e, in linea generale, non dovrebbe essere inviato come allegato.
Il design di un promemoria non deve essere per forza anonimo. Integra il branding della tua azienda o organizzazione per dare al documento un’identità visiva riconoscibile. Puoi anche adattare lo stile al tipo di comunicazione, ad esempio se stai creando un promemoria per un’imminente festa aziendale.
Domande frequenti sui memo
Quali sono le 5 parti di un memo?
I componenti principali di un memo comprendono cinque sezioni:
- Intestazione
- Introduzione
- Dettagli
- Call to action
- In conclusione
I memo sono documenti di una sola pagina con paragrafi a interlinea singola. Devono essere concisi e trasmettere le informazioni in modo diretto. Chi li riceve tende a scorrerli velocemente, quindi è consigliabile utilizzare sottotitoli ed elenchi puntati per facilitarne la lettura.
Esiste un modello di memo in Word?
In Microsoft Word, i modelli di memorandum sono disponibili aprendo un nuovo documento e cercando il tipo di modello Memo. Dopo aver personalizzato il promemoria, puoi usare lo strumento di conversione da Word a PDF di Adobe Acrobat per esportarlo in PDF.
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