Adobe Acrobat Sign で署名する前に、ノートパソコンで就職の推薦状に目を通す教授と学生

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推薦状の頼み方 : 役立つ 7 つのステップ

仕事を探している場合でも、大学院に入る場合でも、推薦状があれば願書の印象を向上させることができます。

推薦状を書いてもらうための方法

  • 自身のスキルや人柄を保証できる人のリストを作成しましょう
  • 最初は形式ばらずに推薦状の話をもちかけ、その後、推薦状を書くことに同意してくれた人には正式な依頼文を送ります
  • 依頼文には自分の実績や資格などのリストを同封し、時間的にも十分な余裕を持たせてうえで送ります

推薦状を書いてもらうことを依頼するには、細やかな心づかいが必要でしょう。以下の手順に従い、可能な限り多くの人から良い返事が届くような依頼文にしましょう。

1. 依頼する人と直接話してみる

まずはリストにあげた人に話を持ちかけ、それとなく彼らが推薦状を快く書いてくれそうかどうか探ってみましょう。推薦状を書いてくれそうな人と対面で会うのが最良の方法ですが、会うのが難しい場合は電話でも結構です。推薦状を書くことの承諾を得た場合は、正式にメールで依頼します。

就活中の学生と一緒にタブレットで推薦状を見ている教授

2.推薦状は時間的に余裕を持って書いてもらう

推薦状の依頼が必要なときは、時間を常に意識しましょう。推薦状の提出までに時間の余裕が十分あれば、推薦状を書いてもらうことに同意してもらいやすく、期限ぎりぎりまで待たないで、早めに依頼しましょう。願書の受け付けが始まったら推薦状を書いてくれそうな人のリストをなるべく早く作り、よく考え込まれた推薦状を書いてもらえるように、すぐに連絡しましょう。

3. オンラインでテンプレートを見つけて依頼メールを送る

推薦状の依頼メールをどのように書けばよいのか分からない時は、オンラインでテンプレートを探しましょう。テンプレートをダウンロードし、自分のニーズに応じて調整することができます。カスタマイズした後は、Adobe Acrobatの「入力と署名 」ツールを使えば、PDFに電子署名する、またはWord文書に電子署名を加えることができます。

仕事を完了させる。どこでも使用できる

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4. 願書提出先の情報を詳しく伝える

推薦状を依頼する際は、願書の提出先である学校、会社、プログラムなど情報を詳細に提供して、推薦状を書く人がそれらに適した内容の推薦状が書けるようにします。 

5. 過去の実績を詳細に記載する

過去の実績や自身の人柄について、推薦状で触れてもらいたいことがある場合、それらについて詳細に記載しましょう。過去の実績としては以下のようなものがあります。

 

  • GPA(成績評価値)などの成績証明書
  • 最新の履歴書と関連する職歴
  • 際立った業績を表す職業ポートフォリオ
  • アピールすることのできる実績
  • 参加した課外活動のリスト
  • ボランティア活動の詳細
  • 趣味とそれが自分の目標にどのように関わったのか

6. 必要になる前に推薦状を書いてもらう

推薦状は長期間、活用できます。就職をしてからは特にそうです。円満退職する場合には、上司に推薦状を書いてもらうのも一つの手でしょう。そうすれば、自分の業績がまだ上司の記憶に鮮明に残っている間に、推薦状を書いてもらうことができ、新天地で進学や就職する時や、それが新しい仕事でも、大学院でも、そのほか推薦状を必要とするあらゆる機会でその推薦状をすぐ使うことができます。

 

推薦状を書いてもらったら、次は願書の提出先が要求する書類を準備しましょう。例えば、求職中であれば、働きたいと思う雇用先に送る 志望動機書挙げられます。

7. 感謝を伝える

推薦状を依頼するときに最も重要なのは、書いてもらうことに対する心からの感謝の言葉です。良い推薦状を書くのは時間も労力も必要です。その行為に対する感謝の意を表すことを忘れないようにしましょう。

Adobe Acrobat Sign で署名された就職の推薦状を見て微笑む 2 人

推薦状が必要な理由

推薦状は海外の大学や就職先で欠かせない書類です。履歴書やカバーレターで、自分が人材として優れた候補者であることをアピールすると同時に、自分を知っている人も自分のことを優れた人材であると考えていることを伝えることができます。

 

充実した推薦状は、願書を提出するにあたり心強い味方になります。ただし、誰に推薦状を書いてもらうか、よく考える必要があります。

推薦状は誰に書いてもらうべきか?

自分のことをよく知っていて、人柄や仕事に対する態度などについて、語ることのできる人をリストアップしてみましょう。自分の教師でも、高校の先生でも、大学の同学部の仲間でもよいでしょう。求職のための推薦状なら、以前の職場の上司に依頼するとよいでしょう。

 

友人や家族なら、自分のことについて好意的なことを多く書けるでしょう。しかし、願書を受ける学校入学責任者や採用責任者にとって、友人や家族の言葉はさほど重要視されません。自分の人柄や、指示に従う能力や、任務を遂行する能力について客観的に判断してくれる人に推薦状を書いてもらいましょう。

 

依頼する人をリストアップするときは、できる限り3人以上候補をあげましょう。依頼する人の誰もが、推薦状を書く時間が十分あるとは限らないので、複数の人に依頼する準備をし、少なくとも1~2人の人に同意してもらえるようにしましょう。

       

推薦状を依頼するのは簡単ではありません。しかし、適切な準備をしておくことで、自分の学業やキャリアにとってプラスになるような推薦状を書いてもらうことができます。 

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