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계약 주기 관리의 모든 것
올바른 툴과 리소스를 가지고 있다면, 매끄럽고 수월하게 계약을 관리할 수 있습니다. 계약 주기 관리를 통해 병목 문제를 없애고 승인 시간을 단축하는 방법을 살펴보세요.
계약 주기 관리란?
고용 계약서부터 부동산 임대차 계약서에 이르기까지 계약서는 비즈니스 운영의 중요한 부분을 차지합니다. 아울러 계약 주기 관리(CLM)는 기업에서 계약서 작성부터 실행으로 이어지는 모든 단계를 추적 및 구성하기 위해 수행해야 할 프로세스입니다. CLM 소프트웨어를 사용하면 모든 계약서의 작성, 서명, 갱신 과정을 간소화할 수 있습니다.
계약 주기 관리 솔루션의 이점
CLM 소프트웨어는 비즈니스의 시간, 리소스, 비용을 절감해 줍니다. 계약 관리 시스템의 디지털화를 통해 종이와 사무실 비용을 절약하고, 디지털 계약 워크플로우를 통해 서명을 수집하는 시간을 절약합니다. 이를 통해 관리 비용이 절감되고, 계약 과정의 효율성이 향상되며, 비즈니스의 법적 책임이 최소화됩니다. 또한, 비즈니스의 매출도 손쉽게 예측할 수 있습니다. 재무 상황에 대한 계획을 미리 세울 수 있다면 비즈니스와 팀의 성장 기회를 더 효과적으로 찾아낼 수 있습니다.
계약 주기 관리의 주요 단계
모든 계약 주기 관리 소프트웨어의 계약서 작성 및 갱신의 주요 프로세스는 항상 같습니다. CLM 솔루션을 구축하고 유지하는 프로세스를 살펴보고 전자 서명을 통해 이 프로세스를 더 손쉽게 만드는 방법을 알아봅니다. 아래 7가지 단계를 따라 계약서를 작성하고 관리해 보세요.
1. 템플릿 제작
새로운 계약서를 작성하기 전에 Adobe Acrobat Pro 또는 Microsoft Word와 같은 프로그램에서 계약서 템플릿을 만듭니다. 작성을 마치고 템플릿을 저장하면 계약서 저장소를 구축할 수 있습니다. 그러면 추후 도매 계약서나 임대 계약서가 필요할 때 간편하게 이용할 수 있습니다. 모든 직원이 사용할 수 있는 단일 중앙 저장소가 있으면, 시간이 절약되고 워크플로우가 간소화됩니다.
2. 계약서 작성
템플릿을 작성 또는 선택했다면, 이제 구체적인 계약서 데이터, 즉, 가격, 서비스, 타임라인, 위치 등을 입력합니다. 특정 CLM 소프트웨어는 이전 양식에서 사용한 기준을 바탕으로 항목을 자동으로 채우기도 합니다.
3. 계약서 검토
계약서의 빈 항목을 모두 채워넣었다면 검토를 거쳐야 합니다. 프로젝트와 관련된 이해관계자나 팀이 문서를 검토한 다음 클라이언트 또는 고객에게 전송하도록 합니다. 이때 가격, 타임라인, 인센티브가 최대한 매력적으로 느껴져야 하며, 특히 경쟁하는 상황이라면 제안이 더욱 돋보이도록 해야 합니다.
4. 계약서 승인
계약서를 최대한 신속하게 계약 당사자에게 전달해야 합니다. CLM 소프트웨어를 사용하면 이 과정이 자동으로 수행되기 때문에, 관리 담당 직원이 번거롭게 계약 당사자에게 일일이 이메일로 전송할 필요가 없습니다.
5. 계약서 서명 및 수행
계약서 전송을 완료하고, 클라이언트가 전자 서명을 사용하여 서명하면 거래가 체결됩니다. 그다음 CLM 솔루션에서 해당 계약서를 인쇄, 팩스로 전송, 메일로 전송, 저장하여 추후 필요할 때를 대비할 수 있습니다.
6. 계약서 성과 검토
계약을 체결한 다음에는 CLM 소프트웨어를 통해 시간의 흐름에 따른 계약서의 성과를 살펴보고, 해당 계약서와 클라이언트 관계에 대한 인사이트를 도출할 수 있습니다. 대시보드를 활용 및 구성하면 계약 관리 주기를 추적하고 위험 요소를 분석할 수 있게 되므로, 계약 주기를 더욱 투명하게 관리할 수 있습니다.
7. 계약 만료 및 갱신
계약 만료 때문에 비즈니스에 문제가 생기거나 수익성이 악화되지 않도록 하려면 계약 갱신 및 서명 수집을 자동화하면 됩니다. 개별 계약 또는 중요한 계약 단계마다 알림이 전송되도록 설정하여, 고객이 법적 책임을 질 위험성과 빠진 부분이 있는지 꼼꼼하게 확인한 다음 계약을 갱신하도록 알림을 제공하세요.
전자 서명을 통해 계약 관리 시스템의 효율성 향상
계약 프로세스를 디지털로 전환하여 진행하면 시간이 단축되고, 전자 서명을 사용하면 훨씬 더 단축할 수 있습니다. 종이 문서나 스캔한 문서를 복잡하게 이메일로 주고받는 대신, CLM 소프트웨어와 전자 서명을 함께 사용하여 이 프로세스를 자동화하고, 승인 시간을 단축하며, 오류를 최소화해 보세요. 전자 서명 요청 알림 메시지가 고객의 메일함에 바로 표시되므로, 계약 승인까지 걸리는 시간이 크게 단축됩니다.
Acrobat Sign을 통해 계약 주기 관리 프로세스 간소화
Acrobat Sign의 전자 서명 프로세스를 사용하면 디지털 양식 제출로 워크플로우를 단축하고, 요청한 서명의 진행 상태를 추적할 수 있습니다. 그런 다음 이해관계자를 할당하고, 수신자를 위한 알림 메시지를 설정하고, 알림을 통해 마감일을 놓치지 않도록 할 수 있습니다. Acrobat Sign 모바일 앱을 사용하면 클라이언트와 고객이 이동 중에도 안전하게 계약서를 승인할 수 있습니다.
Acrobat Pro와 Acrobat Sign의 매끄러운 통합을 통해 계약서 템플릿, 과거의 서명, 기타 관련 문서에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 계약 주기 관리에 필요한 모든 것이 한곳에 있으므로 문서 승인을 받는 데 필요한 시간을 단축하고 리소스를 절약할 수 있습니다.
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