PDF(Portable Document Format)는 직장, 학교, 집 등 어디에서나 사용됩니다. 이처럼 장소에 구애받지 않고 많은 이들이 PDF를 선호하는 데는 그럴 만한 이유가 있습니다.
PDF는 깔끔하고 완성도 높은 품질로 전문적인 느낌을 전달합니다. 이메일로 간편하게 공유하고, 웹 페이지를 저장하거나, 마무리한 서식 그대로 최종 인쇄 버전을 만드는 등 웹과 인쇄 영역에서 기능이 뛰어납니다. 아울러 PDF 문서는 원본 문서의 서식과 디자인을 항상 유지합니다. 모든 운영 체제와 디바이스에서 파일을 열어보고 공유할 수 있으므로 접근성도 뛰어납니다.
이러한 특징으로 PDF는 디지털 영역과 인쇄 영역을 연결하는 가교 역할을 합니다. 또한 전문 지식이나 기술 수준, 소프트웨어 접근 권한 등이 서로 다른 사람들이 공동 작업하는 경우에도 효과적입니다.
PDF 포맷은 열어 보는 것은 물론, 작성과 편집 작업도 쉽습니다. 워크플로우를 간소화하고 사람들과 원활하게 소통하려면 다른 사람이 작성한 PDF를 보고, 편집하고, 인쇄하는 것을 넘어 PDF를 직접 만들 수 있어야 합니다. 사용자의 니즈, 목표, 선호하는 툴에 따라 그 방법이 달라지는 PDF를 만드는 다양한 방법, 그리고 이에 필요한 툴을 하나씩 살펴봅니다.
PDF 작성기의 정의와 중요성
PDF 작성기는 사용자가 처음부터 또는 다른 파일에서 PDF를 작성하고, 변환하고, 편집하고, 공유하도록 지원하는 앱이나 프로그램, 또는 플러그인을 말합니다. Adobe Acrobat은 Microsoft Office, AutoCAD, Lotus Notes 등 다른 애플리케이션에 통합된 'PDF 작성기(PDFMaker)'를 제공하고 있습니다. Acrobat, Acrobat Pro, Acrobat Pro, Acrobat 온라인 서비스 등의 Adobe 툴에서도 PDF를 만들 수 있습니다.
PDF 작성기를 사용하면 좋은 점
PDF 작성기는 PDF 리더나 PDF 뷰어와 달리, PDF를 직접 만들 수 있으며 모든 문서를 PDF로 변환할 수 있는 툴입니다. 텍스트, 이미지 등 다양한 콘텐츠를 만들고 조정하는 데 필요한 내비게이션 기능이 포함되어 있어 매우 유용합니다. 또한 다른 소프트웨어와 프로그램에서도 실행할 수 있으므로 즐겨 이용하는 크리에이티브 애플리케이션에서 바로 PDF를 만들거나 편집할 수 있습니다. 문서 편집은 PDF 작성기와 원본 프로그램에서 모두 가능하며, 원본 프로그램에서 편집했다면 PDF 작성기를 이용해 바로 변환할 수 있습니다.
PDF 작성기의 유형
다양한 기능의 앱이 출시되어 있습니다. 어떤 앱은 특정 플랫폼에 내장되어 있고, 어떤 앱은 유료입니다. 온라인이나 오프라인 한곳에서만 사용할 수 있는 앱이 있는가 하면, 두 곳에서 모두 이용 가능한 앱도 있습니다. 또한 데스크탑 컴퓨터용으로 개발된 앱도 있고, 모바일 디바이스 전용으로 고안된 앱도 있습니다.
데스크탑에서 PDF 만들기
PDF 애플리케이션이 인쇄를 지원한다면 Windows 10에서 바로 PDF를 만들 수 있습니다. 인쇄 메뉴에서 PDF로 인쇄 를 선택하고, PDF 파일의 이름을 설정하고 저장합니다.
Mac 데스크탑에서도 거의 모든 문서를 디지털 PDF 파일로 만들 수 있습니다. 파일 > 프린트 를 선택하고 PDF 버튼을 클릭하거나, PDF 버튼에서 아래쪽 화살표를 선택해 PDF로 저장 을 선택합니다.
모든 데스크탑에서는 Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Pro를 사용해 PDF를 만들 수 있습니다.
모바일 디바이스에서 PDF 만들기
일부 PDF 작성기는 모바일 디바이스와 데스크탑을 모두 지원합니다. 스마트폰에서 다른 파일을 이용해 PDF를 만들고자 한다면 Android 폰이나 iPhone에 내장된 소프트웨어를 사용해야 합니다.
Android 디바이스에서는 다음과 같이 PDF를 만듭니다.
- 파일을 엽니다.
- 공유 메뉴를 엽니다.
- 인쇄 를 선택합니다.
- PDF로 저장 을 선택합니다.
iPhone에서는 다음과 같이 PDF를 만듭니다.
- 파일을 엽니다.
- 화면 아래에 있는 공유 버튼을 누릅니다.
- 스크롤하여 프린트 옵션을 선택합니다. 그러면 미리 보기가 표시됩니다.
- 오른쪽 위에 있는 공유 를 누릅니다.
스마트폰을 이용해 종이 문서를 PDF로 변환하려면 먼저 해당 문서를 스캔하거나 사진으로 촬영한 다음, 이 이미지를 PDF로 저장하면 됩니다. Adobe Scan은 깨끗하고 선명한 이미지를 생성하고 텍스트를 자동으로 인식하는 무료 문서 스캐너 앱입니다.
최고의 PDF 작성기로 PDF 만들기
PDF를 처음으로 개발한 Adobe는 명성에 걸맞은 최고의 PDF 작성기를 제공합니다. Adobe Acrobat을 사용해 PDF를 만들고 편집해 보세요. 모바일 디바이스를 사용한다면 Adobe 온라인 서비스를 이용할 수 있습니다. Acrobat은 Windows, Mac, 모바일 디바이스, 데스크탑, 온라인, 오프라인 어디에서나 사용할 수 있는 뛰어난 안정성과 기능을 제공합니다. 한 차원 높은 수준의 PDF를 원한다면 고급 툴을 제공하는 Acrobat Pro를 사용하세요.
PDF를 만드는 방법
다른 파일 유형을 PDF로 변환하는 기능만 지원하는 다른 PDF 작성기들과 달리, Adobe Acrobat을 사용하면 처음부터 PDF를 만들 수 있습니다.
- Acrobat을 열고 도구 > PDF 만들기 를 선택합니다.
- 빈 페이지 를 선택합니다.
- 만들기 버튼을 클릭합니다.
이렇게 하면 빈 캔버스가 생성되고, 간편하게 사용할 수 있는 크리에이티브 툴이 준비됩니다. 도구 창에서 PDF 편집 을 선택하고, 빈 페이지에 내용을 작성하는 데 필요한 모든 툴을 찾아 보세요. 도구 모음에 텍스트, 이미지, 머리말, 꼬리말 등을 추가할 수 있는 버튼이 표시됩니다.
빈 PDF에 텍스트 추가하기
텍스트를 추가하려면 먼저 텍스트 상자를 만들어야 합니다.
- 도구 모음에 있는 버튼을 사용하거나 도구 > PDF 편집 > 텍스트 추가 를 선택합니다.
- 텍스트 상자를 다른 위치로 옮기려면 포인터를 테두리 상자 선 위에 놓고 커서가 이동 포인터로 바뀌면 원하는 위치로 드래그합니다.
- 텍스트 상자의 크기를 조정하려면 상자를 선택하고 핸들을 드래그합니다.
- 텍스트를 추가하고 서식 지정 옵션을 선택합니다.
빈 PDF에 이미지 추가하기
빈 PDF에 이미지 또는 다른 개체를 추가하려면 다음을 따라 해보세요.
- 도구 > PDF 편집 > 이미지 추가 를 선택합니다.
- 열기 대화 상자에서 원하는 파일을 찾습니다.
- 이미지 파일을 선택하고 열기 를 클릭합니다
- 이미지를 놓을 위치를 클릭하거나 클릭한 상태에서 드래그하여 원하는 곳에 이미지를 배치합니다.
- 테두리 상자 핸들을 사용해 이미지 크기를 조정하거나, 오른쪽 패널의 개체 메뉴에서 뒤집기, 회전 또는 자르기 툴을 사용해 이미지를 조정합니다.
도구 모음 또는 오른쪽 패널의 PDF 편집 메뉴에 포함된 다른 툴을 살펴보세요. 형식 목록에서 글꼴을 업데이트하고, 워터마크를 추가하고, 주석을 작성할 수 있습니다. 마지막 단계에서 반드시 파일을 저장하세요.
기존 문서나 다른 유형의 파일을 이용해 PDF를 만들어야 한다면 Adobe Acrobat을 해 보세요. 몇 번의 클릭으로 쉽게 만들 수 있습니다.
- Acrobat을 열고 도구 > PDF 만들기 를 선택합니다.
- 단일 파일, 여러 파일, 스캐너 또는 다른 옵션 중 PDF를 만들 파일 유형을 선택합니다.
- 파일 유형에 따라 만들기 또는 다음 을 클릭합니다.
- 화면의 지침에 따라 PDF로 변환하고 원하는 위치에 저장합니다.
지금까지 살펴본 PDF 작성 방법은 수많은 방법 중 일부에 불과합니다. Acrobat 온라인 서비스, Acrobat Pro 등을 사용해 다른 파일 포맷을 PDF로 변환할 수도 있습니다.
온라인으로 PDF를 만드는 방법
무료로 사용할 수 있는 간편한 PDF 작성기를 찾고 있다면 Acrobat 온라인 서비스가 해답입니다. 즐겨 사용하는 웹 브라우저에서 Acrobat 온라인으로 이동하면 20개가 넘는 온라인 툴을 무료로 이용할 수 있습니다.
Adobe Acrobat 온라인 서비스
이 방법은 다른 파일 유형을 PDF로 신속하게 변환하고, 간단한 주석을 작성하고, 파일을 공유해야 할 때 아주 효과적입니다. PDF에서 변환하고, PDF로 변환하고, PDF를 편집하고, PDF에 서명하는 것은 물론, PDF를 안전하게 보호할 수 있습니다. 가장 일반적으로 사용되는 툴은 다음과 같습니다.
위에 제시된 툴 중에서 사용하고자 하는 툴을 클릭하고, 무료 계정 또는 유료 계정으로 로그인하여 안내에 따라 작업해 보세요.
Acrobat Pro
Acrobat Pro를 사용하면 PDF를 만들고, 변환하고, 주석을 작성하는 것 외에 더 많은 작업을 할 수 있습니다. 스캔한 문서를 편집 및 검색 가능한 문서로 만들고, 중요한 정보는 가려서 안전하게 보호하고, 두 가지 버전의 PDF를 비교하여 검토하고, 로고를 추가하고, 웹 양식을 작성할 수 있습니다.
Acrobat Pro를 사용하면 처음부터 PDF를 만드는 것 외에도, 최소 4가지 방식으로 PDF를 만들 수 있습니다.
- 편집 및 주석 작성으로 PDF 파일 업데이트
- PDF를 취합 및 분할하여 새로운 PDF 파일 만들기
- 다른 파일 유형을 PDF로 변환하기
- 스캔한 문서로 PDF 만들기
이 방법을 하나씩 자세히 살펴봅니다.
1. PDF 편집 및 주석 작성
Adobe Acrobat과 Acrobat Pro를 사용하면 주석 추가 기능을 활용하여 간편하게 공동 작업을 하거나 피드백을 남길 수 있습니다. 하지만 가끔은 문서를 직접 편집해야 하는 경우도 있습니다. 학생은 PDF 문서를 다른 포맷으로 변환하지 않고 인쇄물 과제를 편집해야 할 때가 있고, 직장인은 PDF 문서의 정보를 업데이트해야 할 때가 있습니다. 이런 경우, 편집 가능한 PDF로 만들면 원하는 내용을 쉽게 편집할 수 있습니다.
Acrobat Pro에서 편집 가능한 PDF를 만들려면 오른쪽 패널에서 PDF 편집 을 클릭합니다. 그러면 편집 가능한 항목 주위에 점선으로 테두리 상자가 표시됩니다.
- 편집 도구를 사용하여 새로운 텍스트를 추가하고, 편집하고, 형식 드롭다운 목록에서 원하는 글꼴을 선택하여 글꼴을 변경합니다.
- 개체 목록의 도구를 사용하여 이미지를 이동, 추가, 교체하거나 크기를 조정합니다.
2. PDF 취합 및 분할
동일한 프로젝트나 같은 주제의 PDF 파일이 여러 개가 있고, 이를 단일 파일로 공유하거나 저장하고 싶은 경우, 이를 간단히 취합할 수 있습니다.
PDF를 취합하려면 다음과 같이 합니다.
- 도구 메뉴를 엽니다.
- 파일 결합 을 선택합니다.
- 파일 추가 를 선택하거나 창으로 드래그하여 놓습니다.
- 필요한 대로 재배열하고 출력 설정을 선택합니다.
- 결합 을 클릭하여 파일을 취합합니다.
- 새로운 PDF를 저장합니다.
PDF 파일에 프로젝트와 무관한 여러 페이지가 포함되어 있다면 분할하려는 페이지를 표시하여 새 파일로 만들 수 있습니다.
PDF를 분할하려면 다음과 같이 합니다.
- 도구 > 페이지 구성 을 선택합니다.
- 분할 툴을 선택하고 설정을 조정합니다.
- 출력 옵션 을 사용하여 분할 파일 이름과 저장 위치를 변경합니다.
- 분할 을 선택합니다.
3. 다른 파일 유형을 변환하여 새로운 PDF 파일 만들기
처음부터 PDF를 만들고 싶지 않다면, Acrobat Pro를 사용해 다른 앱에서 만든 파일을 찾아 PDF로 변환한 다음, 세부적으로 조정하면 됩니다.
다음과 같은 방법으로 Microsoft Word, Excel 파일, 이미지 파일(예: JPG, PNG) 등 다양한 파일 유형을 PDF로 변환해 보세요.
- Acrobat 파일 메뉴에서 만들기 > 파일에서 PDF 만들기 를 선택합니다.
- 열기 대화 상자에서 변환할 파일을 선택합니다.
- 이미지를 PDF로 변환하기 위해 설정 을 클릭하고 변환 옵션을 변경합니다.
- [열기] 를 클릭하여 파일을 PDF로 변환합니다.
- 새로운 PDF가 열리면 파일 > 저장 을 선택하거나 파일 > 다른 이름으로 저장 을 선택하고 파일 이름과 저장 위치를 선택합니다.
4. 스캔한 문서를 PDF로 변환
중요한 종이 문서를 디지털 문서로 백업하고 싶거나, 인쇄 형식으로 수신한 파일을 공유하려면 Adobe Acrobat에서 해당 문서를 스캔한 다음 PDF로 저장하면 됩니다.
Acrobat을 사용하여 종이 문서를 PDF로 스캔하려면 도구 > PDF 만들기 를 선택합니다. 모든 포맷 인터페이스에 PDF 만들기 가 표시됩니다. 사용할 수 있는 옵션을 보려면 스캐너 를 선택합니다.
JPG 파일과 스캔한 문서를 PDF로 변환하려면 다음과 같이 합니다.
- Acrobat에서 파일을 엽니다.
- 오른쪽 창에서 스캔 향상 툴을 클릭합니다.
- 변환하려는 파일을 선택합니다.
- PDF를 편집합니다.
- 새 PDF 파일로 저장합니다.
고급 PDF 기법
PDF를 모두 만든 다음에는 입력 가능한 양식을 작성하고, 중요한 정보를 가리거나, 광학인식문자(OCR) 기술을 사용해야 하는 경우에 대비해 고급 PDF 작성 기법과 툴도 살펴보세요.
OCR 및 PDF 생성
대부분의 경우 최종 버전을 PDF로 만듭니다. 하지만 이를 수정 또는 업데이트해야 하는 경우도 있습니다. 이때 OCR 기술을 사용하면 PDF 문서에 쉽게 접근하여 해당 문서를 유용하게 활용할 수 있습니다. 인쇄된 양식을 스캔하여 텍스트로 변환하기 때문에 해당 정보를 일일이 입력하지 않고도 간편하게 활용할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 입력에 걸리는 시간과 번거로움을 줄일 수 있습니다. 또한 문서를 디지털로 변환하여 검색 가능한 데이터베이스로 만들 수 있으므로 정보를 체계적으로 구성하여 손쉽게 검색할 수 있습니다.
OCR 기술을 활용해 스캔한 이미지의 텍스트를 편집하여 PDF를 업데이트해 보세요.
다음과 같은 방법으로 스캔한 문서를 편집할 수 있습니다.
- Mac 또는 PC용 Acrobat에서 스캔 이미지가 포함된 PDF 파일을 엽니다.
- 오른쪽 창에서 PDF 편집 툴을 클릭합니다. Acrobat은 광학 문자 인식(OCR)을 문서에 자동으로 적용하여 편집 가능한 PDF 사본으로 변환합니다.
- 편집할 텍스트 요소를 클릭 및 입력합니다. 새로운 텍스트는 스캔한 이미지의 원래 글꼴 모양과 일치합니다.
- 파일 > 다른 이름으로 저장 을 선택하고, 편집 가능한 문서의 새 이름을 입력합니다.
