ACROBAT | 10 MINUT CZYTANIA
Jak napisać notatkę służbową w 5 krokach (z bezpłatnym szablonem).
Skuteczna notatka służbowa przyciąga uwagę — dowiedz się, jak ją napisać.
Czym jest notatka służbowa?
Notatka służbowa (z łac. memorandum) to zwięzła wiadomość wewnętrzna, tworzona przede wszystkim w środowiskach zawodowych. W odróżnieniu od e-maila — bardziej nieformalnej formy komunikacji kierowanej do jednej lub kilku osób — notatka służbowa stanowi oficjalną korespondencję firmową. Jest jednak mniej formalna niż list, które zazwyczaj kieruje się do odbiorców zewnętrznych.
Notatki służbowe mogą być również stosowane do sprawnego przekazywania aktualnych informacji w organizacjach non-profit, instytucjach publicznych czy agencjach rządowych. Stanowią przydatne narzędzie wspierające operacje biznesowe i zapewniające przejrzystą, efektywną komunikację w całej organizacji.
Celem notatki służbowej jest zwięzłe przekazanie określonego komunikatu — wyjaśnienie, co się dzieje i dlaczego, a także wskazanie wymaganych działań.
Kiedy warto napisać notatkę służbową?
Notatki służbowe dotyczą szerokiego zakresu tematów, dlatego firmy chętnie korzystają z gotowego wzoru notatki służbowej, który można łatwo dostosować. Notatki służą do przekazywania informacji lub sygnalizowania problemów, a także do zbierania opinii na temat usług, programów i projektów firmy.
Inne tematy, które można poruszać w notatkach służbowych:
- Zmiany kadrowe
- Nadchodzące wydarzenia i spotkania
- Zmiany w polityce lub procedurach
- Ogłoszenia dotyczące produktów lub działań marketingowych
- Aktualizacje dotyczące finansów
- Ogólne wiadomości firmowe
Niezależnie od tematu, podpowiemy, jak napisać skuteczną notatkę służbową.
Jak napisać notatkę służbową w 5 krokach
Notatka służbowa powinna być utrzymana w profesjonalnym i uprzejmym tonie, niezależnie od poruszanego tematu. Warto skupić się na rzetelnych informacjach i konkretnych działaniach do podjęcia. Należy unikać emoji — nie są one odpowiednie w formalnej komunikacji biznesowej. Notatka powinna być zwięzła, przejrzysta i zrozumiała, zawierająca wyłącznie najbardziej istotne treści.
- Napisz informacyjny nagłówek.
Nagłówek określa rodzaj tworzonej notatki służbowej. Nawet jeśli treść jest przesyłana pocztą e-mail, nagłówek powinien znajdować się na górze dokumentu — jasno wskazuje, do kogo notatka jest skierowana i kto ją wysłał.
Nagłówek powinien zawierać następujące elementy:
Do — adresat notatki, np. Wszyscy pracownicy lub nazwa działu
Od — imię, nazwisko i stanowisko nadawcy
Data — data przekazania notatki
Temat — temat notatki
Temat powinien być możliwie konkretny. Zamiast „Aktualizacja kadrowa” lepiej napisać „Awans Steve'a Davisa na stanowisko wiceprezesa ds. marketingu”. - Wyjaśnij cel notatki we wstępie.
Wstęp powinien zawierać krótkie podsumowanie sytuacji, problemu lub kwestii do omówienia. Ten akapit określa cel notatki i przekazuje najważniejsze informacje. - Podaj istotne informacje kontekstowe.
Opisz kontekst i dodatkowe szczegóły dotyczące powodów wysłania notatki. Każdy rodzaj notatki ma sugerowaną strukturę treści.
Sekcja kontekstowa notatki może się nieznacznie różnić w zależności od celu memorandum — od ogólnych komunikatów i problemów biznesowych, przez aktualizacje procesów i statusy projektów, aż po wydarzenia. Zazwyczaj obejmuje jednak następujące elementy:
Kontekst lub opinia na temat sytuacji
Szczegóły dotyczące problemu (sposób wykrycia, dodatkowe dowody itp.)
Proponowane rozwiązania lub działania
Daty i harmonogramy
Podsumowanie poprzedniego stanu lub sytuacji
Podsumowanie nowego stanu lub sytuacji
Podjęte decyzje wraz z uzasadnieniem
Inne kluczowe kwestie - Określ wezwanie do działania.
Podczas tworzenia notatki służbowej jednym z kluczowych kroków jest sformułowanie zadania lub wezwania do działania. W zależności od rodzaju notatki warto przygotować odpowiednie wezwanie do działania i zachęcić adresatów do:
Kontaktu w razie pytań
Zgłaszania wszelkich wątpliwości do przełożonego
Zapoznania się z załącznikami lub odwiedzenia strony internetowej
Wykonania przydzielonego zadania w wyznaczonym terminie
Wzięcia udziału lub zgłoszenia się do udziału w wydarzeniu
Oczekiwania na dalsze informacje
Jeśli adresaci nie muszą podejmować żadnych bezpośrednich działań, warto w podsumowaniu zawrzeć zaproszenie do kontaktu lub dalszej współpracy. - Zakończ notatkę służbową uprzejmą konkluzją.
Warto zastanowić się, jak treść notatki wpłynie na odbiorców, i użyć tego akapitu do sformułowania grzecznego zakończenia. Przeglądając przykłady notatek służbowych, można zauważyć, że zakończenia zazwyczaj:
Zawierają gratulacje
Dziękują odbiorcom za wsparcie lub cierpliwość (stosownie do sytuacji)
Nawiązują do możliwości przesłania opinii lub skontaktowania się, opisanych w sekcji wezwania do działania
Zachęcają do śledzenia dalszych informacji
Notatka służbowa nie wymaga podpisu, ponieważ dane nadawcy podano w nagłówku.
Bezpłatny wzór notatki służbowej + 6 przykładów
Jeśli pisanie notatki służbowej bez wzoru sprawia trudność, poniżej znajdziesz ogólny szablon oraz 6 przykładów notatki służbowej, które ułatwią start. Dla każdego rodzaju notatki — od szablonu biznesowego po szablon na konkretne wydarzenie — przygotowano osobny przykład. Szablony można traktować jako przewodnik i dostosowywać do potrzeb różnych projektów.
Notatka służbowa ogólna.
Przykładowa notatka służbowa ogólna — zmiana daty przeglądu wyników
Do: Wszyscy członkowie zespołu
Od: Jeffrey Jensen, Dyrektor Generalny
Data: 15 grudnia, 2023 r.
Temat: Zmiany daty przeglądu wyników za 2024 rok
Od 1 stycznia 2024 roku przeglądy wyników będą przeprowadzane w lutym, a nie w marcu.
Zmiana daty ma na celu ujednolicenie wszystkich aspektów budżetu kadrowego w pierwszym kwartale roku. Sama procedura przeglądu wyników pozostaje bez zmian.
Kierownicy działów rozdystrybuują standardowe materiały przygotowawcze do przeglądu wyników oraz oś czasu procesu podczas pierwszego tygodnia stycznia. Wszystkie podwyżki wynagrodzeń zostaną wdrożone do 29 marca 2024 roku.
Dziękujemy za zaangażowanie i życzymy spokojnych, pełnych odpoczynku świąt. Z niecierpliwością czekamy na świętowanie osiągnięć zawodowych i poznanie planów na nadchodzący rok.
Przykładowa notatka służbowa ogólna — powiadomienie o naruszeniu bezpieczeństwa oprogramowania
Do: Dział finansowy
Od: Jeffrey Jensen, Dyrektor Generalny
Data: 4 sierpnia 2023 r.
Temat: Niedawne naruszenie bezpieczeństwa i zmiany uprawnień w oprogramowaniu
W związku z niedawnym naruszeniem bezpieczeństwa dostosowano poziomy uprawnień dostępu do systemów finansowych.
Do naruszenia bezpieczeństwa doszło w trakcie zmiany ustawień naszego systemu firewall. Sytuację wykryto wczoraj i od tego momentu dział IT intensywnie pracuje nad ustaleniem przyczyny incydentu. Do czasu rozwiązania problemu wszystkie uprawnienia dostępu do systemów finansowych zostały ograniczone. Aktualnie dostęp do tych systemów mają wyłącznie dyrektorzy wyższego szczebla oraz członkowie zarządu.
W razie pilnej potrzeby dostępu do tych systemów należy skontaktować się z Jamesem Smithem, który w możliwie najkrótszym czasie dostarczy wszystkie wymagane raporty.
Przepraszamy za czasowe niedogodności związane z trwającym dochodzeniem. Wszelkie nowe informacje będą przekazywane na bieżąco, niezwłocznie po ich uzyskaniu od naszego zespołu.
Notatka służbowa dotycząca projektu.
Przykładowa notatka dotycząca projektu — opóźnienie premiery produktu
Do: Wszyscy członkowie zespołu
Od: Henry Bittenger, Kierownik ds. produktu
Data: 12 września, 2023 r.
Temat: Opóźnienie premiery produktu ABC do początku 2024 roku
W związku z testami konsumenckimi oraz nierozwiązanymi kwestiami technicznymi premiera produktu ABC została przesunięta z pierwotnie planowanej daty 20 października na początek 2024 roku.
Testy konsumenckie stanowią istotny element naszej strategii wejścia na rynek. W przypadku gdy wyniki testów wskazują na konieczność poprawek, wstrzymujemy publiczną premierę produktu. Ponadto zespół inżynierów nadal analizuje nierozwiązane problemy wymagające wyeliminowania przed wdrożeniem.
Data premiery zostanie ogłoszona niezwłocznie po uzyskaniu pozytywnych wyników dodatkowych testów i zebraniu konstruktywnych informacji zwrotnych.
Prosimy o cierpliwość.
Notatka służbowa z informacją zwrotną.
Przykładowa notatka z informacją zwrotną — program świadczeń pracowniczych
Do: Wszyscy pracownicy
Od: Jennifer Benson, Kierownik HR
Data: 16 sierpnia 2023 r.
Temat: Informacja zwrotna dotycząca programu świadczeń pracowniczych na 2024 rok
Jako kierownictwo firmy zwracamy się z prośbą o przekazanie opinii na temat aktualnego programu świadczeń pracowniczych.
Aktualny program świadczeń pracowniczych podlega odnowieniu z końcem roku. Plan na 2024 rok będzie opracowywany zgodnie z następującą osią czasu:
- 16–30 sierpnia — zbieranie opinii pracowników
- 5–15 września — analiza opinii pracowników
- 18–29 września — ocena luk w programie i analiza potrzeb
- 2–27 października — przeprowadzenie grup fokusowych z pracownikami
- 1–22 listopada — finalizacja oferty Planu
- 27 listopada — wprowadzenie nowego programu wraz z opcjami otwartej rejestracji
Prosimy o wypełnienie dołączonej ankiety dotyczącej świadczeń pracowniczych na 2023 rok do piątku, 1 września.
Osoby zainteresowane udziałem w grupie fokusowej powinny zaznaczyć odpowiednią opcję w ankiecie dotyczącej świadczeń pracowniczych.
Dziękujemy za zaangażowanie w doskonalenie naszego programu świadczeń pracowniczych.
Załącznik: ankieta dotycząca świadczeń pracowniczych na 2023 rok
Notatka służbowa dotycząca wydarzenia.
Przykładowa notatka służbowa dotycząca wydarzenia — dzień wolontariatu społecznego
Do: Wszyscy wolontariusze
Od: Julia Jensen, Główny koordynator ds. społeczności
Data: 28 sierpnia 2023 r.
Temat: Dzień Wolontariatu — 9 września
Coroczny społeczny dzień wolontariatu odbędzie się w sobotę, 9 września, w Jordanville City Park.
Od kilku miesięcy wydarzenie to jest koordynowane z centrum społecznym Jordanville City — w ramach współpracy podjęto zobowiązanie realizacji kilku projektów konserwacyjnych.
Weź udział w tym wydarzeniu i wspomóż lokalną społeczność:
- Zbiórka przy pawilonie w Jordanville City Park o 09:00.
- Zapraszamy wszystkich — bez względu na wiek.
- Wszystkie narzędzia i materiały zostaną zapewnione.
- Warto założyć ubrania, które można ubrudzić.
Dziękujemy za zainteresowanie i udział.
Przykładowe memo dotyczące wydarzenia — coroczny szczyt
Do: Wszyscy pracownicy
Od: Andrea Anderson, Kierownik ds. Biznesowych
Data: 6 lutego 2024 r.
Temat: Termin i program corocznego spotkania 2024
Coroczne spotkanie odbędzie się w Springdale Convention Center 17 maja 2024 roku.
To wydarzenie gromadzi najwybitniejszych ekspertów z rynku marketingu — doskonała okazja do wspólnych warsztatów z osobami o podobnych poglądach i doświadczeniach.
Ogólny harmonogram przedstawia się następująco:
- 08:00 — rejestracja
- 09:00 — przemówienie inauguracyjne
- 10:30 — warsztaty
- 12:00 — lunch
- 13:30 — warsztaty
- 15:00 — warsztaty
- 17:00 — kolacja
- 19:00 — happy hour i networking
Szczegóły dotyczące warsztatów oraz informacje o prelegencie głównym zostaną udostępnione w ciągu kilku najbliższych tygodni.
Zgodnie z informacjami opublikowanymi na stronie internetowej, wczesna rejestracja zostanie otwarta w poniedziałek, 12 lutego, i zakończona w piątek, 1 marca.
Wskazówki, jak napisać notatkę służbową
Umiejętność pisania skutecznych notatek służbowych to podstawa klarownej i profesjonalnej komunikacji w organizacji. Dobrze napisana notatka służbowa sprawia, że przekaz jest zrozumiały i skłania do działania. Jej przygotowanie w sposób zwięzły, profesjonalny i przekonujący bywa jednak nie lada wyzwaniem. Wskazówki dotyczące tworzenia notatek służbowych pomagają usprawnić komunikację, unikać typowych błędów i przekazywać informacje z pewnością siebie.
Określ cel notatki służbowej.
Należy jasno określić, dlaczego notatka służbowa jest tworzona. Zrozumienie celu ułatwi opracowanie treści dokumentu — powinna być ona krótka i konkretna.
Notatkę służbową można jednak poświęcić każdemu tematowi, który jest istotny dla organizacji i ma służyć jako oficjalny dokument firmowy.
Określ grupę odbiorców.
Należy ustalić, do kogo notatka służbowa jest kierowana. W trakcie pisania warto stosować jasny i zrozumiały język — bez skomplikowanej terminologii, akronimów ani skrótów. Ważna jest też poprawność gramatyczna oraz rezygnacja z emoji i żargonu.
Opracuj szkic notatki służbowej.
Niezależnie od tego, czy korzystasz z gotowego wzoru notatki służbowej, czy tworzysz ją od podstaw, przygotowanie szkicu to kluczowy krok, który zapewnia przejrzystą i logiczną strukturę dokumentu. Typowy szkic obejmuje najważniejsze sekcje: nagłówek, wprowadzenie, opis stanu faktycznego, omówienie i wnioski — elementy te porządkują zawartość i prowadzą odbiorcę przez treść notatki w sposób zrozumiały i przejrzysty. Solidny szkic pozwala skupić się na celu notatki oraz zachować jej jasność i spójny przepływ od początku do końca.
Dopracuj projekt i formatowanie.
Jeśli zawartość przekracza jedną stronę, warto ponownie przeanalizować komunikat i usunąć zbędne informacje. Gdy do wyjaśnienia wiadomości potrzebne są dodatkowe materiały — ulotka, dokument lub inny element — można odwołać się do załącznika w sekcji szczegółów zawartości notatki.
Formatowanie i projekt notatki służbowej.
Notatki służbowe powinny mieścić się na jednej stronie i być napisane zaledwie w kilku akapitach. Format notatki dla firm ma określoną strukturę — powszechnie przyjęta zasada mówi, że tekst jest wyrównany do lewej i zapisany z pojedynczym odstępem między wierszami.
W zależności od długości sekcji z dodatkowym kontekstem, warto użyć wypunktowania, aby oddzielić poszczególne wątki i ułatwić czytanie.
Notatki służbowe, tradycyjnie drukowane i wywieszane na tablicach ogłoszeń w biurach, wciąż pozostają w użyciu — mimo że drukowana dystrybucja znacznie straciła na znaczeniu. W erze pracy zdalnej zawartość notatki można z łatwością umieścić bezpośrednio w treści wiadomości e-mail — nigdy nie należy jej wysyłać jako załącznik.
Notatka służbowa nie musi być nudna pod względem wizualnym. Warto wkomponować w nią elementy identyfikacji wizualnej firmy lub organizacji. Można też dostosować styl notatki do jej charakteru — na przykład nadać jej bardziej swobodną formę, gdy dotyczy firmowego przyjęcia.
Często zadawane pytania dotyczące notatek służbowych
Jakie jest 5 elementów notatki służbowej?
Notatka służbowa składa się z pięciu kluczowych sekcji:
- Nagłówek
- Wprowadzenie
- Szczegóły
- Wezwanie do działania
- Podsumowanie
Notatka służbowa to jednostronicowy dokument z akapitami pisanymi w jednolitych odstępach. Powinno być zwięzłe i szybko przekazywać kluczowe informacje. Ponieważ odbiorcy zazwyczaj pobieżnie przeglądają jego treść, warto stosować śródtytuły i listy wypunktowane, które ułatwiają lekturę.
Czy w programie Word dostępny jest wzór notatki służbowej?
Szablony Microsoft Word są dostępne po otwarciu nowego dokumentu i wyszukaniu typu szablonu „Notatka”. Po dostosowaniu notatki można skorzystać z narzędzia Word do PDF w programie Adobe Acrobat, aby wyeksportować notatkę służbową do formatu PDF.
Odkrywaj dalej
