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Três modelos de inventário para transferência gratuita.
Uma lista de inventário contribui para uma melhor organização e avaliação das suas necessidades.
Tipicamente, associa-se um inventário à gestão de empresas. As empresas precisam de acompanhar de perto os produtos e as despesas, daí a necessidade de um registo contabilístico minucioso. Monitorizar o capital imobilizado em inventário excedente, por exemplo, pode ser absolutamente crucial para o sucesso de uma pequena empresa.
De igual modo, pode ser útil manter um registo dos bens pessoais importantes, nomeadamente para acionar um seguro. Talvez nunca tenha pensado nisso, mas se ocorrer um acidente em sua casa, ter um inventário atualizado dos seus bens e valores pode agilizar imenso a participação do sinistro à companhia de seguros, evitando a árdua tarefa de listar os bens de memória após terem sido destruídos ou comprometidos. Com um inventário doméstico, terá acesso imediato a uma lista detalhada dos seus bens e valores para poder tomar decisões rápidas e fundamentadas.
Continue a ler para saber mais sobre modelos de inventário. Depois de determinar o que pretende incluir no registo, pode escolher um modelo personalizável adequado às suas necessidades.
O que é um modelo de inventário?
Um modelo de inventário é um ficheiro que pode preencher regularmente para manter um registo atualizado dos ativos de uma casa ou empresa. É ideal para registar e monitorizar tudo num único local. Espera-se que um inventário seja uma lista completa e idónea, por isso é necessário atualizá-lo cuidadosamente. Qualquer omissão pode invalidar o propósito do inventário. A utilização de um modelo facilita a consulta, a revisão e a correção de itens do inventário.
Seguem-se alguns modelos desenvolvidos para inventários de software, ativos e até mesmo inventários domésticos. São visualmente simples, mas suficientemente detalhados para servir como um ponto de partida eficaz. Pode sempre editar ou personalizar os modelos com o editor de PDF online da Adobe ou convertendo o PDF numa folha de cálculo do Excel. Escolha um modelo de inventário gratuito que se adeque às suas necessidades.
Quais são as vantagens de utilizar um modelo de inventário numa empresa?
As empresas possuem diversos ativos, como mercadorias para venda, ferramentas de produção, produtos semiacabados e software. Se estiver a gerir o inventário de uma empresa, pode ter uma lista de inventário distinta para cada uma destas áreas, uma vez que a manutenção de registos é particularmente importante para a atividade da empresa.
Um modelo permite-lhe manter tudo organizado de uma forma mais eficiente e é também um excelente ponto de partida para começar a fazer o levantamento das existências, se for caso disso. Com um modelo de inventário simples, consegue rapidamente ter uma visão global dos ativos num único local, minimizando o risco de falhas no registo.
1. Modelo de inventário de software.
O que é um inventário de software e qual a sua relevância? Um inventário de software pode ajudar a reduzir despesas na empresa. Se identificar um programa que não está a ser utilizado e cuja utilização não está prevista num futuro próximo, pode deixar de o pagar. Um inventário pode ajudar a tirar o máximo partido do software que está a adquirir. O software é também um ativo da empresa que importa registar. Este modelo inclui dados como o número de série do software, a versão e o departamento que o utiliza.
Utilize um modelo de inventário de software para facilitar o registo e monitorizar a utilização dos programas.
2. Modelo de inventário de ativos.
Um inventário de ativos pode incluir uma ampla variedade de itens, desde software e bens físicos até propriedade intelectual. Em qualquer caso, é importante (nomeadamente para efeitos de comunicação ao seguro e a investidores) incluir uma estimativa do valor monetário de cada ativo listado no inventário. Este registo ajuda a avaliar melhor o valor da empresa. O modelo de inventário de ativos inclui secções para especificar o fornecedor e o departamento que utiliza ou armazena o ativo. Prevê, obviamente, uma coluna para uma estimativa do valor atual do ativo face ao preço original.
Um modelo de inventário de ativos simplifica a gestão dos ativos.
3. Modelo de inventário doméstico.
A nível pessoal, pode também ser útil ter um inventário de bens e valores domésticos — ou até dos itens que tem na despensa. Facilita a participação à seguradora em caso de acidente ou roubo e pode ser utilizado para obter benefícios fiscais. Pode ainda contribuir para subscrever a apólice de seguro mais adequada. Se necessário, pode também utilizar o inventário para gerir os bens e valores em casa.
Listar todos os bens e valores pode parecer complicado e moroso. Comece com um modelo que simplifique esta tarefa. O modelo abaixo, por exemplo, inclui secções para cada área da casa, desde a cozinha até ao sótão, para que nada fique esquecido.
Explore este modelo de inventário doméstico e verá como é fácil começar a criar listas de bens.
O que caracteriza um bom modelo de inventário?
Um modelo de inventário é um excelente ponto de partida, mas deverá ser estável e contínuo, pelo menos, até que os inventários se tornem automáticos. Seguem-se elementos essenciais de um bom modelo de inventário:
- Formatação intuitiva. Um bom modelo de inventário apresenta uma formatação simples, previsível e de fácil consulta. Algumas folhas de cálculo podem ser confusas, com listas condensadas. Um bom modelo deverá ter bastante espaço em branco e colunas amplas, incentivando a consulta e a revisão regular.
- Detalhes relevantes. Um modelo de inventário deve incluir colunas com detalhes específicos para o tipo de inventário, de modo a orientar o preenchimento do modelo para o registo das informações necessárias e importantes, evitando omissões ou duplicações. Por exemplo, no caso do software, as informações devem incluir o número de série e a versão utilizada. No caso de inventário doméstico, poderá descrever o estado dos bens e as garantias.
- Preço e valor. Num inventário, é essencial ter uma coluna para registar o preço ou o valor dos bens. Registar o valor monetário dos bens inventariados é o principal objetivo de um inventário. Esta coluna deve ser fácil de localizar e analisar e, se utilizar uma folha de cálculo, deverá calcular automaticamente o valor total.
- Espaço para crescer. O modelo deve permitir a expansão em cada categoria, caso tenha mais itens do que linhas para os inserir. Modelos que contemplam expansão e alterações são mais duráveis, evitando que tenha de os substituir e aprender a utilizar um novo modelo simplesmente porque a empresa ou a casa cresceu.
Para manter o inventário de uma empresa atualizado, é provável que tenha de o partilhar com a sua equipa. Felizmente, pode proteger um PDF com uma palavra-passe se o modelo de inventário incluir dados que pretende manter seguros, mesmo que o partilhe com a equipa.
Para tirar o máximo partido do modelo de inventário, explore tudo o que os serviços online do Adobe Acrobat têm para oferecer. Estas ferramentas facilitam a edição do modelo de inventário em PDF, incluindo reorganizar páginas, adicionar números de página ou simplesmente converter de e em PDF.
Perguntas frequentes.
Como posso criar um modelo de inventário?
O Microsoft Excel tem um modelo de inventário?
Como posso criar uma lista de inventário?
Como posso manter o registo do inventário atualizado?
Como posso gerir melhor o inventário da minha empresa?
A companhia de seguros exige um inventário dos meus bens?
Quem pode beneficiar da manutenção de um inventário?
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