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Modelo de relatório de despesas gratuito disponível para transferência: saiba como o pode utilizar.
Transfira o nosso modelo de relatório de despesas e consulte estas sugestões de personalização.
O que é um relatório de despesas e o que deve incluir?
Os relatórios de despesas podem ter duas finalidades distintas. Permitem que uma empresa controle os custos e tenha uma perspetiva realista do lucro face à receita e também permitem aos colaboradores submeter pedidos de reembolso de despesas feitas em nome da empresa.
Embora os relatórios de despesas possam parecer fastidiosos, os detalhes que incluem são importantes para a contabilidade da empresa:
- Custos exatos das despesas. Devem ser inseridos com a máxima exatidão, até ao cêntimo. Determinam os reembolsos dos colaboradores ou as deduções fiscais da empresa.
- Datas das despesas. As datas são importantes para efeitos contabilísticos, nomeadamente no caso de uma auditoria às despesas.
- Finalidade ou tipo de despesa. Esta informação pode ajudar a empresa a perceber rapidamente onde o dinheiro está a ser gasto. Pode ser um dado crucial em caso de atualizações ou preocupações orçamentais.
- Fornecedores pagos. Os fornecedores incluem desde locatários a restaurantes e empresas de impressão. A indicação dos fornecedores mostra para onde e para quem vai o dinheiro.
- Totais ou subtotais de diferentes categorias de custos. Isto ajuda a agilizar o processamento e é simples quando tem um modelo de relatório de despesas numa folha de cálculo.
- Documentos comprovativos das despesas listadas. Normalmente, são documentos necessários para efeitos fiscais e contabilísticos, sob a forma de recibos de compras comerciais.
Para pedidos de reembolso, os colaboradores são, normalmente, responsáveis por criar um relatório de despesas. Se trabalhar numa pequena empresa, não deverá haver muitas indicações quanto ao formato a adotar num relatório de despesas. Siga as diretrizes abaixo para garantir que cria um relatório de despesas eficaz e profissional.
Para as empresas, no entanto, é mais eficaz disponibilizar um modelo de folha de despesas. Desta forma, os colaboradores podem preencher e submeter um relatório consistente sempre que solicitam reembolsos. Um modelo torna o processo mais organizado e simplifica a tarefa de quem processa relatórios de despesas e controla custos. Além disso, um modelo ajuda os colaboradores a listar as despesas corretamente.
Poderá perguntar: “Como crio um modelo de despesas?” Comece por transferir o modelo abaixo e personalize-o em função das suas necessidades.
Cinco passos para criar um relatório de despesas.
Um modelo de controlo de despesas permite à empresa acompanhar as despesas de uma forma regular e organizada e constitui um meio simples para os colaboradores submeterem relatórios de despesas profissionais e eficazes, com todos os detalhes necessários.
As ferramentas online gratuitas da Adobe podem ajudar. Comece por seguir estes cinco passos:
- Prepare-se com antecedência.
Primeiro, defina expectativas claras junto das autoridades perante as quais responde financeiramente.
As empresas têm de estar informadas sobre as leis fiscais, deduções, auditorias e práticas contabilísticas recomendadas. Os relatórios de despesas são fundamentais para compreender o sucesso financeiro da empresa.
Se for um colaborador, é responsável perante a empresa que o reembolsa. Isto significa que, no caso de ainda não ter sido devidamente esclarecido, deve informar-se sobre que despesas são elegíveis para reembolso. Se vai viajar a trabalho, confirme se lhe dão um valor diário, um cartão da empresa ou se pede o reembolso de todas as despesas posteriormente num relatório de despesas. Se viajar com veículo próprio, informe-se sobre como funciona o reembolso por quilometragem. Confirme ainda que tipo de documento (normalmente, o comprovativo de compra) a empresa pretende que seja anexado ao relatório de despesas. Guarde os documentos e recibos devidamente organizados.
Quer seja uma empresa ou um colaborador, crie um sistema que lhe permita lembrar-se de tudo o que precisa de submeter. Pode ser útil utilizar um cartão apenas para fins profissionais, de modo a garantir que monitoriza todas as transações e não deixa escapar nenhuma despesa elegível. O sistema deve ter como objetivo principal guardar recibos ou outra documentação necessária. Assim que tiver um recibo, tire-lhe uma fotografia, para o caso de o perder. Em seguida, coloque os recibos num envelope ou arquivo por ordem cronológica. Desta forma, será mais fácil digitalizá-los posteriormente para obter um aspeto mais profissional. - Transfira e personalize um modelo.
Não precisa de começar do zero: transfira um modelo de folha de despesas como o disponibilizado acima. Ter um modelo pode também garantir que não se esquece de detalhes importantes, como a inclusão de datas.
Felizmente, os modelos são totalmente personalizáveis em função das suas necessidades. Pode até convertê-los em folhas de cálculo do Microsoft Excel para facilitar o preenchimento. As empresas podem criar modelos para despesas mensais, recorrentes e a longo prazo. Um modelo de despesas mensais é particularmente importante para perceber os custos. Pode personalizar uma folha de cálculo para incluir automaticamente despesas recorrentes ou acrescentar despesas mais tarde para uma análise a longo prazo. Como colaborador, tem muitas despesas em diferentes categorias. Pode personalizar o seu modelo para segmentar as despesas nessas categorias, com diferentes totais para cada uma. Se pretende essencialmente contabilizar deslocações com um veículo pessoal, pode criar um modelo de controlo de quilometragem adicionando uma coluna para os quilómetros percorridos. Se tem poucas despesas, mantenha o seu modelo simples.
Se for um empresário e pretender personalizar um modelo para ser utilizado pelos seus colaboradores, considere os custos frequentemente sujeitos a reembolso. Se as categorias variarem, pode criar breves instruções sobre como personalizar o modelo. Deve também incluir uma ou duas frases a relembrar os colaboradores dos documentos ou comprovativos de compra mais importantes a submeter. - Preencha o modelo com as suas transações.
Pode preencher o modelo de duas formas: registar as despesas à medida que ocorrem ou registar tudo no fim do período de faturação. O preenchimento gradual do relatório de despesas pode ser conveniente para efeitos de autocontrolo. Mesmo assim, é importante rever para se certificar de que não falhou nenhuma despesa. Se preferir registar tudo de uma vez, aquele envelope com recibos vai ser bastante útil nesta etapa.
Quer esteja a preencher o modelo de uma só vez ou gradualmente, certifique-se de que os registos estão por ordem cronológica. Consulte os recibos ou o histórico de transações para preencher todas as transações da empresa por data. Se preencher todas as secções do modelo, deverá ter todos os detalhes necessários. A empresa vai querer saber o fornecedor (por exemplo, o nome do restaurante), a data e o valor da despesa. Estes detalhes são importantes, não apenas para controlar o fluxo de dinheiro e cumprir as práticas contabilísticas recomendadas. Existem várias leis fiscais e a empresa pode ser responsável pela sua aplicação a qualquer momento. Neste sentido, verifique uma vez mais se lançou tudo nos campos certos para que a folha de cálculo some corretamente as despesas.
Como colaborador, ao decidir os custos a incluir, tenha em mente as expectativas que definiu previamente. Inclua apenas despesas que a empresa normalmente cobre, a menos que tenha acordado uma exceção com o responsável da empresa. Dependendo da cultura do seu local de trabalho, talvez não seja relevante incluir todas as pequenas despesas. Por exemplo, embora possa ser permitido declarar um café a caminho de uma conferência local, pode parecer pouco profissional. Utilize o seu bom senso nestas situações, pois depende mesmo da empresa.
Uma vez preenchido o modelo, converta a folha de cálculo em PDF para a guardar em segurança ou facilitar o envio. - Utilize um scanner para carregar os recibos.
Nesta etapa, vai valorizar imenso a forma organizada como preparou e guardou os recibos. A maneira mais profissional e eficiente de carregar recibos e documentos é digitalizá-los, mas também é possível tirar boas fotografias dos recibos, mesmo com o telemóvel. Se optar por tirar fotografias, certifique-se de que a iluminação é forte e uniforme e que tira as fotografias de um ângulo reto numa superfície plana. Em seguida, recorte o fundo. Posicione o recibo na vertical e centrado na página. Amplie-o para que seja fácil de ler, mas sem comprometer a visibilidade da prova de compra completa. Se estiver a processar recibos online, certifique-se primeiro de que têm todas as informações necessárias para documentar oficialmente as despesas. Em seguida, utilize uma captura de ecrã devidamente recortada para o relatório.
Ao criar um ficheiro (muito provavelmente um PDF) dos documentos, coloque cada recibo na sua própria página, para facilitar o processamento por parte da empresa. Certifique-se de que os documentos estão por ordem cronológica, pela mesma ordem em que as despesas estão discriminadas no relatório de despesas. Toda esta organização vai agilizar a tarefa de consulta e análise das despesas se tiver uma auditoria ou precisar de analisar os custos. No caso de um colaborador, cria uma boa impressão junto das pessoas responsáveis pelo processamento dos relatórios. - Consolide tudo num único documento e reveja.
Coloque tudo num único documento para envio. As fotografias ou digitalizações dos recibos ou outros documentos devem estar todos incluídos no mesmo documento. Não os anexe separadamente, converta todas as imagens em PDF. Depois, pode combinar os ficheiros PDF num único documento.
O contabilista da empresa tem de ser meticuloso, por isso, como colaborador, pode receber um e-mail de notificação ou o reembolso mais tarde se algo estiver errado. Reveja os relatórios de despesas antes de os finalizar. Se detetar incorreções ou alguma despesa em falta, pode voltar a converter o PDF numa folha de cálculo do Excel para edição ou pode simplesmente editar o PDF.
O controlo organizado das despesas é uma parte crucial da contabilidade numa empresa. Quanto mais profissional for o seu relatório de despesas, melhor será a impressão causada. Criar relatórios de despesas simples, organizados e profissionais pode até contribuir para que receba o reembolso mais rapidamente.
Porque é que precisa de um relatório de despesas?
Para uma empresa, os relatórios de despesas são essenciais para equilibrar as contas e perceber qual o lucro efetivo da organização. São importantes para a contabilidade e a transparência junto dos investidores. A inclusão de documentos nos relatórios de despesas é uma tarefa morosa, mas vai revelar-se particularmente importante no período de pagamento de impostos.
Para um colaborador, os relatórios de despesas permitem-lhe obter o reembolso do dinheiro que gastou em nome da empresa. Exigem algum detalhe para assegurar a sua responsabilidade, auxiliar a contabilidade da empresa e até preparar a empresa para possíveis auditorias.
Existem vários tipos de relatórios de despesas para diferentes ocasiões. Para uma empresa, é importante ter relatórios mensais para acompanhar os custos gerais mês a mês. Os relatórios a longo prazo proporcionam uma visão mais alargada do destino do dinheiro. Algumas despesas são regulares (como a renda de um escritório) e são registadas em relatórios de despesas recorrentes. As empresas maiores podem também ter relatórios de despesas específicos por departamento.
Como colaborador, poderá ter de entregar um relatório mensalmente e, nesse caso, o ideal seria utilizar um modelo de despesas mensais. Mesmo que não envie relatórios de despesas regularmente, estes podem ser úteis para viagens de negócios ou jantares com clientes ocasionais. Os relatórios de despesas podem contemplar o reembolso dos quilómetros feitos num veículo pessoal. Pode sempre editar e personalizar o modelo de relatório de despesas de acordo com algumas ou todas estas necessidades.
Com a ajuda do Adobe Acrobat, pode criar modelos organizados para todos os seus relatórios de despesas e guardá-los num formato PDF seguro. Utilize o Acrobat para preencher e assinar relatórios e simplificar a sua contabilidade.
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