O que deve incluir num modelo de ordem de serviço?

Uma mulher cria um modelo de ordem de serviço com o Adobe Acrobat.

Comunique os pormenores de um trabalho de uma forma profissional com estas diretrizes para modelos de ordem de serviço.

Se trabalha com subcontratantes, já deve utilizar regularmente ordens de serviço. Contudo, mesmo sem colaboradores externos, algumas empresas utilizam ordens de serviço internamente para delegar tarefas.

Uma ordem de serviço é um documento que regista os detalhes de um trabalho e, por vezes, funciona como um contrato. Por conseguinte, o rigor é importante. Um modelo de ordem de serviço é uma excelente forma de padronizar este processo. Saiba como.

O que é um formulário de ordem de serviço?

Talvez não saiba exatamente o que é um formulário de ordem de serviço. Uma ordem de serviço é um documento que formaliza a adjudicação de um serviço e é, normalmente, utilizada pelas empresas quando contratam uma entidade externa para realizar um trabalho. Especifica o que se espera do trabalho e os custos associados e, por vezes, funciona como uma fatura. É muito mais detalhada do que uma nota de encomenda. O objetivo principal de uma ordem de serviço é clarificar ao máximo as expectativas do trabalho para a parte responsável.

Tipos de formulários de ordem de serviço.

Existem inúmeros tipos de formulários de ordem de serviço, pois pode utilizar uma ordem de serviço em, praticamente, qualquer situação em que atribui um trabalho a outra empresa ou mesmo outro departamento. Os formulários mais utilizados na contratação de fornecedores ou subcontratantes externos incluem ordens de serviço de inspeção, manutenção, reparação de veículos e paisagismo. Dependendo da dimensão da empresa, pode emitir internamente ordens de serviço de TI, design gráfico, impressão e serviços jurídicos.

Campos essenciais de um modelo de ordem de serviço.

O modelo de ordem de serviço deve organizar as informações sobre o trabalho a realizar. Quanto mais informações forem incluídas na ordem de serviço, melhor será para todas as partes envolvidas. Comece por equacionar todos os detalhes necessários para o trabalho, nomeadamente:

Informações da empresa
Prazos
Descrição do trabalho
Dados de faturação e envio
Custo unitário e custo total
Linha para assinaturas eletrónicas

A técnica consiste em perspetivar um projeto típico e registar tudo o que é necessário para iniciar (e concluir) o trabalho. O melhor será criar primeiro o documento no Microsoft Word para facilitar a edição e, depois, converter o documento do Word em PDF para partilhar a ordem de serviço.

Como estruturar o modelo de ordem de serviço?

Quando a lista de campos estiver concluída, pode estruturar o modelo. Adicione todos os campos a um documento e organize-os de acordo com as suas necessidades. Pode ser útil destacar as informações prioritárias. Não se esqueça de deixar espaço suficiente em cada campo para permitir o preenchimento.

Sugestões para criar um formato de ordem de serviço profissional.

Quer esteja a trabalhar com um subcontratante externo ou interno, é importante que o formato da ordem de serviço transmita profissionalismo. Um formulário bem elaborado confere maior credibilidade ao pedido. Seguem-se algumas sugestões para criar um modelo de ordem de serviço profissional:

Personalize o formulário com o logótipo e as cores da empresa.
Certifique-se de que a dimensão das caixas ou dos espaços é suficiente para permitir o preenchimento completo.
Evite sobrecarregar o formulário.
Equacione a utilização de linhas verticais para dividir secções.
Se não imprimir o formulário, envie-o como um ficheiro PDF.