Como digitizar e organizar recibos para a declaração de impostos?

Descubra como digitizar recibos e prepará-los para a próxima declaração de impostos.

Guardar recibos para fins fiscais é fundamental, tanto para particulares como para empresários. Aprender a digitizar recibos é essencial, pois estes são a única forma de comprovar os gastos que declarou como deduções fiscais.

Os recibos em papel tendem a degradar-se com o tempo, por isso a digitização é a melhor forma de os organizar. Descubra tudo o que precisa de saber sobre a digitização e a organização de recibos para fins fiscais.

É necessário guardar recibos em papel?

As autoridades fiscais recomendam guardar os recibos durante seis meses a cinco anos, conforme as despesas a que dizem respeito, mas não há exigências legais quanto ao formato (físico ou digital). Geralmente, é aconselhável manter a versão física de documentos oficiais, faturas e registos de vendas ou compras significativas, pois representam uma parte importante das deduções declaradas. No entanto, a decisão de manter um recibo físico ou digital é inteiramente sua.

Como digitizar recibos e organizá-los para fins fiscais?

Utilizar um scanner ou uma aplicação de digitização de fotografias, como o Adobe Scan, para digitizar recibos em papel facilita o acesso e a partilha, especialmente quando os guarda como PDFs.

A maioria dos retalhistas online oferece a opção de guardar as confirmações de encomendas como PDFs ou enviar uma cópia digital do recibo por e-mail, que pode transferir e guardar como ficheiro PDF. No entanto, se guardar os e-mails noutros formatos, pode utilizar um software de edição de PDF, como o Adobe Acrobat, para converter os e-mails em PDFs.

Se um retalhista fornecer um recibo físico, pode facilmente digitizá-lo com o seu telemóvel ou computador e transformá-lo num recibo digital.

Como digitizar recibos num iPhone?

Para digitizar um recibo com um iPhone, primeiro transfira uma aplicação como o Adobe Scan, que utiliza a câmara do telemóvel para criar ficheiros PDF. Depois, siga estes passos:

1. Coloque o recibo numa superfície plana e sem muitas cores.
2. Abra a aplicação de digitização.
3. Posicione a câmara para incluir todas as margens do documento e confirme que a câmara está focada para que o recibo fique claro e fácil de ler.
4. Capture a imagem e siga as instruções na aplicação para atribuir um nome e guardar a digitização.

Como digitizar recibos num Android?

O processo de digitização de recibos no Android é bastante semelhante ao processo no iPhone. Primeiro, transfira uma aplicação de digitização fiável, como o Adobe Scan, e siga estas instruções:

1. Coloque o recibo numa superfície plana e sem muitas cores.
2. Abra a aplicação de digitização e posicione a câmara de forma paralela ao recibo. A câmara deve estar bem focada para que a digitização fique nítida.
3. Tire a fotografia e, em seguida, utilize a aplicação para ajustar a área digitizada e recortar outras áreas conforme necessário.
4. Siga as instruções no ecrã para atribuir um nome, guardar e partilhar a digitização.

Como digitizar um recibo no computador?

Se tiver um scanner ou uma impressora com capacidade de digitização, siga estes passos:

1. Coloque o recibo virado para baixo no scanner. O documento deve estar plano, sem vincos ou dobras que possam eliminar informações e dificultar a leitura do recibo.
2. Feche a tampa para manter o recibo no lugar e criar um fundo sólido para a digitização.
3. Siga as instruções do dispositivo para iniciar a digitização.
4. Após a digitização, o ficheiro será guardado num dispositivo de armazenamento que pode remover e ligar ao computador para transferir. Em alternativa, se o dispositivo de digitização tiver Wi-Fi, envie o ficheiro diretamente para o seu e-mail ou computador.
5. No computador, pré-visualize o recibo digitizado para garantir que todas as informações relevantes são facilmente legíveis, atribua um nome ao ficheiro e mova-o para o local apropriado para armazenamento.

Melhores práticas: como organizar recibos para a declaração de impostos?

Existem muitas ideias diferentes para organizar recibos para fins fiscais. O melhor método depende inteiramente do que faz mais sentido para si e ajuda a localizar rapidamente os recibos quando necessário. Confira algumas práticas recomendadas para a organização de recibos fiscais.

Una os recibos num só ficheiro.

É uma boa ideia manter recibos relacionados juntos. Em vez de armazenar vários ficheiros PDF numa pasta, pode uni-los num só ficheiro PDF. Assim, organiza os ficheiros e encontra os seus recibos mais rapidamente. Para unir vários recibos num ficheiro:

1. Abra o Acrobat.
2. Selecione Ferramentas > Combinar Arquivos.
3. Escolha os ficheiros que pretende combinar e determine a ordem dos mesmos.
4. Clique em Mesclar Arquivos para transferir o PDF unido.
5. Dê um nome ao ficheiro e guarde-o no local adequado.

Também pode utilizar os serviços online do Adobe Acrobat para unir PDFs.

Comprima os PDFs de recibos.

Em algum momento durante a preparação para a declaração de impostos, é provável que precise de partilhar os seus recibos com um contabilista ou as autoridades fiscais. Enviar PDFs grandes pode ser complicado e demorado, pois muitos e-mails têm limites de tamanho dos ficheiros anexados. Comprimir os ficheiros PDF torna o processo de partilha muito mais simples.

Pode utilizar a ferramenta Otimizar PDF do Acrobat ou os serviços online do Acrobat para comprimir ficheiros PDF:

1. Abra a aplicação.
2. Selecione o ficheiro (ou os ficheiros) PDF que pretende comprimir.
3. Após a seleção, o Acrobat irá comprimir automaticamente o ficheiro e reduzirá o tamanho.
4. Transfira o ficheiro comprimido e partilhe-o da forma que preferir.

Faça cópias de segurança dos ficheiros de recibos.

Depois de digitizar e combinar os seus recibos, guarde-os em, pelo menos, dois locais para garantir que não os perde.

Após digitizar os recibos:

1. Transfira e guarde o recibo num disco rígido físico, como o seu computador ou um disco rígido externo.
2. Guarde uma segunda cópia do recibo na plataforma de armazenamento de ficheiros online que preferir.

Durante quanto tempo devo guardar os recibos?

A maioria dos especialistas fiscais concorda que é necessário guardar os recibos durante entre seis meses e cinco anos. As auditorias fiscais geralmente cobrem quatro anos de dados de cada vez. Este período pode variar, dependendo do tipo de recibo. Por exemplo, em casos de declaração incorreta ou alegação de prejuízo, é recomendável guardar os recibos por oito anos.

Quais são os recibos que devo guardar para fins fiscais?

Os tipos exatos de recibos variam dependendo do tipo de declaração de impostos: pessoal ou empresarial. Em geral, é uma boa ideia guardar:

• Documentos de apoio da empresa
• Registos de emprego
• Despesas médicas
• Despesas relacionadas com viagens
• Outros recibos relacionados com deduções

Quais são os recibos pessoais que devo guardar para fins fiscais?

Uma boa regra para manter registos pessoais é guardar todos os recibos relacionados com as deduções que planeia solicitar, que podem incluir:

• Despesas médicas, especialmente se foram pagas com dinheiro ainda não declarado
• Registos financeiros (por exemplo, extratos bancários e extratos de cartões de crédito)
• Registos de doações a instituições de caridade
• Despesas domésticas
• Cuidados infantis
• Despesas com educação

Quais são os recibos empresariais que devo guardar para fins fiscais?

Deve guardar os recibos de qualquer operação e despesa relacionada com a empresa, incluindo:

• Recibos brutos (faturas, comprovativos de rendimento, etc.)
• Recibos de compras (cheques anulados, extratos de cartões de crédito, etc.)
• Despesas empresariais (viagens, presentes, entretenimento, etc.)
• Transações de ativos (custos com obras, escrituras de compra e venda de imóveis, etc.)
• Registos de emprego (registos de salários, registos de gorjetas, benefícios adicionais, etc.)

Mais formas de organizar e digitizar documentos.

Depois de digitizar e organizar os seus recibos para fins fiscais, ainda há muito que pode fazer. Veja estes recursos:

• Descubra como digitalizar PDFs no iPhone.
• Saiba como digitalizar várias páginas num PDF.
• Aprenda a digitalizar livros para PDFs.
• Além de digitizar recibos, descubra a importância da sustentabilidade empresarial.

Confira mais formas de trabalhar com PDFs online. Saiba tudo o que pode fazer com o Acrobat para converter, assinar e partilhar documentos fiscais e outros PDFs.