Sugestões de gestão de tempo com listas de tarefas.

Utilize as nossas sugestões de gestão de tempo com listas de tarefas para concluir tarefas de forma eficiente e aumentar a produtividade.

As listas de tarefas são ideais para organizar tarefas e estabelecer prioridades. No entanto, uma lista de tarefas é inútil se não tiver tempo para as realizar. Gerir bem o tempo é igualmente importante. Saiba como integrar a gestão de tempo numa lista de tarefas.

Estabeleça prioridades de tempo para gerir eficazmente listas de tarefas.

Normalmente, uma lista de tarefas inclui várias tarefas com diferentes graus de importância. Estabelecer prioridades pode reduzir a ansiedade e tornar a lista de tarefas mais eficaz. Considere a urgência e a importância de cada tarefa. Execute primeiro as tarefas urgentes e, em seguida, concentre-se nas menos urgentes mas importantes. Se tiver definido alguns objetivos de trabalho, pode também dar prioridade a tarefas que contribuam para a concretização desses objetivos. Coloque as tarefas prioritárias no início da lista. Se tiver demasiadas tarefas prioritárias, reavalie e reduza a lista.

Sugestões essenciais para gerir o tempo com listas de tarefas.

As listas de tarefas são uma ferramenta útil, mas, sem uma gestão de tempo eficaz, as tarefas vão-se acumulando e tornam-se inexequíveis. Por vezes, mesmo com uma boa gestão, as coisas podem descontrolar-se. Experimente estas sugestões para criar uma lista de tarefas mais viável e, em seguida, converta-a num modelo em PDF.

• Concilie as tarefas com o tempo para máxima produtividade. Ao listar as tarefas, atribua a cada uma um tempo de execução e planeie o seu dia com base nessa programação. Deste modo, a lista vai refletir de forma completa e realista que tarefas tem de fazer, como e quando.
• Organize as tarefas por urgência. O sentido de urgência pode ser uma boa motivação. Ordene as tarefas por prazo, colocando as mais prioritárias no topo da lista. Uma lista de tarefas organizada por prioridade de urgência funciona como um incentivo visual para potenciar a produtividade.
• Agrupe tarefas para uma gestão de tempo eficaz. Agrupar tarefas ajuda a orientar o cérebro, o tempo e o dia. Ao listar as tarefas, verifique em que medida se interrelacionam. Pode ser prático fazer várias entregas que ficam na mesma área ou aproveitar um momento de inspiração para concluir várias tarefas criativas. Agrupe as tarefas de acordo com as suas necessidades para otimizar a gestão do tempo.
• Acompanhe o progresso. Numa lista de tarefas simples, acompanhar o progresso significa ver a lista a encurtar à medida que assinala, risca ou apaga as tarefas concluídas. Tire partido da sensação de satisfação quando pica mais um item da lista.
  Quando as listas de tarefas são orientadas para objetivos, podem ser utilizadas para avaliar o avanço na concretização desses objetivos. Equacione criar etiquetas para diferentes níveis de concretização e coloque no topo da lista o nível atingido para ter presente os avanços que já fez.
• Mantenha o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal. Uma das melhores e mais importantes estratégias para manter o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal é dedicar-se plenamente ao que decidir fazer, sem distrações. Por isso, se decidir passar tempo com a família ou os amigos, desative o e-mail de trabalho, largue o telemóvel e aproveite o momento. Desfrutar plenamente dos momentos de lazer ajuda a libertar a mente e a recuperar energias. Se estiver a tentar tratar de assuntos de trabalho em momentos de socialização, o mais provável é não ser produtivo.
  Quando decidir trabalhar numa tarefa, faça-o com convicção. Evite conversar com colegas ou ver um programa de televisão enquanto trabalha. Quanto maior for a concentração, menos tempo demorará a concluir a tarefa e mais rapidamente ficará livre para se dedicar a outras atividades. Se achar útil, pode imprimir uma lista de tarefas para não ter de utilizar o computador ou o telemóvel.

E se a gestão de tempo da lista de tarefas estiver dependente de outras pessoas?

Algumas tarefas podem depender de outras pessoas. Defina expectativas claras com as pessoas com quem está a colaborar, pergunte-lhes qual a previsão de entrega da tarefa e certifique-se de que estabelece uma boa comunicação de acompanhamento. É importante agir de forma educada, mas com assertividade e persistência, bem como assegurar alguma margem entre a data prevista para receber a tarefa a respetiva conclusão. Talvez seja prudente ter um plano alternativo para concluir a tarefa se houver percalços.

Crie um modelo de lista de tarefas com gestão de tempo.

Utilize um modelo de lista de tarefas com gestão de tempo e aproveite a oportunidade para criar uma lista de tarefas ainda mais eficiente, produtiva e inspiradora. Saiba tudo o que pode fazer com o Adobe Acrobat e os serviços online do Adobe Acrobat para converter, partilhar e enviar ficheiros PDF.