ACROBAT | LECTURĂ DE 10 MINUTE
Cum să redactați un memoriu în 5 pași (cu un șablon gratuit).
Aflați cum să redactați un memoriu eficient, pentru o comunicare care atrage atenția.
Ce este un memoriu?
Prescurtare de la „memorandum“, un memoriu este un mesaj intern concis, utilizat cu precădere în mediile profesionale. Spre deosebire de e-mail — o formă mai informală de comunicare adresată unuia sau mai multor destinatari — memoriile sunt considerate corespondență oficială a companiei. Totuși, acestea sunt mai puțin formale decât o scrisoare, care se adresează de obicei unui public extern.
Memoriile pot fi folosite și pentru a transmite informații de actualitate în cadrul organizațiilor non-profit, comunităților locale sau instituțiilor guvernamentale. Reprezintă un instrument util pentru operațiunile de afaceri, contribuind la menținerea unei comunicări clare și eficiente în întreaga organizație.
Scopul unui memoriu este de a transmite un mesaj într-un format concis. Acesta trebuie să explice ce se întâmplă și motivul pentru aceasta, împreună cu orice acțiuni necesare.
Motive pentru a redacta un memoriu.
Memoriile acoperă o gamă variată de subiecte, motiv pentru care companiile folosesc de obicei un șablon de memoriu ușor de adaptat și de personalizat. Memoriile furnizează informații sau abordează o problemă și pot fi utilizate și pentru a solicita feedback despre serviciile, programele sau proiectele companiei.
Alte tipuri de comunicare pentru care se folosesc memoriile includ:
- Schimbări de personal
- Evenimente și întâlniri care urmează
- Schimbări de politici sau de procese
- Anunțuri de produse sau de marketing
- Actualizări financiare
- Noutăți generale din afaceri
Indiferent de motiv, vă arătăm cum să redactați un memoriu și cum să vă asigurați că va fi un succes.
Cum să redactați un memoriu în 5 pași
Memoriile trebuie să păstreze un ton profesional și respectuos, indiferent de subiectul abordat. Concentrați-vă pe prezentarea informațiilor factuale și pe conturarea pașilor care pot fi implementați. Evitați emoji-urile, deoarece nu sunt potrivite pentru comunicarea formală în mediul de afaceri. Păstrați-vă memoriul concis, clar și ușor de înțeles, asigurându-vă că include doar detaliile cele mai relevante.
- Redactați un titlu sugestiv.
Titlul indică tipul de memoriu pe care îl scrieți. Chiar dacă distribuiți conținutul memoriului prin e-mail, includeți titlul în partea de sus, deoarece acesta definește clar cui îi este adresat memoriul și cine l-a trimis.
Titlul trebuie să includă următorul format:
Către — publicul memoriului, de exemplu Toți angajații sau denumirea unui departament
De la — numele și funcția dvs.
Data — data distribuirii memoriului
Subiect — tema memoriului
Linia de subiect trebuie să fie cât mai specifică posibil. De exemplu, în loc de „Actualizare de personal“, modificați rîndul cu subiectul în „Promovarea lui Emil Rădulescu, VP Marketing." - Explicați scopul memoriului în introducere.
Ca introducere a memoriului, evidențiați un rezumat al situației, problemei sau aspectului abordate. Acest paragraf reprezintă scopul memoriului și transmite cele mai importante informații. - Furnizați detalii relevante de context.
Prezentați contextul și detalii suplimentare care explică motivul pentru care este trimis memoriul. Fiecare tip de memoriu are o structură de context recomandată.
Secțiunea de context a memoriului poate varia ușor în funcție de scopul acestuia — de la anunțuri generale și probleme de afaceri, până la actualizări de procese, stadii ale proiectelor sau evenimente. În general, aceasta va include:
Context sau feedback despre situație
Detalii suplimentare despre problemă (cum a fost descoperită, dovezi suplimentare etc.)
Soluții sau acțiuni propuse
Date și termene-limită
Rezumatul situației anterioare sau comportamentului anterior
Rezumatul noului comportament sau noii situații
Decizii luate și motivele din spatele luării acestora
Alte puncte esențiale - Definiți un îndemn la acțiune.
Atunci când aflați cum se scrie un memoriu, una dintre cele mai importante etape este formularea sarcinii sau a îndemnului la acțiune. În funcție de tipul memoriului, creați un îndemn adecvat la acțiune pentru destinatari și invitați-i să:
Vă contacteze dacă au întrebări
Se adreseze managerului lor cu orice nelămurire
Consulte atașamentele sau să viziteze un site web
Finalizeze o sarcină atribuită până la un termen-limită
Participe la un eveniment sau să se înscrie voluntar pentru acesta
Aștepte informații suplimentare
Dacă destinatarii nu trebuie să întreprindă nicio acțiune directă, includeți o invitație de urmărire cu caracter de sprijin în concluzia memoriului. - Încheiați cu o concluzie cordială.
Gândiți-vă la modul în care memoriul va afecta publicul și folosiți acest paragraf pentru a formula o concluzie cordială. În cazul în care căutați un exemplu de memoriu, veți observa că de obicei concluziile:
Adresează felicitări
Le mulțumesc destinatarilor pentru sprijin sau pentru răbdare (în funcție de situație)
Reiterează pentru destinatar opțiunile de feedback sau de contact din secțiunea Îndemn la acțiune
Invită destinatarii să nu rateze informațiile suplimentare
Un memoriu nu necesită nicio semnătură, deoarece informațiile expeditorului sunt furnizate în titlu.
Șablon gratuit de memoriu + 6 exemple de memorii
Dacă nu știți exact cum să scrieți un memoriu fără niciun model concret, iată un șablon general de memoriu, precum și 6 exemple care vă vor ajuta să începeți. Mai jos găsiți câte un exemplu de memoriu pentru fiecare tip — de la un șablon de memoriu pentru afaceri până la un șablon pentru un eveniment specific. Puteți utiliza șablonul ca ghid și îl puteți adapta în funcție de nevoile diferitelor proiecte.
Memoriu general.
Șablon de memoriu general — modificarea datei de evaluare a performanței
Către: Toți membrii echipei
De la: George Chiriac, Director general
Data: 15.12.2023
Subiect: Modificări ale datei de evaluare a performanței pentru anul 2024
Începând cu 1 ianuarie 2024, evaluările de performanță vor fi realizate în luna februarie, nu în luna martie.
Această modificare de dată a fost efectuată pentru a alinia toate aspectele bugetului de personal cu primul trimestru al anului fiscal. Cu toate acestea, nu s-a adus nicio altă modificare procesului de evaluare a performanței.
Managerii de departament vor distribui în prima săptămână din luna ianuarie materialele standard de pregătire pentru evaluarea performanței, precum și calendarul aferent. Toate majorările salariale ale personalului vor fi implementate până la 29.03.2024.
Vă mulțumim pentru angajamentul dvs. continuu și vă doresc un sezon reconfortant de sărbători. De-abia așteptăm să vă sărbătorim realizările profesionale și să aflăm care vă sunt obiectivele pentru anul următor.
Exemplu de memoriu general — notificare privind breșa de securitate a software-ului
Către: Departamentul financiar
De la: George Chiriac, Director general
Data: 04.10.2023
Subiect: Breșă de securitate recentă și modificări ale permisiunilor legate de software
Ca urmare a unei breșe recente de securitate, am ajustat permisiunile de acces la sistemelor noastre financiare.
Breșa de securitate a apărut în urma unei modificări aduse sistemului nostru firewall. Am identificat situația ieri și am colaborat îndeaproape cu departamentul IT pentru a determina cauza. Până la rezolvarea completă a problemei, am ajustat toate permisiunile la sistemele financiare. În prezent, doar directorii seniori și echipa de management executiv au acces la aceste sisteme.
Dacă aveți nevoie urgentă de acces la aceste sisteme, contactați-l pe Ion Popescu. Acesta va furniza orice rapoarte solicitate în cel mai scurt timp posibil.
Ne cerem scuze pentru inconveniența temporară, în timp ce investigația continuă. Vă voi comunica informații suplimentare pe măsură ce acestea ne vor fi puse la dispoziție de personalul nostru.
Memoriu de proiect.
Exemplu de memoriu de proiect — amânarea lansării unui produs
Către: Toți membrii echipei
De la: Radu Florea, Manager de produs
Data: 12.09.2023
Subiect: Amânarea lansării Produsului ABC pentru începutul anului 2024
Din cauza testării efectuate de consumatori și din cauza unor aspecte tehnice nerezolvate, lansarea Produsului ABC a fost amânată față de data inițială de 20 octombrie, urmând să aibă loc la începutul anului 2024.
Testarea de consumatori reprezintă o componentă esențială a strategiei noastre de lansare pe piață. Dacă rezultatele testelor sunt favorabile, amânăm lansarea pentru publicul larg. În plus, echipa de inginerie continuă să analizeze anumite comportamente nerezolvate care trebuie, de asemenea, remediate.
Vă asigurăm că vom anunța data de lansare de îndată ce testele suplimentare și feedbackul primit vor demonstra rezultate favorabile.
Vă mulțumim pentru răbdare.
Memoriu de feedback.
Exemplu de memoriu de feedback — programul de beneficii al companiei
Către: Toți angajații
De la: Cristina Bercea, Manager RU
Data: 16.08.2023
Subiect: Feedback pentru Programul de beneficii al companiei pentru anul 2024
În calitate de conducere a companiei, vă solicităm feedback cu privire la programul nostru actual de beneficii.
Programul nostru actual de beneficii este supus reînnoirii la sfârșitul anului. Programul pentru anul 2024 va fi definit conform următorului calendar:
- 16–30 august — colectarea feedbackului angajaților
- 5–15 septembrie — evaluarea feedbackului angajaților
- 18–29 septembrie — identificarea lacunelor programului și analiza nevoilor
- 2–27 octombrie — organizarea grupurilor de focus cu angajații
- 1–22 noiembrie — finalizarea ofertelor de planuri
- 27 noiembrie — prezentarea noului program și a opțiunilor de înscriere deschisă
Completați sondajul inclus privind beneficiile din anul 2023 până vineri, 1 septembrie.
În plus, dacă doriți să participați la un grup de focus, indicați acest lucru în mod corespunzător în sondajul privind beneficiile.
Vă mulțumim pentru participarea la îmbunătățirea programului nostru de beneficii!
Atașament: sondaj privind beneficiile din anul 2023
Memoriu de eveniment.
Exemplu de memoriu de eveniment — ziua comunitară de voluntariat
Către: Toți voluntarii
De la: Iulia Petcu, Coordonator comunitar
Data: 28.08.2023
Subiect: Activitate de voluntariat din 9 septembrie
Activitatea noastră anuală de voluntariat în comunitate va avea loc sâmbătă, 9 septembrie, în Parcul Orașului Timișoara.
Am coordonat acest eveniment împreună cu centrul comunitar al Orașului Timișoara în ultimele câteva luni și ne-am angajat să finalizăm mai multe proiecte de întreținere.
Ajutați-ne să sprijinim comunitatea, participând la acest eveniment:
- Întâlnirea va avea loc la pavilionul din Parcul Orașului Timișoara la ora 09:00.
- Sunt bineveniți toți membrii comunității, indiferent de vârstă.
- Vor fi puse la dispoziție toate instrumentele și materialele necesare .
- Îmbrăcați haine pe care nu vă deranjează să le murdăriți.
Vă mulțumim pentru interes și pentru participare!
Exemplu de memoriu de eveniment — summit anual
Către: Toți angajații
De la: Andreea Călin, Manager Afaceri
Data: 06.02.2024
Subiect: Data și agenda Summit-ului Anual 2024
Summit-ul nostru anual va fi găzduit la Centrul de afaceri din București pe 17 mai 2024.
Acest summit reunește cele mai strălucite minți din domeniul marketingului și reprezintă o oportunitate excelentă de a participa la ateliere alături de persoane și de colegi cu aceeași mentalitate.
Programul general este structurat după cum urmează:
- 08:00 — înregistrare
- 09:00 — discurs principal
- 10:30 — ateliere de lucru
- Amiază — prânz
- 13:30 — ateliere de lucru
- 15:00 — ateliere de lucru
- 17:00 — cină
- 19:00 — relaxare și networking
Detalii suplimentare despre atelier și despre vorbitorul principal vor fi disponibile în următoarele câteva săptămâni.
Conform informațiilor de pe site-ul nostru web, înregistrarea cu reducere pentru plată anticipată se deschide luni, 12 februarie și se închide vineri, 1 martie.
Sfaturi profesionale pentru redactarea memoriilor
Redactarea unui memoriu eficient este o abilitate esențială pentru o comunicare clară și profesională într-o organizație. Un memoriu bine elaborat garantează că mesajul dvs. este înțeles și că poate fi pus în practică. Totuși, să creezi un memoriu care este concis și profesional și care are impact poate fi o adevărată provocare. Sfaturile profesionale pentru redactarea unui memoriu vă ajută să vă simplificați comunicarea, să evitați greșelile frecvente și să vă transmiteți mesajul cu claritate și cu încredere.
Declarați-vă scopul.
Definiți motivul pentru care trebuie redactată nota de serviciu. Înțelegerea scopului vă va ajuta să alcătuiți contextul memoriului. Scopul memoriului trebuie să fie scurt și clar.
Totuși, orice subiect poate face obiectul unui memoriu, cu condiția să fie important pentru organizație și să fie destinat utilizării ca document oficial al companiei.
Identificați publicul.
Stabiliți cine va primi memoriul. La redactarea acestuia, folosiți un limbaj clar și concis, pe care toată lumea îl înțelege — evitați terminologia complicată, acronimele sau abrevierile. De asemenea, respectați regulile gramaticale și nu folosiți emoji-uri sau argou.
Creați schița memoriului.
Indiferent dacă folosiți un șablon de memoriu sau porniți de la zero, crearea unei schițe pentru memoriu este un pas esențial pentru a-i asigura o structură clară și logică. O schiță tipică include secțiuni-cheie precum titlul, introducerea, prezentarea faptelor, discuția și concluzia, care contribuie la organizarea conținutului și ghidează în mod eficient cititorul prin mesaj. Pornind de la o schiță solidă, vă puteți concentra pe scopul memoriului și puteți menține claritatea și coerența pe tot parcursul documentului.
Finalizați designul și formatarea.
Dacă lungimea conținutului dvs. depășește o pagină, reevaluați-vă mesajul și eliminați informațiile neesențiale. Dacă trebuie să atașați un un pliant, un document sau alt material pentru a vă clarifica mesajul, puteți face referire la atașament în secțiunea cu detaliile despre conținut din memoriul dvs.
Formatarea și designul memoriului.
Memoriile trebuie să fie documente de o singură pagină, care să conțină doar câteva paragrafe. Există o anumită structură pentru formatul un memoriu de afaceri (și includeți aici un link către articolul despre formatul memoriilor care urmează să fie publicat), o regulă comună fiind că acestea sunt scrise cu rând simplu și aliniate la stânga
În funcție de lungimea secțiunii de context suplimentar, folosiți marcaje pentru a separa ideile și a fragmenta conținutul, facilitând astfel lectura.
În mod tradițional tipărite ca materiale fizice și afișate pe avizierele birourilor, memoriile sunt în continuare folosite, chiar și în contextul în care distribuția de materiale tipărite a scăzut considerabil. În lumea de astăzi, în care tot mai mulți angajați lucrează de acasă, conținutul unui memoriu poate fi inclus cu ușurință în corpul unui e-mail — nu trebuie niciodată trimis ca atașament.
Memoriile nu trebuie să fie nici plictisitoare din punctul de vedere al designului. Integrați identitatea vizuală a companiei sau a organizației dvs. ca parte a memoriului. De asemenea, puteți adapta stilul memoriului în funcție de tipul acestuia — de exemplu, atunci când creați un memoriu pentru o petrecere viitoare a companiei.
Întrebări frecvente despre memorii
Care sunt cele 5 părți ale unui memoriu?
Componentele esențiale ale unui memoriu includ cinci secțiuni:
- Titlu
- Introducere
- Detalii
- Îndemn la acțiune
- Concluzie
Memoriile sunt documente de o singură pagină cu paragrafe scrise la rând simplu. Acestea trebuie să fie documente concise, care transmit informațiile rapid. Destinatarii vă vor parcurge memoriul în diagonală, așa că folosiți subtitluri și liste cu marcaje pentru a facilita lectura.
Există un șablon de memoriu în Word?
Șabloanele Microsoft Word sunt disponibile dacă deschideți un document nou și căutați tipul de șablon memoriu. După ce v-ați personalizat memoriul, puteți utiliza instrumentul Word la PDF din Adobe Acrobat pentru a vi-l exporta în format PDF.
Continuați să explorați
