สำรวจศาสตร์และศิลป์แห่งเวิร์กโฟลว์เอกสาร

ขั้นตอนสู่การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเข้าใจความต้องการขององค์กรของคุณแล้ว คุณก็สามารถเริ่มออกแบบและปรับปรุงระบบจริงๆ ได้ ให้แบ่งเวิร์กโฟลว์เอกสารออกเป็นสามส่วน ซึ่งได้แก่ การรับเข้า การจัดเก็บ และการดึงออกมาใช้

การรับเอกสารของคุณและทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเริ่มประเมินว่ามีรายการเอกสารใดบ้างที่จำเป็นต้องเพิ่มไว้ในเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารที่ติดตามว่าควรส่งเอกสารใดไปไว้ที่ไหนได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร เอกสารที่ส่งมาจากผู้สมัครควรจะถูกจัดเรียงไว้ในพื้นที่ที่สะดวก ปลอดภัย และมีความเป็นส่วนตัว ซึ่งผู้จัดการการจ้างงานสามารถใช้ตรวจสอบเอกสารได้

การเปลี่ยนให้เป็นระบบอัตโนมัติคือวิธีหนึ่งในการเร่งกระบวนการและกำจัดความไร้ประสิทธิภาพ การจัดเรียงและคัดกรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกฉบับที่ส่งผ่านองค์กรของคุณอาจเป็นงานที่น่าเบื่อหน่ายอย่างมาก งานที่ว่านี้เคยเป็นหน้าที่ทั้งหมดของพนักงานสารบรรณ แต่ในปัจจุบันนี้ เราสามารถก้าวข้ามปัญหาคอขวดนี้ได้ง่ายๆ เพียงสร้างป้ายกำกับ ตัวกรอง และกระบวนการอัตโนมัติอื่นๆ ที่จะทำหน้าที่รับเอกสารแทนคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ของคุณอย่างรวดเร็วโดยใช้ตัวกรองที่จะอ่านชื่ออีเมลและจัดเรียงอีเมลเหล่านั้นลงในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติได้ เพื่อให้คุณค้นหาอีเมลได้อย่างง่ายดาย

จัดเก็บ จัดเก็บ จัดเก็บ

ทุกสิ่งต้องใช้พื้นที่ นี่คือความจริงข้อหนึ่งของชีวิต การเก็บเอกสารก็เช่นกัน ไม่ว่าคุณจะจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษ สิ่งที่ยากที่สุดอย่างหนึ่งไม่ใช่การจัดเก็บเอกสารดังกล่าว แต่เป็นการจัดเก็บอย่างชาญฉลาด

ด้วยเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพ เช่น Adobe Document Cloud คุณจะสามารถเลิกใช้เอกสารกระดาษได้ง่ายมากเสียจนคุณอาจเก็บไฟล์ต่างๆ ไว้โดยไม่จัดไฟล์เหล่านั้นให้เป็นระเบียบเลย นี่คือความหายนะของเวิร์กโฟลว์เอกสาร หากคุณระบุเหตุผลสำหรับการจัดเก็บเอกสารไว้ในที่ใดที่หนึ่ง สมาชิกในทีมของคุณจะสามารถทำความเข้าใจตรรกะนั้นโดยการใช้แนวคิดวิศวรกรรมย้อนกลับเพื่อค้นหาเอกสารเมื่อพวกเขาต้องการได้ การกำหนดเส้นทางในการส่งเอกสารไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องในพื้นที่จัดเก็บเป็นส่วนสำคัญของระบบทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ให้ร่วมมือกับทีมของคุณเพื่อระบุสิ่งที่คุณต้องการทำกับเอกสารหลังจากที่คุณดึงเอกสารจากพื้นที่เก็บข้อมูล รวมทั้งระบุวิธีจัดเก็บเอกสารและไฟล์ประเภทต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้น วิธีนี้จะช่วยเหลือคุณในการคิดค้นกระบวนการอัตโนมัติขึ้นมาเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดได้

ดึงข้อมูลภายในชั่วอึดใจ

เวิร์กโฟลว์เอกสารนั้นจะมีประสิทธิภาพได้ก็ต่อเมื่อมีระบบดึงข้อมูลที่ดี ในบริบทนี้ การดึงข้อมูลหมายถึงการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ต้องทำตามขั้นตอนที่ซับซ้อนมากมาย หากคุณกำลังทำงานใน Microsoft Word ให้พิจารณาว่าคุณสามารถเข้าถึงเอกสารที่คุณจำเป็นต้องใช้สำหรับโครงการได้ง่ายดายเพียงใด คุณต้องมองหาเอกสารในหลายๆ โฟลเดอร์และต้องผ่านหน้าจอการเข้าถึงจำนวนมากไหม ข้อเสนอฉบับนั้นพร้อมให้ใช้ไหมเมื่อคุณต้องการ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนระบบการดึงข้อมูลของคุณ

Acrobat Sign มีการผสานการทำงานที่หลากหลาย แดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย เกณฑ์ชี้วัดประสิทธิภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย

หาเครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อใช้ Acrobat Sign เป็นแกนหลักของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารของคุณ คุณจะสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายกว่าที่เคย Acrobat Sign ช่วยให้คุณเห็นภาพโดยรวมของเวิร์กโฟลว์เอกสาร ทั้งยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับงานที่ยังไม่เสร็จอีกด้วย การจัดการโครงการและกระบวนการอนุมัติจึงง่ายขึ้น

การผสานการทำงานมาพร้อมกับโปรแกรมโดยมาตรฐาน ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานร่วมกันในแอปพลิเคชันของ Microsoft ทั้งหมด รวมทั้ง SharePoint ได้ บริการอื่นๆ เช่น Salesforce, Workday และ ServiceNow ก็มีการผสานการทำงานเข้ากับ Acrobat Sign ด้วยเช่นกัน

ไม่ว่าคุณจะต้องการใช้แดชบอร์ดเพื่อวัดประสิทธิภาพ ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ และควบคุมการเดินงานเอกสาร ต้องการเริ่มกระบวนการใหม่ หรือเพียงแค่ต้องการปรับเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณให้เหมาะสม Acrobat Sign ก็มีเครื่องมือที่พร้อมจะช่วยเหลือคุณ