ACROBAT | 10 DAKİKALIK OKUMA
5 adımda memo nasıl yazılır (ücretsiz şablonla).
Dikkat çeken bir iletişim için etkili memo yazma adımlarını öğrenin.
Memo nedir?
Memorandum kelimesinin kısaltması olan memo, profesyonel ortamlarda kullanılan kısa bir kurum içi iletişim aracıdır. Tek veya birden fazla alıcıya yönelik daha gündelik bir iletişim biçimi olan e-postadan farklı olarak memo, resmi kurum yazışması sayılır. Bununla birlikte, genellikle harici bir kitleye hitap eden mektuplar kadar resmi değildir.
Memo, kar amacı gütmeyen kuruluşlarda, topluluk örgütlerinde veya devlet kurumlarında güncel bilgilerin paylaşımı için kullanılabilir. Kurumsal operasyonlarda net ve verimli bir iletişim ortamı oluşturmak için güçlü bir araçtır.
Memonun amacı, bir mesajı öz ve anlaşılır bir biçimde iletmektir. Ne olduğunu, nedenini ve gerekli eylem adımlarını açıkça ortaya koymalıdır.
Memo yazma nedenleri.
Memolar pek çok farklı konu için kaleme alınır; bu nedenle kurumlar genellikle kolayca düzenlenip özelleştirilebilen memo şablonları kullanır. Memolar bilgi aktarır veya sorunları ele alır. Şirket hizmetleri, programlar ya da projeler hakkında geri bildirim toplamak için de kullanılabilirler.
Memolar ile ele alınan diğer iletişim türleri şunlardır:
- Personel değişiklikleri
- Yaklaşan etkinlikler ve toplantılar
- Politika veya süreç değişiklikleri
- Ürün veya pazarlama duyuruları
- Finansal güncellemeler
- Genel kurum haberleri
Nedeninden bağımsız olarak, başarılı bir memo nasıl yazılır sorusunun tüm adımlarını birlikte ele alıyoruz.
5 adımda memo nasıl yazılır?
Memo, ele alınan konudan bağımsız olarak profesyonel ve saygılı bir dil benimsemelidir. Gerçeğe dayalı bilgileri sunmaya ve uygulanabilir adımları ana hatlarıyla ortaya koymaya odaklanılmalıdır. Emoji kullanımından kaçınılmalıdır; zira bu unsurlar resmi kurum iletişimine uygun değildir. Memonun yalnızca en önemli ayrıntıları içerdiğinden emin olarak özlü, doğrudan ve anlaşılır tutulması önerilir.
- Açıklayıcı bir başlık yazın.
Başlık, kaleme aldığınız memonun türünü iletir. Memo içeriğini e-posta aracılığıyla dağıtıyor olsanız bile, kimin için yazıldığını ve kim tarafından gönderildiğini net biçimde belirttiği için başlığı üst kısma eklemeniz önerilir.
Başlık şu biçimi içermelidir:
Kime: Tüm Çalışanlar gibi memonun hitap ettiği kitle veya departman adı
Kimden: Adınız ve unvanınız
Tarih: Memonun dağıtım tarihi
Konu: Memonun konusu
Konu satırı mümkün olduğunca spesifik olmalıdır. Örneğin, "Personel Güncellemesi" yazmak yerine konu satırını "Pazarlama Başkan Yardımcısı Serkan Demir'in Terfisi" olarak değiştirmeyi düşünebilirsiniz. - Giriş bölümünde amacınızı açıklayın.
Memo için giriş kısmına durumu, sorunu ya da meseleyi özetleyen bir paragraf ekleyin. Bu paragraf memonun amacını yansıtır ve en kritik bilgileri içerir. - İlgili arka plan bilgilerini paylaşın.
Memonun neden gönderildiğine dair bağlamı ve ek ayrıntıları açıklayın. Her memo türü için önerilen bir içerik yapısı bulunmaktadır.
Memonun bağlam bölümü, genel duyurulardan kurumsal sorunlara, süreç güncellemelerinden proje durumlarına veya etkinliklere kadar konunun amacına göre farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak şu unsurları içerir:
Duruma ilişkin arka plan veya geri bildirim
Sorunla ilgili destekleyici ayrıntılar (sorunun nasıl keşfedildiği, ek kanıtlar vb.)
Önerilen çözümler veya eylemler
Tarihler ve zaman çizelgeleri
Geçmiş durum veya davranışın özeti
Yeni durum veya davranışın özeti
Alınan kararlar ve gerekçeleri
Diğer önemli noktalar - Bir eylem çağrısı tanımlayın.
Memo yazımında en kritik adımlardan biri, görev beyanı veya eylem çağrısıdır. Memo türüne göre alıcılar için uygun bir eylem çağrısı oluşturun ve onları şu adımlara yönlendirin:
Sorular için sizinle iletişime geçmeleri
Endişeleri konusunda yöneticileriyle görüşmeleri
Ekleri incelemeleri veya web sitesini ziyaret etmeleri
Belirlenen son tarihe kadar atanan görevi tamamlamaları
Bir etkinlikte katılımcı veya gönüllü olmaları
Ek bilgi için beklemeleri
Alıcıların doğrudan bir eylem gerçekleştirmesi gerekmiyorsa, sonuç bölümüne destekleyici bir takip daveti ekleyin. - Nazik bir kapanışla bitirin.
Notun alıcılar üzerindeki etkisini göz önünde bulundurarak bu paragrafta nazik bir kapanış kaleme alın. Memo örneklerine bakıldığında kapanışların genellikle şunları içerdiği görülür:
Tebrikler sunma
Destek veya sabır için teşekkür etme (duruma göre)
Eylem Çağrısı bölümündeki alıcı geri bildirimini veya iletişim seçeneklerini pekiştirme
Alıcıları daha fazla bilgi için beklemeye davet etme
Gönderenin bilgileri başlık bölümünde yer aldığından, memo için imza gerekmez.
Ücretsiz memo şablonu + 6 memo örneği
Örnek olmadan memo nasıl yazılır sorusunun yanıtını bulmak zor ise başlangıç için genel bir memo şablonu ve 6 memo örneği bir arada bulunabilir. Aşağıda kurumsal iş memo şablonundan özel etkinlik şablonuna kadar geniş bir yelpazede her türe ait bir memo örneği bulabilirsiniz. Şablonu kılavuz olarak kullanabilir, farklı projelere göre dilediğiniz gibi uyarlayabilirsiniz.
Genel Memo.
Genel memo örneği: Performans değerlendirme tarihi değişikliği
Kime: Tüm Ekip Üyeleri
Kimden: Can Koçak, CEO
Tarih: 15 Aralık 2023
Konu: 2024 performans değerlendirme tarihindeki değişiklikler
1 Ocak 2024 itibarıyla performans değerlendirmeleri Mart yerine Şubat ayında gerçekleştirilecektir.
Bu tarih değişikliği, personel bütçemizin tüm unsurlarını iş yılının ilk çeyreğiyle uyumlu hale getirmek amacıyla yapılmıştır. Performans değerlendirme sürecinde başka herhangi bir değişiklik söz konusu değildir.
Bölüm yöneticileri, standart performans değerlendirme hazırlık materyallerini ve değerlendirme zaman çizelgesini Ocak ayının ilk haftasında dağıtacaktır. Tüm personel maaş artışları 29 Mart 2024 tarihine kadar uygulamaya konulacaktır.
Sürekli bağlılığınız için teşekkür eder, dinlendirici bir tatil dönemi geçirmenizi dilerim. Kariyer başarılarınızı birlikte kutlamayı ve önümüzdeki yıla ilişkin hedeflerinizi öğrenmeyi sabırsızlıkla bekliyoruz.
Genel memo örneği: Yazılım ihlali bildirimi
Kime: Finans departmanı
Kimden: Can Koçak, CEO
Tarih: 4 Ekim 2023
Konu: Son güvenlik ihlali ve yazılım izinlerindeki değişiklikler
Yakın zamanda yaşanan bir güvenlik ihlali nedeniyle finansal sistemlerimize erişim izinleri yeniden düzenlenmiştir.
Güvenlik ihlali, güvenlik duvarı sistemimizde yapılan bir değişiklik sırasında meydana gelmiştir. Durum dün tespit edildi; BT departmanımızla birlikte nedenini araştırmak için titizlikle çalıştık. Sorun çözülene kadar finansal sistemlere erişim izinlerini yeniden düzenledik. Şu an itibarıyla bu sistemlere yalnızca üst düzey yöneticiler ve icra yönetim ekibi erişebilmektedir.
Bu sistemlere acil erişim gerekiyorsa lütfen Cem Sayan ile iletişime geçin. Talep edilen raporlar en kısa sürede iletilecektir.
Soruşturmamız sürerken yaşanan geçici rahatsızlık için özür dileriz. Ekibimizden gelen güncel bilgileri paylaşmaya devam edeceğim.
Proje Memosu.
Örnek proje memosu: Ürün lansmanının ertelenmesi
Alıcı: Tüm Ekip Üyeleri
Gönderen: Hale Beren, Ürün Müdürü
Tarih: 12 Eylül 2023
Konu: ABC Ürün Lansmanının 2024 Yılı Başına Ertelenmesi
Tüketici testleri ve çözüme kavuşturulması gereken mühendislik konuları nedeniyle ABC Ürünü lansmanı, planlanan 20 Ekim tarihinden 2024 yılının başına ertelendi.
Tüketici testleri, pazara çıkış stratejimizin temel bir parçasını oluşturuyor. Testlerden bu doğrultuda sonuç alınması halinde ürünün genel kullanıma sunulması ertelenecek. Öte yandan mühendislik ekibimiz, giderilmesi gereken bazı davranışları incelemeye devam ediyor.
Ek testler ve geri bildirimler olumlu sonuç verdiğinde lansman tarihini en kısa sürede duyuracağız.
Sabrınız için teşekkürler.
Geri Bildirim Memosu.
Örnek geri bildirim memosu: Şirket yan haklar programı
Alıcı: Tüm Çalışanlar
Gönderen: Canan Polat, İK Müdürü
Tarih: 16 Ağustos 2023
Konu: 2024 Yılı Şirket Yan Haklar Programı Hakkında Geri Bildirim
Şirket yönetimi olarak mevcut yan haklar programımız hakkındaki görüşlerinizi talep ediyoruz.
Mevcut yan haklar programımız yıl sonunda yenilenecek. 2024 programımızı aşağıdaki takvime göre şekillendireceğiz:
- 16-30 Ağustos: Çalışan geri bildirimlerinin toplanması
- 5-15 Eylül: Çalışan geri bildirimlerinin değerlendirilmesi
- 18-29 Eylül: Program eksikliklerinin ve araştırma ihtiyaçlarının belirlenmesi
- 2-27 Ekim: Çalışan odak gruplarının düzenlenmesi
- 1-22 Kasım: Plan tekliflerinin kesinleştirilmesi
- 27 Kasım: yeni programın ve açık kayıt seçeneklerinin tanıtılması
Lütfen ekte yer alan 2023 yan haklar anketini 1 Eylül Cuma tarihine kadar doldurun.
Ayrıca bir odak grubuna katılmakla ilgileniyorsanız bunu yan haklar anketinde uygun şekilde belirtin.
Yan haklar programımızı geliştirmeye katkıda bulunduğunuz için teşekkür ederiz!
Ek: 2023 yan haklar anketi
Etkinlik Memosu.
Örnek etkinlik memosu: Topluluk hizmeti günü
Alıcı: Tüm Gönüllüler
Gönderen: Hülya Maden, Topluluk Koordinatörü
Tarih: 28 Ağustos 2023
Konu: 9 Eylül Hizmet Günü Etkinliği
Yıllık topluluk hizmet günü etkinliğimiz 9 Eylül Cumartesi günü Barış Parkı'nda düzenlenecektir.
Bu etkinlik, son birkaç aydır Barış Mahallesi toplum merkezi ile koordineli biçimde planlandı ve çeşitli bakım projelerini tamamlama taahhüdü verildi.
Topluluğumuza destek olmak için bu etkinliğe katılın:
- Saat 09:00'da Barış Parkı girişinde buluşuyoruz.
- Her yaştan topluluk üyesinin katılımından memnuniyet duyarız.
- Tüm araçlar ve malzemeler temin edilecektir.
- Kirlenmesi sorun olmayacak kıyafetler tercih edilmelidir.
İlginiz ve katılımınız için teşekkür ederiz!
Örnek etkinlik notu: Yıllık zirve
Alıcı: Tüm çalışanlar
Gönderen: Anıl Aldeniz, Kurum Müdürü
Tarih: 6 Şubat 2024
Konu: 2024 Yıllık Zirve Tarihi ve Gündemi
Yıllık zirvemiz 17 Mayıs 2024 tarihinde Büyük Kongre Merkezi'nde gerçekleşecek.
Bu zirve, pazarlama alanının öncü isimlerini bir araya getiriyor ve benzer vizyona sahip bireyler ile meslektaşlarla çalıştay düzenleme fırsatı sunuyor.
Genel program:
- 08:00 — kayıt
- 09:00 — açılış konuşması
- 10.30 — çalıştaylar
- Öğle — öğle yemeği
- 13:30 — çalıştaylar
- 15:00 — çalıştaylar
- 17:00 — akşam yemeği
- 19:00 — happy hour ve networking
Ek çalıştay detayları ve açılış konuşmacısı birkaç hafta içinde duyurulacak.
Web sitemizde belirtildiği üzere, erken kayıt 12 Şubat Pazartesi günü başlayıp 1 Mart Cuma günü sona erecek.
Memo yazma için profesyonel ipuçları
Etkili bir memo yazma, kurum içi net ve profesyonel iletişimin temel taşlarından biridir. İyi hazırlanmış bir memo, mesajınızın net biçimde anlaşılmasını ve harekete geçirici olmasını sağlar. Ancak özlü, profesyonel ve etkili bir memo oluşturmak kolay değildir. Memo yazma konusunda profesyonel ipuçları, iletişimi daha verimli hale getirmeye, yaygın hatalardan kaçınmaya ve mesajı açık ve güvenli bir şekilde iletmeye yardımcı olur.
Amacınızı belirtin.
Memonun neden yazılması gerektiğini netleştirin. Amacı anlamak, memo içeriğini oluşturmanızı kolaylaştırır. Memonun amacı kısa ve öz olmalıdır.
Kurum için önemli olan ve resmi bir şirket belgesi olarak başvurulması amaçlanan her konu bir memo konusu olabilir.
Hedef kitleyi belirleyin.
Memoyu kimlerin alacağını tanımlayın. Yazarken herkesin anlayacağı sade ve açık bir dil kullanın; karmaşık terimlerden, kısaltmalardan veya jargondan kaçının. Dilbilgisi kurallarına uyun, emoji veya argo kullanmayın.
Memo taslağı oluşturun.
Bir memo şablonuyla veya sıfırdan başlıyor olabilirsiniz; ancak taslak oluşturmak yapının açık ve mantıklı olmasını sağlamak için kritik bir adımdır. Tipik bir taslak; başlık, giriş, olgular, tartışma ve sonuç gibi temel bölümleri içerir. Bu bölümler içeriği düzenleyerek okuyucuyu mesaj boyunca yönlendirir. Sağlam bir taslakla başlamak, memonun amacına odaklanmayı ve baştan sona tutarlı bir akış sağlamayı kolaylaştırır.
Tasarım ve biçimlendirmeyi tamamlayın.
İçeriğiniz bir sayfadan uzunsa mesajınızı yeniden değerlendirin ve gereksiz bölümleri çıkarın. Mesajınızı netleştirmek amacıyla broşür, belge veya başka bir ek eklemeniz gerekiyorsa buna memonun içerik detayları bölümünde atıfta bulunabilirsiniz.
Memo biçimlendirme ve tasarımı.
Memolar, yalnızca birkaç paragraftan oluşan tek sayfalık belgeler olmalıdır. İş dünyasında kullanılan memo formatının belirli bir yapısı vardır (memo formatı makalesine bağlantı buraya gelecek); genel kural olarak tek satır aralıklı ve sola hizalı olarak yazılır.
Ek bağlam bölümünüzün uzunluğuna göre, fikirleri birbirinden ayırmak ve içeriği daha kolay okunur hâle getirmek için madde işaretleri kullanabilirsiniz.
Geleneksel olarak fiziksel baskı hâlinde dağıtılan ve ofis panolarına asılan memolar, basılı dağıtımın azalmasına karşın kullanımda olmaya devam etmektedir. Günümüzde uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte memo içerikleri bir e-postanın gövdesine kolayca eklenebilir; ancak asla ek olarak gönderilmemelidir.
Memolar, tasarım açısından da sıradan olmak zorunda değildir. Şirket veya kurum kimliğini memoya yansıtabilirsiniz. Yaklaşan bir şirket etkinliği için hazırlanacak memolarda olduğu gibi tasarımı memo türüne göre de özelleştirebilirsiniz.
Memo hakkında sık sorulan sorular
Bir bilgi notunun temel bileşenleri şu beş bölümden oluşur:
- Başlık. Alıcı, gönderen, tarih ve konu bilgilerini içerir.
- Giriş. Bilgi notunu gönderme nedeninizi ve notun temel amacını belirtir.
- Ayrıntılar. Kişilerin konuyu daha iyi anlamasına yardımcı olmak için ilgili arka plan bilgilerini, verileri veya ele alınacak noktaları sunduğunuz bölümdür.
- Eylem çağrısı. Alıcının bundan sonra tam olarak hangi adımları atması gerektiğini belirtir.
- Sonuç. Ana konuyu özetler ve bir kapanış yorumu veya öneri sunar.
Bilgi notlarını dağıtmaya yönelik bazı en iyi uygulamalar şunlardır:
- Uygun hedef kitleyi belirleme. Bilgiler belirli bir ilgi alanına yönelikse, belgeyi çok geniş bir alıcı kitlesine göndermemeye çalışın.
- Doğru dağıtım kanalını kullanma. Bazı alıcılar e-postayı, bazıları ise Teams veya Slack mesajını tercih edebilirler.
- Gönderim için doğru zamanı belirleme. Bilgi notunuzun en çok ilgi çekeceği zamanı düşünün; örneğin, insanların e-postalarını ilk kontrol ettiklerinde görebilmeleri için sabah 9’dan önce.
Keşfetmeye devam edin
