如何進行文件公證

在法律相關層面上,公證可讓內容保持公開透明。歡迎了解如何公證法律文件,並探索線上公證的未來展望。

一個人坐在放著筆記型電腦和一杯咖啡的桌子前使用手機講話

簽署、封印並交付

 

您或多或少都曾與公證人接觸,或是需要在公證人面前簽署文件。公證程序可阻止詐欺,並確保交易中個人或群體動作皆真實可靠。公證有時也稱為「公證手續」,程序中包含三個階段,需由經認證的公證人或擁有公證認證者負責執行。

 

此程序會涵蓋審查 (確保所發生的事合法且可信任)、認證 (以公證人印章監督簽署程序) 以及記錄。公證人需確保特定文件的簽署人確實如其所聲稱、出於自身意願參與,並清楚自己所要執行的事。此程序旨在避免偽造、強迫和無效簽名所衍生的法律問題,例如偽證罪。

 

 

公證類型

 

公證可分為幾種不同類型,每個類型都有各自的情境,而下方列出了幾個最常見的類型。

一個人正在檢閱手中的文件
一個人拿著筆與同事一同檢閱文件

簽名見證

 

這是最常見的公證形式。有公證人在場,即可認證簽名者確實如其所聲稱,並確實簽署了該份文件。公證人通常會提供公證人簽名,以示證明。

 

 

確認

 

當財產、代理權或信託等資產擁有權發生轉移時,就需進行這類型的公證。為了進行確認,您需親自出席,並宣告指定文件上的簽名確實為您的簽名,而且您同意任何變更或新增條款。

 

 

認證

 

若要進行認證,公證人會將原始文件複印,並認證文件內容屬實、正確且完整。通常,認證會搭配成績單、護照和駕照來進行。

 

 

宣誓

 

宣誓較為少見,但會運用在與證據相關的文件和宣誓書 (書面聲明) 上,而您必須簽名並宣誓所提供的證據屬實。宣誓公證通常會用來認證法律證詞與法院和解的可信證人。

一個人坐在書桌前與同事進行視訊會議

如何進行文書作業公證


為文件進行公證十分簡單,原因在於,多數銀行都包含編制的公證人。如果想要進行公證,銀行往往最理想的選擇,許多銀行都會為客戶提供免費的公證服務。許多公家機關或公職人員也有編制內的公證人。

 

信用合作社、房地產公司和報稅代理人等其他金融服務供應商,也會配置公證人來服務旗下客戶。許多法律事務所甚至設有行動公證人,可外出見證簽署。 

 

 

電子公證

 

電子或線上公證服務為相當棘手的業務。許多州不允許以電子方式公證簽名,因此,當事人通常仍需親自到場。但有些地方已放寬規定,且開放以視訊聊天和其他會議服務進行公證。一切需視文件類型,和您所在地區的公證法而定。

       

若要判斷您是否能以數位方式進行公證,請尋求法律建議,以確保符合州法律。公證人若在不合法的情況下進行線上簽署,即等同執行未經授權的法律業務,且有可能遭到起訴。

使用 Adobe Acrobat Sign 簽署文件的範例

數位化公證與 Adobe Acrobat Sign

 

Adobe Acrobat Sign 提供強大的數位簽署解決方案,現在更與 Notarize 攜手合作,以提供更多電子公證服務方式,繼而允許的情況和時機下發揮作用。

       

您可以在 Adobe Acrobat Sign 啟動簽署工作流程,將文件傳送給必要的當事人,好讓對方提供其簽名。接著,則能運用與 Notarize 的整合服務來執行遠端公證,一如親自到場。

       

Adobe Acrobat Sign 也可提供一些強大的成本節約協助:

  • 減少列印、歸檔、郵件寄送和儲存等麻煩

  • 使用數位簽名和文件追蹤進行端對端程序

  • 使用防竄改稽核記錄來儲存經電子簽署和公證的文件

  • 使用 Notarize 的 Bring Your Own Notary 服務支援內部公證

       

每年,光是美國本身,就有超過 450 萬名的公證人完成超過 12.5 億份的文件公證。Adobe Acrobat Sign 可為您節省許多時間。歡迎立即開始使用各項強大工具,順暢經營您的事業。    

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