LiveCycle Barcoded Forms ES im Detail

Adobe® LiveCycle® Barcoded Forms ES umfasst Adobe LiveCycle ES Foundation und Entwicklungs-Tools, darunter LiveCycle Workbench ES.

Automatisierte Dokumentenprozesse setzen sich mehr und mehr durch. Dennoch verwenden immer noch viele Unternehmen und Organisationen papierbasierte Formulare, weil Endanwender an diese Art Formular gewöhnt sind. Die Verarbeitung von Papierdokumenten ist jedoch aufwendig, fehleranfällig und daher besonders kostspielig. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie große Mengen an unterschriebenen Dokumenten verarbeiten müssen, um regulatorische und gesetzliche Auflagen zu erfüllen. Formulare, die eine Unterschrift erfordern, werden meist manuell ausgefüllt oder online bearbeitet und dann ausgedruckt. In beiden Fällen ist für die Verarbeitung der eingegebenen Daten ein OCR-Programm erforderlich, das eine Genauigkeit von höchstens 95 % bietet. Somit müssen 5 % der Formulare manuell bearbeitet werden. LiveCycle Barcoded Forms ES kombiniert die Anwenderfreundlichkeit von Adobe Reader® zum Ausfüllen von Formularen mit einem 2D-Strichcode zur effizienteren Extrahierung von Daten in Back-End-Systeme. Erfolgreich eingelesener 2D-Strichcode gibt die erfassten Daten mit 100%iger Übereinstimmung wieder. Die Gesamtfehlerquote sinkt auf 0,01 %, da nur stark beschädigter Strichcode unleserlich ist.

Funktionsweise

Schritt 1: Formular erstellen

Das Strichcode-Werkzeug ist ein Bestandteil von Adobe LiveCycle Designer ES und Adobe Acrobat® Professional und ermöglicht Ihnen das Versehen interaktiver Adobe PDF-Formulare mit 2D-Strichcode. Das Format zur Datencodierung kann beliebig gewählt werden, wie XML, oder eine Tabulator- bzw. Leerzeichen-getrennte Datei. Mit der Adobe LiveCycle Process Management ES können Sie eine Prozessdefinition erstellen, um die Daten vom Strichcode zu extrahieren und in Ihre Geschäfts- und Verwaltungsprozesse einzubinden. Dabei werden die Daten mit dem Signatur-Archiv verbunden. Nach der Entwicklung der Prozesse kann das Formular mit Adobe LiveCycle Reader Extensions ES veröffentlicht werden, um den Strichcode zur Verwendung mit Adobe Reader 7.0 und höher zuzulassen.

Schritt 2: Formular ausfüllen

Normalerweise lädt der Endanwender das Formular von einer Website herunter oder er erhält es per E-Mail oder Post von einem Dienstleistungsunternehmen oder einer Regierungseinrichtung. Das Formular wird entweder online oder offline mit Adobe Reader oder Acrobat ausgefüllt. Bei der Eingabe werden die Daten automatisch in 2D-Strichcode codiert. Anschließend kann der Endanwender das Formular ausdrucken, unterzeichnen und per E-Mail, Fax oder Post zurück an die Organisation oder das Unternehmen schicken. Der Endanwender kann eine digitale Kopie des Formulars speichern und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt ausfüllen. In einigen Fällen, wenn z. B. eine digitale Signatur im Formular aktiviert ist oder der Prozess keine Signatur erfordert, kann ein mit Strichcode versehenes Formular elektronisch eingereicht werden anstatt auf Papier.

Schritt 3: Formular verarbeiten

Um die Vorteile der mit Strichcode versehenen Formulare nutzen zu können, müssen diese in TIFF-Dateien umgewandelt werden. Diese Konvertierung erfolgt entweder während der Übermittlung per Fax oder im Rahmen eines umfangreicheren Vorgangs zur Bearbeitung von Papiervorlagen, bei dem die Seiten eingescannt und an den Decoder weitergeleitet werden. Bei der Veröffentlichung über LiveCycle Reader Extensions ES können die mit Strichcode versehenen Formulare mit jedem kommerziellen Decoder für 2D-Strichcode entschlüsselt werden. Die Decoder-Funktion von Adobe LiveCycle ES ist in der umfangreichen Architektur zur Datenerfassung integriert und kann Daten sowohl von papierbasierten als auch elektronischen Dokumenten in einem Workflow erfassen. Mithilfe der zuvor erstellen Prozessdefinition kann LiveCycle Process Management ES die erfassten Formulardaten automatisch in die entsprechenden Kernanwendungen übertragen. Da Sie das Datenformat in der Erstellungsphase festlegen können, lassen sich die formularbasierten Daten innerhalb mehrerer Kernsysteme einfach und schnell verschieben. Sie können Daten archivieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt wie im Adobe PDF-Formular erfasst wiederzugeben.

Hauptfunktionen

Automatische Verarbeitung von Daten aus gedruckten Formularen

Mit LiveCycle Barcoded Forms ES sind Sie in der Lage, Adobe PDF-Formulare mit dynamischem 2D-Strichcode zu versehen, um die vom Anwender bereitgestellten Daten korrekt zu erfassen. Die Daten aus papierbasierten Formularen werden in Ihre IT-Kernsysteme integriert, sodass Sie sowohl elektronische als auch papierbasierte Formulare in einer einheitlichen Umgebung verarbeiten können. Damit beenden Sie die manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrektur und senken den Kosten- und Zeitaufwand erheblich.

Erstellung, Update und Decodierung in 2D

2D-Strichcode weist eine bedeutend höhere Datenkapazität auf als herkömmlicher, eindimensionaler Strichcode. LiveCycle Barcoded Forms ES nutzt branchenübliche Technologien zur Erstellung, Aktualisierung und Decodierung von interaktiven Adobe PDF-Formularen, die mit 2D-Strichcode versehen sind. 2D-Strichcode codiert die Daten während der Dateneingabe in Echtzeit. Bei einem ausgedruckten und per Fax oder Post eingereichten Formular können Sie den Strichcode mit Adobe LiveCycle Barcoded Forms automatisch decodieren und die extrahierten Formulardaten in Ihre Kernanwendungen übertragen.

Vorteile von Adobe PDF und Adobe Reader

Mithilfe von Adobe PDF und Adobe Reader lassen sich Endanwender ungeachtet ihrer Hardware- und Software- Ausstattung in formularbasierte Prozesse einbinden. Das Adobe PDF-Format bewahrt das Erscheinungsbild der gedruckten Formulare bis ins Detail und stellt sicher, dass Endanwender elektronische Formulare intuitiv ausfüllen können. Dazu benötigen sie lediglich den kostenlosen, weltweit eingesetzten Adobe Reader. Ihre Organisation kann damit die benötigten Daten plattformübergreifend, standortunabhängig und ohne Zusatzkosten für Mitarbeiter, Kunden oder Bürger erfassen.