ACROBAT | LEITURA DE 10 MINUTOS
Modelo de inventário: três listas gratuitas para download.
Uma lista de inventário ajuda você a se organizar e avaliar suas necessidades.
Use uma destas opções de modelos para manter um inventário cuidadoso e preciso dos seus bens e ativos pessoais ou empresariais.
Um inventário pode parecer algo específico de administração de empresas. Afinal, as empresas precisam acompanhar de perto produtos e despesas, então uma contabilidade minuciosa faz sentido. Na verdade, pode ser fundamental para o sucesso de uma pequena empresa entender, por exemplo, o volume de capital empenhado em excesso de inventário.
Surpreendentemente, manter um registro dos bens pessoais importantes pode ser útil para qualquer pessoa responsável por uma família. Suponha que você tenha um inventário atualizado dos seus bens e posses. Isso pode tornar muito mais fácil a solicitação de seguros caso algo aconteça com sua propriedade, além de evitar a árdua tarefa de listar seus bens de memória após terem sido destruídos ou comprometidos. Ao manter um inventário dos seus bens, você vê tudo o que possui de relance. Fica muito mais fácil tomar decisões quando você consegue consultar listas detalhadas.
Continue lendo para saber mais sobre os modelos de inventário. Desde que você entenda o que precisa acompanhar, pode escolher um modelo personalizável que atenda às suas necessidades.
O que é um modelo de inventário?
Um modelo de inventário é um arquivo que você pode preencher regularmente quando está acompanhando cuidadosamente um ativo específico em sua casa ou empresa. Um inventário é ótimo para basicamente qualquer coisa que você precise registrar e acompanhar tudo em um só lugar. Como um inventário deve ser uma lista abrangente, você precisa mantê-lo cuidadosamente atualizado. Perder ou esquecer um item na sua lista pode anular o propósito do inventário. Felizmente, o uso de um modelo torna mais simples voltar e verificar se você não está deixando escapar algum item.
Abaixo estão alguns modelos projetados para inventários de software, ativos e até mesmo domésticos. Eles são visualmente simples, mas detalhados o suficiente para serem um ponto de partida construtivo. Você pode sempre editar ou personalizar os modelos usando o editor de PDF online da Adobe ou convertendo o PDF em uma planilha do Excel. Escolha um modelo de inventário gratuito que melhor atenda às suas necessidades.
Por que é útil usar um modelo de inventário na empresa?
As empresas possuem muitos ativos, como mercadorias para venda, ferramentas de produção, produtos parcialmente acabados e software. Se você está mantendo um inventário para uma empresa, pode ter uma lista de inventário diferente para cada uma dessas áreas, pois manter registros é especialmente vital para as operações empresariais.
Um modelo simplifica a eficiência ao manter tudo organizado. Você vai achar mais fácil manter seu inventário organizado usando um modelo, que também é um ótimo ponto de partida se você não souber por onde começar a fazer o levantamento. Ter um modelo de inventário simples permite que você entenda seus ativos de forma rápida, e eles estarão todos em um só lugar. Você não precisa mais se preocupar com o risco de ativos ou despesas passarem despercebidos.
1. Modelo de inventário de software.
O que é um inventário de software e por que manter um? Manter um inventário de software pode ajudar a reduzir despesas na empresa. Se perceber que há um programa que você não está usando e não planeja usar, você pode parar de pagar por ele. Um inventário pode ajudar você a aproveitar ao máximo o software que está comprando. O software também pode funcionar como um ativo útil para monitorar em uma empresa. Detalhes neste modelo incluem o número de série do software, a versão e o departamento que o utiliza.
Use um modelo de inventário de software para tornar o acompanhamento de seus programas muito mais fácil.
2. Modelo de inventário de ativos.
Um inventário de ativos provavelmente vai incluir uma grande variedade de ativos, que podem variar desde software e bens concretos até propriedade intelectual. De qualquer forma, é importante (especialmente para solicitações de seguro e investidores) estimar o valor monetário de cada ativo que você incluir no inventário. Esse registro pode ajudar você a ter uma ideia melhor do valor da sua empresa. O modelo de inventário de ativos inclui seções para você especificar qual departamento está usando ou armazenando o ativo e quem é o fornecedor. Claro, há também uma coluna para estimar o valor do ativo e compará-lo ao seu preço original.
Um modelo de inventário de ativos pode ajudar você a gerenciar seus itens e manter o formato simples e organizado.
3. Modelo de inventário doméstico.
No nível pessoal, pode ser útil ter um inventário de seus bens e posses domésticos— ou até de algo tão simples quanto sua despensa. Ter um inventário pode facilitar o processo de solicitação de seguro em casos de desastre ou roubo e ajudar você a receber auxílios fiscais. Além disso, pode orientar sobre qual apólice de seguro é a mais adequada para você. Se necessário, suas listas podem também servir para gerenciar os bens e ativos na sua casa.
Listar todos os itens valiosos em casa pode parecer um desafio. Comece com um modelo que facilita essa tarefa. O modelo abaixo, por exemplo, inclui seções para cada área da casa, desde a cozinha até o sótão. Esse modelo ajuda você a se lembrar de incluir tudo o que precisa ser listado.
Confira este modelo de inventário doméstico para descobrir como é simples começar a criar listas dos seus pertences.
O que caracteriza um bom modelo de inventário?
Um modelo de inventário é um ótimo ponto de partida, mas um bom modelo deve durar bastante tempo ou até que seus inventários sejam automatizados. Aqui estão alguns aspectos essenciais de um bom modelo de inventário:
- Formatação intuitiva. Um bom modelo de inventário tem uma formatação limpa, previsível e fácil de navegar. Algumas planilhas podem parecer confusas, pois são apenas listas apertadas. Um bom design de modelo vai ter bastante espaço em branco e colunas amplas. Ele não fará você querer evitar seu inventário. Pelo contrário, fará com que você queira abrir seus arquivos e revisá-los regularmente.
- Detalhes apropriados. Um modelo de planilha de inventário inclui colunas com detalhes específicos para o tipo de inventário. Esses detalhes vão ajudar você a se lembrar de preencher suas listas corretamente, evitando esquecer informações importantes ou identificadoras. Informações específicas podem ajudar a evitar repetições ou provar que o ativo realmente era seu em caso de um sinistro de seguro. Por exemplo, detalhes de software podem incluir a versão do software que você está usando e o número de série. Para um inventário doméstico, você descreverá as garantias dos seus bens valiosos e anotará suas condições.
- Acompanhamento de preço e valor. Naturalmente, uma coluna essencial na sua lista de inventário deve registrar o preço ou valor dos bens. Pode-se dizer que monitorar o valor monetário do que você está incluindo no inventário é o principal objetivo da manutenção de registros. Essa coluna deve ser fácil de localizar e analisar e, se você usar uma planilha, ela deve calcular automaticamente o total para você.
- Espaço para crescer. O modelo também deve permitir expansão em cada categoria, caso você tenha mais itens do que linhas para inventariar. Modelos que consideram crescimento e mudanças desse tipo têm uma vida útil mais longa. Assim, você não precisa descartar seu modelo antigo e gastar tempo aprendendo um novo só porque sua empresa ou casa está crescendo.
Se você deseja manter seu inventário atualizado, provavelmente será importante compartilhá-lo com sua equipe. Felizmente, você pode proteger com senha um PDF de modelo de inventário caso sua lista inclua detalhes que você prefira manter seguros, mesmo enquanto compartilha com sua equipe.
Para aproveitar seu modelo ao máximo, use tudo o que os serviços online do Adobe Acrobat têm a oferecer. Essas ferramentas facilitam a edição do seu modelo de inventário em PDF, incluindo reordenar páginas, adicionar números de página ou simplesmente converter de e para PDF.
Perguntas frequentes.
A maneira mais fácil de criar um modelo de inventário é usar um software compatível com planilhas. Depois de escolher um ativo para rastrear, incluir as colunas apropriadas para detalhes e valor e criar seu arquivo em um programa de planilhas, você pode salvar seu modelo para edição. Se a estabilidade do formato do modelo for importante, considere converter sua lista em PDF. Um PDF também facilita a proteção das suas informações, pois você pode até protegê-lo com senha.
Modelos de inventário podem ser facilmente convertidos de e para planilhas do Excel com os serviços online do Acrobat. O Excel pode ser uma ferramenta útil para editar e personalizar seu modelo de inventário, mas é importante converter sua lista final de volta para PDF para facilitar o compartilhamento e mantê-la segura.
Para criar uma lista de inventário, é importante saber exatamente o que você quer registrar. Precisa saber sobre os produtos em excesso que sua empresa está vendendo? Ou é uma família tentando entender qual tipo de seguro adquirir? Depois de definir suas necessidades específicas de inventário, use um modelo adequado para sua situação. As linhas do modelo vão orientar você a começar a listar seus itens. Se tiver muitos itens para listar, tente fazer isso de forma metódica. Por exemplo, percorra (literal ou figurativamente) de um lado a outro do ambiente.
Pode parecer desafiador manter suas listas atualizadas. O melhor é fazer do inventário uma parte da sua rotina. Dependendo das necessidades da sua empresa ou casa, você pode tornar essa rotina regular ou automática ao adquirir novos bens. Assim, você pode revisar semanalmente (ou diariamente), por exemplo, e registrar os novos itens da semana, ou lembrar de abrir seu inventário e registrar os itens à medida que chegam. Se estiver com dificuldade para acompanhar, talvez seja interessante tentar ambas as rotinas ao mesmo tempo.
Gerenciar o inventário, como os produtos que você vende, pode ser complicado, especialmente se você for uma pequena empresa. Manter o controle do seu inventário é um começo necessário, então você está no caminho certo. Confira este artigo para técnicas de gerenciamento de inventário.
O seguro pode exigir vários detalhes quando você faz uma solicitação, então a melhor opção é listar seus bens em um inventário antes que um desastre aconteça. Assim, sua solicitação é processada mais rapidamente, e os fundos necessários são liberados mais cedo. Seu inventário também pode ajudar a solicitar assistência caso você enfrente perdas.
Um inventário é especialmente importante para empresas e, se você está mantendo o inventário manualmente, é provável que seja uma pequena empresa. Famílias também podem se beneficiar de inventários em casos de desastre ou roubo. Você pode até ter um inventário pessoal para qualquer coisa que queira monitorar.
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Modelo de inventário: três listas gratuitas para download.
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Captura de tela de um modelo de inventário doméstico.
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