O que é um assistente virtual?

Uma mulher em um escritório desempenha as funções de assistente virtual.

Precisando de ajuda no escritório? Descubra como um assistente virtual pode aliviar a carga de trabalho diária.

O que faz um assistente virtual?

Um assistente virtual é alguém que oferece serviços administrativos para clientes remotamente, atuando como autônomo. A maioria dos assistentes virtuais trabalha de casa e acessa todos os arquivos necessários, como calendários, documentos de planejamento e outros softwares, via internet.

Assistentes virtuais podem ajudar empresas a crescer, melhorando a eficiência e oferecendo flexibilidade. Como já trabalham de casa, é possível expandir a equipe sem precisar aumentar o espaço físico.

Sendo assim, um assistente virtual reduz significativamente a carga de trabalho, permitindo que você e sua equipe se concentrem nas tarefas mais importantes e impulsionem o crescimento da empresa.

O assistente virtual trabalha remotamente?

Sim, por isso ele pode realizar várias tarefas e ter contratos flexíveis. Como são colaboradores administrativos remotos, desempenham funções relacionadas à gestão do escritório, incluindo atender chamadas, gerenciar agendas, contabilidade, suporte ao cliente e pesquisa.

Quais são as qualificações necessárias para ser assistente virtual?

Algumas qualificações gerais incluem o seguinte:

Ter um computador e uma conexão de Internet confiável
Familiaridade com tecnologias de trabalho, como calendários online e compartilhamento de desktop
Conhecimento geral de software de planilhas e processamento de texto
Ser multitarefas, organizado e gerenciar bem o tempo
Capacidade de trabalhar com pouca supervisão

Quais são os tipos de assistentes virtuais?

Assistentes virtuais oferecem vários serviços a empresas e podem se especializar em categorias específicas.

Administrativo. Cuida de todo o trabalho administrativo empresarial e pessoal, ou seja, o assistente virtual é responsável por tarefas como contabilidade, gerenciamento de emails, agendamentos e arquivamento de documentos.
Atendimento ao cliente. Alguns assistentes virtuais se especializam em atendimento ao cliente, lidando com emails e chamadas e respondendo a perguntas sobre produtos e reembolsos.
Design gráfico. Esse tipo de assistente virtual é especializado em design gráfico e pode ajudar as empresas na criação de logotipos, design e manutenção de páginas web, além de dominar ferramentas como Photoshop e Adobe InDesign.

Quais tipos de empresas se beneficiam de um assistente virtual?

Vários tipos de empresas podem se beneficiar de um assistente virtual. Alguns exemplos incluem:

Imobiliárias. Podem aproveitar os assistentes virtuais para ajudar na organização de documentos, preparação de listas e gestão de tarefas repetitivas.
Recursos humanos. Um assistente virtual pode ajudar a gerenciar tarefas regulares da área, como redigir descrições de cargos, agendar entrevistas, redigir emails de acompanhamento e realizar chamadas telefônicas.
Escritórios de advocacia. Muitos escritórios de advocacia contam com assistentes virtuais para ajudar com tarefas de anotações e transcrições, criação e distribuição de documentos, organização de reuniões e assistência telefônica.
Artes e entretenimento. Assistentes virtuais administrativos podem ajudar nesse setor com entrada de dados, agendamento de compromissos, gestão de comunicação, busca de locais, agendamento de palestrantes, trabalho com fornecedores e contato com serviços de buffet.

Dia a dia de um assistente virtual.

Quando a gestão está focada no crescimento da empresa, alguns detalhes podem passar despercebidos. É aí que entra um assistente virtual.

Assistentes virtuais costumam lidar com tarefas administrativas relacionadas a organização e planejamento, como:

Agendar compromissos
Cuidar das chamadas telefônicas
Organizar planilhas
Gerenciar contas de email
Criar perfis em redes sociais
Registrar transações
Conduzir pesquisas
Revisar e editar documentos

Se há uma necessidade específica, também é possível encontrar assistentes virtuais especializados em áreas como design gráfico, marketing, gestão de sites, contabilidade, redes sociais e mais.

Como são autônomos, os assistentes virtuais oferecem flexibilidade ao ambiente de trabalho. Não há necessidade de contratar funcionários em tempo integral, apenas para tarefas específicas, economizando tempo e dinheiro a longo prazo.

Como ser assistente virtual.

Um assistente virtual deve ter experiência com as plataformas usadas em sua área de atuação.

Por exemplo, um assistente virtual da área de marketing deve estar confortável trabalhando com o Google Suite, enviando arquivos para o Dropbox e utilizando softwares de agendamento e programas de email como o MailChimp.

Como contratar um assistente virtual.

Antes de contratar um assistente virtual, é fundamental criar um contrato de trabalho que esclareça os termos do trabalho para que ambas as partes estejam alinhadas, evitando futuros mal-entendidos.

Assistentes virtuais, por serem virtuais de fato, não podem receber contratos fisicamente. Envie documentos importantes como PDFs para manter a formatação e facilitar o arquivamento. Os contratados podem assinar PDFs eletronicamente, agilizando o início do trabalho.

Confira uma lista de verificação ao contratar um assistente virtual:

Documentar as tarefas que pretende terceirizar.
Criar uma descrição da vaga e publicá-la online.
Revisar as candidaturas e agendar entrevistas.
Aplicar um teste aos principais candidatos.
Oferecer um período de experiência ao melhor candidato.
Contratar o candidato mais qualificado para assistente virtual.

Como criar a vaga ideal para assistente virtual.

Para encontrar o candidato ideal para assistente virtual, utilize uma descrição das responsabilidades e qualificações apropriadas para a função.

Algumas das funções e responsabilidades que podem ser incluídas na descrição da vaga de assistente virtual são:

Gerenciar emails e chamadas telefônicas
Agendar reuniões
Gerenciar a lista de contatos da empresa
Preparar planilhas de clientes e manter arquivos online
Organizar os calendários da gerência
Realizar pesquisas de mercado
Criar apresentações
Solucionar dúvidas administrativas dos colaboradores

Mais recursos para aumentar a eficiência empresarial.

Agora que você já sabe o que são assistentes virtuais e o que fazem, confira outros recursos para empresas:

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