Gleichzeitig sollte die Dokumentenmanagement-Software auch gewisse gesetzliche Vorschriften erfüllen, wie beispielsweise die Aufbewahrungspflicht, die für bestimmte Geschäftsunterlagen gilt. Falls du in deinem Unternehmen oder als juristische Person mit entsprechenden Unterlagen zu tun hast, sollte dein DMS daher über eine entsprechende Aufbewahrungsfunktion verfügen.
Ein Dokumentenmanagementsystem stellt darüber hinaus sicher, dass du alle deine Rechnungen, Belege und Handelsbriefe rechtskonform und revisionssicher archivieren kannst, da vorgenommene Änderungen einfach in der Cloud nachvollzogen und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können. Damit stellst du sicher, dass Originaldokumente immer unverfälscht und in der ursprünglichen Version verfügbar sind.
Wichtig für die rechtssichere Archivierung: Datenschutz nach DSGVO.
Eine weitere Herausforderung des modernen digitalen Dokumentenmanagements ist die Verarbeitung personenbezogener Daten. Neben der Aufbewahrungsfunktion muss ein DMS in der Lage sein, Daten nach einem bestimmten Zeitraum vollständig zu löschen. Da jedes einzelne Dokument eine andere Aufbewahrungsfrist besitzt, wäre es jedoch ein kaum zu bewältigender Aufwand, die betreffenden Dateien händisch aus dem System zu entfernen. Vor diesem Hintergrund sollte dein Dokumentenmanagementsystem in der Lage sein, Daten nach Ablauf der Frist automatisch zu löschen.
Gleichzeitig müssen alle, die personenbezogene Daten verwenden, jederzeit darüber Auskunft geben können, zu welchem Zweck diese Daten gespeichert wurden und um welche Daten es sich dabei konkret handelt. Auch diese Informationen muss ein DMS bei Bedarf bereitstellen können.