Vorteile der revisionssicheren Archivierung.
Mit der revisionssicheren Archivierung wird eine effizientere und schnellere Dokumentenverwaltung gewährleistet und Informationen für einen längeren Zeitraum gesichert. Doch das sind nur einige Vorteile, die eine elektronische Archivierung mit sich bringt:
- Schutz vor Datenverlust: Dokumente sind strukturiert archiviert, Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. In einem revisionssicheren, digitalen Archiv werden alle Versionen eines Dokuments gespeichert,
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Änderungen an einem Dokument werden in einem revisionssicheren Archiv nachvollziehbar protokolliert. Die Rückkehr zu einer älteren Version eines Dokuments ist problemlos möglich.
- Effiziente Suche und Zugriff auf Dokumente: In einem revisionssicheren Archiv lassen sich dank einer übersichtlichen Ablage und einer Schlagwortsuche Dokumente schnell und unkompliziert finden.
- GoBD-konform: Mithilfe eines Dokumentmanagementsystems (DMS) lassen sich Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder E-Mails komfortabel und GoBD-konform aufbewahren, ohne zusätzlichen Aufwand zu erzeugen.
- Zeitsparend Dokumente verwalten: Eine effiziente digitale Archivierung ermöglich eine schnelle Dokumentenablage sowie eine schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten mit einer Schlagwortsuche.
- Flexibler Zugriff: Auf elektronisch archivierte Dokumente können über ein DMS jederzeit und überall zugegriffen werden.
Technologien für die revisionssichere Archivierung.
Um den Schutz von sensiblen Daten und eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, gibt es einige hilfreiche Tools, die dich bei der Dokumentenablage unterstützen können:
Elektronische Archivsysteme.
Für die digitale Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Dabei unterschiedet man die Archivierung in einem DMS und die Archivierung in einem elektronischen Archiv. Sollen Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, digital archiviert werden, ist ein elektronisches Archiv für die einmalige Ablage die bessere Wahl. Werden Dokumente hingegen laufend aktualisiert und verwaltet, ist ein DMS für die elektronische Archivierung die bessere Wahl.
Digitale Signaturen und Zeitstempel.
Digitale Signaturen sind eine spezielle Form der elektronischen Unterschrift und bieten eine zuverlässige Authentifizierung von Unterzeichnenden und digitalen Dokumenten. Digitale Zeitstempel markieren eine digitale Signatur mit Uhrzeit und Datum als Nachweis der Integrität. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument seit dem Zeitpunkt der Unterschrift unverändert vorliegt. Digitale Signaturen und Zeitstempel spielen also eine wichtige Rolle, um eine revisionssichere Archivierung von signierten Dokumenten und ein Schutz sensibler Daten gewährleisten zu können.
Verschlüsselung und Zugriffskontrolle.
Ein weiteres Hilfsmittel, um eine revisionssichere Archivierung sicherzustellen, ist die Verschlüsselung. Bei der Verschlüsselung werden Daten mithilfe von Verschlüsselungsalgorithmen in Chiffretext umgewandelt und erst dann archiviert. Ohne einen Verschlüsselungsschlüssel kann das archivierte Dokument nicht mehr entschlüsselt werden. Zusätzlich geben Software-Lösungen wie Acrobat Web die Möglichkeit den Zugriff auf Dokumente für berechtigte Personen gezielt zu erteilen oder zu entziehen, so können sensible Daten noch einmal besonders geschützt werden.
Welche Software eignet sich für die revisionssichere Archivierung?
Digitales Dokumentenmanagement lässt sich auch ohne eine spezielle Software organisieren. Für die Praxis hat das jedoch meistens zur Folge, dass die Ablage von digitalen Dokumenten über Fileserver organisiert wird. Wenn Dateien infolgedessen in unklar benannten Verzeichnis- und Ordnerstrukturen verschwinden, verliert man schnell den Überblick. Außerdem sind Änderungen in den einzelnen Dokumenten oftmals schwer oder nicht nachvollziehbar, da (nachträgliche) Anpassungen nicht ausreichend kenntlich gemacht werden – wer hat wann was geändert und wie war es im Original?
Eine moderne Dokumentenmanagement-Software wie Acrobat Web bietet den Vorteil, dass die Dokumentenverwaltung transparent und übersichtlich organisiert ist. So können Unterlagen jederzeit mit nur wenigen Klicks wiedergefunden werden. Zudem können mehrere Personen parallel, geräteübergreifend und ortsunabhängig an den Dokumenten arbeiten, ohne dass Änderungen verloren gehen oder nicht mehr nachvollzogen werden können. Somit behältst du jederzeit und von überall den Überblick über dein digitales revisionssicheres Archiv.
Das PDF-Dokument eignet sich für das digitale Dokumentenmanagement und die revisionssichere Archivierung besonders gut. Egal, ob du ein abfotografiertes Flipchart im JPEG-Format in PDF umwandeln, du eine PDF-Datei für eine einfache Weitergabe komprimieren möchtest oder du mehrere verschiedene Dokumente in ein PDF zusammenfügen möchtest – mit den Onlinetools von Acrobat kannst du deine Dokumente direkt online im Browser konvertieren und sie anschließend in der Acrobat Web revisionssicher archivieren.
Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung in der Cloud?
Ein DMS speichert alle digitalen Dokumente zentral in einer Cloud. Das hat den Vorteil, dass sensible Daten nicht nur auf einem einzelnen Gerät verfügbar sind – und im Zweifelsfall bei Beschädigung des Geräts oder Diebstahl verloren gehen. Es ermöglicht außerdem, dass mehrere Personen ortsunabhängig und geräteübergreifend Zugriff auf Präsentationen, Rechnungen, Belege u.v.m. haben. Für eine effektive Ablage werden zudem alle Dokumente automatisch katalogisiert, so dass sie jederzeit auffindbar sind. Auf diese Weise hilft dir ein DMS, Zeit zu sparen und Arbeitsprozesse zu optimieren.