Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das?

Wie funktioniert ein DMS-System?

Einzelnen Anwender*innen, aber vor allem Unternehmen, bietet ein DMS im Berufsalltag also viele Vorteile. Wir haben dir hier die wichtigsten Aufgaben eines DMS im Überblick zusammengestellt:

• Dateien zentral und sicher in der Cloud speichern,
• zeit- und ortsunabhängigen Zugriff zu Dokumenten schaffen,
• Dateien schnell wiederfinden,
• Dokumente gemeinsam bearbeiten,
• Workflows effizienter gestalten,
• Freigabeprozesse optimieren,
• sensible Daten schützen,
• papierlos arbeiten und so nebenbei die Umwelt schonen.

Wer braucht ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für Unternehmen, Teams und Selbstständige sinnvoll, die regelmäßig mit vielen digitalen Dokumenten arbeiten. Ein DMS-System hilft dabei, Dokumente strukturiert zu organisieren, schneller zu finden und sicher gemeinsam zu bearbeiten. Gleichzeitig unterstützt es die Einhaltung von Vorschriften und verbessert die Zusammenarbeit sowie die Produktivität im Umgang mit Dateien.

Ob bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen, der Prüfung von Verträgen oder der Erstellung von Marketinginhalten: Je nach Branche und Anwendungsfall muss ein Document Management System (DMS) unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Bevor sich Unternehmen für ein DMS entscheiden, sollten sie daher zunächst klären, wofür das System eingesetzt werden soll. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

• Wie viele Personen arbeiten mit dem System?
• Welche Workflows und Prozesse sollen verbessert werden?
• Müssen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an Dokumenten arbeiten?
• Sollen eingehende Dateien automatisch erfasst und weitergeleitet werden?
• Müssen Dokumente geprüft, freigegeben oder digital unterschrieben werden?

Die Antworten auf diese Fragen helfen dabei, die eigenen Anforderungen zu definieren und ein passendes DMS-System auszuwählen.

Besondere Anforderungen an ein DMS-System: Aufbewahrungspflichten.

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) spielen nicht nur Arbeitsprozesse eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorgaben. Eine wichtige Anforderung ist die sogenannte Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Unterlagen.

In Deutschland müssen viele Dokumente aus steuerlichen und handelsrechtlichen Gründen sechs oder zehn Jahre archiviert werden. Ein DMS-System sollte deshalb Funktionen bieten, mit denen sich Dokumente revisionssicher speichern und bei Bedarf schnell wieder abrufen lassen.

Für folgende Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

• Jahresabschlüsse und Bilanzen
• Handelsbriefe und geschäftliche Korrespondenz
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge
• Handelsbücher und Inventare

Ein geeignetes DMS-System unterstützt Unternehmen dabei, diese Dokumente langfristig und gesetzeskonform zu archivieren.

Besondere Anforderungen an ein DMS-System: Datenschutz.

Ein DMS-System muss Dokumente nicht nur speichern, sondern auch datenschutzkonform verwalten. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, personenbezogene Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen automatisch zu löschen.

Die Grundlage dafür bildet unter anderem Artikel 17 der DSGVO, das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen entsprechende Daten aus dem System entfernt werden.

Darüber hinaus müssen Unternehmen jederzeit nachvollziehen können:

• Welche personenbezogenen Daten gespeichert sind
• Zu welchem Zweck diese Daten verarbeitet werden

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte deshalb Funktionen bieten, mit denen sich sensible Informationen schützen lassen – zum Beispiel durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung oder das Schwärzen vertraulicher Inhalte.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem kleinen Unternehmen?

Im Arbeitsalltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Dokumente: Rechnungen müssen erstellt, E-Mails beantwortet, Verträge überarbeitet und Dateien archiviert werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt dabei, diese Aufgaben effizient zu organisieren. Viele Prozesse lassen sich mit einem DMS automatisieren oder deutlich vereinfachen. Programme wie Acrobat helfen beispielsweise dabei, Dokumente schneller zu finden, gemeinsam zu bearbeiten oder sicher zu speichern.

Effizienter arbeiten mit DMS-Software.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente schneller zu organisieren, zu finden und gemeinsam zu bearbeiten. Moderne DMS-Software bietet dafür zahlreiche Funktionen, die typische Aufgaben im Dokumentenmanagement automatisieren oder deutlich vereinfachen.

Die folgende Übersicht zeigt, wie ein DMS-System die tägliche Arbeit mit Dokumenten erleichtert:

• Automatische Indexierung: Zu den wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems gehört die automatische Erfassung und Indexierung von Dokumenten. Eingehende Dateien wie Rechnungen oder Bestellungen müssen dadurch nicht mehr manuell geprüft und sortiert werden. Das DMS erkennt automatisch, um welche Art Dokument es sich handelt, ordnet es der passenden Kategorie zu und kann es bei Bedarf direkt an zuständige Teammitglieder weiterleiten.
• Suchfunktion: Mit der Suchfunktion eines DMS-Systems lassen sich benötigte Dokumente in wenigen Sekunden finden. Anstatt sich durch komplexe Ordnerstrukturen oder physische Ablagen zu arbeiten, können Nutzer gezielt nach verschiedenen Kriterien suchen – etwa nach Dateinamen, Textinhalten oder Metadaten wie dem Upload-Datum.
• Gemeinsames Arbeiten: Viele DMS sind cloudbasiert und ermöglichen es mehreren Personen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Änderungen werden in Echtzeit gespeichert, sodass alle Beteiligten jederzeit mit der aktuellen Version arbeiten – unabhängig von Standort oder Gerät.
• Versionierung: Ein Dokumentenmanagementsystem speichert frühere Versionen eines Dokuments automatisch. Dadurch lassen sich Änderungen jederzeit nachvollziehen und damit revisionssicher, weil bei Bedarf frühere Bearbeitungsstände wiederherstellbar sind. Die Versionierung sorgt für Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit in Teams.
• Schutz sensibler Daten: Ein DMS-System hilft außerdem dabei, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Über Rollen und Berechtigungen kann festgelegt werden, welche Personen Dateien ansehen, bearbeiten oder weitergeben dürfen. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung oder Passwortschutz erhöhen den Schutz sensibler Informationen.

DMS mit OCR-Texterkennung.

Moderne DMS-Systeme wie Acrobat Web verfügen über OCR-Texterkennung. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bezeichnet die automatische Erkennung von Text in Bildern oder gescannten Dokumenten.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Papierdokumente digitalisiert werden sollen. Ein Dokumentenmanagementsystem mit OCR kann gescannte Inhalte erkennen und in durchsuchbare oder bearbeitbare Dokumente umwandeln.

Auch Informationen aus E-Mails, Formularen oder anderen digitalen Dokumenten lassen sich so automatisch erfassen und weiterverarbeiten.

DMS-Schnittstellen zu anderen Programmen.

Damit ein Dokumentenmanagementsystem im Arbeitsalltag effizient funktioniert, sollte es sich in andere Software integrieren lassen. Dazu gehören zum Beispiel E-Mail-Programme, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools.

Ein DMS-System kann beispielsweise eingehende E-Mails automatisch erfassen und im System archivieren. Dadurch bleiben wichtige Informationen nicht mehr in einzelnen Postfächern verborgen, sondern stehen allen berechtigten Personen zentral zur Verfügung.

Solche Integrationen verbessern die Zusammenarbeit im Team und sorgen dafür, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden werden.

Ein DMS-System im eigenen Unternehmen einführen.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sollte gut geplant sein. Mit den richtigen Schritten lässt sich die Umstellung effizient gestalten und typische Fehler vermeiden.

Zeit einplanen und Verantwortung festlegen.

Die Umstellung auf ein neues System erfordert Zeit, insbesondere wenn bisher kein digitales Dokumentenmanagement existiert. Plane die Einrichtung des DMS sowie die Einarbeitung der Teammitglieder ein. Eine verantwortliche Person sollte früh festgelegt werden, um die korrekte Nutzung und kontinuierliche Überwachung des Systems sicherzustellen. Regelmäßige Schulungen helfen, das volle Potenzial des DMS auszuschöpfen.

Den Status Quo bewerten.

Bevor ein DMS implementiert wird, sollte der aktuelle Umgang mit Dokumenten analysiert werden:

• Wie werden Dokumente empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert?
• Gibt es Unterschiede zwischen Abteilungen oder Teams?
• Welche Arbeitsschritte ließen sich automatisieren, z. B. Erfassen oder Scannen von Dokumenten?

Diese Analyse zeigt Schwachstellen auf und erleichtert die Auswahl eines passenden DMS.

Dokumenttypen identifizieren.

Als nächstes gilt es, die verschiedenen Dokumentarten innerhalb des Unternehmens zu erfassen, z. B.:

• Rechnungen
• Aufträge
• Belege
• Kalkulationen
• Angebote
• Formulare

Tipp: Eine Checkliste kann helfen, die Dokumente systematisch zu erfassen, die sofort verfügbar sein müssen, und die Kompatibilität mit dem neuen DMS sicherzustellen.

Eine passende Software wählen: Welche DMS-Systeme gibt es?

Es gibt verschiedene Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die je nach Unternehmensgröße, IT-Infrastruktur und Anforderungen eingesetzt werden. Die folgenden Arten von DMS-Systemen sind besonders verbreitet:

On-Premise-DMS: Bei einem On-Premise-DMS wird die Software direkt in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens installiert. Die Daten liegen auf eigenen Servern, wodurch Unternehmen die volle Kontrolle über Sicherheit und Datenverwaltung behalten. Gleichzeitig sind interne Ressourcen für Wartung, Updates und Backups erforderlich.

Cloud-DMS: Cloudbasierte DMS-Systeme werden über das Internet bereitgestellt und vom Anbieter betrieben. Unternehmen können ohne aufwendige Installation auf die Software zugreifen und Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten aus verwalten. Cloud-DMS gelten als flexibel, skalierbar und werden meist über ein abonnementbasiertes Modell angeboten.

Hybrides DMS: Hybride Lösungen kombinieren lokale Speicherung mit Cloud-Funktionen. Sensible Dokumente können im eigenen System gespeichert werden, während andere Dateien über die Cloud verwaltet und gemeinsam bearbeitet werden.

Branchenspezifisches DMS: Einige Dokumentenmanagementsysteme sind speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Sie enthalten beispielsweise vorkonfigurierte Workflows, Vorlagen oder Compliance-Funktionen für Bereiche wie Gesundheitswesen, Rechtsberatung oder Bauwesen.

Open-Source-DMS: Open-Source-DMS stellen ihren Quellcode frei zur Verfügung und können an individuelle Anforderungen angepasst werden. Für Installation und Wartung ist jedoch meist technisches Fachwissen erforderlich.

Enterprise-DMS: Enterprise-Lösungen sind für große Organisationen mit komplexen Dokumentenprozessen ausgelegt. Sie bieten hohe Skalierbarkeit, umfangreiche Integrationen und detaillierte Zugriffsrechte.

DMS für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Diese Systeme sind auf die Anforderungen kleinerer Organisationen zugeschnitten und bieten meist eine einfache Bedienung sowie kostengünstigere Preismodelle.

Mobiles DMS: Mobile DMS-Systeme ermöglichen den Zugriff auf Dokumente über Smartphones oder Tablets. Nutzer können Dateien unterwegs anzeigen, bearbeiten und teilen.

Zum Abschluss solltest du die verschiedenen DMS-Systeme immer im Kontext deiner eigenen Anforderungen bewerten – etwa in Bezug auf Budget, IT-Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen und gewünschte Funktionen.

Aufbauend auf den Bestandsaufnahmen und Überlegungen kannst du dann damit beginnen, ein passendes DMS auszuwählen. Du brauchst noch mehr Hilfe bei der Implementierung einer passenden Software und willst dich über die Möglichkeiten der Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements informieren? Dann könnte unser Artikel „Papierloses Büro: So gelingt die Digitale Transformation"interessant für dich sein.

Dokumentenmanagement mit Adobe Document Cloud.

Von automatischer Texterkennung über kollaboratives Arbeiten bis hin zu schnelleren Freigabeprozessen und dem Schutz sensibler Daten: Acrobat Web erleichtert die tägliche Arbeit mit digitalen Dokumenten erheblich. Egal, ob du selbstständig bist, in einem großen Unternehmen arbeitest oder studierst – die vielfältigen Funktionen von Acrobat unterstützen alle, die mit Texten, Bildern oder Grafiken arbeiten, effizient und zentral.

Die wichtigsten Features von Acrobat Web und Acrobat Onlinetools:

• Texterkennung (OCR): Eingescannte Dokumente, von Rechnungen bis zu Briefen, wandelt das OCR-Onlinetool automatisch in editierbare PDFs um. Mühsames Abtippen entfällt.
• Umwandlung: Konvertiere Word, Excel, PowerPoint, JPEG oder HTML mit wenigen Klicks in PDF – und umgekehrt, um PDF-Dokumente wieder als bearbeitbare Dateien zu nutzen.
• Bearbeitung: Füge Kommentare hinzu, entferne oder extrahiere Seiten und schneide Dokumentbereiche gezielt zu.
• Kollaboration: Mehrere Personen können gleichzeitig PDF-Dokumente bearbeiten, Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und Textpassagen markieren. Alle Änderungen werden zentral synchronisiert, Versionschaos entfällt.
• Versionierung: Jede Änderung wird revisionssicher protokolliert. Frühere Versionen lassen sich bei Bedarf wiederherstellen, inklusive Übersicht, wer was geändert hat.
• Integration: Acrobat arbeitet nahtlos mit Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und OneDrive zusammen.
• Sicherheit: Schütze Dateien mit Passwörtern, Verschlüsselung oder durch Schwärzen sensibler Inhalte und steuere den Zugriff präzise.
• Digitale Unterschriften: Mit Adobe Acrobat Sign können Dokumente online unterschrieben werden – direkt am PC, Smartphone oder Tablet.