Wie funktioniert die digitale Buchhaltung in der Praxis?

Auch wenn sich so manch einer – egal ob privat oder beruflich – ungern mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzt, so stellt sie für Unternehmer*innen eine wichtige Entscheidungsgrundlage dar. Durch die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen wird nachvollziehbar erfasst, ob das Unternehmen auf finanziell sicheren Füßen steht, in welchen Bereichen sich noch Wachstumspotenzial verbirgt, aber auch, ob eventuell Sparmaßnahmen notwendig werden.

Umso wichtiger ist es deshalb, dass die Buchführung gut strukturiert und ordnungsgemäß aufgesetzt ist. Ordnungsgemäß heißt, dass die Führung der Bücher unter anderem den rechtlichen Bestimmungen des HGB, der GoB sowie der GoBD folgt. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsbücher – ob in Papierform oder digital – vor nachträglichen Änderungen geschützt werden und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht eingehalten wird.

Vor allem wenn Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente, die in der Buchhaltung erfasst werden, größtenteils in digitaler Form vorliegen, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS. Ein modernes DMS ermöglicht den einfachen, schnellen und sicheren Austausch von Informationen und Daten sowie deren effiziente und rechtskonforme Verwaltung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie der Buchführung eine wichtige Rolle: Ein DMS übernimmt die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung von digitalen Schriftstücken. Die meisten Systeme speichern dafür die Dateien zentral in einer Cloud. Dadurch haben alle Personen mit einer entsprechenden Berechtigung ortunabhängig und geräteübergreifend Zugriff auf die gespeicherten Dokumente.

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software wie Adobe Acrobat ermöglicht dir, deine digitalen oder digitalisierten Rechnungen und Belege transparent und übersichtlich zu verwalten. Durch die zentrale Ablage in der Cloud sind wichtige Geschäftsunterlagen nicht nur auf einem einzelnen Gerät verfügbar, sondern können jederzeit mit dem Smartphone von unterwegs oder am Tablet im Home-Office aufgerufen werden. Gleichzeitig ermöglicht Acrobat, dass mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf die Informationen haben. Auf diese Weise sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern kannst auch Arbeitsprozesse effektiver gestalten.

Wer kennt sie nicht? Die verzweifelte Suche nach dem einen Beleg. Selbst wenn der Beleg bereits in digitaler Form vorliegt, weiß man in manchen Fällen einfach nicht mehr, in welchem Ordner man ihn auf dem Server abgelegt hat. Mit einem DMS passiert das nicht mehr. Über die praktische Suchfunktion kannst du deine Dokumente ganz einfach nach Namen, Inhalt oder Metadaten (wie zum Beispiel das Upload-Datum) filtern und – noch wichtiger – schnell finden. Dadurch sind deine Geschäftsunterlagen jederzeit auffindbar.

Manche Dokumentenmanagementsysteme können deine Unterlagen sogar automatisch erfassen und indizieren. Das Programm erkennt beim Upload selbstständig, um welche Art Dokument es sich handelt und legt dieses in dem designierten Ordner ab.

Ein DMS stellt zudem sicher, dass alle Aktionen und Änderungen im digitalen Archiv nachvollziehbar protokolliert werden. Somit bist du auf der rechtlich sicheren Seite, dass alle deine Rechnungen, Belege und Handelsbriefe rechtskonform und revisionssicher archiviert werden, da vorgenommene Änderungen einfach in der Cloud nachvollzogen und bei Bedarf rückgängig gemacht werden können – mit nur wenigen Klicks. Außerdem erlaubt ein DMS wie Acrobat die Vergabe von Zugriffberechtigungen und Passwörtern, so dass sensible Geschäftsunterlagen jederzeit vor unberechtigtem Zugriff oder Bearbeitung geschützt sind.

Eine weitere Herausforderung beim Thema (digitale) Archivierung ist die Aufbewahrungsfrist. Die Archivierungsdauer hängt wiederum von der Art der Geschäftsunterlagen ab. Bei der Wahl eines geeigneten DMS solltest du deshalb darauf achten, dass die Software in der Lage ist, Daten nach Ablauf der Frist automatisch zu löschen.

Insbesondere für die Buchhaltung gibt es eine weitere DMS-Funktion, die die (elektronische) Buchführung erheblich erleichtert: die Möglichkeit, digitale Dokumente rechtsverbindlich online unterzeichnen zu lassen – oder selbst zu unterzeichnen. Mit Acrobat Sign ist das Einholen von rechtsverbindlichen Unterschriften so einfach wie noch nie. Einfach das entsprechende Dokument hochladen, E-Mail-Adresse des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin hinzufügen und versenden.

Außerdem gibt es in Sign die Option, den Bearbeitungsstatus von Dokumenten zu verfolgen. Die Erinnerungsfunktion macht lästiges Hin- und Herschreiben oder den Griff zum Telefon quasi überflüssig. So kannst du deine Rechnung schneller verbuchen und deine Zeit anderweitig sinnvoll nutzen.

Über die Zahlungsfunktion von Sign kannst du außerdem ganz einfach Rechnungsformulare verschicken. Mit einer Unterschrift bestätigen Kund*innen den Auftrag und können direkt im Anschluss ihre Rechnung begleichen. Alles, was du noch tun musst, ist den offenen Rechnungsbetrag einzuziehen.

Der erste Schritt in Richtung „digitale Buchhaltung“ ist natürlich die Digitalisierung von Dokumenten. Falls du dein komplettes Archiv umstellen willst und dementsprechend viele Dokumente eingescannt werden müssen, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenscanners mit automatischem Papiereinzug. Von unterwegs oder für das Einscannen einzelner Belege eignet sich eine App wie Adobe Scan. Über die App können Unterlagen ganz einfach mit einem Tablet oder Smartphone eingescannt und in der Cloud gespeichert werden.