Wie funktioniert die digitale Buchhaltung in der Praxis?

Auch wenn sich so manch einer – egal ob privat oder beruflich – ungern mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzt, so stellt sie für Unternehmer*innen eine wichtige Entscheidungsgrundlage dar. Durch die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen wird nachvollziehbar erfasst, ob das Unternehmen auf finanziell sicheren Füßen steht, in welchen Bereichen sich noch Wachstumspotenzial verbirgt, aber auch, ob eventuell Sparmaßnahmen notwendig werden.

Umso wichtiger ist es deshalb, dass die Buchführung gut strukturiert und ordnungsgemäß aufgesetzt ist. Ordnungsgemäß heißt, dass die Führung der Bücher unter anderem den rechtlichen Bestimmungen des HGB, der GoB sowie der GoBD folgt. Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungsbücher – ob in Papierform oder digital – vor nachträglichen Änderungen geschützt werden und die gesetzliche Aufbewahrungspflicht eingehalten wird.

Vor allem wenn Rechnungen, Belege und sonstige Dokumente, die in der Buchhaltung erfasst werden, größtenteils in digitaler Form vorliegen, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS. Ein modernes DMS ermöglicht als Grundlage der digitalen Buchhaltung den einfachen, schnellen und sicheren Austausch von Informationen und Daten sowie deren effiziente und rechtskonforme Verwaltung und Archivierung.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, wie der Buchführung eine wichtige Rolle: Ein DMS übernimmt die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung von digitalen Schriftstücken. Die meisten Systeme speichern dafür die Dateien zentral in einer Cloud. Dadurch haben alle Personen mit einer entsprechenden Berechtigung ortunabhängig und geräteübergreifend Zugriff auf die gespeicherten Dokumente.

Es gibt eine Vielzahl von digitalen Buchhaltungslösungen, aber nicht alle erfüllen die Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens. Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware gibt es einige wichtige Merkmale, die beachtet werden sollten:

Buchhaltungssoftware, die alle Finanzdaten in einer Cloud speichert, ermöglichen einen Zugriff von überall und sind besonders sicher vor Datenverlust oder Beschädigungen. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen außerdem eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern.

Eine effiziente Buchhaltungssoftware kann Finanzdaten automatisch einlesen und verarbeiten. So können beispielweise Transaktionsdaten automatisch abgerufen oder Belege per E-Mail oder Foto hochgeladen und verarbeitet werden. Dadurch werden menschliche Fehler minimiert und Abläufe effizienter.

Eine gute Buchhaltungssoftware kann in andere wichtige Unternehmenssysteme integriert werden. Das umfasst etwa die Integration in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), um einen reibungslosen Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen sicherzustellen. 

Leistungsstarke Softwares für die digitale Buchhaltung verfügen über Reporting- und Analysefunktionen. Damit können Finanzberichte oder Bilanzen erstellt und mithilfe von Analysetools die finanzielle Leistung eines Unternehmens detailliert betrachtet werden. 

Zum Schutz sensibler Finanzdaten verfügen die meisten Buchhaltungssoftwares über umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören die Datenverschlüsselung, mehrstufige Zugangskontrollen und regelmäßige automatische Backups. 

Unabhängig davon, ob eine Person über umfangreiche Buchhaltungskenntnisse verfügt, sollte die Software einfach zu bedienen sein und über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen. 

Unternehmen und Märkte entwickeln sich mit der Zeit und die Buchhaltungssoftware sollte sich an die sich ändernden Anforderungen anpassen können. 

Ein guter Kundenservice und technischer Support ist ein wichtiges Merkmal für eine gute Buchhaltungssoftware. Nur so werden Probleme schnell gelöst und der reibungslose Betrieb der Buchhaltungssoftware dauerhaft gewährleistet. 

Die digitale Buchhaltung ist eine effiziente und sichere Methode des Finanzmanagements für Unternehmen. Gegenüber papierbasierter Buchhaltung bietet sie zahlreiche Vorteile. Das sind die wichtigsten Vorteile der digitalen Buchhaltung:

Die Automatisierung von zeitaufwändigen, manuellen Prozessen führt zu einer beachtlichen Zeitersparnis. Eine digitale Buchhaltungssoftware führt Aufgaben wie Dateneingabe und -verarbeitung, Transaktionen oder die Übermittlung an Steuerberater*in oder Wirtschaftsprüfer*n automatisch durch. Das reduziert den Arbeitsaufwand und die damit verbundenen Kosten und steigert somit die Effizienz eines Unternehmens. 

Eine digitale Buchhaltungssoftware verbessert die Genauigkeit und Integrität der Finanzdaten. Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler und reduzieren dadurch das Risiko von Inkonsistenzen oder Datenverlust. Das führt zu einer höheren Qualität der Daten.

Dank digitaler Buchhaltung sind alle Daten immer auf dem neuesten Stand. Weil Finanzdaten in Echtzeit erfasst und aktualisiert werden, haben Unternehmen stets den Überblick über wichtige Kennzahlen und die aktuelle Finanzlage und können diese analysieren und ggf. Optimierungsmaßnahmen ergreifen.

Eine automatische Aktualisierung der Buchhaltungssoftware erleichtert Unternehmen die Einhaltung der steuerrechtlichen Standards und Compliance-Anforderungen. Automatisch erstellte Berichte mit relevanten Daten können direkt an Wirtschaftsprüfer*innen oder Steuerberater*innen übermittelt werden, was das Fehlerrisiko erheblich reduziert. Dadurch können Nachzahlungen oder Strafen verhindert werden.

Mithilfe von digitale Buchhaltungssoftware sind Buchhaltungsteams in der Lage, jederzeit und überall gemeinsam an Daten zu arbeiten, die zentral im DMS abgelegt sind. Das vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen, sondern steigert auch die Produktivität

Die Digitalisierung der Buchhaltung kann sich positiv auf alle Prozesse der Rechnungsführung deines Unternehmens auswirken und viel Zeit und Kosten einsparen. Damit die Umsetzung reibungslos funktioniert, ist eine sorgfältige Planung essenziell. Wir verraten dir die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Implementierung der digitalen Buchhaltung.

Damit die Umstellung auf papierlose Prozesse gelingt, ist es wichtig, relevante Stakeholder aus unterschiedlichen Abteilungen einzubinden. Das kann neben der Buchhaltung auch die IT, der oder die Steuerberater*in oder die Rechtsabteilung sowie weitere digitalaffine Fachleute sein. Wähle zudem einen Projektleiter, der die Transformation steuert und sich mit anderen Fachabteilungen abstimmt.

Zunächst solltest du dir einen Überblick über die bestehenden Buchhaltungsprozesse verschaffen. Es ist wichtig, die Arbeitsabläufe zu verstehen, um ineffiziente Prozesse und Engpässe zu identifizieren. Mithilfe dieser Analyse kannst du die Anforderungen an die digitale Buchhaltungssoftware festlegen.

Basierend auf den Anforderungen kannst du eine passende Buchhaltungssoftware auswählen. Achte dabei auch darauf, wie umfangreich die Software ist und welche Funktionen kostenfrei Funktionen enthalten sind bzw. ob du diese überhaupt benötigst. Neben den Funktionen sind auch Sicherheitsmerkmale, Integrationsmöglichkeiten, und der Kundensupport wichtig. Viele Anbieter bieten auch Demoversionen oder Testzugänge an..

Sobald die Software installiert ist, gilt es, die Daten aus den bestehenden Buchhaltungssystemen in die neue digitale Buchhaltungssoftware zu übertragen. Damit die Daten vollständig und korrekt migriert werden, solltest du eine Strategie für die Übertragung entwickeln.  Unter Umständen ist es nötig, Daten zu konvertieren oder zu bereinigen, damit sie mit dem neuen System kompatibel sind. 

Nach der Datenmigration empfiehlt sich eine Testphase, um sicherzustellen, dass die Abläufe und Schnittstellen technisch einwandfrei funktionieren. Binden Sie hierfür einen kleinen Anwenderkreis ein, um die einzelnen Buchhaltungsprozesse ausführlich zu testen. Damit die Software genau zu den Anforderungen passt, sind eventuell weitere Anpassungen erforderlich.

Nach Abschluss der Testphase können die Mitarbeitenden geschult werden. Kommuniziere auch die Vorteile, die die Mitarbeitenden durch die neue Software haben und zeige ihnen, wie das System ihre Arbeit vereinfacht und wie sie sie optimal nutzen. Wenn nötig, biete verschiedene Schulungen für unterschiedliche Vorkenntnisse oder Teilbereiche an. Dabei bieten sich neben Präsenzschulungen auch Onlinekurse an. Denke auch an Schulungsmaterial und eine Dokumentation, damit die Mitarbeitenden später immer wieder darauf zugreifen können.

Wenn die neue Buchhaltungssoftware einwandfrei läuft und alle weiteren Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, kann dein Unternehmen auf die neue digitale Buchhaltung umstellen. Die alten Buchhaltungssysteme werden abgeschaltet und nur noch die neue Software genutzt. Biete allen Beteiligten Hilfe und Unterstützung an, damit sie möglichst schnell mit dem neuen System umgehen können, um das volle Potenzial zu entfalten.

Damit die digitale Buchhaltung langfristig erfolgreich wird, sind bei der Implementierung einige Dinge zu beachten. 

Um die Akzeptanz für die neue Buchhaltungssoftware zu erhöhen, ist eine offene und effektive Kommunikation entscheidend. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden den Zweck der Umstellung verstehen und wie sich ihre Arbeitsabläufe dadurch positiv verändern. Gehe dabei auch auf Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden ein und bieten ihnen Kommunikationskanäle dafür an.

Nach der Umstellung auf die neue Software, sollte weiterhin überprüft werden, ob das System und die Prozesse effektiv funktionieren. Möglicherweise sind weitere Optimierungen vonnöten. . 

Sicherheit und der Schutz der Unternehmensdaten sind bei der digitalen Buchhaltung essenziell. Um die Daten zu schützen, müssen Sicherheitsmaßnahmen wie beispielsweise die Verwendung von Zugriffskontrollen, Verschlüsselungstechnologien und regelmäßigen Backups getroffen werden. Zudem müssen rechtliche Anforderungen und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. 

Weil sich die digitale Buchhaltung immer weiterentwickelt, sind regelmäßige Schulungen und Weiterentwicklungen wichtig. Damit die digitale Buchhaltung zu einem wertvollen Instrument für das Finanzmanagement wird, sollten die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand bleiben und ihre Fähigkeiten laufend ausbauen können. Biete ihnen dafür die nötige Zeit und Lernangebote an.

Bei der Einführung einer digitalen Buchhaltung ist es besonders wichtig, angemessene Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Datenschutz mitzudenken. Sensible und vertrauliche Finanzdaten müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch geschützt sein. Worauf du bei der Implementierung der digitalen Buchhaltung in Puncto Datensicherheit und Datenschutz besonders achten musst, zeigen wir dir im folgenden Abschnitt:

Damit sensible Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte geschützt sind, ist es wichtig den Zugriff auf die Buchhaltungssoftware auf autorisierte Personen zu beschränken. Das kann etwa durch die Implementierung von Benutzerkonten mit individuellen Zugangsdaten und Passwörtern erfolgen. Zusätzliche kann eine kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden.

Damit Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind, sollten sie bei einer Datenübertragung und Speicherung verschlüsselt werden. Technologien zur Verschlüsselung wie Secure Socket Layer (SSL) oder Transport Layer Security (TLS) gewährleisten eine sichere Datenübertragung im Internet. In der Regel können sensible Daten in der Regel in einer Datenbank oder eine Cloud verschlüsselt gespeichert werden.

Kontinuierliche Backups sind insbesondere bei Daten aus der Buchhaltung unerlässlich, um im Falle eines Datenverlusts oder eine Systemstörung Dokumente wiederherstellen zu können. Idealerweise werden Backups sowohl lokal als auch extern gespeichert, um eine maximale Datensicherheit zu gewährleisten.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle geltenden Datenschutzbestimmungen anhand der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSFVO) und anderer nationaler oder regionaler Datenschutzgesetze, eingehalten werden. Datenschutzrichtlinien sollten entwickelt und transparent kommuniziert werden.

Um das Risiko von Sicherheitsverletzungen möglichst niedrig zu halten, sollten alle Mitarbeiter*innen über Sicherheitsverfahren informiert und geschult werden. Ebenso sollten Mitarbeiter*innen sensibilisiert werden, um Phishing-Angriffe und andere Formen der Cyberkriminalität erkennen und vermeiden zu können. 

Methoden in der Cyberkriminalität entwickeln sich ständig weiter, daher sollten die Sicherheitssysteme und – richtlinien regelmäßig überprüft werden, um potenzielle Schwachstellen feststellen und beheben zu können. Außerdem sollten Sicherheitsupdates und Patches für die Buchhaltungssoftware regelmäßig installiert werden, um Sicherheitslücken zu schließen. 

Die Implementierung einer Firewall und einer Antivirensoftware auf allen Geräten ist unerlässlich, um das Eindringen von Schadsoftware zu verhindern. Während die Antivirensoftware potenziell gefährliche Dateien erkennt und blockiert, schützt die Firewall das Netzwerk vor Zugriffen durch Unbefugte. 

Haben im Rahmen der digitalen Buchhaltung externe Dienstleister Zugang zu sensiblen Daten, sollte in jedem Fall eine vertragliche Vereinbarung zum Schutz der Daten getroffen werden. 

Um auf Sicherheitsvorfälle oder Datenverlust angemessen reagieren zu können, sollte ein Notfallplan entwickelt werden. Dieser sollte Informationen zu Ansprechpartnern, zur richtigen Reaktion, Kommunikation und zur Wiederherstellung der Daten enthalten. 

Sensible Daten müssen im Hinblick aus Datensicherheit und Datenschutz in der digitalen Buchhaltung besonders geschützt sein. Durch den Einsatz von Sicherheitsmaßnamen und Überprüfungen können Unternehmen Finanzdaten effektiv schützen und den reibungslosen Workflow der digitalen Buchhaltung gewährleisten. 

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software wie Acrobat Web ermöglicht dir, deine digitalen oder digitalisierten Rechnungen und Belege transparent und übersichtlich zu verwalten. Durch die zentrale Ablage in der Cloud sind wichtige Geschäftsunterlagen nicht nur auf einem einzelnen Gerät verfügbar, sondern können jederzeit mit dem Smartphone von unterwegs oder am Tablet im Home-Office aufgerufen werden. Gleichzeitig ermöglicht Acrobat, dass mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf die Informationen haben. Das heißt also: mit digitaler Buchhaltung sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern kannst auch Arbeitsprozesse effektiver gestalten.

Wer kennt sie nicht? Die verzweifelte Suche nach dem einen Beleg. Selbst wenn der Beleg bereits in digitaler Form vorliegt, weiß man in manchen Fällen einfach nicht mehr, in welchem Ordner man ihn auf dem Server abgelegt hat. Mit einem DMS passiert das nicht mehr. Über die praktische Suchfunktion kannst du deine Dokumente ganz einfach nach Namen, Inhalt oder Metadaten (wie zum Beispiel das Upload-Datum) filtern und – noch wichtiger – schnell finden. Dadurch sind deine Geschäftsunterlagen jederzeit auffindbar.

Manche Dokumentenmanagementsysteme können deine Unterlagen sogar automatisch erfassen und indizieren, was die digitale Buchhaltung noch einfacher macht. Das Programm erkennt beim Upload selbstständig, um welche Art Dokument es sich handelt, und legt dieses in dem designierten Ordner ab.

Wie lassen sich Papierdokumente aber nun am besten digitalisieren, bearbeiten, speichern und archivieren? Im Folgenden erfährst du mehr darüber, wie dir der Weg zur digitalen Buchführung gelingt.

Das beste Dateiformat zum digitalen Speichern deiner Belege ist das PDF (Portable Document Format). Dieses Format wird nicht nur auf jedem Gerät gleich angezeigt, sondern lässt sich auch einfach verschicken, benötigt nur wenig Speicherplatz und kann etwa mit einem Passwortschutz versehen werden.

Der erste Schritt in Richtung „digitale Buchhaltung“ ist natürlich die Digitalisierung von Dokumenten. Falls du dein komplettes Archiv umstellen willst und dementsprechend viele Dokumente eingescannt werden müssen, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenscanners mit automatischem Papiereinzug. Von unterwegs oder für das Einscannen einzelner Belege eignet sich eine App wie Adobe Scan. Über die App können Unterlagen ganz einfach mit einem Tablet oder Smartphone eingescannt und als PDF in der Cloud gespeichert werden.

Was aber tun, wenn du einen Teil deiner Dokumente bereits digitalisiert hast, sie aber im falschen Format vorliegen? Oder wenn PDF-Dokumente zu groß sind oder bearbeitet werden müssen? Auch hier haben wir eine passende Lösung: Mit den praktischen Onlinetools von Adobe Acrobat kannst du alle Aufgaben rund um deine digitalen Dokumente erledigen und so deine digitale Buchführung auf Vordermann bringen. Mit den Onlinetools kannst du unter anderem:

-          PDF-Dokumente zusammenfügen.

-          Die Größe von PDF-Dateien verringern.

-          Diverse Formate in PDF konvertieren.

-          PDF-Dokumente in Word umwandeln.

-          Bilder im JPG-Format in PDF-Dateien umwandeln.