Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Eine effiziente Verwaltung von (digitalen) Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen, Präsentationen, Grafiken oder Formularen spielt in der modernen Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) nehmen dabei eine zentrale Rolle ein: Sie ermöglichen es Unternehmen und Selbstständigen unterschiedlichste Dokumente zu digitalisieren, automatisch zu katalogisieren, zentral in einer Cloud zu speichern, ortsunabhängig und geräteübergreifend zu bearbeiten und sensible Daten besser zu schützen. Ganz allgemein gesagt helfen DMS somit dabei, Kosten zu senken, Zeit zu sparen und Workflows produktiver zu gestalten. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du selbst ein DMS nutzen kannst und welche Vorteile dir das

bringt.

 

Illustration eines Büros, in dem mehrere Menschen gemeinsam digitale Dokumente mit einem DMS bearbeiten.

Dokumentenmanagementsystem: Bedeutung.

 

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für eine effiziente Verwaltung, Organisation und das Archivieren elektronischer Dokumente aller Art unerlässlich. Wenn du (noch) nicht weißt, was Dokumentenmanagement überhaupt konkret bedeutet, warum es in der digitalen Arbeitswelt immer wichtiger wird und wo es überall zum Einsatz kommt, schau dir zuerst unseren Artikel zu dem Thema an, in dem wir dir alles Wichtige erklären.

 

Ganz allgemein bedeutet modernes Dokumentenmanagement die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man daher vereinfacht gesagt zunächst einmal die Software, die diese Prozesse ermöglicht. Im Kern besteht die Aufgabe eines DMS also darin, ein effizientes Management digitaler Dokumente zu gewährleisten. Die meisten Systeme speichern Dateien dafür in einer Cloud. Doch DMS ermöglichen weit mehr als nur Ablage und Speicherung. Die meisten Systeme unterstützen Anwender*innen auch beim Erstellen, Bearbeiten, Katalogisieren, Schützen und Wiederauffinden von Dokumenten.

Illustration eines Dokumentenmanagementsystems, bei dem verschiedene Prozesse und Workflows miteinander vernetzt sind.

Dokumentenmanagementsysteme sind eine Grundvoraussetzung für die effiziente Verwaltung digitaler Dateien.

Die Vorteile elektronischer Dokumentenverwaltung.

 

Durchschnittlich mehr als 11 Stunden in der Woche verbringen Beschäftigte Studien zufolge mit Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements. Eine Menge Zeit – insbesondere, wenn man berücksichtigt, dass sechs dieser Stunden nicht produktiv genutzt werden. Ein gutes DMS kann hier Abhilfe schaffen.

 

Grundsätzlich lässt sich das digitale Dokumentenmanagement zwar auch ohne eine spezielle Software organisieren. In der Praxis bedeutet das jedoch meist: Die Ablage von digitalen Dokumenten wird über Speicherorte wie Fileserver organisiert. Einzelne Dateien werden dabei individuell benannt und in bestimmten Ordnern auf dem Server abgelegt. Bei dieser Methode passiert es schnell, dass Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnis- und Ordnerstrukturen verschwinden und Beteiligte die Übersicht verlieren. Gerade wenn es um große Mengen an Dateien geht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einzelne Dokumente nur schwer oder gar nicht mehr wiedergefunden werden, etwa weil sie nicht richtig benannt wurden oder einfach zu viele Unterordner existieren.

 

Moderne Dokumentenmanagementsoftware wie Adobe Acrobat bietet hier die eindeutig bessere Alternative, weil sie die Verwaltung wichtiger Dateien für alle Beteiligten transparent gestaltet und es Anwender*innen so viel einfacher macht, den Überblick über die verschiedenen Dokumente zu behalten. Außerdem helfen entsprechende Programme dabei Workflows zu optimieren – zum Beispiel indem mehrere Personen gleichzeitig, ortsunabhängig und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten. 

Illustration mehrerer Büroangestellter, die gemeinsam digitale Dokumente verwalten.

Dateien schneller finden, sensible Daten schützen, Workflows optimieren: Dokumentenmanagementsysteme bringen Ordnung ins Büro.

Die wichtigsten Funktionen von digitalen DMS im Überblick.

 

Einzelnen Anwender*innen, aber vor allem Unternehmen, bietet ein DMS im Berufsalltag also viele Vorteile. Mit einem guten DMS kannst du unter anderem:

 

  • Dateien zentral und sicher in der Cloud speichern,
  • zeit- und ortsunabhängigen Zugriff zu Dokumenten schaffen,
  • Dateien schnell wiederfinden,
  • Dokumente gemeinsam bearbeiten,
  • Workflows effizienter gestalten,
  • Freigabeprozesse optimieren,
  • sensible Daten schützen,
  • papierlos arbeiten und so nebenbei die Umwelt schonen.

 

So findest du das passende Dokumentenmanagementsystem.

 

Von der Verarbeitung eingehender Rechnungen über die Prüfung von Verträgen bis hin zur Konzeption von Werbetexten für verschiedene Kund*innen: Je nachdem in welcher Branche und für welche Aufgaben das Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden soll, muss das entsprechende Programm bestimmte Anforderungen erfüllen.

 

Bei der Wahl eines DMS sollten sich potenzielle Anwender*innen also als allererstes fragen, wofür die Software genau genutzt werden soll, wie viele Personen mit dem Programm arbeiten werden und welche Workflows und Prozesse optimiert werden könnten: Müssen zum Beispiel regelmäßig mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten gemeinsam Texte bearbeiten? Müssen eingehende Dateien automatisch erfasst und einzelnen Personen zugeordnet werden? Oder müssen Dokumente von verschiedenen Personen geprüft, freigegeben und digital unterzeichnet werden?

 

All diese Fragen helfen dabei, die eigenen Bedürfnisse klarer zu definieren und darauf aufbauend ein passendes Programm zu finden.

 

Besondere Anforderungen an das DMS: Die Aufbewahrungspflicht.

 

Bei der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems spielen aber nicht nur konkrete Arbeitsprozesse und Workflows im engeren Sinn eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorschriften. Eine davon ist die sogenannte Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen. Zwar gibt es hier je nach Branche unterschiedliche Regeln, im Prinzip gilt in Deutschland jedoch laut Gesetz: Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen müssen aus handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen für sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden, damit bei Bedarf auf sie zugegriffen werden kann. Falls du als Freelancer*in oder Unternehmen entsprechende Dokumente verarbeitest, sollte das DMS also über eine Aufbewahrungsfunktion verfügen.

 

Für folgende Unterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht:

 

  • Jahresabschlüsse und Bilanzen
  • Handelsbriefe und Korrespondenzen mit Geschäftspartner*innen
  • Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide etc.)
  • Handelsbücher und Inventare

 

Besondere Anforderungen an das DMS: Der Datenschutz.

 

Das DMS muss bestimmte Dokumente jedoch nicht nur für eine gewisse Zeit aufbewahren, sondern auch in der Lage sein, personenbezogene Daten nach einer gewissen Zeit wieder zu löschen. Hintergrund ist hier Artikel 17 der DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“). Nach den erwähnten zehn bzw. sechs Jahren müssen entsprechende Daten aus dem System also wieder entfernt werden – am besten automatisch.

 

Wer personenbezogene Daten verwendet, muss laut DSGVO zu jedem Zeitpunkt zudem Auskunft darüber geben können, zu welchem Zweck entsprechende Daten gesammelt wurden und um welche es dabei konkret geht. Dementsprechend muss das DMS Anwender*innen die betreffenden Informationen bei Bedarf zur Verfügung stellen können. 

 

Sehr häufig erfordern die Compliance-Richtlinien von Unternehmen außerdem, dass sensible und vertrauliche Daten während der Arbeitsprozesse vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Auch hier sollte das DMS über entsprechende Funktionen verfügen. Acrobat etwa bietet dir die Möglichkeit, bestimmte Textpassagen in PDF-Dateien zu schwärzen oder ganze Dokumente mit ein paar Klicks zu verschlüsseln.

Illustration von digitalen Dokumenten, die durch Passwörter geschützt sind.

Um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen, müssen bestimmte Dokumente vor dem Zugriff Dritter geschützt werden – etwa durch Passwörter.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem in kleinen Unternehmen?

 

Im modernen Berufsalltag kann der Umgang mit digitalen Dokumenten gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen mit einer Menge Anstrengung und Stress verbunden sein: Fristen müssen eingehalten, E-Mails beantwortet, Rechnungen eingereicht, Texte abgestimmt, Akten richtig abgelegt, Formulare unterzeichnet und Verträge überarbeitet werden. Bei all diesen Prozessen kann ein DMS eine große Hilfe sein. Denn: Programme wie Acrobat ermöglichen es dir bestimmte Aufgaben schneller, einfacher und effektiver zu erledigen. Manche Tätigkeiten können DMS heutzutage sogar komplett automatisch ausführen.
 

Effizienter arbeiten mit DMS-Software.

 

Du fragst dich nun, wie entsprechende Software dir ganz konkret bei deinen Aufgaben hilft? In der folgenden Übersicht haben wir die wichtigsten Punkte aufgelistet, wie ein DMS dich in deiner täglichen Arbeit konkret unterstützen kann:

 

  • Automatische Indexierung: Zu den Standardfunktionen von DMS gehört das automatische Erfassen und Indizieren von Dokumenten. So müssen eingehende Schriftstücke wie etwa Rechnungen oder Bestellungen nicht mehr mühsam manuell gesichtet und gelesen werden. Stattdessen erkennt das Programm selbst um was für eine Art Dokument es sich handelt, legt es automatisch in entsprechenden Ordnern ab und weist es bei Bedarf sogar zuständigen Teammitgliedern zur Bearbeitung zu.
  • Suchfunktion: Statt sich mühsam durch undurchsichtige Ordnerstrukturen zu wühlen oder sogar in Aktenschränken nach Schriftstücken zu suchen, liefern dir DMS über die Suchfunktion sofort die Dateien, die du brauchst. In einem DMS kannst du nämlich nach unterschiedlichsten Parametern filtern wie Dateinamen, Inhalten aus dem Dokument und Metadaten wie dem Upload-Datum.
  • Gemeinsames Arbeiten: Da die meisten DMS cloud-basiert funktionieren, können mehrere Personen gleichzeitig, geräteübergreifend und ortsunabhängig an demselben Dokument arbeiten. Änderungen werden dabei sofort aktualisiert, sodass alle Beteiligten immer auf demselben Stand sind und nicht versehentlich an verschiedenen Versionen eines Textes arbeiten. 
  • Versionierung: Solltest du trotzdem einmal zu einem früheren Bearbeitungsstand eines Dokuments zurückkehren wollen, ist auch das kein Problem. Mit ein paar Klicks lassen sich in den meisten DMS frühere Versionen von Dateien anzeigen und wiederherstellen. Änderungen werden also revisionssicher und damit für alle zu jeder Zeit nachvollziehbar im System protokolliert und gespeichert.
  • Schutz von Daten: Mit einem DMS lässt sich gut kontrollieren, wer Zugriff zu Dokumenten erhält und wer nicht. Schütze deine Dateien zum Beispiel durch Passwörter oder Verschlüsselungsfunktionen. 

 

DMS mit OCR-Texterkennung.


Manche Dokumentenmanagementsysteme wie Adobe Scan verfügen inzwischen auch über spezielle OCR-Texterkennungsfunktionen. OCR steht dabei für „Optical Charakter Recognition“, was mit optischer Zeichenerkennung übersetzt werden kann. Dieses Feature ist besonders dann relevant, wenn Dokumente in Papierform digitalisiert und zur Bearbeitung (von Texten, Schriftarten und Grafiken) in das DMS übertragen werden sollen. Aber auch wenn Informationen aus E-Mails, Webformularen oder anderen digitalen Dokumenten automatisch erfasst und verarbeitet werden sollen, ist ein DMS mit OCR-Software sinnvoll.

Illustration einer Texterkennungssoftware, mit der ein Papier in ein digitales Dokument umgewandelt wird.  i

Texterkennungssoftware ermöglicht, dass eingescannte Dokumente bearbeitet werden können.

DMS-Schnittstellen mit anderen Programmen.

 

Damit Dokumentenmanagementsysteme im Arbeitsalltag funktionieren und einen Mehrwert für einzelne Anwender*innen bieten, sollten sie andere IT-Anwendungen, wie zum Beispiel das E-Mail-Programm, integrieren können. Erfasst das DMS beispielsweise automatisch E-Mails und archiviert diese ordnungsgemäß und transparent für alle Anderen im eigenen System, verbessert das die Absprachen und den Wissenstransfer zwischen den Benutzer*innen erheblich. E-Mails bleiben auf diese Weise nicht mehr in Postfächern einzelner Personen liegen und wichtige Informationen sind sofort für alle Beteiligten verfügbar.

 

Ein DMS im eigenen Unternehmen einführen.

 

Wie bei der Einrichtung jedes neuen Systems gibt es auch bei der Einführung eines DMS ein paar Dinge zu beachten. Folgende Schritte helfen dir dabei Fehler zu vermeiden:

 

Zeit einplanen und Verantwortung festlegen.

 

Die Umstellung auf ein neues System ist gerade zu Beginn immer mit Aufwand verbunden. Vor allem, wenn noch kein digitales Dokumentenmanagement existiert, musst du Zeit für die Einrichtung des DMS und eventuell auch die Einarbeitung von Teammitgliedern einplanen. Nach der Einrichtung brauchst du außerdem jemanden, der das System kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert und alle Anwender*innen das System auch korrekt nutzen. Regelmäßige Schulungen, vor allem wenn im Unternehmen erstmalig neue Anwendungen eingeführt werden, sollten ebenfalls eingeplant werden, damit das Potenzial des DMS auch voll ausgeschöpft wird. Lege die verantwortliche(n) Person(en) am besten so früh wie möglich fest.

 

Bewertung des Status Quo. 

 

Nachdem die Frage der Verantwortlichkeiten geklärt ist, sollte eine Bestandsaufnahme des Status Quo erfolgen: Was für Programme werden für welche Zwecke bereits benutzt, welche Probleme gibt es dabei und wo gibt es Potenzial für Verbesserungen? Folgende Fragen helfen bei diesem Schritt:

 

  • Wie werden aktuell Dokumente empfangen, verarbeitet, geprüft und archiviert?
  • Gibt es Unterschiede in der Art und Weise wie verschiedene Abteilungen oder Teams mit Dokumenten arbeiten? Welche Funktionen muss das DMS haben, damit es für alle geeignet ist?
  • Lassen sich bestimmte Arbeitsschritte wie das Erfassen und Scannen von Dokumenten eventuell automatisieren?

 

Dokumenttypen identifizieren.

 

Im nächsten Schritt gilt es herauszufinden, welche Arten von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen bearbeitet werden. Mache am besten auch hier eine kleine Bestandsaufnahme. Mögliche Dokumente wären zum Beispiel:

  • Rechnungen
  • Aufträge
  • Belege
  • Kalkulationen
  • Angebote
  • Formulare

 

Tipp: Eine Checkliste hilft dabei, die Arten von Dokumenten zu ermitteln, mit denen du oder dein Unternehmen täglich zu tun hat. So kannst du schnell herausfinden, welche Unterlagen sofort verfügbar sein müssen und womit das neue System kompatibel sein muss.

 

Eine passende Software wählen.

 

Aufbauend auf den Bestandsaufnahmen und Überlegungen kannst du dann damit beginnen, ein passendes DMS auszuwählen. Du brauchst noch mehr Hilfe bei der Implementierung einer passenden Software und willst dich über die Möglichkeiten der Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements informieren? Dann könnte unser Artikel „Papierloses Büro: So gelingt die Digitale Transformation“ interessant für dich sein.

 

Dokumentenmanagement mit Adobe Acrobat.

 

Von automatischer Texterkennung über die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten bis hin zu schnelleren Freigabeprozessen und dem Schutz sensibler Daten: Acrobat  bietet dir bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten eine Menge Vorteile. Egal ob du selbstständig tätig bist, für ein großes Unternehmen arbeitest oder noch studierst – mit seinen vielen verschiedenen Funktionen richtet sich Acrobat an alle, die mit Textdokumenten, Bildern oder Grafiken arbeiten. 

Illustration eines PDF-Dokuments, das von mehreren Menschen bearbeitet wird.

Mit Acrobat können mehrere Personen ganz einfach gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten – unabhängig von dem Gerät, das sie nutzen.

Hier haben wir die wichtigsten Features für dich aufgelistet.

 

  • Texterkennung: Auch in einer zunehmend digitalen Welt existieren immer noch viele Schriftstücke in Papierform – von der Rechnung bis hin zum Brief vom Amt. Die OCR-Texterkennung von Acrobat ermöglicht es, eingescannte Dokumente im Handumdrehen in editierbare PDF-Dateien umzuwandeln. Mühseliges Abtippen gehört damit der Vergangenheit an.
  • Umwandlung: Word, Excel, PPT, JPEG oder HTML: Mit Acrobat kannst du fast alle gängigen Dateiformate mit ein paar Klicks in PDF-Dateien umwandeln. Das geht auch in die andere Richtung, sodass du PDF-Dokumente zum Beispiel wieder als Word- oder Excel-Datei zugänglich machen kannst.
  • Bearbeitung: Acrobat lässt dich PDF-Dokumente individuell nach deinen Vorstellungen bearbeiten. Ändere zum Beispiel Text und Bilder, füge Kommentare hinzu, entferne und extrahiere einzelne Seiten oder passe den sichtbaren Bereich der Seiten durch Zurechtschneiden an.
  • Kollaboration: Die PDF-Tools von Acrobat ermöglichen es mehreren Personen gleichzeitig Kommentare in Dokumenten zu hinterlassen, Text zu formatieren, sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen und bestimmte Textstellen hervorzuheben, zu unterstreichen oder durchzustreichen. Anmerkungen und Anpassungen lassen sich so bequem und zentral in einer Datei vornehmen. Vorbei sind die Zeiten, in denen von manchen Dokumenten mehrere Versionen kursierten oder die Textdatei auf dem Desktop des Kollegen ein kreatives Eigenleben entwickelte. Deshalb ist auch der nächste Punkt besonders wichtig.
  • Versionierung: Je mehr Personen an einem Dokument arbeiten, desto wichtiger wird es, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Bearbeitungsstand sehen. In Acrobat werden jegliche Anpassungen deshalb sofort aktualisiert. Und nicht nur das. Das Programm zeigt auch genau, wer wann welche Änderungen in einem Dokument vorgenommen hat. Bei Bedarf kann auch zu früheren Versionen zurückgekehrt werden.   
  • Integration: Acrobat ist mit einer Reihe von Microsoft-Anwendungen kompatibel: Erstelle, bearbeite und lese PDF-Dateien zum Beispiel direkt in Word, Power-Point, Excel, SharePoint oder OneDrive.
  • Sicherheit: Die Sicherheit von Daten und Informationen hat in der heutigen Berufswelt einen immer höheren Stellenwert. Mit Acrobat kannst du deine Dokumente nicht nur durch Passwörter schützen, du kannst ganz individuell Zugriff erteilen, Textpassagen schwärzen oder Dateien verschlüsseln. 
  • Unterschriften: Auch der Signaturprozess ist bei Acrobat optimiert. Unterzeichne digitale Dokumente mit Adobe Acrobat Sign entweder selbst oder hole online Unterschriften von Anderen ein. Ganz einfach am Smartphone oder Tablet.
Illustration eines PDF-Dokuments, das in ein Word-Dokument umgewandelt wird.

Mit einem DMS wie Acrobat kann ein Dokument ganz einfach in ein anderes Format umgewandelt werden.

Wenn du noch mehr darüber erfahren willst, wie du den gesamten Arbeitsprozess im Unternehmen oder als Freelancer*in besser steuern kannst, empfehlen wir dir unsere Artikel zu den Themen Workflowmanagement und Prozessmanagement.

 

Häufig gestellte Fragen.

 

Was versteht man unter einem Dokumentenmanagementsystem?

 

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen die softwarebasierte, sprich digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Akten. In der Regel werden Daten in einem DMS zentral in einer Cloud gespeichert, was einen effizienteren Zugriff und mehr Sicherheit gewährleisten soll.

 

Welche Aufgaben hat ein Dokumentenmanagementsystem?

 

Je nach Branche und Einsatzgebiet können die Aufgaben eines DMS variieren. Während in der Buchhaltung zum Beispiel eine automatische Texterfassung eingehender Rechnungen wichtig ist, kommt in Online-Redaktionen eher dem gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten eine Bedeutung zu. Zu den grundlegenden Funktionen gehören jedoch die zentrale Archivierung digitaler Dokumente, ihre Indizierung und Katalogisierung ebenso wie der Schutz sensibler Daten durch individuelle und anpassbare Zugriffsrechte.

 

Was muss ein gutes DMS können?

 

Neben den Grundfunktionen wie der zentralen und sicheren Ablage von Dokumenten in einer Cloud sollte ein gutes DMS auch einen effizienten Zugriff auf die einzelnen Dateien ermöglichen. Konkret bedeutet das: Anwender*innen müssen benötigte Dokumente schnell und einfach im System finden und sie bearbeiten können. Außerdem wichtig ist eine gut strukturierte Zusammenarbeit an Dokumenten – zum Beispiel ermöglicht durch Features wie Versionierung und Kommentarfunktion. 

 

Wo kommen DMS zum Einsatz?

 

Grundsätzlich ist ein DMS überall dort sinnvoll, wo regelmäßig mit digitalen Unterlagen gearbeitet wird – von der Personalabteilung eines großen Unternehmens, das Bewerbungsunterlagen sichtet und personenbezogene Daten der Belegschaft verwaltet bis hin zu der selbstständigen Designerin, die häufig Plakatentwürfe mit ihren Kund*innen abstimmt. Weitere Einsatzgebiete sind: Buchhaltung, Bürokommunikation, Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb sowie die Wissenschaft.  

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