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Dokumentenmanagementsystem (DMS): Was ist das?

Wir erklären dir, was ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist, wie ein DMS funktioniert und wie du deine Dokumente digital verwaltest.

ZUM ABSCHNITT SPRINGEN

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der Unternehmen digitale Dokumente zentral speichern, organisieren, durchsuchen und gemeinsam bearbeiten können. Es hilft dabei, Dokumentenprozesse zu strukturieren, Versionen zu verwalten und Informationen schneller wiederzufinden. Gerade in der modernen Arbeitswelt, in der täglich zahlreiche Dateien wie E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Präsentationen entstehen, sorgt ein DMS-System für mehr Übersicht, effizientere Arbeitsabläufe und eine sichere Verwaltung wichtiger Dokumente.

Dokumentenmanagementsystem (DMS): Bedeutung und Definition.

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Ein DMS-System ist eine Softwarelösung zur Erfassung, Verwaltung, Archivierung und Nachverfolgung digitaler Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder E-Mails.

Als Document Management System kombiniert ein DMS modernes Dokumentenmanagement mit Content-Management-Funktionen. Dadurch können Unternehmen dokumentenbasierte Prozesse effizient organisieren und die Zusammenarbeit verbessern.

Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht unter anderem:

Dokumente zentral zu speichern
Dateien strukturiert zu verwalten
Dokumente zu bearbeiten und zu teilen
Inhalte schnell wiederzufinden
Sensible Daten zu schützen

Viele DMS-Systeme speichern Dateien in einer Cloud und unterstützen zusätzlich Funktionen wie Versionierung, Zugriffsrechte oder automatische Indexierung.

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Diese Features bietet dir ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Automatische Erfassung von Dateien:

Egal ob Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge – spare dir mühevolle Arbeit durch die automatische Katalogisierung eingehender Schriftstücke.

OCR-Texterkennung:

Wandle gescannte Dokumente mit wenigen Klicks in editierbare PDF-Dateien um. Anschließend kannst du

sie ganz einfach nach bestimmten Wörtern durchsuchen und bearbeiten.

Zentrale Speicherung in der Cloud:

Egal wann und von wo Menschen arbeiten – in der Cloud sind Dateien immer sofort für alle Beteiligten verfügbar.

Unabhängig davon, welches Gerät sie gerade benutzen.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten:

Von der Präsentation bis hin zum Vertragsentwurf: Ein DMS erlaubt dir, dass beliebig viele Personen online am selben Dokument arbeiten, Texte verändern oder Kommentare hinterlassen.

Schutz sensibler Daten:

Du willst, dass nur ein bestimmter Personenkreis Zugriff auf eine Datei hat? Sichere deine Dokumente durch digitale Verschlüsselung, Passwörter oder die Schwärzung einzelner Textpassagen.

Intelligente Suchfunktion:

Filtere nach unterschiedlichsten Parametern wie Dateinamen, Inhalten aus dem Dokument oder Metadaten und finde so immer genau die Datei, die du suchst in wenigen Sekunden.

Digitale Signaturen:

Egal ob am Laptop, Tablet oder dem Smartphone: Mit einem DMS kannst du einfach, sicher und rechtsverbindlich digitale Unterschriften von anderen einholen oder selbst online Dokumente unterzeichnen.

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Center, container

Dokumentenmanagementsystem: Vorteile und Ziele.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und unterstützt dabei, dokumentenbasierte Prozesse effizienter zu gestalten. Ein DMS verbessert die Organisation von Dokumenten und sorgt dafür, dass Dateien schneller gefunden und einfacher zugänglich sind. Gleichzeitig ermöglicht es, verschiedene Dokumentenversionen zu verwalten und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit im Team und unterstützt ein strukturiertes Workflow-Management. Insgesamt entstehen so effizientere Arbeitsabläufe und eine höhere Produktivität.

Das ist besonders relevant, weil Studien zeigen, dass Beschäftigte durchschnittlich mehr als 11 Stunden pro Woche mit Aufgaben rund um das Dokumentenmanagement verbringen. Ein erheblicher Teil dieser Zeit wird jedoch nicht produktiv genutzt. Ein gut eingesetztes DMS kann hier helfen, Prozesse zu automatisieren und den Zeitaufwand deutlich zu reduzieren.

Grundsätzlich lässt sich digitales Dokumentenmanagement auch ohne spezielle Software organisieren. In vielen Unternehmen erfolgt die Ablage von Dokumenten beispielsweise über Fileserver. Dateien werden dort manuell benannt und in Ordnerstrukturen gespeichert. In der Praxis führt das jedoch häufig zu unübersichtlichen Verzeichnissen. Dokumente werden falsch abgelegt, unklar benannt oder gehen in komplexen Ordnerstrukturen verloren. Besonders bei großen Mengen an Dateien wird es dadurch zunehmend schwieriger, Dokumente schnell wiederzufinden.

Moderne Dokumentenmanagementsoftware wie Acrobat Web bietet hier eine deutlich effizientere Lösung. Sie sorgt für eine zentrale, transparente Verwaltung von Dateien und erleichtert es allen Beteiligten, den Überblick über Dokumente zu behalten. Darüber hinaus unterstützen solche Lösungen strukturierte Workflows – etwa indem mehrere Personen gleichzeitig, ortsunabhängig und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten können.

Dateien schneller finden, sensible Daten schützen, Workflows optimieren: Dokumentenmanagementsysteme bringen Ordnung ins Büro.

Wie funktioniert ein DMS-System?

Einzelnen Anwender*innen, aber vor allem Unternehmen, bietet ein DMS im Berufsalltag also viele Vorteile. Wir haben dir hier die wichtigsten Aufgaben eines DMS im Überblick zusammengestellt:

Dateien zentral und sicher in der Cloud speichern,
zeit- und ortsunabhängigen Zugriff zu Dokumenten schaffen,
Dateien schnell wiederfinden,
Dokumente gemeinsam bearbeiten,
Workflows effizienter gestalten,
Freigabeprozesse optimieren,
sensible Daten schützen,
papierlos arbeiten und so nebenbei die Umwelt schonen.

Wer braucht ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für Unternehmen, Teams und Selbstständige sinnvoll, die regelmäßig mit vielen digitalen Dokumenten arbeiten. Ein DMS-System hilft dabei, Dokumente strukturiert zu organisieren, schneller zu finden und sicher gemeinsam zu bearbeiten. Gleichzeitig unterstützt es die Einhaltung von Vorschriften und verbessert die Zusammenarbeit sowie die Produktivität im Umgang mit Dateien.

Ob bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen, der Prüfung von Verträgen oder der Erstellung von Marketinginhalten: Je nach Branche und Anwendungsfall muss ein Document Management System (DMS) unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Bevor sich Unternehmen für ein DMS entscheiden, sollten sie daher zunächst klären, wofür das System eingesetzt werden soll. Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

Wie viele Personen arbeiten mit dem System?
Welche Workflows und Prozesse sollen verbessert werden?
Müssen mehrere Mitarbeitende gleichzeitig an Dokumenten arbeiten?
Sollen eingehende Dateien automatisch erfasst und weitergeleitet werden?
Müssen Dokumente geprüft, freigegeben oder digital unterschrieben werden?

Die Antworten auf diese Fragen helfen dabei, die eigenen Anforderungen zu definieren und ein passendes DMS-System auszuwählen.

Besondere Anforderungen an ein DMS-System: Aufbewahrungspflichten.

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) spielen nicht nur Arbeitsprozesse eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorgaben. Eine wichtige Anforderung ist die sogenannte Aufbewahrungspflicht für geschäftliche Unterlagen.

In Deutschland müssen viele Dokumente aus steuerlichen und handelsrechtlichen Gründen sechs oder zehn Jahre archiviert werden. Ein DMS-System sollte deshalb Funktionen bieten, mit denen sich Dokumente revisionssicher speichern und bei Bedarf schnell wieder abrufen lassen.

Für folgende Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Jahresabschlüsse und Bilanzen
Handelsbriefe und geschäftliche Korrespondenz
Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge
Handelsbücher und Inventare

Ein geeignetes DMS-System unterstützt Unternehmen dabei, diese Dokumente langfristig und gesetzeskonform zu archivieren.

Besondere Anforderungen an ein DMS-System: Datenschutz.

Ein DMS-System muss Dokumente nicht nur speichern, sondern auch datenschutzkonform verwalten. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, personenbezogene Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen automatisch zu löschen.

Die Grundlage dafür bildet unter anderem Artikel 17 der DSGVO, das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen entsprechende Daten aus dem System entfernt werden.

Darüber hinaus müssen Unternehmen jederzeit nachvollziehen können:

Welche personenbezogenen Daten gespeichert sind
Zu welchem Zweck diese Daten verarbeitet werden

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte deshalb Funktionen bieten, mit denen sich sensible Informationen schützen lassen – zum Beispiel durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung oder das Schwärzen vertraulicher Inhalte.

Grafische Darstellung zum Thema Datenschutz mit Darstellungen von Dateien und Schlössern.

Wie hilft ein Dokumentenmanagementsystem kleinen Unternehmen?

Im Arbeitsalltag von Selbstständigen und kleinen Unternehmen entstehen täglich zahlreiche Dokumente: Rechnungen müssen erstellt, E-Mails beantwortet, Verträge überarbeitet und Dateien archiviert werden.

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt dabei, diese Aufgaben effizient zu organisieren. Viele Prozesse lassen sich mit einem DMS automatisieren oder deutlich vereinfachen. Programme wie Acrobat helfen beispielsweise dabei, Dokumente schneller zu finden, gemeinsam zu bearbeiten oder sicher zu speichern.

Effizienter arbeiten mit DMS-Software.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente schneller zu organisieren, zu finden und gemeinsam zu bearbeiten. Moderne DMS-Software bietet dafür zahlreiche Funktionen, die typische Aufgaben im Dokumentenmanagement automatisieren oder deutlich vereinfachen.

Die folgende Übersicht zeigt, wie ein DMS-System die tägliche Arbeit mit Dokumenten erleichtert:

Automatische Indexierung: Zu den wichtigsten Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems gehört die automatische Erfassung und Indexierung von Dokumenten. Eingehende Dateien wie Rechnungen oder Bestellungen müssen dadurch nicht mehr manuell geprüft und sortiert werden. Das DMS erkennt automatisch, um welche Art Dokument es sich handelt, ordnet es der passenden Kategorie zu und kann es bei Bedarf direkt an zuständige Teammitglieder weiterleiten.
Suchfunktion: Mit der Suchfunktion eines DMS-Systems lassen sich benötigte Dokumente in wenigen Sekunden finden. Anstatt sich durch komplexe Ordnerstrukturen oder physische Ablagen zu arbeiten, können Nutzer gezielt nach verschiedenen Kriterien suchen – etwa nach Dateinamen, Textinhalten oder Metadaten wie dem Upload-Datum.
Gemeinsames Arbeiten: Viele DMS sind cloudbasiert und ermöglichen es mehreren Personen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Änderungen werden in Echtzeit gespeichert, sodass alle Beteiligten jederzeit mit der aktuellen Version arbeiten – unabhängig von Standort oder Gerät.
Versionierung: Ein Dokumentenmanagementsystem speichert frühere Versionen eines Dokuments automatisch. Dadurch lassen sich Änderungen jederzeit nachvollziehen und damit revisionssicher, weil bei Bedarf frühere Bearbeitungsstände wiederherstellbar sind. Die Versionierung sorgt für Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit in Teams.
Schutz sensibler Daten: Ein DMS-System hilft außerdem dabei, den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Über Rollen und Berechtigungen kann festgelegt werden, welche Personen Dateien ansehen, bearbeiten oder weitergeben dürfen. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung oder Passwortschutz erhöhen den Schutz sensibler Informationen.

DMS mit OCR-Texterkennung.

Moderne DMS-Systeme wie Acrobat Web verfügen über OCR-Texterkennung. OCR steht für „Optical Character Recognition“ und bezeichnet die automatische Erkennung von Text in Bildern oder gescannten Dokumenten.

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Papierdokumente digitalisiert werden sollen. Ein Dokumentenmanagementsystem mit OCR kann gescannte Inhalte erkennen und in durchsuchbare oder bearbeitbare Dokumente umwandeln.

Auch Informationen aus E-Mails, Formularen oder anderen digitalen Dokumenten lassen sich so automatisch erfassen und weiterverarbeiten.

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Grafische Darstellung zur Texterkennung mit OCR-Software.

DMS-Schnittstellen zu anderen Programmen.

Damit ein Dokumentenmanagementsystem im Arbeitsalltag effizient funktioniert, sollte es sich in andere Software integrieren lassen. Dazu gehören zum Beispiel E-Mail-Programme, Buchhaltungssoftware oder Projektmanagement-Tools.

Ein DMS-System kann beispielsweise eingehende E-Mails automatisch erfassen und im System archivieren. Dadurch bleiben wichtige Informationen nicht mehr in einzelnen Postfächern verborgen, sondern stehen allen berechtigten Personen zentral zur Verfügung.

Solche Integrationen verbessern die Zusammenarbeit im Team und sorgen dafür, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden werden.

Ein DMS-System im eigenen Unternehmen einführen.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sollte gut geplant sein. Mit den richtigen Schritten lässt sich die Umstellung effizient gestalten und typische Fehler vermeiden.

Zeit einplanen und Verantwortung festlegen.

Die Umstellung auf ein neues System erfordert Zeit, insbesondere wenn bisher kein digitales Dokumentenmanagement existiert. Plane die Einrichtung des DMS sowie die Einarbeitung der Teammitglieder ein. Eine verantwortliche Person sollte früh festgelegt werden, um die korrekte Nutzung und kontinuierliche Überwachung des Systems sicherzustellen. Regelmäßige Schulungen helfen, das volle Potenzial des DMS auszuschöpfen.

Den Status Quo bewerten.

Bevor ein DMS implementiert wird, sollte der aktuelle Umgang mit Dokumenten analysiert werden:

Wie werden Dokumente empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert?
Gibt es Unterschiede zwischen Abteilungen oder Teams?
Welche Arbeitsschritte ließen sich automatisieren, z. B. Erfassen oder Scannen von Dokumenten?

Diese Analyse zeigt Schwachstellen auf und erleichtert die Auswahl eines passenden DMS.

Dokumenttypen identifizieren.

Als nächstes gilt es, die verschiedenen Dokumentarten innerhalb des Unternehmens zu erfassen, z. B.:

Rechnungen
Aufträge
Belege
Kalkulationen
Angebote
Formulare

Tipp: Eine Checkliste kann helfen, die Dokumente systematisch zu erfassen, die sofort verfügbar sein müssen, und die Kompatibilität mit dem neuen DMS sicherzustellen.

Eine passende Software wählen: Welche DMS-Systeme gibt es?

Es gibt verschiedene Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die je nach Unternehmensgröße, IT-Infrastruktur und Anforderungen eingesetzt werden. Die folgenden Arten von DMS-Systemen sind besonders verbreitet:

On-Premise-DMS: Bei einem On-Premise-DMS wird die Software direkt in der IT-Infrastruktur eines Unternehmens installiert. Die Daten liegen auf eigenen Servern, wodurch Unternehmen die volle Kontrolle über Sicherheit und Datenverwaltung behalten. Gleichzeitig sind interne Ressourcen für Wartung, Updates und Backups erforderlich.

Cloud-DMS: Cloudbasierte DMS-Systeme werden über das Internet bereitgestellt und vom Anbieter betrieben. Unternehmen können ohne aufwendige Installation auf die Software zugreifen und Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten aus verwalten. Cloud-DMS gelten als flexibel, skalierbar und werden meist über ein abonnementbasiertes Modell angeboten.

Hybrides DMS: Hybride Lösungen kombinieren lokale Speicherung mit Cloud-Funktionen. Sensible Dokumente können im eigenen System gespeichert werden, während andere Dateien über die Cloud verwaltet und gemeinsam bearbeitet werden.

Branchenspezifisches DMS: Einige Dokumentenmanagementsysteme sind speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Sie enthalten beispielsweise vorkonfigurierte Workflows, Vorlagen oder Compliance-Funktionen für Bereiche wie Gesundheitswesen, Rechtsberatung oder Bauwesen.

Open-Source-DMS: Open-Source-DMS stellen ihren Quellcode frei zur Verfügung und können an individuelle Anforderungen angepasst werden. Für Installation und Wartung ist jedoch meist technisches Fachwissen erforderlich.

Enterprise-DMS: Enterprise-Lösungen sind für große Organisationen mit komplexen Dokumentenprozessen ausgelegt. Sie bieten hohe Skalierbarkeit, umfangreiche Integrationen und detaillierte Zugriffsrechte.

DMS für kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Diese Systeme sind auf die Anforderungen kleinerer Organisationen zugeschnitten und bieten meist eine einfache Bedienung sowie kostengünstigere Preismodelle.

Mobiles DMS: Mobile DMS-Systeme ermöglichen den Zugriff auf Dokumente über Smartphones oder Tablets. Nutzer können Dateien unterwegs anzeigen, bearbeiten und teilen.

Zum Abschluss solltest du die verschiedenen DMS-Systeme immer im Kontext deiner eigenen Anforderungen bewerten – etwa in Bezug auf Budget, IT-Infrastruktur, Sicherheitsanforderungen und gewünschte Funktionen.

Aufbauend auf den Bestandsaufnahmen und Überlegungen kannst du dann damit beginnen, ein passendes DMS auszuwählen. Du brauchst noch mehr Hilfe bei der Implementierung einer passenden Software und willst dich über die Möglichkeiten der Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements informieren? Dann könnte unser Artikel „Papierloses Büro: So gelingt die Digitale Transformation"interessant für dich sein.

Dokumentenmanagement mit Adobe Document Cloud.

Von automatischer Texterkennung über kollaboratives Arbeiten bis hin zu schnelleren Freigabeprozessen und dem Schutz sensibler Daten: Acrobat Web erleichtert die tägliche Arbeit mit digitalen Dokumenten erheblich. Egal, ob du selbstständig bist, in einem großen Unternehmen arbeitest oder studierst – die vielfältigen Funktionen von Acrobat unterstützen alle, die mit Texten, Bildern oder Grafiken arbeiten, effizient und zentral.

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Grafische Darstellung von einem PDF-Dokument und von Personen, die es auf verschiedene Arten nutzen.

Die wichtigsten Features von Acrobat Web und Acrobat Onlinetools:

Texterkennung (OCR): Eingescannte Dokumente, von Rechnungen bis zu Briefen, wandelt das OCR-Onlinetool automatisch in editierbare PDFs um. Mühsames Abtippen entfällt.
Umwandlung: Konvertiere Word, Excel, PowerPoint, JPEG oder HTML mit wenigen Klicks in PDF – und umgekehrt, um PDF-Dokumente wieder als bearbeitbare Dateien zu nutzen.
Bearbeitung: Füge Kommentare hinzu, entferne oder extrahiere Seiten und schneide Dokumentbereiche gezielt zu.
Kollaboration: Mehrere Personen können gleichzeitig PDF-Dokumente bearbeiten, Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und Textpassagen markieren. Alle Änderungen werden zentral synchronisiert, Versionschaos entfällt.
Versionierung: Jede Änderung wird revisionssicher protokolliert. Frühere Versionen lassen sich bei Bedarf wiederherstellen, inklusive Übersicht, wer was geändert hat.
Integration: Acrobat arbeitet nahtlos mit Microsoft Word, Excel, PowerPoint, SharePoint und OneDrive zusammen.
Sicherheit: Schütze Dateien mit Passwörtern, Verschlüsselung oder durch Schwärzen sensibler Inhalte und steuere den Zugriff präzise.
Digitale Unterschriften: Mit Adobe Acrobat Sign können Dokumente online unterschrieben werden – direkt am PC, Smartphone oder Tablet.

Grafische Darstellung von der Konvertierung von PDF in Word und umgekehrt.

Wenn du noch mehr darüber erfahren willst, wie du den gesamten Arbeitsprozess im Unternehmen oder als Freelancer*in besser steuern kannst, empfehlen wir dir unsere Artikel zu den Themen Workflowmanagement und Prozessmanagement.

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