Eine effiziente Verwaltung von (digitalen) Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen, Präsentationen, Grafiken oder Formularen spielt in der modernen Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) nehmen dabei eine zentrale Rolle ein: Sie ermöglichen es Unternehmen und Selbstständigen unterschiedlichste Dokumente zu digitalisieren, automatisch zu katalogisieren, zentral in einer Cloud zu speichern, ortsunabhängig und geräteübergreifend zu bearbeiten und sensible Daten besser zu schützen. Ganz allgemein gesagt helfen DMS somit dabei, Kosten zu senken, Zeit zu sparen und Workflows produktiver zu gestalten. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du selbst ein DMS nutzen kannst und welche Vorteile dir das
bringt.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind für eine effiziente Verwaltung, Organisation und das Archivieren elektronischer Dokumente aller Art unerlässlich. Wenn du (noch) nicht weißt, was Dokumentenmanagement überhaupt konkret bedeutet, warum es in der digitalen Arbeitswelt immer wichtiger wird und wo es überall zum Einsatz kommt, schau dir zuerst unseren Artikel zu dem Thema an, in dem wir dir alles Wichtige erklären.
Ganz allgemein bedeutet modernes Dokumentenmanagement die datenbankgestützte Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man daher vereinfacht gesagt zunächst einmal die Software, die diese Prozesse ermöglicht. Im Kern besteht die Aufgabe eines DMS also darin, ein effizientes Management digitaler Dokumente zu gewährleisten. Die meisten Systeme speichern Dateien dafür in einer Cloud. Doch DMS ermöglichen weit mehr als nur Ablage und Speicherung. Die meisten Systeme unterstützen Anwender*innen auch beim Erstellen, Bearbeiten, Katalogisieren, Schützen und Wiederauffinden von Dokumenten.
Durchschnittlich mehr als 11 Stunden in der Woche verbringen Beschäftigte Studien zufolge mit Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements. Eine Menge Zeit – insbesondere, wenn man berücksichtigt, dass sechs dieser Stunden nicht produktiv genutzt werden. Ein gutes DMS kann hier Abhilfe schaffen.
Grundsätzlich lässt sich das digitale Dokumentenmanagement zwar auch ohne eine spezielle Software organisieren. In der Praxis bedeutet das jedoch meist: Die Ablage von digitalen Dokumenten wird über Speicherorte wie Fileserver organisiert. Einzelne Dateien werden dabei individuell benannt und in bestimmten Ordnern auf dem Server abgelegt. Bei dieser Methode passiert es schnell, dass Dokumente in unübersichtlichen Verzeichnis- und Ordnerstrukturen verschwinden und Beteiligte die Übersicht verlieren. Gerade wenn es um große Mengen an Dateien geht, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einzelne Dokumente nur schwer oder gar nicht mehr wiedergefunden werden, etwa weil sie nicht richtig benannt wurden oder einfach zu viele Unterordner existieren.
Moderne Dokumentenmanagementsoftware wie Adobe Document Cloud bietet hier die eindeutig bessere Alternative, weil sie die Verwaltung wichtiger Dateien für alle Beteiligten transparent gestaltet und es Anwender*innen so viel einfacher macht, den Überblick über die verschiedenen Dokumente zu behalten. Außerdem helfen entsprechende Programme dabei Workflows zu optimieren – zum Beispiel indem mehrere Personen gleichzeitig, ortsunabhängig und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten.
Dateien schneller finden, sensible Daten schützen, Workflows optimieren: Dokumentenmanagementsysteme bringen Ordnung ins Büro.
Einzelnen Anwender*innen, aber vor allem Unternehmen, bietet ein DMS im Berufsalltag also viele Vorteile. Mit einem guten DMS kannst du unter anderem:
Von der Verarbeitung eingehender Rechnungen über die Prüfung von Verträgen bis hin zur Konzeption von Werbetexten für verschiedene Kund*innen: Je nachdem in welcher Branche und für welche Aufgaben das Dokumentenmanagementsystem eingesetzt werden soll, muss das entsprechende Programm bestimmte Anforderungen erfüllen.
Bei der Wahl eines DMS sollten sich potenzielle Anwender*innen also als allererstes fragen, wofür die Software genau genutzt werden soll, wie viele Personen mit dem Programm arbeiten werden und welche Workflows und Prozesse optimiert werden könnten: Müssen zum Beispiel regelmäßig mehrere Mitarbeitende an unterschiedlichen Orten gemeinsam Texte bearbeiten? Müssen eingehende Dateien automatisch erfasst und einzelnen Personen zugeordnet werden? Oder müssen Dokumente von verschiedenen Personen geprüft, freigegeben und digital unterzeichnet werden?
All diese Fragen helfen dabei, die eigenen Bedürfnisse klarer zu definieren und darauf aufbauend ein passendes Programm zu finden.
Bei der Wahl eines Dokumentenmanagementsystems spielen aber nicht nur konkrete Arbeitsprozesse und Workflows im engeren Sinn eine Rolle, sondern auch gesetzliche Vorschriften. Eine davon ist die sogenannte Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen. Zwar gibt es hier je nach Branche unterschiedliche Regeln, im Prinzip gilt in Deutschland jedoch laut Gesetz: Unterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen müssen aus handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Gründen für sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden, damit bei Bedarf auf sie zugegriffen werden kann. Falls du als Freelancer*in oder Unternehmen entsprechende Dokumente verarbeitest, sollte das DMS also über eine Aufbewahrungsfunktion verfügen.
Für folgende Unterlagen gilt die Aufbewahrungspflicht:
Das DMS muss bestimmte Dokumente jedoch nicht nur für eine gewisse Zeit aufbewahren, sondern auch in der Lage sein, personenbezogene Daten nach einer gewissen Zeit wieder zu löschen. Hintergrund ist hier Artikel 17 der DSGVO („Recht auf Vergessenwerden“). Nach den erwähnten zehn bzw. sechs Jahren müssen entsprechende Daten aus dem System also wieder entfernt werden – am besten automatisch.
Wer personenbezogene Daten verwendet, muss laut DSGVO zu jedem Zeitpunkt zudem Auskunft darüber geben können, zu welchem Zweck entsprechende Daten gesammelt wurden und um welche es dabei konkret geht. Dementsprechend muss das DMS Anwender*innen die betreffenden Informationen bei Bedarf zur Verfügung stellen können.
Sehr häufig erfordern die Compliance-Richtlinien von Unternehmen außerdem, dass sensible und vertrauliche Daten während der Arbeitsprozesse vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Auch hier sollte das DMS über entsprechende Funktionen verfügen. Acrobat etwa bietet dir die Möglichkeit, bestimmte Textpassagen in PDF-Dateien zu schwärzen oder ganze Dokumente mit ein paar Klicks zu verschlüsseln.
Um die Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen, müssen bestimmte Dokumente vor dem Zugriff Dritter geschützt werden – etwa durch Passwörter.
Im modernen Berufsalltag kann der Umgang mit digitalen Dokumenten gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen mit einer Menge Anstrengung und Stress verbunden sein: Fristen müssen eingehalten, E-Mails beantwortet, Rechnungen eingereicht, Texte abgestimmt, Akten richtig abgelegt, Formulare unterzeichnet und Verträge überarbeitet werden. Bei all diesen Prozessen kann ein DMS eine große Hilfe sein. Denn: Programme wie Acrobat ermöglichen es dir bestimmte Aufgaben schneller, einfacher und effektiver zu erledigen. Manche Tätigkeiten können DMS heutzutage sogar komplett automatisch ausführen.
Du fragst dich nun, wie entsprechende Software dir ganz konkret bei deinen Aufgaben hilft? In der folgenden Übersicht haben wir die wichtigsten Punkte aufgelistet, wie ein DMS dich in deiner täglichen Arbeit konkret unterstützen kann:
Manche Dokumentenmanagementsysteme wie Adobe Document Cloud verfügen inzwischen auch über spezielle OCR-Texterkennungsfunktionen. OCR steht dabei für „Optical Charakter Recognition“, was mit optischer Zeichenerkennung übersetzt werden kann. Dieses Feature ist besonders dann relevant, wenn Dokumente in Papierform digitalisiert und zur Bearbeitung (von Texten, Schriftarten und Grafiken) in das DMS übertragen werden sollen. Aber auch wenn Informationen aus E-Mails, Webformularen oder anderen digitalen Dokumenten automatisch erfasst und verarbeitet werden sollen, ist ein DMS mit OCR-Software sinnvoll.
Texterkennungssoftware ermöglicht, dass eingescannte Dokumente bearbeitet werden können.
Damit Dokumentenmanagementsysteme im Arbeitsalltag funktionieren und einen Mehrwert für einzelne Anwender*innen bieten, sollten sie andere IT-Anwendungen, wie zum Beispiel das E-Mail-Programm, integrieren können. Erfasst das DMS beispielsweise automatisch E-Mails und archiviert diese ordnungsgemäß und transparent für alle Anderen im eigenen System, verbessert das die Absprachen und den Wissenstransfer zwischen den Benutzer*innen erheblich. E-Mails bleiben auf diese Weise nicht mehr in Postfächern einzelner Personen liegen und wichtige Informationen sind sofort für alle Beteiligten verfügbar.
Wie bei der Einrichtung jedes neuen Systems gibt es auch bei der Einführung eines DMS ein paar Dinge zu beachten. Folgende Schritte helfen dir dabei Fehler zu vermeiden:
Die Umstellung auf ein neues System ist gerade zu Beginn immer mit Aufwand verbunden. Vor allem, wenn noch kein digitales Dokumentenmanagement existiert, musst du Zeit für die Einrichtung des DMS und eventuell auch die Einarbeitung von Teammitgliedern einplanen. Nach der Einrichtung brauchst du außerdem jemanden, der das System kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass es richtig funktioniert und alle Anwender*innen das System auch korrekt nutzen. Regelmäßige Schulungen, vor allem wenn im Unternehmen erstmalig neue Anwendungen eingeführt werden, sollten ebenfalls eingeplant werden, damit das Potenzial des DMS auch voll ausgeschöpft wird. Lege die verantwortliche(n) Person(en) am besten so früh wie möglich fest.
Nachdem die Frage der Verantwortlichkeiten geklärt ist, sollte eine Bestandsaufnahme des Status Quo erfolgen: Was für Programme werden für welche Zwecke bereits benutzt, welche Probleme gibt es dabei und wo gibt es Potenzial für Verbesserungen? Folgende Fragen helfen bei diesem Schritt:
Im nächsten Schritt gilt es herauszufinden, welche Arten von Dokumenten in den einzelnen Abteilungen bearbeitet werden. Mache am besten auch hier eine kleine Bestandsaufnahme. Mögliche Dokumente wären zum Beispiel:
Tipp: Eine Checkliste hilft dabei, die Arten von Dokumenten zu ermitteln, mit denen du oder dein Unternehmen täglich zu tun hat. So kannst du schnell herausfinden, welche Unterlagen sofort verfügbar sein müssen und womit das neue System kompatibel sein muss.
Aufbauend auf den Bestandsaufnahmen und Überlegungen kannst du dann damit beginnen, ein passendes DMS auszuwählen. Du brauchst noch mehr Hilfe bei der Implementierung einer passenden Software und willst dich über die Möglichkeiten der Digitalisierung im Bereich des Dokumentenmanagements informieren? Dann könnte unser Artikel „Papierloses Büro: So gelingt die Digitale Transformation“ interessant für dich sein.
Von automatischer Texterkennung über die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten bis hin zu schnelleren Freigabeprozessen und dem Schutz sensibler Daten: Adobe Document Cloud bietet dir bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten eine Menge Vorteile. Egal ob du selbstständig tätig bist, für ein großes Unternehmen arbeitest oder noch studierst – mit seinen vielen verschiedenen Funktionen richtet sich Acrobat an alle, die mit Textdokumenten, Bildern oder Grafiken arbeiten.
Mit Acrobat können mehrere Personen ganz einfach gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten – unabhängig von dem Gerät, das sie nutzen.
Hier haben wir die wichtigsten Features für dich aufgelistet.
Mit einem DMS wie Acrobat kann ein Dokument ganz einfach in ein anderes Format umgewandelt werden.
Wenn du noch mehr darüber erfahren willst, wie du den gesamten Arbeitsprozess im Unternehmen oder als Freelancer*in besser steuern kannst, empfehlen wir dir unsere Artikel zu den Themen Workflowmanagement und Prozessmanagement.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen die softwarebasierte, sprich digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Akten. In der Regel werden Daten in einem DMS zentral in einer Cloud gespeichert, was einen effizienteren Zugriff und mehr Sicherheit gewährleisten soll.
Je nach Branche und Einsatzgebiet können die Aufgaben eines DMS variieren. Während in der Buchhaltung zum Beispiel eine automatische Texterfassung eingehender Rechnungen wichtig ist, kommt in Online-Redaktionen eher dem gleichzeitigen Bearbeiten von Dokumenten eine Bedeutung zu. Zu den grundlegenden Funktionen gehören jedoch die zentrale Archivierung digitaler Dokumente, ihre Indizierung und Katalogisierung ebenso wie der Schutz sensibler Daten durch individuelle und anpassbare Zugriffsrechte.
Neben den Grundfunktionen wie der zentralen und sicheren Ablage von Dokumenten in einer Cloud sollte ein gutes DMS auch einen effizienten Zugriff auf die einzelnen Dateien ermöglichen. Konkret bedeutet das: Anwender*innen müssen benötigte Dokumente schnell und einfach im System finden und sie bearbeiten können. Außerdem wichtig ist eine gut strukturierte Zusammenarbeit an Dokumenten – zum Beispiel ermöglicht durch Features wie Versionierung und Kommentarfunktion.
Grundsätzlich ist ein DMS überall dort sinnvoll, wo regelmäßig mit digitalen Unterlagen gearbeitet wird – von der Personalabteilung eines großen Unternehmens, das Bewerbungsunterlagen sichtet und personenbezogene Daten der Belegschaft verwaltet bis hin zu der selbstständigen Designerin, die häufig Plakatentwürfe mit ihren Kund*innen abstimmt. Weitere Einsatzgebiete sind: Buchhaltung, Bürokommunikation, Finanz- und Rechnungswesen, Marketing und Vertrieb sowie die Wissenschaft.